Failų tvarkymas bibliotekoje

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Būdas, kaip tvarkote savo biblioteka failus, priklauso nuo jūsų grupės poreikių ir kaip jūs pageidaujate saugoti informaciją ir jos ieškoti. Planavimas gali padėti sukurti struktūrą, kuri būtų tinkamiausia jūsų organizacijai.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 įtraukta įvairių paruoštų naudoti bibliotekų ir bibliotekų šablonų. Naudojant šias bibliotekas ir šablonus galima sėkmingai pradėti tvarkyti failus.

Šiame straipsnyje

Office SharePoint Server 2007 bibliotekų ir bibliotekų šablonų

Būdai, kaip tvarkyti failus

Stulpelio įtraukimas į biblioteką

Rodinio kūrimas

Aplanko kūrimas bibliotekoje

Office SharePoint Server 2007 bibliotekos ir bibliotekų šablonai

Įdiegus Office SharePoint Server 2007, sukuriama įvairių bibliotekų, padėsiančių tvarkyti jūsų svetainių rinkinį. Kokios bibliotekos sukuriamos, priklauso nuo jūsų svetainių rinkinio konfigūracijos. Pavyzdžiui, svetainių rinkiniuose, kuriuose sukonfigūruotos publikavimo priemonės, yra šių bibliotekų:

  • Dokumentai     Ši biblioteka sukuriama kiekvienai svetainei. Ji skirta saugoti dokumentus, naudojamus tos svetainės puslapiuose.

  • Vaizdai     Ši biblioteka sukuriama kiekvienai svetainei. Ji skirta saugoti vaizdus, naudojamus tos svetainės puslapiuose.

  • Puslapiai     Ši biblioteka sukuriama kiekvienai svetainei. Ji skirta saugoti tos svetainės puslapius.

  • Svetainių rinkinio dokumentai     Ši biblioteka skirta saugoti svetainių rinkinyje naudojamus dokumentus.

  • Svetainių rinkinio vaizdai     Ši biblioteka skirta saugoti svetainių rinkinyje naudojamus vaizdus.

  • Stilių biblioteka     Ši biblioteka skirta saugoti pasirinktinius XSL stilius ir pakopinių stilių lapus.

Bibliotekų šablonų yra kitas būdas, kaip kad Office SharePoint Server 2007 padeda jums tvarkyti savo failus. Naudodami bibliotekų šablonų, galite lengvai kurti bibliotekos, kuriose yra skirti tam tikrą tipų failus, ir įgalinti konkrečios bibliotekos funkcijas. Daugiau informacijos apie Office SharePoint Server 2007 bibliotekų šablonų, ieškokite straipsnyje bibliotekos šablonai programoje Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Puslapio viršus

Failų tvarkymo būdai

Bibliotekos turi keletą priemonių, padedančių dirbti su keliais vienos bibliotekos failais. Tačiau kelios bibliotekos gali geriau padėti sutvarkyti failus.

Daugelio failų saugojimas vienoje bibliotekoje

Galite norėti, kad viena didelė biblioteka tenkintų įvarius poreikius. Pavyzdžiui, gali būti keli vienos grupės projektai arba kelios grupės gali dirbti prie vieno projekto.

Vieną biblioteką geriau naudoti, kai:

  • Jūsų grupei reikia matyti suvestinės informaciją arba skirtingus to paties failų rinkinio rodinius. Pavyzdžiui, vadovas gali norėti pamatyti visus failus, sugrupuotus pagal padalinį arba pagal terminą.

  • Asmenys failų nori ieškoti toje pačioje svetainės vietoje.

  • Norite failams pritaikyti vienodus parametrus, pvz., failų versijų sekimą arba patvirtinimo reikalavimą.

  • Su biblioteka dirbančių grupių ypatybės tokios pat, pvz., tokie pat teisių lygiai.

    Pastaba : Konkretiems failams galima taikyti unikalius teisių lygius, bet jei teisių lygiai labai skiriasi, geriau naudoti kelias bibliotekas.

  • Norite failų informaciją analizuoti skaičiuoklėje arba gauti bendrus šių failų naujinimus.

    Pastaba : Galite naudoti RSS technologiją, kad jus įspėtų apie bet kokius bibliotekos keitimus, pvz., kai failai, saugomi keičiamoje bibliotekos vietoje, pakeičiami. RSS informacijos santraukos jūsų grupės narius įgalina matyti bendrą pakeistų failų sąrašą.

