Duomenų eksportavimas į programą „Excel“

Duomenų eksportavimas į programą „Excel“

Naudodami eksportavimo vediklį, galite eksportuoti duomenis iš „Access“ duomenų bazės į tokio formato failą, kurį gali skaityti „Excel“. Šiame straipsnyje aprašyta, kaip paruošti ir eksportuoti duomenis į „Excel“, taip pat pateikiami galimų įprastų problemų trikčių diagnostikos patarimai.

Šiame straipsnyje

Duomenų eksportavimas į programą „Excel“: pagrindai

Pasiruošimas eksportavimo operacijai

Eksportavimo operacijos vykdymas

Ką dar turėčiau žinoti apie eksportavimą?

Trūkstamų ar neteisingų reikšmių trikčių diagnostika

Duomenų eksportavimas į programą „Excel“: pagrindai

Kai eksportuojate duomenis į „Excel“, „Access“ sukuria pasirinktų duomenų kopiją ir saugo nukopijuotus duomenis faile, kurį galima atidaryti naudojant „Excel“. Jei dažnai kopijuojate duomenis iš „Access“ į „Excel“, galite įrašyti eksportavimo operacijos išsamią informaciją naudoti vėliau ir net suplanuoti, kad eksportavimo operacija būtų automatiškai vykdoma nustatytais intervalais.

Įprasti duomenų eksportavimo į programą „Excel“ scenarijai

  • Jūsų skyrius arba darbo grupė dirbdami su duomenimis naudoja ir „Access“, ir „Excel“. Jūs saugote duomenis „Access“ duomenų bazėse, bet duomenis analizuodami ir platindami analizės rezultatus naudojate „Excel“. Šiuo metu jūsų komanda eksportuoja duomenis į programą „Excel“, kada ir kaip jiems to reikia, bet jūs norite padaryti šį procesą efektyvesnį.

  • Jūs ilgai naudojatės programa „Access“, bet jūsų vadovas labiau mėgsta dirbti su duomenimis naudodamas programą „Excel“. Todėl reguliariai kopijuojate duomenis į programą „Excel“, bet taupydami laiką norite šį procesą automatizuoti.

Apie duomenų eksportavimą į „Excel“

  • „Access“ nėra komandos „Įrašyti kaip“, skirtos „Excel“ formatui. Norėdami nukopijuoti duomenis į „Excel“, turite naudoti šiame straipsnyje aprašytą eksportavimo funkciją arba nukopijuoti „Access“ duomenis į mainų sritį ir įklijuoti į „Excel“ skaičiuoklę.

  • Galite eksportuoti lentelę, užklausą, formą arba ataskaitą. Taip pat galite eksportuoti kelių įrašų rodinyje pasirinktus įrašus, pvz., duomenų lapą.

  • Programoje „Microsoft Excel“ yra komanda, skirta duomenims importuoti iš „Access“ duomenų bazės. Galite naudoti šią komandą vietoj „Access“ eksportavimo komandos; tačiau „Excel“ importavimo komanda leidžia importuoti tik lenteles arba užklausas. Daugiau informacijos ieškokite straipsnyje Prisijungimas prie išorinių duomenų (importavimas).

  • Į programą „Excel“ negalima eksportuoti makrokomandų ar modulių. Kai eksportuojate formą, ataskaitą ar duomenų lapą, kuriuose yra antrinių formų ar antrinių duomenų lapų, eksportuojamos tik pagrindinės formos ar duomenų lapai. Turite pakartoti eksportavimo operaciją su kiekviena antrine forma ar antriniu duomenų lapu, kuriuos norite peržiūrėti naudodami programą „Excel“.

  • Vienos eksportavimo operacijos metu galite eksportuoti tik vieną duomenų bazės objektą. Tačiau užbaigę atskiras eksportavimo operacijas, galite sulieti keliuose programos „Excel“ darbalapiuose esančius duomenis.

