Darbo su programa Access 2007 pradžia

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Atsižvelgdami į tai, ar programą Access naudojate pirmą kartą, ar perkeliate duomenis iš kitos duomenų bazės arba skaičiuoklės programos į Access, ar naujinate ankstesnę Access versiją, pradėti dirbti su programa Microsoft Office Access 2007 galite keliais būdais. Šiame straipsnyje aprašomi klausimai, kurie gali kilti kiekvienoje iš šių situacijų.

Ką norėtumėte daryti?

Paleiskite "Access" naudojimas pirmą kartą

Duomenų importavimas iš skaičiuoklės ar kitos programos

Naudokite ankstesnės versijos duomenų bazę kelis programos "Access" versijose

Programos Access naudojimas pirmą kartą

Programoje Office Access 2007 yra patobulinimų, kurie duomenų bazės kūrimo procesą padaro lengvesnį nei bet kada. Vartotojai, kūrę duomenų bazes programoje Access anksčiau, įvertins tai, kaip šios naujos ir patobulintos priemonės pagreitina kūrimo procesą.

Paleidus programą Office Access 2007, pirmasis rodomas vaizdas yra puslapis Darbo su Microsoft Office Access pradžia (nebent paleidote programą Access dukart spustelėję tam tikrą Access duomenų bazės failą – šiuo atveju bus atidaryta ta duomenų bazė). Puslapis Darbo su Microsoft Office Access pradžia yra pradžios taškas, kuriame galite pasirinkti kurti naują duomenų bazę, atidaryti esamą duomenų bazę ar peržiūrėti Microsoft Office Online turinį.

Duomenų bazės kūrimas naudojant šabloną

Atsisiųskite šabloną iš Microsoft Office Online

Duomenų bazės kūrimas nuo pradžių

Tuščios duomenų bazės kūrimas

Lentelės įtraukimas

Įklijuokite duomenis iš kito šaltinio į "Access" lentelėje

Duomenų importavimas iš kitų šaltinių

Atidarykite esamą Access duomenų bazę

Access 2010 turi galingus įrankius, kad būtų lengviau sekti, ataskaitos, ir bendrinate savo duomenis.

Duomenų bazės kūrimas naudojant šabloną

Programoje „Access“ pateikiami įvairūs šablonai, kuriuos galite naudoti norėdami pagreitinti duomenų bazės kūrimo procesą. Šablonas yra naudoti paruošta duomenų bazė, kurioje yra visos tam tikrai užduočiai atlikti reikalingos lentelės, užklausos, formos ir ataskaitos. Pvz., šablonai gali būti naudojami norint sekti problemas, tvarkyti kontaktus ar registruoti išlaidas. Kai kuriuose šablonuose yra keletas pavyzdinių įrašų, padedančių pademonstruoti jų naudojimą. Šabloninės duomenų bazės gali būti naudojamos tokios, kokios yra, arba galite jas tinkinti, kad geriau atitiktų jūsų poreikius.

  1. Jei programa Access dar nepaleista, paleiskite ją.

    Jei duomenų bazė jau atidaryta, norėdami rodyti puslapį Darbo su Microsoft Office Access pradžia, atlikite šiuos veiksmus:

    • Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir tada spustelėkite Uždaryti duomenų bazę. Mygtuko paveikslėlis

      Puslapis Darbo pradžia su programa „Microsoft Office Access“

  2. Keli šablonai bus rodomi dalyje Tinkle esantys šablonai puslapyje Darbo pradžia su "Microsoft Office Access" , o daugiau atsiranda spustelėjus vieną iš kategorijų pagal Šablonų kategorijos kairėje pusėje, Access langą. Vis dar daugiau galima atsisiųsti iš "Microsoft Office" svetainę (žr. kitame skyriuje, Atsisiųskite šabloną iš Microsoft Office tinkle, išsami informacija).

  3. Spustelėkite norimą naudoti šabloną.

  4. Dešiniojoje programos Access lango pusėje esančioje srityje programa Access lauke Failo vardas pasiūlo duomenų bazės pavadinimą. Galite redaguoti failo vardą ir nurodyti kitą aplanką. Taip pat galite pasirinkti kurti savo duomenų bazę ir susieti ją su Windows SharePoint Services 3.0 svetaine.

  5. Spustelėkite Kurti (arba Atsisiųsti, jei norite atsisiųsti Office Online šabloną).

    Programa Access sukuria ir atidaro duomenų bazę. Rodoma forma, kurioje galite pradėti įvesti duomenis.

    Jei jūsų šablone yra duomenų pavyzdžių, kiekvieną įrašą galite naikinti atlikdami šiuos veiksmus:

    • Spustelėkite norimo naikinti įrašo eilutės antraštę (eilutės antraštė yra laukas arba juosta įrašo kairėje).

    • Skirtuke Pagrindinis , grupėje įrašai spustelėkite Naikinti. Mygtuko paveikslėlis

  6. Norėdami pradėti įvesti duomenis, spustelėkite pirmą tuščią langelį formoje ir pradėkite įvesti. Įvedę keletą įrašų, naudodami naršymo sritį galite pažiūrėti, ar yra kitų formų arba ataskaitų, kurias norėtumėte naudoti.

Šablono atsisiuntimas iš Microsoft Office Online

Jei puslapyje Darbo su Microsoft Office Access pradžia nerandate šablono, atitinkančio jūsų poreikius, didesnio pasirinkimo galite ieškoti Office Online žiniatinklio svetainėje.

  1. Jei programa Access dar nepaleista, paleiskite ją.

    Jei duomenų bazė jau atidaryta, norėdami rodyti puslapį Darbo su Microsoft Office Access pradžia, atlikite šiuos veiksmus:

    • Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir tada spustelėkite Uždaryti duomenų bazę. Mygtuko paveikslėlis

  2. Puslapio Darbo su Microsoft Office Access pradžia apačioje esančioje dalyje Daugiau Office Online spustelėkite Šablonai.

    Naujame naršyklės lange bus rodoma Office Online žiniatinklio svetainė.

