Dokumentų naikinimo strategijas programoje "SharePoint Server 2016" apžvalga

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Jūsų organizacija gali būti reikalaujama išlaikyti tam tikro laiko dėl atitikties teisės, dokumentų ar kitų verslo poreikius. Tačiau, jei jūsų organizacija saugo dokumentus ilgiau nei būtina, galite sukurti nereikalingų teisinė rizika. Dokumentų naikinimo politiką, aktyviai gali sumažinti riziką panaikindami automatiškai dokumentus svetainėje po tam tikro laiko, pvz., galite panaikinti dokumentus "OneDrive" vartotojų, verslo svetainių penkerių metų sukurtus dokumentus.

Dokumentų naikinimo strategijas yra galinga dar lankstus, pvz., galite:

  • Leisti svetainės savininkams ir pasirinkite iš strategijas, kurios centralizuotai kūrimas ir valdymas. Taip pat galite leisti svetainės savininkams atsisakyti iš viso, jei jie nusprendžia strategiją netaikomas jų turinio.

  • Taikyti vieną privalomos strategiją visose svetainėse svetainių rinkinyje, pvz., visus "OneDrive" verslui svetainių ar net taikyti strategiją visuose svetainių rinkiniuose, sukurta naudojant konkrečios svetainės rinkinio šabloną, pvz., komandos svetainės šabloną.

  • Pateikite numatytąją strategiją numatytąją taisyklę, kuri bus automatiškai pritaikyti be jokių veiksmų iš svetainės savininkams.

  • Sukurti strategiją, kuri apima kelias naikinimo taisykles, kurios svetainės savininkas gali pasirinkti.

Galite kurti ir valdyti dokumentų naikinimo strategijas strategiją atitikties centre.

Atitikties strategija centre

Kada naudoti dokumentų naikinimo strategijas

Be dokumentų naikinimo strategijas, SharePoint Server 2016 suteikia šiuos saugojimo strategijų svetainės turinį:

Visų tipų strategijos geriausiai tinka tam tikro tipo svetainės ar duomenų. Pvz., jūsų organizacija gali turėti labai struktūrinių svetainę, kuri naudoja turinio tipus, pvz., "finansinė sutartis" svetainės arba žinių bazės straipsniuose. Tokiu atveju, galite naudoti turinio tipo strategijas. Ar jūsų organizacija gali reikėti Išsaugoti teisiniai dokumentai, šiuo atveju gali naudoti turinio tipus ir įrašų centro svetainės įgyvendinti failų plane.

Dokumentų naikinimo strategijas nepakeičia įrašų valdymo ar informacijos tvarkymo strategijas, kurios geriausiai tinkantys susisteminti duomenys ir turinio tipus. Vietoj to, naudodami dokumentų naikinimo strategijas kai reikia plačiai valdymas Automatinis panaikinimas nestruktūruotus duomenis, pvz., "OneDrive" verslui svetainių ir komandos svetaines.

Svetainės turinio saugojimo funkcijų schema

Jei taikote dokumentų naikinimą strategijos į svetainę, kurioje jau naudoja informacijos tvarkymo strategijas, tų strategijų nepaisoma, kai dokumentų naikinimo strategija. Tai reiškia, kad turite planą svetainės naudoti tik strategijas, skirtas struktūrinių arba nestruktūriniai turinį, o ne juos abu. Daugiau informacijos, kaip dokumentų naikinimą strategijos pakeičia kitas strategijas, ieškokite taikyti ar šalinti dokumentų naikinimo politika svetainės.

Skirtingai nei kitos strategijos dokumentų naikinimą strategijos veikia tik dokumentų bibliotekų, sąrašų nėra.

Naikinimo strategijas ir taisykles

Dokumentų naikinimo politika yra viena arba daugiau taisyklių, nurodytą naikinimas:

  • Laiką iki naikinimą.

  • Ar naikinimą data nuo kada sukurta arba paskutinį kartą modifikavo dokumentą.

  • Ar naikinti dokumentą visam laikui arba į šiukšlinę.

Jei strategija yra daugiau nei viena taisyklė, svetainių savininkai gali pasirinkite taisyklę, kuri labiausiai tinka jų turinio.

