Dokumentų rinkinių įvadas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Dokumentų rinkinys – tai susijusių dokumentų grupė, kurią galima tvarkyti kaip vieną visumą. Vienu veiksmu galite sukurti dokumentų rinkinį ir tada apibrėžti jo charakteristiką ir metaduomenis. Rinkinį galite tvarkyti kaip vieną visumą.

Šiame straipsnyje

Kas yra dokumentų rinkinys?

Ką galima daryti su dokumentų rinkiniu?

Kas yra dokumentų rinkinys?

Dirbdami su daugeliu projektų žmonės dažnai sukuria visą susijusių dokumentų rinkinį. Kai kuriais atvejais šis dokumentų rinkinys gali būti projekto rezultatas arba „pristatomasis“. Pvz., profesionali paslaugų kompanija, atsakydama į galimo kliento pasiūlymo užklausą, gali sukurti „prekių partijos žurnalą“. Prekių partijos žurnale gali visada būti šių dalių, kurių kiekviena tinkinama pagal konkrečius tam tikro projekto reikalavimus:

  • Paslaugų kompanijos pristatymas

  • Stipriųjų bei silpnųjų vietų, galimybių ir grėsmių (SWOT) analizė

  • Verslo planas

  • Kompanijos lyginamoji analizė

Kitais atvejais šis dokumentų rinkinys gali nurodyti skirtingus informacijos tipus, palaikančius didesnį projektą ir pasibaigiančius kokio nors kito elemento sukūrimu arba pristatymu. Pavyzdžiui, gamybos įmonė gali sukurti standartinį dokumentų, susijusių su kiekvieno gaminamo produkto dizainu, testavimu ir gamyba, rinkinį.

Šiuos dokumentus galima kurti tuo pačiu metu arba keliomis fazėmis. Dokumentus kurti arba peržiūrėti gali vienas asmuo arba daug žmonių. Visi dokumentai gali būti to paties formato (pvz., „Word“ dokumentai). Arba dokumentai gali būti skirtingų failo formatų (pvz., „Word“ dokumentai, „OneNote“ bloknotai, „PowerPoint“ pateiktys, „Visio“ diagramos, „Excel“ darbaknygės ir kt.).

Dokumentų rinkiniai organizacijoms gali padėti lengviau tvarkytis su šiomis situacijomis. Dokumentų rinkinys organizuoja kelis susijusius dokumentus į vieną rodinį, kuriame su dokumentais galima dirbti ir juos tvarkyti kaip vieną visumą. Sukūrę naują dokumentų rinkinį iš tikrųjų sukuriate naują turinio tipą. Turinio tipas tampa galimas visame svetainių rinkinyje ir galite konfigūruoti kiekvieno skirtingo kelių dokumentų darbo produkto naują dokumentų rinkinio turinio tipą.

Dokumentų rinkinio turinio tipą įtraukus į biblioteką, naujus dokumentų rinkinio atvejus vartotojai gali kurti taip pat, kaip kuriamas vienas dokumentas.

Puslapio viršus

Ką galima daryti su dokumentų rinkiniu?

Yra kelios specifinės dokumentų rinkinio turinio tipo funkcijos, dėl kurių sėkmingai kurti ir tvarkyti kelių dokumentų darbo produktus yra paprasčiau. Konfigūruodami dokumentų rinkinio turinio tipą galite atlikti bet kurį iš šių veiksmų:

Tinkinti pasveikinimo puslapį    dokumentų rinkinio, kuriame yra visą susijusią informaciją, kurių reikia nustatyti. Pasveikinimo puslapis yra puslapio dalis, galite nustatyti Rodyti projekto informacija arba išteklių, galinčių padėti komandos nariams, kurie dirba su dokumentų rinkiniu (pvz., projekto laiko planavimo juosta, saitai į išteklius ir kt.). Taip pat rodomas sąrašas dokumentų, įtrauktų į rinkinį.

  • Nurodyti numatytąjį turinį    , kurį norite automatiškai sukurti ir įtraukti į kiekvieną naują dokumentų rinkinio egzemplioriaus. Turite tam tikrų dokumentų automatiškai įtraukiami ir galite kontroliuoti, šablonai, kad žmonės galėtų naudoti. Galite būti tikri, kad numatytasis dokumentai yra tinkamas turinio tipus. Pvz., jei jūsų organizacija turi ženklą šablonus, kuriuos galite naudoti tam tikrų tipų ryšių, galite nusiųsti šiuos konfigūruojant dokumentų rinkinio turinio tipą.

  • Nurodyti leidžiamus turinio tipus    Nurodyti leidžiamus turinio tipus, kuriuos galima naudoti su dokumentų rinkiniu (pvz., dokumentų failai, vaizdai, garso arba vaizdo įrašai).

  • Nurodyti bendrinamus metaduomenis    Nurodyti bendrinamus metaduomenis ir metaduomenų stulpelius, kuriuos norite taikyti visiems rinkinio dokumentams. Sukūrus dokumentų rinkinį, numatytieji dokumentai automatiškai parengiami su metaduomenimis ir bendrinamus metaduomenis galite rodyti pasveikinimo puslapyje.

  • Priskirti darbo eigas    Priskirti dokumentų rinkinyje naudoti norimas darbo eigas. Dokumentų rinkiniuose galite naudoti įprastas peržiūros arba patvirtinimo darbo eigas ir visas dokumentų rinkinys bus apdorojamas darbo eigos etapais, lyg tai būtų vienas failas. Be to, jūsų organizacija gali kurti pasirinktines dokumentų rinkinių darbo eigas.

  • Siųsti dokumentų rinkinius    Siųsti dokumentų rinkinius turinio tvarkytuvui, kad jie būtų nukreipti į tikslinį aplanką, svetainę arba biblioteką.

Įtraukus dokumentų rinkinio turinio tipą į biblioteką, svetainės vartotojai gali naudoti jiems žinomas dokumentų tvarkymo funkcijas ir specialiąsias Dokumentų rinkinio funkcijas.

Dokumentų rinkinio autoriai gali atlikti bet kurią iš šių užduočių:

  • Paprastai ir greitai kurti naujus kelių dokumentų darbo produktus naudojant dokumentų bibliotekos komandą Naujas dokumentas.

  • Fiksuoti dokumentų rinkinio esamų ypatybių ir dokumentų versijos istorijos momentinę kopiją.

Pradėti viso dokumentų rinkinio arba atskirų dokumentų rinkinio elementų darbo eigas ir tvarkyti įprastas užduotis, pvz., peržiūros ir patvirtinimo užduotis.

  • Išsiųsti dokumentų rinkinio saitą el. paštu.

  • Naudoti komandą Siųsti, kad būtų galima perkelti arba kopijuoti dokumentų rinkinį į kitą vietą (paskirties vieta turi būti konfigūruojama centrinio administravimo puslapyje).

  • Tvarkyti dokumentų rinkinio teises.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×