  3. Naudodamiesi Office Online svetainėje pateikiamais įrankiais, suraskite ir atsisiųskite norimą šabloną.

  4. Atsisiuntus šabloną, nauja duomenų bazė saugoma viename iš šių aplankų:

    • Windows Vista    c:\Users\user vardas\Dokumentai

    • Microsoft Windows Server 2003 "arba" Microsoft Windows XP    c:\Documents and parametrai\vartotojo vardas\Mano dokumentai

      Kai kitą kartą norėsite dirbi su duomenų baze, atidarykite ją toje vietoje naudodami programą Access arba Windows Explorer.

Į skyriaus pradžią

Duomenų bazės kūrimas nuo pradžių

Jei jūsų poreikių neatitinka nė vienas šablonas arba norite į programą Access importuoti kitos programos duomenis, galite nuspręsti, kad geriau bus kurti duomenų bazę nuo pradžių. Daugumoje programų tai paprastai susiję su vienu iš šių veiksmų arba jais abiem:

  • Naujų lentelių kūrimas, tada duomenų įrašymas, įklijavimas arba importavimas į jas.

  • Duomenų importavimas iš kitų šaltinių, kurio metu kuriamos naujos lentelės.

Jei norite sužinoti daugiau apie duomenų bazės planavimą ir kūrimą arba ryšių, formų ataskaitų arba užklausų kūrimą, žiūrėkite saituose, esančiuose šio straipsnio skyriuje Taip pat žr..

Tuščios duomenų bazės kūrimas

  1. Paleiskite programą Access.

  2. Puslapyje Darbo su Microsoft Office Access pradžia spustelėkite Tuščia duomenų bazė.

    Mygtukas Tuščia duomenų bazė

  3. Srityje Tuščia duomenų bazė esančiame lauke Failo vardas įveskite failo vardą. Jei nepateiksite failo vardo plėtinio, programa Access jį pridės pati. Numatytosios failų vietos yra:

    • Windows Vista    c:\Users\user vardas\Dokumentai

    • Microsoft Windows Server 2003 "arba" Microsoft Windows XP    c:\Documents and parametrai\vartotojo vardas\Mano dokumentai

      Norėdami pakeisti failo vietą, spustelėkite šalia lauko Failo vardas Mygtuko paveikslėlis Naršyti, raskite ir pasirinkite naują vietą ir spustelėkite gerai.

  4. Spustelėkite Kurti.

    Programa Access sukurs duomenų bazę, o duomenų lapo rodinys atidarys tuščią lentelę (pavadintą Lentele1).

  5. Programa Access perkelia žymeklį į pirmąjį tuščią stulpelio Pridėti naują lauką langelį.

    Nauja tuščia lentelė naujoje duomenų bazėje

    Norėdami įtraukti duomenis, pradėkite įvesti tekstą, arba galite įklijuoti duomenis iš kito šaltinio, kaip aprašyta skyriuje įklijuokite duomenis iš kito šaltinio į "Access" lentelėje, šiame straipsnyje.

    Pastabos : 

    • Duomenų įvedimas duomenų lapo rodinyje yra labai panašus į duomenų įvedimą programos Excel darbalapyje. Pagrindinis apribojimas yra tas, kad duomenys turi būti įvedami šalia esančiose eilutėse ir stulpeliuose, pradedant nuo kairiojo viršutinio duomenų lapo kampo. Nebandykite formatuoti savo duomenų įtraukdami tuščias eilutes arba stulpelius, kaip tai galima daryti programos Excel darbalapyje, kadangi taip eikvosite savo lentelės vietą. Lentelėje tik saugomi jūsų duomenys. Visas vaizdinis tų duomenų pateikimas bus atliekamas formose ir ataskaitose, kurias sukursite vėliau.

    • Jums įvedant duomenis, kuriama lentelės struktūra. Kaskart, kai lentelėje pridėsite naują stulpelį, bus apibrėžtas naujas laukas. Programa Access nustato lauko duomenų tipas pagal duomenis, kuriuos įvedate. Pavyzdžiui, jei stulpelyje įvedėte tik datos reikšmes, programa Access nustatys to lauko tipą Data/laikas. Jei vėliau tame lauke bandysite įvesti ne datos reikšmę (pavyzdžiui, vardą ar telefono numerį), programa Access rodys pranešimą, informuojantį, kad ta reikšmė neatitinka stulpelio duomenų tipo. Kai tai įmanoma, turėtumėte planuoti lentelę taip, kad kiekviename stulpelyje būtų vieno tipo duomenys, pavyzdžiui, tekstas, datos, skaičiai ar koks nors kitas tipas. Taip tampa daug lengviau kurti užklausas, formas ir ataskaitas, pasirenkančias tik jūsų norimus duomenis.

    • Daugiau informacijos apie darbą su duomenų lapuose, ieškokite straipsnyje tuščio duomenų lapo atidarymas.

Jei jus domina ne duomenų įvedimo šiuo metu, spustelėkite uždaryti Mygtuko paveikslėlis .

Lentelės įtraukimas

Naują lentelę esamoje duomenų bazėje galite pridėti naudodami įrankius, esančius skirtuko Kūrimas grupėje Lentelės.

„Access“ juostelės paveikslėlis

Norėdami kurti tuščią lentelę duomenų lapo rodinyje, spustelėkite Lentelė. Duomenų lapo rodinį galite naudoti norėdami tuoj pat įvesti duomenis ir leisti programai Access už jus kurti lentelių struktūrą. Arba galite sukurti lentelės struktūrą naudodami maketo rodinys, o tada atgal perjungti duomenų lapo rodinį, kad galėtumėte įvesti duomenis. Neatsižvelgiant į tai, kuriame rodinyje pradedate, visada galite perjungti kitą rodinį naudodami rodinių mygtukus, esančius programos Access lango būsenos juostoje.