Puslapio viršus

Pasiruošimas eksportavimo operacijai

Prieš atlikdami eksportavimo procedūrą, peržiūrėkite norimus eksportuoti duomenis. kad juose nebūtų klaidų indikatorių arba klaidingų reikšmių. Jei yra kokių nors klaidų, prieš pradėdami eksportuoti duomenis į programą „Excel“, turite jas panaikinti. Jeigu to nepadarysite, eksportavimo operacijos metu gali atsirasti klaidų ir „Excel“ darbalapio langeliuose gali būti įterptos neapibrėžtos reikšmės. Daugiau informacijos apie problemas, kurios gali kilti eksportuojant į „Excel“ pateikiama skyriuje Trūkstamų ar neteisingų reikšmių trikčių diagnostika.

Jei šaltinio objektas yra lentelė ar užklausa, nuspręskite, ar norite eksportuoti formatuotus duomenis, ar neformatuotus. Nuo šio sprendimo priklausys du gaunamos darbaknygės aspektai – eksportuojamų duomenų kiekis ir rodomų duomenų formatas. Šioje lentelėje pateikiami formatuotų ir neformatuotų duomenų eksportavimo rezultatai.

Eksportavimas

Šaltinio objektas

Laukai ir įrašai

Formatavimas

Be formatavimo

Lentelė arba užklausa

Pastaba :  Formų ir ataskaitų negalima eksportuoti be formatavimo.

Visi esamo objekto laukai ir įrašai yra eksportuojami.

Ypatybės Formatas parametrai operacijos metu ignoruojami.

Eksportuojamos tik peržvalgos laukų peržvalgos ID reikšmės.

Hipersaitų laukų turinys eksportuojamas kaip teksto stulpelis, kuriame rodomi saitai naudojant formatą rodomas tekstas#adresas#.

Su formatavimu

Lentelė, užklausa, forma arba ataskaita

Eksportuojami tiek tie laukai ir įrašai, kurie rodomi dabartiniame rodinyje ar objekte. Duomenų lape esantys filtruoti įrašai, paslėpti stulpeliai ir formoje ar ataskaitoje nerodomi laukai neeksportuojami.

Vediklis atsižvelgia į ypatybės Formatas parametrus.

Peržvalgos laukų peržvalgos reikšmės eksportuojamos.

Hipersaitų laukų reikšmės eksportuojamos kaip hipersaitai.

Raiškiojo teksto laukų tekstas eksportuojamas be formatavimo.

  1. Pasirinkite paskirties darbaknygę ir failo formatą. Atkreipkite dėmesį, kad ataskaitas galima eksportuoti tik senesniu *.xls failų formatu, bet ne naujesniu *.xlsx formatu.

    Eksportavimo operacijos metu programa „Access“ paragins nurodyti paskirties darbaknygės pavadinimą. Šioje lentelėje apibendrinama, kada sukuriama darbaknygė (jei ji dar nesukurta) ir kada ji perrašoma (jei ji jau sukurta).

Jei paskirties darbaknygė

Ir šaltinio objektas yra

Ir norite eksportuoti

Tada

Nesukurta

Lentelė, užklausa, forma arba ataskaita

Duomenis su formatavimu ar be jo

Eksportavimo operacijos metu sukuriama darbaknygė.

Jau egzistuoja

Lentelė ar užklausa

Duomenis, bet ne formatavimą

Darbaknygė neperrašoma. Darbaknygėje pridedamas naujas darbalapis ir jam suteikiamas pavadinimas to objekto, iš kurio buvo eksportuoti duomenys. Jei darbaknygėje jau darbalapis, turintis tokį pavadinimą, programa „Access“ ragina arba pakeisti atitinkamo darbalapio turinį, arba nurodyti kitą naujo lapo pavadinimą.

Jau egzistuoja

Lentelė, užklausa, forma arba ataskaita

Duomenis, įskaitant formatavimą

Darbaknygė perrašoma eksportuotais duomenimis. Visi egzistuojantys darbalapiai pašalinami ir sukuriamas naujas darbalapis, turintis tokį patį pavadinimą kaip eksportuotas objektas. „Excel“ darbalapio duomenys paveldi šaltinio objekto formatavimo parametrus.

