Duomenų rūšiavimas ir filtravimas pagal spalvą. Patarimai ir pavyzdžiai.

Duomenų rūšiavimas ir filtravimas pagal spalvą – tai puikus būdas supaprastinti duomenų analizę ir padėti jūsų darbaknygės vartotojams akimirksniu pamatyti svarbiausias vietas ir duomenų tendencijas.

Šviesa, einanti per prizmę darbalapyje rodo 6 spalvų spektrą

Šiame straipsnyje:

Duomenų rūšiavimo ir filtravimo pagal spalvą ir piktogramų rinkinio apžvalga

Veiksmingas spalvų naudojimas analizuojant duomenis

Geriausių reikalingų spalvų pasirinkimas

Keli pavyzdžiai

Duomenų rūšiavimo ir filtravimo pagal spalvą ir piktogramų rinkinio apžvalga

Duomenų rūšiavimas ir filtravimas kaip ir sąlyginis duomenų formatavimas yra duomenų analizės elementai ir juos naudojant galima atsakyti, pvz., į tokius klausimus:

  • Kas šį mėnesį pardavė paslaugų daugiau nei už 50 000?

  • Kurie produktai turi didesnį nei 10 % pelno padidėjimą kiekvienais metais?

  • Kurie naujokų klasės studentai yra pažangiausi ir kurie nepažangiausi?

  • Kur yra pastarųjų penkerių metų pelno suvestinės išimtys?

  • Koks yra darbuotojų amžiaus pasiskirstymas?

Kad galėtumėte greitai sisteminti ir rasti norimus duomenis, juos rūšiuojate. Tam, kad viename ar daugiau duomenų stulpelių būtų rodomos tik jūsų nustatytus kriterijus atitinkančios eilutės ir būtų paslėptos tos, kurių nenorite rodyti, duomenis filtruojate. Kad galėtumėte vizualiai tirti ir analizuoti duomenis, nustatyti svarbias problemas ir tendencijas, atliekate sąlyginį duomenų formatavimą. Kartu rūšiavimas, filtravimas ir sąlyginis duomenų formatavimas gali jums ir kitiems jūsų skaičiuoklę naudojantiems žmonėms padėti priimti veiksmingesnius jūsų duomenimis pagrįstus sprendimus.

Galite rūšiuoti ir filtruoti pagal formatą, įskaitant langelio spalvą ir šrifto spalvą, nesvarbu, ar langelius formatavote rankiniu būdu, ar naudodami sąlyginį formatavimą.

Šiame paveikslėlyje rodomas filtravimas ir rūšiavimas, pagrįstas spalva arba piktograma stulpeliuose Kategorija, M/M Δ %, ir Žymėjimas.

Sąlyginis formatavimas naudojant langelio fono spalvas ir piktogramų rinkinius

Taip pat galite rūšiuoti ir filtruoti naudodami piktogramų rinkinį, kurį sukūrėte naudodami sąlyginį formatavimą. Naudokite piktogramų rinkinį, kad galėtumėte komentuoti duomenis ir suskirstyti juos į 3–5 skirtingų reikšmių kategorijas. Kiekviena piktograma žymi reikšmių diapazoną. Pvz., šios piktogramų rinkinių lentelės rodyklių piktogramų rinkinyje pateikta į viršų nukreipta žalia rodyklė reiškia didesnes reikšmes, geltona į šoną nukreipta rodyklė reiškia vidutinio dydžio reikšmes, o raudona į apačią nukreipta rodyklė reiškia mažesnes reikšmes.

Piktogramų rinkinių lentelė

Piktogramų rinkinių lentelė

Galite formatuoti langelius naudodami dviejų arba trijų spalvų skalę, duomenų juostas ir piktogramų rinkinius; taip pat galite formatuoti langelius, kuriuose yra konkrečios teksto, skaičių ar laiko reikšmės, didžiausios ir mažiausios reikšmės, mažesnės arba didesnės už vidurkį reikšmės, unikalios arba pasikartojančios reikšmės; taip pat galite sukurti daug taisyklių ir lengviau jas valdyti.