Lentelės įtraukimas pradedant duomenų lapo rodinyje    Duomenis duomenų lapo rodinyje galite įvesti iškart ir leisti programai Access kurti lentelės struktūrą jums nematant. Laukų pavadinimai priskiriami iš eilės (1 laukas, 2 laukas ir t. t.); programa Access nustato lauko duomenų tipą pagal jūsų įvedamus duomenis.

  1. Skirtuko kūrimas grupėje lentelės spustelėkite lentelė. Mygtuko paveikslėlis

  2. Programa Access sukuria lentelę ir perkelia žymeklį į pirmąjį tuščią stulpelio Pridėti naują lauką langelį.

    Pastaba : Jei nematote stulpelio Pridėti naują lauką, galbūt esate perjungę dizaino rodinį, o ne duomenų lapo rodinį. Norėdami atgal perjungti duomenų lapo rodinį, naršymo srityje dukart spustelėkite lentelę. Programa Access paragins jus įvesti naujos lentelės pavadinimą ir perjungs duomenų lapo rodinį.

  3. Skirtuko duomenų lapas grupėje laukai ir stulpeliai spustelėkite Naują lauką. Mygtuko paveikslėlis

    Programa Access rodo sritį Laukų šablonai, kurioje yra dažnai naudojamų laukų tipų sąrašas. Jei vilksite vieną iš šių laukų į duomenų lapą, programa Access pridės lauką tokiu pavadinimu ir pakeis jo ypatybes į tam laukui tinkamą reikšmę. Ypatybes galėsite pakeisti vėliau. Lauką turite vilkti į duomenų lapo sritį, kurioje yra duomenų. Rodoma vertikali įterpimo juosta, kurioje nurodoma jūsų lauko vieta.

  4. Norėdami pridėti duomenų, pradėkite juos įvesti pirmame tuščiame stulpelyje. Taip pat galite įklijuoti duomenis iš kito šaltinio, kaip aprašoma toliau šiame straipsnyje.

    • Norėdami pervardyti stulpelį (lauką), dukart spustelėkite jo antraštę ir įveskite naująjį pavadinimą. Naudinga kiekvienam laukui duoti reikšmingą pavadinimą, kad vėliau, matydami jį srityje Laukų sąrašas, galėtumėte pasakyti, kas jame saugoma.

    • Norėdami perkelti stulpelį, pažymėkite jį spustelėję antraštę ir vilkite į norimą vietą. Taip pat galite pažymėti kelis šalia esančius stulpelius ir vilkti juos į naują vietą kartu.

Lentelės įtraukimas pradedant dizaino rodinyje    Dizaino rodinyje pirmiausia reikia sukurti naujos lentelės struktūrą. Tada reikia perjungti duomenų lapo rodinį arba įvesti duomenis naudojant kitą, pavyzdžiui, įklijavimo arba papildymo, metodą.

  1. Skirtuko kūrimas grupėje lentelės spustelėkite Lentelė dizainas. Mygtuko paveikslėlis

  2. Įveskite visų savo lentelės laukų pavadinimus stulpelyje Lauko pavadinimas ir iš sąrašo Duomenų tipas pasirinkite duomenų tipą.

    Pastaba : Jei nematote stulpelių Lauko pavadinimas ir Duomenų tipas, galbūt esate duomenų lapo rodinyje, o ne dizaino rodinyje. Norėdami perjungti dizaino rodinį, spustelėkite programos Access lango būsenos juostoje esantį mygtuką Dizaino rodinys. Programa Access paragins jus įvesti naujos lentelės pavadinimą ir perjungs dizaino rodinį.

  3. Jei norite, stulpelyje Aprašas galite įvesti kiekvieno lauko aprašą. Jūsų įvestas aprašas rodomas būsenos juostoje, kai jame yra įterpimo vieta, ir naudojamas kaip būsenos juostos tekstas visuose valdikliuose, kuriuos sukursite vilkdami lauką iš srities Laukų sąrašas į formą arba ataskaitą, ir visuose to lauko valdikliuose, sukurtuose naudojant formų arba ataskaitų vedlį.

  4. Įtraukę visus savo laukus, įrašykite lentelę:

    • Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką Mygtuko paveikslėlis , tada spustelėkite Įrašyti arba CTRL + S.

  5. Galite pradėti įvesti duomenis į lentelę bet kuriuo metu, perjungę duomenų lapo rodinį, spustelėję pirmąjį tuščią stulpelį ir rašydami. Taip pat galite įklijuoti duomenis iš kito šaltinio, kaip aprašoma kitame skyriuje.

Jei, įvedę šiek tiek duomenų, norite į lentelę įtraukti vieną ar daugiau laukų, galite tai padaryti rašydami duomenų lapo rodinyje esančiame stulpelyje Įtraukti naują lauką arba naudodami skirtuko Duomenų lapas grupėje Laukai ir stulpeliai esančias komandas.

Daugiau informacijos apie lenteles, įskaitant lentelės šablonus, kūrimą ieškokite straipsnyje duomenų bazės lentelių kūrimas.

Į skyriaus pradžią

Duomenų iš kito šaltinio įklijavimas programos Access lentelėje

Jei šiuo metu jūsų duomenys saugomi kitoje programoje, pavyzdžiui, programoje Office Excel 2007, galite juos nukopijuoti ir įklijuoti Access lentelėje. Paprastai šis būdas tinkamiausias, jei jūsų duomenys jau suskirstyti stulpeliais, kaip tai daroma programos Excel darbaknygėje. Jei jūsų duomenys yra teksto apdorojimo programoje, geriausia juos suskirstyti stulpeliais naudojant skirtukus arba prieš duomenis kopijuojant juos konvertuoti į lentelę teksto apdorojimo programoje. Jei jūsų duomenis reikia redaguoti ar keisti (pavyzdžiui, suskirstyti vardus ir pavardes į vardus ir pavardes atskirai), galbūt norėsite tai padaryti prieš kopijuodami duomenis, ypač jei nesate susipažinę su programa Access.