Toliau pateikiama keletas būdų, kaip galima peržiūrėti ir tvarkyti tos pačios bibliotekos failus:

  • Įtraukti stulpelių    Siekdami savo grupės duomenys, kuris yra svarbiausias "pinpoint" ir peržiūrėti duomenis skirtingais būdais, galite įtraukti stulpelius į biblioteką. Stulpeliai rodomi bibliotekos puslapio viršuje, antraštėse, pvz., "Skyriaus pavadinimą" arba "Terminas". Stulpelių antraštes galite rūšiuoti ir filtruoti failus bibliotekoje.

  • Rodinių kūrimas    Jūs galite naudoti, jei jūsų grupės žmonės dažnai reikia peržiūrėti duomenis tam tikru būdu. Rodiniuose stulpeliai naudojami rūšiuoti, grupuoti, filtruoti ir Rodyti duomenis.

  • Aplankų kūrimas    Jei bibliotekoje yra daug failų, kuriuos galima logiškai sugrupuoti, galite naudoti aplankus, kad bibliotekoje sukurtumėte šias grupes. Aplankai gali padėti vartotojams žvalgyti ir tvarkyti failus įprastu būdu. Office SharePoint Server 2007 pateikia medžio rodinį, kurį vartotojai gali naudoti naršydami po svetaines ir aplankus, panašiai, kaip jie dirba su aplankais standžiajame diske.

  • Kelių šablonų nustatymas    Jei bibliotekoje yra nustatyti kelių tipų turiniai, toje pačioje bibliotekoje galite sukurti skirtingus numatytųjų šablonų tipus, pvz., pardavimo kontaktai, rinkodaros pristatymai ir biudžeto darbalapiai. Naudojant turinių tipus, bibliotekos tampa lankstesnės ir nuoseklesnės.

Kelių bibliotekų kūrimas

Kelių bibliotekų gali prireikti, kai tarp failų rinkinių, kuriuos norite saugoti ir tvarkyti, arba tarp asmenų grupių, kurios dirba su šiais failais, yra ryškių skirtumų.

Kelias bibliotekas naudokite, kai:

  • Failų, kuriuos norite saugoti ir tvarkyti, tipai labai skiriasi, o jūs nemanote, kad žmonės dažnai peržiūrės failų santraukas arba ieškos visuose failuose.

  • Šiuos failus naudojančios žmonių grupės yra skirtingos ir jų teisių lygiai labai skiriasi.

  • Atskiriems failų rinkiniams reikia taikyti skirtingus parametrus, pvz., versijų ar patvirtinimo.

  • Jums nereikia failų analizuoti vienu metu ar gauti bendrus failų naujinimus.

  • Norite skirtingų naujų failų kūrimo parinkčių rinkinių arba norite, kad bibliotekos meniu Naujas parinktys būtų rodomos kita tvarka.

Toliau pateikiama keletas būdų, kaip efektyviai dirbti su keliomis bibliotekomis:

  • Svetainių šablonų ir stulpelių nustatymas     Jei jūsų organizacija visose savo bibliotekose nori nustatyti tam tikrus nuoseklius parametrus, galima nustatyti svetainės šablonus ir svetainės stulpelius. Parametrus galima bendrai naudoti keliose bibliotekose, kad nereikėtų jų kaskart kurti iš naujo.

  • Failų siuntimas į kitą vietą     Jei norite, kad failas būtų prieinamas keliose bibliotekose, galite jį saugoti vienoje bibliotekoje ir tada kopiją nusiųsti į kitas bibliotekas. Galite pasirinkti, kad atlikus pradinio failo keitimus, jums būtų priminta atnaujinti visas dokumento kopijas.

  • Bibliotekų šablonų kūrimas     Jei norite nustatyti kokius nors bendrus bibliotekų parametrus ar ypatybes, biblioteką galite įrašyti kaip šabloną. Bibliotekų šablonų parinktis prieinama svetainės meniu Svetainės veiksmai spustelėjus Kurti.

Pastaba : Jei į biblioteką įtraukiate naujų failų, kuriuose yra ankstesnio projekto failų, gali būti sunku nuspręsti, kurti naują biblioteką ar įtraukti į jau esamą. Kiekviena situacija kitokia, bet jei manote, kad jums gali prireikti visus failus analizuoti ar tvarkyti kartu, geriau failus įtraukite į esamą biblioteką. Galite naudoti stulpelius, filtrus ir rodinius, kad numatytajame rodinyje būtų rodomi tik naujausi failai.

Puslapio viršus

Stulpelių pridėjimas bibliotekoje

Pagal numatytuosius parametrus, bibliotekos seka failų pavadinimus ir būsenos informaciją, pvz., ar failas padėtas. Galite nurodyti papildomus stulpelius, jūsų grupei padedančius kategorizuoti ir ir sekti failus, pvz., pagal padalinio pavadinimą ar projekto numerį. Stulpelių pridėjimas padeda kurti daug bibliotekos rodinių.