Puslapio viršus

Veiksmingas spalvų naudojimas analizuojant duomenis

Spalvos patinka visiems. Bet kokiame dokumente veiksmingai panaudojus spalvą dokumentas tampa patrauklesnis ir geriau skaitomas. Tinkamai panaudojus spalvą ir piktogramas programos „Excel“ ataskaitose tampa lengviau priimti sprendimus, nes vartotojai gali atkreipti dėmesį į svarbią informaciją ir vizualiai suvokti rezultatus. Tinkamai panaudotos spalvos iškart gali kelti teigiamas emocijas. Kita vertus, netinkamai panaudotos spalvos gali vartotojus trikdyti ar net varginti, jei, tarkime, spalvų per daug. Tolesniuose skyriuose pateikiami patarimai, kaip tinkamai naudoti spalvas.

Daugiau apie dokumentų temas     Naudojant programą „Excel“ lengva kurti suderintas temas, pridėti pasirinktinių temų ar efektų. Naudojant iš anksto nustatytas dokumentų temas, kuriose naudojami patrauklūs spalvų deriniai, nereikia patiems derinti spalvų. Naudodami dokumento temą galite greitai ir lengvai suformatuoti visą dokumentą ir padaryti, kad jis atrodytų profesionaliai ir moderniai. Dokumento tema yra formatavimo pasirinkimų rinkinys, kuriame yra temos spalvų rinkinys, temos šriftų rinkinys (įskaitant antraštės ir pagrindinio teksto šriftus) ir temos efektų rinkinys (įskaitant eilutes ir užpildo efektus).

Naudokite standartines spalvas ir ribokite spalvų skaičių

Kai pagal spalvą rūšiuojate ir filtruojate duomenis, galite pasirinkti norimas spalvas ir gauti norimą rezultatą. Tačiau būtina pamąstyti, ar spalvos patiks vartotojams. Jūsų kompiuteris gali rodyti 16 777 216 spalvų 24 bitų spalvų režimu. Tačiau dauguma vartotojų skiria tik nedidelę šių spalvų dalį. Be to, įvairiuose kompiuteriuose gali skirtis spalvų kokybė. Taip pat gali skirtis kambario apšvietimas, popieriaus kokybė, ekrano ir spausdintuvo skiriamoji geba, naršyklės parametrai. Iki 10 % žmonių sunkiai skiria ir mato kai kurias spalvas. Visi šie dalykai greičiausiai nuo jūsų nepriklauso.

Tačiau nuo jūsų priklauso, kokias spalvas pasirinksite, kiek jų bus, koks bus darbalapio ar langelio fonas. Jei tinkamai pasirinksite remdamiesi rimtais tyrimais, jūsų nustatytos spalvos padės išreikšti jūsų duomenis ir jie bus tinkamai interpretuojami. Taip pat galite papildyti spalvas piktogramomis ir legendomis, kad vartotojai geriau suprastų, ką norite pasakyti.

Atsižvelkite į spalvų kontrastą ir foną

Stenkitės naudoti didelio grynio spalvas, pvz., šviesiai geltoną, vidutiniškai žalią arba tamsiai raudoną. Užtikrinkite, kad fono ir pirmo plano kontrastas būtų didelis. Pvz., naudokite baltą arba pilką darbalapio foną ir spalvotus langelius arba baltą ar pilką langelių spalvą spalvotu šriftu. Jei privalote naudoti fono spalvą arba vaizdą, nustatykite, kad jie būtų kuo šviesesni, kad langelio arba šrifto spalva būtų matoma. Jei norite koreguoti tik šrifto spalvą, pabandykite padidinti šriftą arba nustatyti paryškintąjį šriftą. Kuo didesnis šriftas, tuo geriau vartotojas jį mato arba atskiria spalvą. Jei reikia, pakeiskite arba pašalinkite juostas, eilutes arba stulpelius, nes juostos spalva gali nesiderinti su langelio arba šrifto spalva. Visi šie patarimai, kuriais siekiama padėti visiems vartotojams tinkamai suprasti ir interpretuoti spalvas, yra patikrinti.