Įklijavus duomenis tuščioje lentelėje, programa Access nustato kiekvieno lauko duomenų tipą pagal juose rastus duomenis. Pavyzdžiui, jei įklijuotame lauke yra tik datos reikšmės, programa Access jam pritaikys duomenų tipą Data/laikas. Jei įklijuotame lauke yra tik žodžiai „taip“ ir „ne“, programa Access jam pritaikys duomenų tipą Taip/Ne.

Programa Access įvardija laukus pagal tai, ką randa pirmojoje įklijuotų duomenų eilutėje. Jei pirmoji įklijuotų duomenų eilutė panaši į kitas, programa Access laiko, kad pirmoji eilutė yra duomenų dalis ir priskiria bendrus pavadinimus (F1, F2 ir t. t.). Jei pirmoji įklijuotų duomenų eilutė nepanaši į kitas eilutes, programa Access laiko, kad ji sudaryta iš laukų pavadinimų. Programa Access laukus atitinkamai įvardija ir į duomenis pirmosios eilutės neįtraukia.

Jei programa Access priskiria bendrus laukų pavadinimus, turėtumėte juos pervardyti kaip galima greičiau, kad išvengtumėte painiavos. Naudokite šią procedūrą:

  1. Įrašykite lentelę.

    • Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką Mygtuko paveikslėlis , tada spustelėkite Įrašyti arba CTRL + S.

  2. Duomenų lapo rodinyje dukart spustelėkite kiekvieną stulpelio antraštę ir įveskite tinkamą kiekvieno stulpelio lauko pavadinimą. Gali atrodyti, kad perrašote duomenis, tačiau stulpelio antraštės eilutėje laikomi laukų pavadinimai, o ne duomenys.

  3. Dar kartą įrašykite lentelę.

Pastaba : Taip pat galite pervardyti laukus perjungę dizaino rodinį ir redaguodami juos ten. Norėdami perjungti dizaino rodinį, naršymo srityje spustelėkite lentelę dešiniuoju pelės mygtuku, tada spustelėkite Dizaino rodinys. Norėdami atgal perjungti duomenų lapo rodinį, dukart spustelėkite lentelę naršymo srityje.

Į skyriaus pradžią

Duomenų importavimas iš kito šaltinio

Galbūt turite duomenų, kuriuos rinkote kitoje programoje ir norėtumėte importuoti į programą Access. Arba galbūt dirbate su žmonėmis, saugančiais duomenis kitose programose, ir norite su jų duomenimis dirbti programoje Access. Bet kuriuo atveju programa Access leidžia lengvai importuoti duomenis iš kitų programų. Galite importuoti duomenis iš Excel darbaknygės, kitos programos Access duomenų bazės lentelės, SharePoint sąrašo ir daugelio kitų šaltinių. Atsižvelgiant į jūsų pasirinkimą, gali skirtis ir importavimo procesas, tačiau šie nurodymai padės jums pradėti:

  1. Skirtuke Išoriniai duomenys, grupėje Importavimas, spustelėkite failo tipo, iš kurio importuojate, komandą.

    „Access“ juostelės paveikslėlis

    Pavyzdžiui, jei importuojate duomenis iš programos Excel darbaknygės, spustelėkite Excel. Jei nematote reikiamo programos tipo, spustelėkite Daugiau.

    Pastaba : Jei dalyje Importavimas nerandate teisingo formato tipo, gali tekti vykdyti programą, kurią naudodami pradžioje sukūrėte duomenis, ir prieš importuojant duomenis į Access įrašyti duomenis dažnai naudojamu formatu (pvz., atskirtojo teksto failas).

  2. Dialogo lange Gauti išorinius duomenis spustelėkite Naršyti, norėdami rasti šaltinio duomenų failą, arba lauke Failo vardas įveskite visą šaltinio duomenų failo maršrutą.

  3. Dalyje Nurodykite, kaip ir kurioje vietoje norite saugoti duomenis dabartinėje duomenų bazėje spustelėkite norimą parinktį. Galite kurti naują importuojamus duomenis naudojančią lentelę, pridėti duomenis prie esamos lentelės arba kurti susietą lentelę, palaikančią saitą su duomenų šaltiniu.

  4. Spustelėkite Gerai.

    Programa Access paleidžia importavimo vedlį.

  5. Vykdykite importavimo vedlio pateikiamus nurodymus. Konkreti vykdoma procedūra priklauso nuo importavimo saito ar parinkties, kurią pasirinkote.

  6. Paskutiniame vedlio puslapyje spustelėkite Baigti.

    Programa Access paklaus, ar norite įrašyti ką tik įvykdytos importavimo operacijos išsamią informaciją.

    • Jei manote, kad ateityje kartosite tą pačią importavimo operaciją, spustelėkite Įrašyti importavimo žingsnius ir įveskite išsamią informaciją.

      Tai padarę, galėsite lengvai atkurti importavimo operaciją skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importavimas spustelėję Įrašyti importavimai ir tada spustelėję Vykdyti.

    • Jei operacijos informacijos įrašyti nenorite, spustelėkite Uždaryti.

Programa Access importuoja duomenis į naują lentelę ir ją rodo naršymo srities dalyje Lentelės.

Norėdami sužinoti daugiau apie tai, kaip į programą Access importuoti duomenis, žiūrėkite saitus, esančius šio straipsnio skyriuje Taip pat žr..

Į skyriaus pradžią

Esamos programos Access duomenų bazės atidarymas

  1. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką Mygtuko paveikslėlis , tada spustelėkite Atidaryti.

  2. Dialogo lange Atidarymas spustelėkite nuorodą arba lauke Kur ieškoti spustelėkite diską ar aplanką, kuriame yra norima duomenų bazė.

  3. Aplankų sąraše dukart spustelėkite aplankus, kol atidarysite aplanką, kuriame yra duomenų bazė.

  4. Radę duomenų bazę, atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Norėdami atidaryti duomenų bazę numatytuoju atidarymo režimu, dukart ją spustelėkite.

    • Norėdami atidaryti duomenų bazę kaip bendrai naudojamą kelių vartotojų aplinkoje, taip, kad jūs ir kiti vartotojai gali tiek skaityti ir rašyti į duomenų bazę, tuo pačiu metu, spustelėkite atidaryti.