Yra kelios kuriamų stulpelių tipų parinktys, įskaitant vieną teksto eilutę, išplečiamąjį parinkčių sąrašą, kituose stulpeliuose apskaičiuojamą skaičių, net jūsų svetainėje registruoto asmens vardą ir nuotrauką.

Pastaba : Toliau aprašyta procedūra pradedama nuo bibliotekos, prie kurios norite pridėti stulpelį, puslapio. Jei biblioteka dar neatidaryta, spustelėkite jos pavadinimą greitosios paleisties srityje. Jei jūsų bibliotekos pavadinimas neparodomas, spustelėkite Peržiūrėti visos svetainės turinį, tada – bibliotekos pavadinimą.

  1. Parametrų meniu meniu paveikslėlis , spustelėkite Kurti stulpelį.

  2. Sekcijoje Pavadinimas ir tipas norimą pavadinimą įrašykite lauke Stulpelio pavadinimas.

  3. Srityje Šiame stulpelyje esančios informacijos tipas pažymėkite informacijos, kurią norite matyti stulpelyje, tipą.

  4. Skyriaus Papildomi stulpelio parametrai laukelyje Aprašas įveskite aprašą, kuris padėtų suprasti stulpelio paskirtį ir tai, kokie duomenys jame turi būti. Šis aprašas yra pasirinktinis.

  5. Priklausomai nuo pasirinkto stulpelio tipo, skyriuje Papildomi stulpelio parametrai gali būti rodoma daugiau parinkčių. Pažymėkite norimas papildomas parinktis.

  6. Norėdami įtraukti stulpelį į numatytąjį rodinį, kuris žmonių svetainės automatiškai matote, kai jie pirmiausia atidarykite sąrašą arba biblioteką, spustelėkite įtraukti į numatytąjį rodinį.

  7. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Rodinio kūrimas

Rodinius galite naudoti norėdami pamatyti failus, kurie jums yra svarbiausi arba labiausiai tinka jūsų tikslams. Pavyzdžiui, galite sukurti vėliausiai sukurtų failų rodinį, konkretaus skyriaus failų rodinį arba failų, kuriuos sukūrė vienas žmogus, rodinį. Sukūrus rodinį, jis visada rodomas peržiūrint biblioteką.

Rodiniai meniu Rodinys

Peržiūrėdami bibliotekos failus galite juos laikinai surūšiuoti ar filtruoti nukreipdami žymiklį į stulpelio pavadinimą, tada spustelėdami šalia pavadinimo esančią rodyklę žemyn. Tai naudinga, jei norite failus peržiūrėti tam tikru būdu, bet šiuos veiksmus reikia kartoti kitą kartą peržiūrint biblioteką.

Bibliotekos ar sąrašo elementų rūšiavimas

Jei ketinate peržiūrėti failus į tam tikrą taip dažnai, galite kurti rodinį. Galite naudoti šį rodinį bet kuriuo metu, su kuria dirbate su biblioteka. Kurdami rodinį, jis įtraukiamas į bibliotekos rodinio meniu meniu Rodymas .

Bibliotekos gali turėti asmeninius ir viešuosius rodinius. Asmeninį rodinį gali sukurti bet kas, kas nori peržiūrėti failus tam tikru būdu ar filtruoti tik norimus peržiūrėti failus. Jei turite teisę kurti svetainę, galite sukurti viešąjį rodinį, kurį galės naudoti kiekvienas, peržiūrintis biblioteką. Bet kurį viešąjį rodinį galima padaryti numatytuoju, kad žmonės automatiškai matytų tą bibliotekos rodinį.

Be to, kai kuriate svetainę, galite susieti skirtingus rodinius arba dizaino puslapiai, kuriuose yra puslapio dalių, naudokite skirtingus rodinius.

Jei jūsų grupės nariai bibliotekas peržiūri naudodami mobiliuosius įrenginius, galite sukurti mobiliuosius rodinius, pateikiančius apribojimus, pvz., rodinyje pateikiamų elementų skaičiaus, kurie optimalūs pralaidumui ir įrenginio apribojimams. Saitų, kur ieškoti daugiau informacijos, rasite skyriuje Taip pat žr..

Toliau aprašyta procedūra, skirta standartinio tipo rodiniui kurti. Skirtingų tipų rodiniuose galimos parinktys keičiasi, bet pagrindiniai rodinio kūrimo veiksmai yra panašūs.

  1. Jei biblioteka dar neatidaryta, spustelėkite jos pavadinimą greitosios paleisties srityje.

    Jei nerodomas jūsų bibliotekos pavadinimas, spustelėkite Peržiūrėti visos svetainės turinį, tada – bibliotekos pavadinimą.