Nenaudokite spalvų derinių, kurie gali pabloginti spalvos matomumą arba klaidinti žiūrovą. Tikriausiai neturite tikslo sukurti stulbinamą meno kūrinį ar optinę iliuziją. Jei neįmanoma, kad spalvos nebūtų viena šalia kitos, pabandykite panaudoti langelio kraštinę, kuri atskirtų problemiškas spalvas. Kad padidintumėte kontrastą, naudokite viena kitą papildančias spalvas ir kontrastiškas spalvas, taip pat nenaudokite panašių spalvų. Naudinga žinoti pagrindinį spalvų spektrą ir tai, kaip nustatyti panašias, kontrastiškas ir papildančias spalvas.

Pagrindinis spalvų spektras

1. Panašios spalvos yra tos, kurios spalvų spektre yra viena šalia kitos (pvz., violetinė ir oranžinė yra panašios į raudoną spalvą).

2. Kontrastiškos spalvos yra nutolusios viena nuo kitos per tris spalvas (pvz., mėlyna ir žalia yra kontrastiškos raudonai spalvos).

3. Papildančios spalvos yra priešingos viena kitai spalvos (pvz., mėlynai žalia spalva yra papildanti raudoną spalva).

Jei turite laiko, išbandykite savo nustatytas spalvas, parodykite jas savo kolegoms, išbandykite jas esant skirtingam apšvietimui, skirtingiems kompiuterio ekrano ir spausdintuvo parametrams.

Patarimas : Jei spausdinate spalvotą dokumentą, patikrinkite langelio spalvą, taip pat ar langelio šriftas perskaitomas. Jei langelio spalva per tamsi, kad pagerintumėte skaitomumą, pabandykite naudoti baltą šriftą.

Puslapio viršus

Geriausių reikalingų spalvų pasirinkimas

Reikia trumpos santraukos? Naudokite raudoną, geltoną, žalią arba mėlyną spalvas su baltu arba pilku fonu.

Spalvoms, kurias pasirenkate, atsižvelgdami į skaitytojus ir tikslą, priskirkite reikšmes. Jei reikia, pateikite legendą, kurioje būtų paaiškinta kiekvienos spalvos reikšmė. Dauguma žmonių viename darbalapyje gali lengvai skirti nuo septynių iki dešimties spalvų. Galima skirti iki 50 spalvų, tačiau tam reikia specialių treniruočių ir tai nėra šio straipsnio tema.

10 pagrindinių spalvų

Kai pagal spalvą rūšiuojate ir filtruojate duomenis, naudokite toliau pateiktą lentelę, kuri padės nuspręsti, kokias spalvas pasirinkti. Šios spalvos suteikia ryškiausią kontrastą ir yra lengvai skiriamos.

Spalvų pasirinkimo lentelė

Galite lengvai pritaikyti šias spalvas langeliams ir šriftams naudodami skirtuko Pagrindinis grupės Šriftas mygtukus Užpildo spalva arba Šrifto spalva.

Standartinės spalvos

Spalvų, kurių reikšmė aiški, naudojimas

Finansiniuose duomenyse skaičiai pateikiami raudona (neigiama) arba juoda (teigiama) spalva. Raudonos spalvos reikšmė aiški visiems. Jei norite paryškinti neigiamus skaičius, geriausia rinktis raudoną spalvą. Pagal duomenų pobūdį galite naudoti tam tikras spalvas, nes skaitytojams jos turi tam tikrą reikšmę arba galbūt jų reikšmė aiški visiems. Pvz.:

  • Jei duomenys yra termometro rodmenys, šiltesnei temperatūrai nurodyti galima naudoti šiltas spalvas (raudoną, geltoną ir oranžinę), šaltesnei – šaltas spalvas (žalią, mėlyną ir violetinę).

  • Jei duomenys yra topografiniai, vandeniui žymėti galima naudoti mėlyną spalvą, augalams – žalią, dykumai ir kalnams – rudą, o ledui ir sniegui – baltą.