Duomenys visada pridedami naujame darbalapyje. Negalite pridėti duomenų jokiame egzistuojančiame darbalapyje ar įvardytame diapazone.

Puslapio viršus

Eksportavimo operacijos vykdymas

  1. Jei paskirties „Excel“ darbaknygė atidaryta, prieš tęsdami ją uždarykite.

  2. Šaltinio duomenų bazės naršymo srityje pasirinkite norimą eksportuoti objektą.

    Dalies duomenų eksportavimas

    Jei objektas yra lentelė, užklausa ar forma, o jūsų norite eksportuoti tik dalį duomenų, atidarykite objektą duomenų lapo rodinyje ir pasirinkite pageidaujamus įrašus.

    Norėdami atidaryti formą duomenų lapo rodinyje:   

    1. Dukart spustelėdami formą ją atidarykite.

    2. Spustelėkite formą dešiniuoju pelės mygtuku, tada spustelėkite Duomenų lapo rodinys. Jei tokios parinkties nėra:

      1. Spustelėkite Dizaino rodinys.

      2. Paspauskite F4 ypatybių lapo užduočių srities rodymui įjungti.

      3. Ypatybių lapo viršuje esančiame išplečiamajame sąraše pasirinkite Forma.

      4. Ypatybių lapo skirtuke „Formatas“ ypatybės Leisti duomenų lapo rodinį nustatymą pakeiskite į Taip.

      5. Skirtuko Dizainas grupėje Rodiniai spustelėkite Duomenų lapo rodinys.

        Pastaba : Negalite eksportuoti ataskaitos dalies. Tačiau galite pasirinkti ar atidaryti lentelę arba užklausą, pagal kurią ta ataskaita yra sudaryta, ir eksportuoti dalį to objekto duomenų.

  3. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Eksportuoti spustelėkite Excel.

  4. Dialogo lange Eksportavimas – „Excel“ skaičiuoklė peržiūrėkite siūlomą „Excel“ darbaknygės failo pavadinimą (programa „Access“ naudoja šaltinio objekto pavadinimą). Jei reikia, galite pakeisti failo pavadinimą.

  5. Lauke Failo formatas pasirinkite norimą formatą.

  6. Jei eksportuojate lentelę ar užklausą ir norite eksportuoti formatuotus duomenis, pasirinkite Duomenis eksportuoti kartu su formatavimo ir maketo parametrais. Daugiau informacijos žr. skyriuje Pasiruošimas eksportavimo operacijai.

    Pastaba :  Jei eksportuojate formą arba ataskaitą, ši parinktis visada pažymėta, bet neprieinama (atrodo neryški).

  7. Jei užbaigus eksportavimo operaciją norite pamatyti „Excel“ paskirties darbaknygę, pažymėkite žymės langelį Pasibaigus eksportavimo operacijai atidaryti paskirties failą.

    Jei šaltinio objektas atidarytas ir jei prieš pradėdami eksportavimo operaciją rodinyje pažymėjote vieną ar daugiau įrašų, galite pasirinkti Eksportuoti tik pasirinktus įrašus. Norėdami eksportuoti visus rodinyje rodomus įrašus, palikite šį žymės langelį nepažymėtą.

    Pastaba :  Jei jokie įrašai nepažymėti, žymės langelis išlieka neprieinamas (neryškus).

  8. Spustelėkite Gerai.

    Jei eksportavimo operacija nepavyksta dėl klaidos, programa „Access“ rodo pranešimą, kuriame aprašoma klaidos priežastis. Arba „Access“ eksportuoja duomenis ir pagal 7 veiksme atliktus pasirinkimus atidaro „Excel“ paskirties darbaknygę. Tada programa „Access“ rodo dialogo langą, kuriame galite sukurti specifikaciją, naudojančią šios eksportavimo operacijos išsamią informaciją.

Puslapio viršus

Ką dar turėčiau žinoti apie eksportavimą?