  2. Parametrų meniu meniu paveikslėlis , spustelėkite Kurti rodinį.

  3. Parinktyje Pasirinkti rodinio formatą spustelėkite norimo kurti rodinio tipą. Daugeliu atveju reikia spustelėti Standartinis rodinys, bet konkrečiomis situacijomis galite pasirinkti kitus rodinius, pvz., kurdami ataskaitą.

  4. Lauke Rodinio pavadinimas įveskite pavadinimą, jūsų nuomone, pvz., surūšiuota pagal pavardę.

  5. Norėdami šį bibliotekos rodinį padaryti numatytuoju, pažymėkite žymės langelį Padaryti šį rodinį numatytuoju. Šį rodinį padaryti numatytuoju galite tik jeigu jis yra viešasis rodinys.

  6. Skyriaus Auditorija srityje Rodyti auditoriją pasirinkite, ar norite kurti asmeninį rodinį, kurį galėsite naudoti tik jūs, ar viešąjį rodinį, kurį galės naudoti ir kiti.

  7. Sekcijoje Stulpeliai galite rodyti arba slėpti stulpelius pažymėdami atitinkamus žymės langelius. Šalia stulpelio pavadinimo įveskite rodinyje esančio stulpelio eilės numerį.

  8. Sekcijoje Rūšiuoti pažymėkite parinktis, kaip norite rūšiuoti failus. Galite naudoti du rūšiavimo stulpelius. Pavyzdžiui, pirma galite rūšiuoti pagal autorių, tada pagal kiekvieno autoriaus failo vardą.

  9. Sekcijoje Filtruoti pažymėkite parinktis, nurodančias, ar norite filtruoti failus ir kaip juos filtruoti. Filtruotame rodinyje rodomas mažesnis failų pasirinkimas, pvz., tik failai, sukurti tam tikroje sekcijoje, arba tik failai, kurių būsena Patvirtinta.

  10. Sekcijoje Grupuoti pagal galite grupuoti elementus, kurių vertė sekcijoje yra ta pati, pvz., kiekvieno autoriaus dokumentų skyrius, kurį galite išplėsti ir sutraukti.

  11. Skyriuje Sumos galite apskaičiuoti stulpelio elementų skaičių, pavyzdžiui, bendrą problemų skaičių. Kai kuriais atvejais galite apibendrinti arba apskaičiuoti papildomą informaciją, pavyzdžiui, vidurkius.

  12. Sekcijoje Stilius pasirinkite norimą rodinio stilių, pvz., sąrašą su atspalviais, kurio kiekviena eilutė turi atspalvį.

  13. Jei jūsų bibliotekoje yra aplankų, galite sukurti rodinį, kuriame nėra aplankų. Jis kartais vadinamas erdvės rodiniu. Norėdami visus savo failus peržiūrėti tuo pačiu lygiu, dalyje Aplankai spustelėkite Rodyti visus elementus be aplankų.

  14. Galite apriboti bibliotekoje siūlomų peržiūrėti failų skaičių arba tame pačiame puslapyje rodomus failus. Šie nustatymai yra ypač svarbūs, jeigu jūs kuriate mobiliojo įrenginio rodinį. Sekcijoje Elementų limitas pažymėkite norimas parinktis.

  15. Jei planuojate biblioteką peržiūrėti mobiliajame įrenginyje, pažymėkite norimas parinktis dalyje Mobilusis.

  16. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Aplanko kūrimas bibliotekoje

Jei bibliotekoje turite kelių tipų dokumentų arba įvairaus turinio, galite sukurti aplankų, kurie padėtų sutvarkyti turinį.

  1. Jei biblioteka dar neatidaryta, spustelėkite jos pavadinimą greitosios paleisties srityje.

    Jei nerodomas jūsų bibliotekos pavadinimas, spustelėkite Peržiūrėti visos svetainės turinį, tada – bibliotekos pavadinimą.

  2. Naujas meniu Meniu Naujas , spustelėkite Naujas aplankas.

    Pastaba : Jūsų biblioteką sukūręs asmuo galėjo nurodyti, kad bibliotekoje negalima kurti aplankų. Jei taip yra, komanda Naujas aplankas nesiūloma.

  3. Įrašykite aplanko pavadinimą, tada spustelėkite Gerai.

Patarimas : Jei turite keletą bibliotekų, kuriose yra aplankų, o jūsų grupės vartotojai nori po biblioteką naršyti kaip po savo standųjį diską, jūsų svetainėje galima įgalinti medžio rodinį. Naudojant medžio rodinį, galėsite išplėsti, sutraukti ir lengvai naršyti aplankus. Jei turite leidimą kurti svetaines, galite medžio rodinį įgalinti puslapio Svetainės parametrai dalyje Naršymo parinktys.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×