  • Jei duomenys yra apie eismą ir saugumą, sustabdymą galima žymėti raudona spalva, įrangos sutrikimus – oranžine spalva, įspėjimą – geltona spalva, saugumą – žalia spalva, o bendrąją informaciją – mėlyna spalva.

  • Jei jūsų duomenys yra apie elektros varžus, galite naudoti standartinį kodą: juoda, ruda, raudona, oranžinė, geltona, žalia, mėlyna, violetinė, pilka ir balta.

Puslapio viršus

Keli pavyzdžiai

Sakykime, rengiate ataskaitas apie produkto savybes, kainas ir atsargas. Tolesniuose skyriuose pateikiami klausimai, kurių paprastai teiraujamasi apie šiuos duomenis, ir galimi jūsų atsakymai, naudojant spalvų ir piktogramų rinkinius.

Duomenų pavyzdys

Pavyzdžiuose naudojami šie duomenys.

Pavyzdžiuose naudojami duomenys

Norėdami nukopijuoti duomenis į tuščią darbaknygę, atlikite šiuos veiksmus:

Kaip įrašyti duomenų pavyzdį kaip .xlsx failą

  1. Paleiskite „Microsoft“ užrašinę.

  2. Pasirinkite pavyzdžio tekstą, jį nukopijuokite ir įklijuokite į užrašinę.

  3. Įrašykite failą nurodydami failo vardą ir plėtinį, pvz., produktai.csv.

  4. Uždarykite užrašinę.

  5. Įjunkite programą „Excel“.

  6. Atidarykite įrašytą failą naudodami užrašinę.

  7. Įrašykite failą kaip .xlsx.

Duomenų pavyzdys

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Kokios yra produktų pakuočių rūšys?

Problema

Reikia sužinoti, kokią tarą galima naudoti produktams, tačiau nėra stulpelio Tara. Galite rankiniu būdu nuspalvinti kiekvieną langelį ir surūšiuoti pagal spalvą stulpelyje Vienetų kiekis. Taip pat galite pridėti legendą ir joje paaiškinti, ką kiekviena spalva reiškia.

Rezultatai

Skirtingų produktų pakuočių rūšių žymėjimo pavyzdys

Sprendimas

  1. Kad pagal pateiktos lentelės spalvų schemą rankiniu būdu nuspalvintumėte langelius, spustelėkite kiekvieną langelį ir pritaikykite spalvas naudodami skirtuko Pagrindinis grupės Šriftas mygtuką Užpildo spalva.

    Patarimas : Kad greitai pritaikytumėte pasirinktą spalvą kitam langeliui, naudokite skirtuko Pagrindinis grupės Mainų sritis mygtuką Formato teptukas.

  2. Stulpelyje Vienetų kiekis spustelėkite langelį, tada skirtuko Pagrindinis grupėje Redagavimas spustelėkite Rūšiuoti ir filtruoti ir spustelėkite Pasirinktinis rūšiavimas.

  3. Dialogo lango Rūšiavimas srityje Stulpelis pasirinkite Vienetų skaičius, tada lauke Rūšiuoti pasirinkite Langelio spalva ir dukart spustelėkite Kopijuoti lygį.

  4. Srities Tvarka pirmoje eilutėje pasirinkite raudoną spalvą, antroje – mėlyną, trečioje – geltoną.

    Jei langelyje nėra kokios nors spalvos, pvz., baltos, tos eilutės lieka savo vietoje.

    Pastaba : Nurodytos spalvos yra spalvos, kurias galima naudoti stulpelyje. Numatytosios spalvų rūšiavimo tvarkos nėra, todėl negalite sukurti pasirinktinės rūšiavimo tvarkos naudodami pasirinktinį sąrašą.

  5. Šalia ataskaitos esančiuose langeliuose įtraukite legendą remdamiesi šia lentele.