Puslapio viršus

Trūkstamų ar neteisingų reikšmių trikčių diagnostika

Šioje lentelėje aprašomi įvairūs dažnai pasitaikančių trikčių diagnostikos būdai.

Patarimas :  Jei pastebėjote, kad trūksta tik kelių reikšmių, pataisykite jas „Excel“ darbaknygėje. Kitu atveju pataisykite šaltinio objektą „Access“ duomenų bazėje ir tada pakartokite eksportavimo operaciją.

Problema

Aprašas ir sprendimas

Apskaičiuotieji laukai

Eksportuojami apskaičiuotųjų laukų rezultatai, tačiau neeksportuojamos skaičiavimus lemiančios išraiškos.

Kelių reikšmių laukai

Keletą reikšmių palaikantys laukai eksportuojami kaip reikšmių, atskirtų kabliataškiu (;), sąrašas.

Paveikslėliai, objektai ir priedai

Grafiniai elementai (pvz., logotipai, OLE objektų laukų turinys ir priedai, kurie yra šaltinio duomenų dalis) neeksportuojami. Įtraukite juos į darbalapį neautomatiniu būdu, kai užbaigsite eksportavimo operaciją.

Diagrama

Kai eksportuojate formą, kurioje yra „Microsoft Graph“ objektas, jis neeksportuojamas.

Duomenys netinkamame stulpelyje

Gautame darbalapyje esančios neapibrėžtos reikšmės kartais pakeičiamos duomenimis, kurie turėtų būti kitame stulpelyje.

Trūkstamos datos reikšmės

Ankstesnės nei 1900 m. sausio 1 d. datos reikšmės neeksportuojamos. Atitinkamuose darbalapio langeliuose bus neapibrėžtos reikšmės.

Trūkstamos išraiškos

Reikšmėms apskaičiuoti naudojamos išraiškos į programą „Excel“ neeksportuojamos. Eksportuojami tik apskaičiavimų rezultatai. Baigę eksportavimo operaciją, pridėkite formules rankiniu būdu.

Trūkstamos papildomos formos, papildomos ataskaitos ir papildomi duomenų lapai

Eksportuojant formą, ataskaitą ar duomenų lapą, eksportuojama tik pagrindinė forma ar duomenų lapas. Kartokite eksportavimo operaciją su kiekviena papildoma forma ar papildomu duomenų lapu, kurį norite eksportuoti.

Trūkstami ar netinkamai formatuoti stulpeliai

Jei gautame darbalapyje nė vienas stulpelis nėra formatuotas, kartokite eksportavimo operaciją būdami tikri, kad vedlyje pažymėjote žymės lauką Duomenis eksportuoti kartu su formatavimo ir maketo parametrais. Ir atvirkščiai, jei kai kurie stulpeliai yra formatuoti kitaip nei šaltinio objekto versijoje, pritaikykite formatavimą neautomatiniu būdu naudodami programą „Excel“.

Stulpelio formatavimas naudojant programą „Excel“

  1. Atidarykite „Excel“ paskirties darbaknygę ir darbalapį, kuriame yra eksportuoti duomenys.

  2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelį ar pažymėkite langelių diapazoną, tada spustelėkite Formatuoti langelius.

  3. Skirtuko Skaičius dalyje Kategorijos pasirinkite formatą, pvz., Tekstas, Skaičius, Data ar Laikas.

  4. Spustelėkite Gerai.

Stulpelyje esanti reikšmė #

Stulpelyje, kuris atitinka formos lauką Taip/ne, gali būti rodoma reikšmė #. Priežastis gali būti ta, kad eksportavimo operacija buvo pradėta iš naršymo srities arba kai buvo naudojamas formos rodinys. Norėdami išspręsti šią problemą, prieš pradėdami eksportuoti duomenis, atidarykite formą naudodami duomenų lapo rodinį.

Klaidos indikatoriai ar klaidų reikšmės

Patikrinkite, ar langeliuose nėra klaidos indikatorių (žalių trikampių kampuose) arba klaidos reikšmių (ženklu # prasidedančių eilučių vietoj atitinkamų duomenų).

Puslapio viršus

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×