Dokumentų centro svetainės naudojimas

Dokumentų centro svetainės naudojimas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

„SharePoint“ siūlo daug turinio valdymo funkcijų ir ją galima pritaikyti. Jei turite šimtus arba tūkstančius dokumentų, vaizdo įrašų ir t. t., kuriuos reikia valdyti, naudokite dokumentų centro svetainės šabloną (įtrauktas į „SharePoint“ pagal numatytuosius nustatymus). Šis šablonas optimizuotas valdyti didelį kiekį dokumentų. Jis padės taupyti laiką ir efektyviau dirbti. Be to, „SharePoint“ yra dokumentų centro svetainės šablonas. Šablone įdiegtos pagrindinės funkcijos, pvz., dokumentų versijos, dokumentų ID, dokumentų rinkiniai, metaduomenų naršymas ir turinio tipai.

Dokumentų centro svetainė tinka abiem scenarijams:

  • Kūrimo aplinka    Dokumentų centro kūrimo aplinkoje vartotojai kuria ir redaguoja tūkstančius dokumentų arba medijos elementų, saugomų centrinėje saugykloje.

  • Turinio archyvas    Turinio archyve, pvz., žinių bazėje, vartotojai laiko arba peržiūri dokumentus.

Šiame straipsnyje aprašytos dokumentų centro svetainės šablono funkcijos ir, kaip sukurti dokumentų centro svetainę.

Norėdami sukurti dokumentų centro, skaitykite šablonų naudojimas, kurti įvairių tipų "SharePoint" svetainės

Kas yra dokumentų centro svetainėje?

Dokumentų centro svetainės šablone yra funkcijų, kurios leidžia lengviau ir efektyviau kurti ir valdyti didelius dokumentų rinkinius. Daugeliu atvejų svetainės savininkas gali atskirai įtraukti kiekvieną funkciją. Tačiau dokumentų centro svetainės šablonas automatiškai įgalina rekomenduojamas dokumentų valdymo funkcijas. Šiuose skyriuose trumpai aprašytos šios funkcijos.

Dokumentų centro svetainę galite naudoti kaip kūrimo aplinką arba turinio archyvą. Kūrimo aplinkoje vartotojai dažnai paima ir užrakina bei įrašo ir atrakina failus ir kuria tų failų aplankų struktūras. Versijų kūrimas yra įgalintas, todėl gali būti 10 arba daugiau ankstesnių kiekvieno dokumento versijų. Be to, darbo eigos gali kontroliuoti dokumentų gyvavimo ciklus.

Turinio archyve priešingai – kūrimo yra labai mažai. Vartotojai tik peržiūri arba nusiunčia dokumentus. Dokumentų centro svetainės šablonas palaiko turinio archyvo tipo, vadinamo žinių bazės archyvais, kūrimą. Paprastai žinių bazėse pateikiama viena dokumento versija, o svetainėje telpa milijonai failų. Esant tipiškam scenarijui, pvz., techninės pagalbos centras didelėje organizacijoje, 10 000 vartotojų gali kreiptis į jį tik paskaityti. Vartotojų pogrupis nuo 3 000 iki 4 000, gali siųsti į svetainę naują turinį.

Šie elementai aprašo dalį „SharePoint“ funkcijų, kurias galite įtraukti į dokumentų centro svetainę. Šiame sąraše aprašytos tik kelis galimos funkcijos. Papildydamos šias funkcijas, daugelis įmonių tinkina dokumentų centro išvaizdą ir naršymą ir įtraukia pritinkintų puslapio dalių, skirtų unikalioms įmonės funkcijoms.

Valdomi metaduomenys yra sistema, kuri priskiria tam tikras sąlygas „SharePoint“ dokumentams. Naudodami šias sąlygas, galite klasifikuoti dokumentus. Taip pat naudodami metaduomenis galite kurti našius naršymo įrankius vartotojams, kad jie galėtų greitai rasti reikalingus elementus.

Tarkime, įmonė turi žinių bazės saugyklą, kurioje yra straipsnių, padedančių spręsti produktų problemas. Galite sukurti metaduomenų sąlygas, kad vartotojai galėtų filtruoti informaciją pagal produktus, problemų tipus ir kitas charakteristikas.

Dokumentų centro svetainėje kiekviena turinio dalis gauna unikalų ID, nesusijusį su dokumento vieta, pvz., URL saitas. Todėl perkėlus arba pervardijus dokumentą ID išlieka. Taigi naudodami ID, galite sukurti pastovų dokumentų saitą ir išvengti laiką gaišinančių sugedusių saitų.

Dokumentų versijos automatiškai įgalinamos dokumentų centro svetainėje. Tai reiškia, kad automatiškai kuriama visų skirtingų dokumentų versijų istorija. Pvz., peržiūrinti dokumentą įrašomi visi naujinimai, kontaktų atsakikliai ir t. t. Be to, kilus problemų dėl dabartinės straipsnio versijos, galite greitai grąžinti paskutinę žinomą gerą versiją.

Turinio tipas yra konkretus turinys ir jo parametrų grupė. Sukūrus tam tikro turinio tipo dokumentą, is automatiškai gauna visus atitinkamus to turinio tipo parametrus. Pvz., dokumentų centre gali būti turinio tipų kolekcija – skirtingos dokumentų rūšys, vaizdo įrašai, šablonai ir kt.

Turinio tvarkytuvas nėra automatiškai įtraukiamas į dokumentų centro svetainę. Tačiau daugelis vartotojų jį įtraukia. Turinio tvarkytuvas yra „SharePoint“ funkcija, kuri leidžia valdyti visą organizaciją ir elementų struktūrą. Naudodamas metaduomenis arba turinio tipus, turinio tvarkytuvas gali automatiškai nukreipti dokumentus ir kitus elementus į konkrečias vietas. Pvz., žinių bazėje turinio tvarkytuvas gali automatiškai nukreipti visus naujus pateikimus į konkrečią biblioteką, kurioje kaupiami straipsniai apie tam tikrą produktą.

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×