    • Norėdami atidaryti duomenų bazę kaip skirtą tik skaityti, kad galėtumėte ją peržiūrėti, tačiau negalėtumėte jos redaguoti, spustelėkite šalia mygtuko Atidaryti esančią rodyklę, tada spustelėkite Atidaryti tik skaityti.

    • Norėdami atidaryti duomenų bazę kaip turinčią išskirtinę prieigą, kad niekas kitas negalėtų jos atidaryti, kai ją atidarę jūs, spustelėkite šalia mygtuko Atidaryti esančią rodyklę, tada spustelėkite Atidaryti išskirtinėmis teisėmis.

    • Norėdami atidaryti duomenų bazę kaip turinčią tik skaityti skirtą prieigą, spustelėkite šalia mygtuko Atidaryti esančią rodyklę, tada spustelėkite Atidaryti išskirtinai tik skaityti. Kiti vartotojai galės atidaryti duomenų bazę, tačiau turės tik skaitymo teises.

Jei negalite rasti duomenų bazę, kurią norite atidaryti   

  1. Dialogo lange Atidarymas spustelėkite nuorodą Mano kompiuteris. Arba lauke Kur ieškoti spustelėkite Mano kompiuteris.

  2. Diskų sąraše dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite diską, kuriame, jūsų nuomone, yra duomenų bazė, tada spustelėkite Ieškoti.

  3. Įveskite savo ieškos kriterijus, tada spustelėkite klavišą ENTER, kad būtų ieškoma duomenų bazės.

  4. Jei duomenų bazė randama, atidarykite ją dukart spustelėję dialogo lange Ieškos rezultatai.

  5. Kadangi ieška buvo inicijuota dialogo lange Atidarymas, kad atsidarytų duomenų bazė, jame turite spustelėti Atšaukti.

Pastaba : Duomenų failą, įrašytą išorinio failo formatu (pavyzdžiui, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange arba Excel), galite atidaryti tiesiogiai. Taip pat galite tiesiogiai atidaryti bet kokį ODBC duomenų šaltinis, pavyzdžiui, Microsoft SQL serverį arba Microsoft FoxPro. Programa Access tame pačiame aplanke, kuriame yra duomenų failas, automatiškai sukuria naują Access duomenų bazę ir į kiekvieną išorinės duomenų bazės lentelę įtraukia saitus.

Patarimai

  • Norėdami atidaryti vieną paskutinį kelis atidarytus, spustelėkite failo vardą sąraše Naujausi atidaryti duomenų bazės puslapyje Darbo su Microsoft Office Access duomenų bazių. "Access" atidaro duomenų bazę, taikant tuos pačius parinkčių parametrus, kad paskutinį kartą atidarėte duomenų bazę. Jei vėliausiai naudotų failų sąrašas nerodomas, spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis ir tada spustelėkite "Access" parinktys. "Access" parinktys dialogo langas. Spustelėkite kategoriją Išsamiau ir sekcijoje, pasirinkite žymės langelį vėliausiai naudotų failų sąrašą . (Taip pat galite nurodyti skaičių vėliausiai naudotų failų, kuriuos norite Rodyti sąrašo vietos, daugiausia – 9).

  • Jei norite atidaryti duomenų bazę paspausdami "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis ir naudodami komandą atidaryti , galite peržiūrėti duomenų bazių, kurias atidarėte anksčiau, spustelėkite Mano naujausi dokumentai , nuorodų sąrašas Atidaryti dialogo lange.

Į skyriaus pradžią

Puslapio viršus

Duomenų importavimas iš skaičiuoklės ar kitos programos

Jei esate susipažinę su kitomis duomenų bazę arba skaičiuoklės programomis, tikriausiai žinote, kaip šios programos veikia ir kokių duomenų bazių naudojami pagrindai. Programa Access skiriasi nuo kitų duomenų bazių programų leidžia kurti sąryšinės duomenų bazės. "Access" suteikia daug būdų, kaip dirbti su kitų duomenų bazių programų, pvz., SQL serverio.

Šiame skyriuje

Importuoti "Excel" darbalapį į "Access"

Importuoti "Excel" darbalapyje kaip lentelę į naują "Office Access 2007" duomenų bazę

Lentelių analizatoriaus vediklis tvarkyti savo duomenų naudojimas

Darbas su duomenimis iš kitų programų

Programos Excel darbaknygės importavimas į programą Access

Dauguma žmonių programą Access tyrinėti pradeda jau sukūrę sąrašą programoje Excel. Programa Excel yra puiki vieta sąrašui sudaryti, tačiau jam didėjant, darosi sunku jį tvarkyti ir nuolat naujinti. Kitas logiškas žingsnis paprastai yra sąrašo perkėlimas į programą Access.

Duomenų bazės lentelė yra struktūra panaši į darbalapį, duomenys saugomi į eilutes ir stulpelius. Todėl dažniausiai lengva importuoti darbalapį į duomenų bazės lentelę. Pagrindinis skirtumas tarp darbalapio duomenų saugojimo ir saugoti duomenų bazėje yra duomenų struktūra. Tiesiog importuoti viso darbalapio kaip naują lentelę duomenų bazėje bus išspręsti problemas, susijusias su tvarkymas ir atnaujinti duomenis, ypač, jei jūsų darbalapyje yra nereikalingų duomenų. Norėdami išspręsti šias problemas, bet turi išskaidyti skaičiuoklės duomenis į atskiras lenteles, kiekvieną su duomenimis susijusių. Daugiau informacijos apie tai, kaip tvarkyti duomenis lentelėse, ieškokite straipsnyje duomenų bazės kūrimo pagrindai.

"Access" funkcijos lentelių analizatoriaus vediklis, kuris padės užbaigti šį procesą. Importavus duomenis į lentelę, vedlys padeda perskirti į atskiras lenteles, kurios yra ne kartojasi kaip vieną iš kitos lentelės duomenis. Taip pat vedlys sukuria reikiamus ryšius tarp lentelių.