Naujo puslapio taisyklės

Strategijas ir užduotys

Sukūrus dokumentų naikinimo strategiją, galite priskirti į svetainių rinkinio šabloną, pvz., galite priskirti strategiją "OneDrive" verslui šabloną, kad ji apimtų kiekvieno vartotojo "OneDrive" verslui. Priskyrus strategiją į svetainių rinkinio šabloną, taikoma visuose svetainių rinkiniuose jau sukurtą pagal tą šabloną, be jokių svetainių rinkinių, sukurtas pagal tą šabloną, kad ateityje.

Priskirti į "OneDrive" verslui šablonu

Taip pat galite priskirti strategiją konkretaus svetainių rinkinio – daro tiek parametrų pakeitimus, bet strategijas, kurios buvo priskirtas šablonu svetainių rinkinio. Pvz., gali priskirti strategijos komandos svetainės šabloną, bet perrašyti jas taikydami skirtingus strategijas pagal tą šabloną sukurtą konkrečių svetainių rinkinio.

Vienas privalomas strategija arba pasirinkti iš kelių strategijų

Priskyrus strategiją, galite padaryti ją privaloma, galima priskirti tik šią politiką, ir kad jis bus taikomas visų svetainių rinkinio svetaines. Svetainės savininkai negali atsisakyti privalomos strategiją, tai reiškia, kad svetainės dokumentų bus taikomos naikinti strategijos jokiais atvejais.

Pažymėti strategijos kaip privalomos parinktis

Vietoj to, kad vienas strategijos privalomos, taip pat galite priskirti kelių strategijų į svetainių rinkinį, kuris leidžia kiekvieną svetainės savininkas, pasirinkti, kokias taikyti į savo svetainę, arba net visiškai atsisakyti. Pavyzdžiui, galite sukurti vieną strategiją bendra verslui dokumentų ir kitą strategiją finansinių dokumentų, kuriuose yra skirtingų saugojimo plano. Svetainės savininkas dažnai žino geriausiai, koks turinys, savo svetainėje yra, todėl kokias dokumentų naikinimą taikyti. Kiekvienos svetainės gali būti tik viena strategija taikoma.

Viena taisyklė arba rinktis iš kelių taisykles

Paeiliui, kiekvieną strategijos gali turėti daug taisyklių – pvz., naikinimą strategijos Bendra verslo dokumentų gali turėti du taisykles:

  • Dokumentai, kurio nereikia saugojimo pagal teisinių įsipareigojimų arba vykstančius įmonei nėra saugomi vėliau nei vieneri metai nuo sukūrimo.

  • Dokumentai, reikalingi aktyvūs, šiuo metu versle, kurių reikia daugiau nei vieneri metai, nėra saugomi daugiau nei trejų metų nuo sukūrimo.

Svetainės savininkas, galite nustatyti, kad jų svetainėje yra verslo dokumentus, pasirinkite šią naikinimo strategiją, ir pasirinkite tinkamą taisyklę strategiją. Tik galite pasirinkti taisyklę strategiją, taikomą svetainę (bet ne iš bet kurios politikos) ir taisyklė bus taikoma visus svetainės dokumentų bibliotekas.

Ryšio svetainių rinkiniuose, strategijas ir taisykles

Tai yra pagrindiniai ryšį:

Svetainių rinkinio arba svetainės rinkinio šabloną gali turėti vieną priskirtą strategijas ir kiekvienas tų strategijų gali turėti vieną arba daugiau taisyklių. Tačiau, gali būti tik viena strategija suaktyvintas per svetainės, ir gali būti tik vienas naikinti taisyklę, kuri yra aktyvi, bet kuriuo metu bibliotekų svetainės.

Diagrama, rodanti strategijas ir taisykles

Paveldimos dokumentų naikinimo strategijas

Pvz., teises, naršymo ir daugelis kitų svetainės funkcijų, paveldimos dokumentų naikinimo strategijas. Svetainės savininkas, galite pasirinkti dokumentų naikinimo politika savo svetainės ir visų antrinių svetainių paveldi pirminio strategiją. Antrinės svetainės savininkas gali nutraukti paveldėjimą, pasirinkdami kitą politiką ir taisyklės derinys, ir tos strategijos taikomas visas antrines svetaines, kol paveldėjimą neveikia dar kartą.