Legenda:

Raudona

Pakuotės ir dėžės

Mėlyna

Skardinės ir dėžutės

Žalia

Stikliniai indai ir buteliai

Balta

(nežinoma)

Kurių produktų antkainis yra didesnis nei 67 % arba mažesnis nei 34 %?

Problema

Ataskaitos viršuje norite greitai pamatyti didžiausius ir mažiausius antkainius.

Rezultatai

Produkto papildomo pelno normos žymėjimo pavyzdys

Sprendimas

  1. Pažymėkite langelius E2:E26 ir skirtuko Pagrindinis grupėje Stilius spustelėkite šalia lauko Sąlyginis formatavimas esančią rodyklę, tada spustelėkite Piktogramų rinkinys ir spustelėkite piktogramų rinkinį Trys rodyklės (spalvotos).

  2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelio Antkainis langelį, nurodykite Rūšiuoti, tada spustelėkite Pasirinktinis rūšiavimas.

  3. Dialogo lango Rūšiavimas srityje Stulpelis pasirinkite Antkainis, tada srityje Rūšiuoti pasirinkite Langelio piktograma ir spustelėkite Kopijuoti lygį.

  4. Srities Tvarka pirmoje eilutėje pasirinkite į viršų nukreiptą žalią rodyklę, antroje – į apačią nukreiptą raudoną rodyklę.

Kokių produktų reikia nedelsiant papildomai užsakyti?

Problema

Norite greitai parengti ataskaitą apie produktus, kurių reikia nedelsiant papildomai užsakyti, ir persiųsti ataskaitą darbuotojams.

Rezultatai

Produktų, kurių reikia papildomai užsakyti, žymėjimo pavyzdys

Sprendimas

  1. Pažymėkite langelius I2:I26 ir skirtuko Pagrindinis grupėje Stilius spustelėkite šalia lauko Sąlyginis formatavimas esančią rodyklę, tada nukreipkite žymiklį į Langelių paryškinimo taisyklės ir spustelėkite Lygu.

  2. Pirmame lauke įveskite Taip, o antrame pasirinkite Šviesiai raudonas užpildas ir tamsiai raudonas tekstas.

  3. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį formatuotą stulpelio langelį, nurodykite Filtruoti ir pasirinkite Filtruoti pagal pasirinktą langelio spalvą.

    Patarimas : Slinkite pelės žymiklį virš mygtuko Filtruoti, esančio stulpelio antraštėje, ir pamatysite stulpelio filtravimo rezultatus.

Kurių produktų kainos ir savikaina didžiausios ir mažiausios?

Problema

Ataskaitos viršuje norite matyti kartu sugrupuotas didžiausias ir mažiausias kainas bei savikainą.

Rezultatai

Produkto kainų ir sąnaudų žymėjimo pavyzdys

Sprendimas

  1. Pažymėkite langelius C2:C26 ir D2:D26 ir atlikite šiuos veiksmus:

    • Skirtuko Pagrindinis grupėje Stilius spustelėkite šalia lauko Sąlyginis formatavimas esančią rodyklę, nurodykite lauką Viršutinės ir apatinės taisyklės ir spustelėkite 10 viršutinių elementų.

    • Pirmame lauke įveskite 1, o antrame pasirinkite Geltonas užpildas ir tamsiai geltonas tekstas.

    • Skirtuko Pagrindinis grupėje Stilius spustelėkite šalia lauko Sąlyginis formatavimas esančią rodyklę, nurodykite lauką Viršutinės ir apatinės taisyklės ir spustelėkite 10 apatinių elementų.

    • Pirmame lauke įveskite 1, o antrame pasirinkite Žalias užpildas ir tamsiai žalias tekstas.

  2. Stulpeliuose Savikaina ir Kaina atlikite šiuos veiksmus:

    • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite mažiausią reikšmę, nurodykite Rūšiuoti ir pasirinkite Rūšiuoti pagal pasirinkto langelio spalvą.

    • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite didžiausią reikšmę, nurodykite Rūšiuoti ir pasirinkite Rūšiuoti pagal pasirinkto langelio spalvą.

Puslapio viršus

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×