Programos Excel darbaknygės kaip lentelės importavimas naujoje programos Office Access 2007 duomenų bazėje

  1. Spustelėkite Microsoft Office mygtuką Mygtuko paveikslėlis , tada spustelėkite Naujas.

  2. Naujosios duomenų bazės pavadinimą įveskite lauke Failo vardas, tada spustelėkite Kurti.

  3. Uždarykite Lentelę1.

    Kai jūsų bus paklausta, ar norite įrašyti Lentelės1 dizaino keitimus, spustelėkite Ne.

  4. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje importavimas spustelėkite "Excel". Mygtuko paveikslėlis

  5. Dialogo lange Gauti išorinius duomenis spustelėkite Naršyti.

  6. Raskite savo failą naudodami dialogo langą Failo atidarymas.

  7. Pažymėkite failą ir spustelėkite Atidaryti.

  8. Dialogo lange Gauti išorinius duomenis įsitikinkite, kad pažymėta parinktis Šaltinio duomenis importuoti į naują lentelę, esančią dabartinėje duomenų bazėje..

  9. Spustelėkite Gerai.

    Paleidžiamas skaičiuoklės importavimo vedlys, kuris užduoda keletą klausimų apie jūsų duomenis.

  10. Vykdykite nurodymus ir spustelėkite Pirmyn arba Atgal, jei norite naršyti po puslapius. Paskutiniajame vedlio puslapyje spustelėkite Baigti.

    Pastaba : Programa Access paklaus, ar norite įrašyti importavimo operacijos, kurią ką tik įvykdėte, išsamią informaciją. Jei manote, kad ateityje kartosite tą pačią importavimo operaciją, spustelėkite Taip ir įveskite išsamią informaciją. Tai padarę, ateityje galėsite lengvai atkurti importavimo operaciją skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importas spustelėję Įrašyti importavimai. Jei nenorite įrašyti išsamios operacijos informacijos, spustelėkite Uždaryti.

Programa Access importuoja duomenis į naują lentelę ir ją rodo naršymo srities dalyje Visos lentelės.

Norėdami tvarkyti duomenis, naudokite lentelių analizatoriaus vedlį

Importavę savo duomenis į Access lentelę, naudodamiesi lentelių analizatoriaus vedliu galite greitai identifikuoti pasikartojančius duomenis. Vedlys pateikia paprastą būdą paskirstyti pasikartojančius duomenis atskirose lentelėse, kad jie būtų saugomi efektyviausiu būdu. Programa Access pradinę lentelę išsaugo kaip atsarginę kopiją ir tada kuria naujas lenteles, kurias galite naudoti kaip savo duomenų bazės programos pagrindą.

  1. Atidarykite programos Access duomenų bazę, kurioje yra jūsų norima analizuoti lentelė.

  2. Skirtuko lapo Duomenų bazės įrankiai grupėje Analizavimas spustelėkite Analizuoti lentelę.

    Paleidžiamas lentelių analizatoriaus vedlys.

    Jei nesate susipažinę su normalizavimo koncepcija, dviejuose įvadiniuose vedlio puslapiuose yra trumpas pradžiamokslis , jame yra ir mygtukai, kuriuos paspaudę galite matyti pavyzdžius. Jei nematote įvadinių puslapių, o vietoj jų matote žymės langelį pavadinimu Rodyti įžanginius puslapius?, pažymėkite jį ir tada dukart spustelėkite Atgal, kad galėtumėte matyti įvadą. Jei perskaitę instrukciją nebenorite matyti įvadinių puslapių, galite atžymėti žymės langelį.

  3. Puslapyje, prasidedančiame sakiniu Kurioje lentelėje yra laukų, kurių daugelio įrašų reikšmės kartojasi?, pažymėkite norimą analizuoti lentelę, tada spustelėkite Pirmyn.

  4. Galite leisti vedliui nuspręsti, kokie laukai kokiose lentelėse bus, arba šį sprendimą galite priimti patys. Jei darysite tai, ką siūlo vedlys, vis dar galėsite keisti lentelių struktūrą kitame vedlio puslapyje.

    Pastaba : Jei leisite vedliui nuspręsti, kokius laukus kokiose lentelėse padėti, jo sprendimai gali būti ne visada tinkami jūsų duomenims, ypač jei duomenų nėra daug. Vedlio darbo rezultatus turėtumėte kruopščiai patikrinti. Kita vertus, vedlys gali pasiūlyti našesnį lentelių tvarkymo būdą nei tas, apie kurį galvojate jūs, tad naudinga bent kartą išbandyti vedlio siūlomus sprendimus. Jei pasiūlymai jums nepatinka, vis dar galite pertvarkyti lenteles neautomatiniu būdu ir visada galite spustelėti Atgal, kad patys pertvarkytumėte visus laukus.

  5. Spustelėkite Pirmyn. Šiame puslapyje turite nurodyti, kuriose lentelėse kurie laukai bus. Jei leisite spręsti vedliui, turėtumėte matyti keletą lentelių, sujungtų ryšių linijomis. Kitu atveju programa Access sukurs tik vieną lentelę, kurioje bus visi laukai. Bet kuriuo atveju šiame puslapyje galite atlikti keitimus.

    • Galite vilkti laukus iš lentelės į tuščią puslapio sritį, kad būtų sukurta nauja lentelė, turinti tuos laukus. Programa Access jus paragins įvardyti lentelę.

    • Galite vilkti laukus iš vienos lentelės į kitą, jei manote, kad joje jie bus saugomi efektyviau.

    • Daugumai lentelių suteikiamas ID arba Sugeneruotas unikalus ID laukas. Jei norite sužinoti daugiau apie ID laukus, dešiniajame viršutiniame vedlio kampe spustelėkite Patarimai.

    • Norėdami anuliuoti keitimą, spustelėkite mygtuką Anuliuoti.

    • Norėdami pervardyti lentelę, dukart spustelėkite jos antraštės juostą, įveskite naują pavadinimą ir spustelėkite Gerai.