Dokumentų naikinimą strategijų priskyrimas pirmą kartą

Svarbu suprasti, kad dokumento nurodytą laikotarpį naikinimą strategijos reiškia laiką nuo dokumento sukurtą ar modifikuotą, nėra laiko, nes strategija buvo priskirtas. Pvz., gali būti sukurti dokumentų naikinimo strategiją, kuri visam laikui panaikinamas dokumentų dvejus metus, po to, kai jie buvo sukurti, ir priskyrimas tos strategijos į svetainių rinkinio šabloną, kuriame keletą svetainių rinkinių buvo sukurtas keturių ar penkių metų. Šiuo atveju tikėtina, kad esamų svetainių rinkinių, kuriuose yra daug dokumentų, kurie jau yra daugiau negu dviejų metų, išreikštą naikinimą strategijos – tai reiškia, kad netrukus po to, kai priskyrimas dokumentų naikinimą strategija pirmą kartą bus panaikintas daug turinio.

Jei strategija pirmą kartą, visi dokumentai svetainėje įvertinamos ir, jei jie neatitinka kriterijų, jie bus panaikintas. Tai taikoma visus esamus dokumentus, nes buvo priskirtas strategija ne tik nauji dokumentai. Ir nepamirškite, kad laikotarpio yra amžiaus kiekvieno dokumento ne iš laiko kai strategija pirmą kartą buvo priskirtas.

Todėl prieš priskirti strategiją svetainės pirmą kartą, pirmiausia turėtumėte atsižvelgti esamą turinį ir kaip strategijos gali turėti įtakos to esamą turinį. Taip pat galite pranešti naują strategiją svetainių savininkai prieš priskyrimą, suteikti laiko jiems įvertinti galimą poveikį.

Vėlavimo laikas dauginimo strategijas

Po to, galite priskirti strategijų svetainių rinkinio, svetainių savininkai naudoti Dokumentų naikinimą strategijos saitas Svetainės parametrų puslapio, norint peržiūrėti ir taikyti strategijas galima svetainę.

Dokumentų naikinimo strategijos saitas nebus rodoma, nebent strategijų priskirtų į svetainių rinkinį. Be to, saitas nerodomas iš karto po to, kai strategijas, kurios priskirtos svetainės, gali būti iki 24 valandų tarpas nuo kada strategijas priskiriamos pasirodžius Dokumentų naikinimą strategijos saitas

Dokumentų naikinimas strategijos saitas

Kaip dokumentų naikinimą strategijos veikia su vietoje strategijas

Yra laikymo vietoje užtikrina, kad visas turinys išlaikomas tam tikro laiko, kai dokumentų naikinimo politika užtikrina, kad visas turinys bus panaikinta po tam tikro laiko.

Jei norite išsaugoti dokumentus nustatytos trukmės laikotarpiui, į sulaikymą vietoje strategiją galite naudoti kartu su naikinimo politikos. Pvz., dokumentų gali turėti trejų metų po to, kai jie pakeisti, ir nustatykite naikinimą strategijos naikinti dokumentus po trejų metų nuo paskutinio modifikavimo.

Atkreipkite dėmesį, kad naikinimo strategijos negali nepaisyti, sulaikymą vietoje. Jei svetainė yra sulaikyta ir dokumentų naikinimo politika panaikina dokumentą, tada dokumentą bus galima išsaugoti išsaugojimas laikykite bibliotekoje taip pat taip, tarsi dokumentas buvo panaikinti rankiniu būdu. Daugiau informacijos ieškokite apžvalga vietoje laikykite programoje "SharePoint Server 2016".

Teisės

Atitikties komandos nariams, kurie naudos strategiją atitikties centre reikia teisių ir strategijos centro ir svetainių rinkinius strategijas taikys. Mes rekomenduojame, kad jūs:

  1. Sukurkite saugos grupę, kurioje yra visi vartotojai atitikties strategija centro – greičiausiai atitikties komandos.

  2. Strategiją atitikties centre, saugos grupės įtraukimas į svetainių rinkinio savininkus grupę.

  3. Kiekvienam svetainių rinkiniui, jums reikia priskirti dokumentų naikinimo strategijas, svetainių rinkinio savininkus grupę įtraukti saugos grupę.

Daugiau informacijos

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×