  6. Kai sutvarkysite laukus taip, kaip norite, spustelėkite Pirmyn.

  7. Jei vedlys ras įrašų, turinčių labai panašias reikšmes, juos identifikuos kaip galimas tipografines klaidas ir pateiks ekraną, kuriame galėsite nurodyti, ką su jais daryti. Norėdami rasti įrašus, kurie stulpelyje Pataisa turi reikšmių, slinkite sąrašu ir tada spustelėkite atitinkamą elementą išplečiamajame sąraše. Norėdami neleisti vedliui atlikti keitimų, spustelėkite Palikti, kaip yra. Baigę, spustelėkite Pirmyn.

  8. Vedlys paklaus, ar norite kurti užklausą, atitinkančią jūsų pradinę lentelę. Jei pagal pradinę lentelę jau sukūrėte formas ir ataskaitas, sukurti tokią užklausą yra naudinga. Jei pasirinksite Taip, kurti užklausą, vedlys pervardys pradinę lentelę prie jos pavadinimo pridėdamas „_OLD“ ir įvardys naują užklausą naudodamas pradinį lentelės pavadinimą. Formos ir ataskaitos, sukurtos pagal tą lentelę, dabar duomenims gauti naudos užklausą ir veiks kaip anksčiau.

  9. Spustelėkite Baigti.

    Vedlys, kaip nurodyta, sukuria naujas lenteles ir jas atidaro. Baigę peržiūrėti rezultatus, uždarykite jas.

Į skyriaus pradžią

Darbas su kitų programų duomenimis

Programa Office Access 2007 pateikia priemonių, leidžiančių dirbti su duomenimis, saugomais kitose programose.

  • Naujos programos Access duomenų bazės, susietos su duomenimis, įrašytais kitu failo formatu, kūrimas    Programą Access galite naudoti norėdami atidaryti failą, įrašytą kitu failo formatu, pavyzdžiui, dBASE arba skaičiuoklę. Programa Access automatiškai sukuria Access duomenų bazę ir susieja failą už jus.

    1. Paleiskite programą Access.

    2. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką Mygtuko paveikslėlis , tada spustelėkite Atidaryti.

    3. Dialogo lango Atidarymas sąraše spustelėkite norimą atidaryti failo tipą. Jei nesate tikri dėl failo tipo, spustelėkite Visi failai (*.*).

    4. Jei reikia, pereikite į aplanką, kuriame yra jūsų norimas atidaryti failas. Radę failą, dukart jį spustelėkite, kad atidarytumėte.

    5. Vykdykite vedlio nurodymus. Paskutiniajame vedlio puslapyje spustelėkite Baigti.

  • Duomenų importavimas arba siejimas su esama programos Access duomenų baze    Norėdami, kad duomenys būtų programos Access faile, galite arba importuoti juos iš kitų šaltinių ir programų į programos Access lenteles, arba programoje Access sukurti saitą su duomenimis, kad jie liktų pradiniame faile (esančiame Access failo išorėje).

    Duomenų importavimas arba siejimas

    1. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Importavimas spustelėkite formatą, kuriuo saugomi duomenys.

      Galite importuoti arba sieti duomenis, saugomus šiais formatais:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint tarnybos

      • Tekstiniai failai

      • XML failai

      • ODBC duomenų bazės

      • HTML dokumentai

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        Rodomas dialogo langas Gauti išorinius duomenis.

    2. Vykdykite dialogo lange patiekiamus nurodymus.

      Programa Access importuos arba susies duomenis su jūsų duomenų baze. Naudojant didžiąją dalį formatų, turite nurodyti duomenų vietą ir pasirinkti, kaip juos norite saugoti duomenų bazėje.

Į skyriaus pradžią

Puslapio viršus

Ankstesnės versijos duomenų bazės naudojimas keliose programos Access versijose

Jei jūsų Access duomenų bazė arba Access projektas buvo sukurtas naudojant programą Access 2000 arba vėlesnę jos versiją, galite tą duomenų bazę arba projektą naudoti toje programos Access versijoje, kurioje jie buvo sukurti arba bet kurioje vėlesnėje versijoje , net jei įgalinta failo sauga. Pavyzdžiui, programos Access 2000 failai gali būti naudojami programose nuo Access 2000 iki Office Access 2007, o programų Access 2002–2003 failai gali būti naudojami programose nuo Access 2002–2003 iki Office Access 2007.

Gali būti situacija, kai norėsite laikyti duomenis ankstesnėje programos Access versijoje, tačiau vartotojai, naudojantys vėlesnę Access versiją, norės sukurti saitus su tais duomenimis ir tuo pat metu naudotis vėlesnės programos versijos priemonėmis. Sprendimas yra „išorinės“ duomenų bazės sukūrimas naudojant vėlesnę versiją (su formomis, ataskaitomis, užklausomis, makrokomandomis, tačiau be lentelių) ir susiejimas su ankstesnės versijos faile esančiomis lentelėmis. Atsižvelgdami į tai, ar jūsų duomenų bazė laikoma viename faile, ar ji jau perskirta į pirminio / galutinio apdorojimo programa, naudokite šias procedūras.

Vieno failo Access duomenų bazės naudojimas ankstesnėse programos Access versijose

Naudoti pirminio-/ galutinio apdorojimo programa kelis programos "Access" versijose

Vieno failo programos Access duomenų bazės naudojimas ankstesnėse programos Access versijose

Jei visos jūsų programos Access duomenų bazės lentelės, formos ir kiti jos objektai laikomi viename .mdb faile ir norite duomenų bazę naudoti keliose programos Access versijose, galite sukurti naują išorinę duomenų bazę naudodami vėlesnę versiją ir susieti ją su pradiniu failu. Vartotojai, turintys ankstesnę programos Access versiją, vis dar galės naudoti pradinę duomenų bazę. Vartotojai, turintys vėlesnę versiją, galės kurti saitus su tais pačiais duomenimis naudodami naująją išorinę duomenų bazę.

  1. Naudokite šią procedūrą norėdami konvertuoti duomenų bazę į vieną iš trijų vėliausių formatų: Access 2000, Access 2002–2003 arba Access 2007. Ši komanda išsaugo pradinės duomenų bazės formatą ir sukuria jos kopiją jūsų nurodytu formatu.

    • Uždarykite programos Access failą. Jei failas yra kelių vartotojų programos Access duomenų bazė, laikoma serveryje arba bendrai naudojamame aplanke, įsitikinkite, kad jo neatidaręs niekas kitas.

    • Paleiskite programą Access 2007.

    • Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką Mygtuko paveikslėlis , tada spustelėkite Atidaryti.

    • Pereikite į vietą, kurioje yra konvertuotinas failas, ir dukart jį spustelėkite, kad atidarytumėte.

      Jei rodomas dialogo langas Duomenų bazės tobulinimas, kuriame klausiama, ar norite tobulinti duomenų bazę, spustelėkite Ne.

    • Jei paleidus duomenų bazę atsidaro forma, uždarykite ją.

    • Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , nukreipkite žymiklį į Įrašyti kaip, ir tada dalyje įrašyti duomenų bazę kitu formatu, spustelėkite failo formatą, į kurį norite konvertuoti.

    • Dialogo lange Įrašymas kaip įveskite naujos duomenų bazės pavadinimą.

      Pastaba : Jei nesiruošiate įrašyti duomenų bazės kitoje vietoje, jos pavadinimas turi skirtis nuo pradinės duomenų bazės pavadinimo. Bet kuriuo atveju, paprastai geriausia naudoti kitokį pavadinimą, kad būtų galima lengvai atskirti išorinę duomenų bazę nuo galutinės duomenų bazės. Tačiau jei konvertuojate į programos Access 2007 formatą, failo vardo plėtinys pasikeičia iš .mdb į .accdb, tad galite naudoti tą patį failo vardą.

    • Spustelėkite Įrašyti.

  2. Perskirkite konvertuotą duomenų bazę į išorinę arba galutinę taikomąją programą naudodami šią procedūrą:

    • Skirtuko Duomenų bazės įrankiai grupėje Perkelti duomenis spustelėkite Access duomenų bazės. Mygtuko paveikslėlis

    • Dialogo lange Duomenų bazės skaidiklis spustelėkite Perskirti duomenų bazę.

    • Įveskite galutinės duomenų bazės pavadinimą, tada spustelėkite Skaidyti.

  3. Panaikinkite galutinę duomenų bazę, kurią sukūrė duomenų bazės skaldiklio įrankis . Būkite atsargūs, kad nepanaikintumėte pradinės duomenų bazės.

  4. Susieti naują išorinės duomenų bazės pradinės duomenų bazės lentelėmis: skirtuko Duomenų bazės įrankiai grupėje Duomenų bazės įrankiai grupėje spustelėkite Susietų lentelių tvarkytuvas. Mygtuko vaizdas

  5. Spustelėkite Žymėti viską, tada pažymėkite žymės langelį Visada reikalauti naujos vietos.

  6. Spustelėkite Gerai, pereikite į ankstesnės versijos duomenų bazę ir dukart ją spustelėkite.

    Jei viskas eisis gerai, programa Access rodys pranešimą, kad visos pažymėtos susietosios lentelės buvo sėkmingai atnaujintos.

    Dabar galite patobulinti naująją išorinę duomenų bazę, kad ji palaikytų naujas priemones, kuriomis naudojasi vartotojai, išplėtoję savo programų versijas iki Access 2000, Access 2002–2003 arba Access 2007. Vartotojai, turintys ankstesnes versijas, gali toliau naudoti ankstesnės versijos duomenų bazę.

    Jei norite, taip pat galite konvertuoti naująją išorinę duomenų bazę į dar vieną versiją. Pavyzdžiui, jei pradinė duomenų bazė buvo įrašyta Access 2000 formatu, galite sukurti Access 2002–2003 formato išorinę duomenų bazę vartotojams, naudojantiems tą programos versiją, ir Access 2007 formato išorinę duomenų bazę vartotojams, naudojantiems pastarąją versiją. Abi išorinės duomenų bazės versijos siesis su duomenimis, esančiais Access 2000 faile.

Į skyriaus pradžią

Išorinės arba galutinės taikomosios programos naudojimas keliose programos Access versijose

Jei jūsų programos Access duomenų bazė jau yra pirminio / galutinio apdorojimo programa, jums tereikia konvertuoti išorinę duomenų bazę į programų Access 2000, Access 2002–2003 arba Access 2007 failų formatus. Galutinės duomenų bazės keisti nebūtina.

Šioje procedūroje parodoma, kaip naudoti komandą Įrašyti duomenų bazę kaip norint konvertuoti išorinę duomenų bazę į bet kurį iš trijų naujausių formatų: Access 2000, Access 2002–2003 arba Access 2007. Ši komanda išsaugo pradinės duomenų bazės formatą ir sukuria jos kopiją jūsų nurodytu formatu.

  1. Uždarykite išorinę duomenų bazę. Jei failas yra kelių vartotojų programos Access duomenų bazė, laikoma serveryje arba bendrai naudojamame aplanke, įsitikinkite, kad jo neatidaręs niekas kitas.

  2. Paleiskite programą Access 2007.

  3. Spustelėkite „Microsoft Office“ mygtuką Mygtuko paveikslėlis , tada spustelėkite Atidaryti.

  4. Pereikite į vietą, kurioje yra išorinė duomenų bazė, ir dukart ją spustelėkite, kad atidarytumėte.

    Jei rodomas dialogo langas Duomenų bazės tobulinimas, kuriame klausiama, ar norite tobulinti duomenų bazę, spustelėkite Ne.

  5. Jei atidarius duomenų bazę atsidaro forma, uždarykite ją.

  6. Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , nukreipkite žymiklį į Įrašyti kaip, ir tada dalyje įrašyti duomenų bazę kitu formatu, spustelėkite failo formatą, į kurį norite konvertuoti.

  7. Dialogo lange Įrašymas kaip įveskite naujos duomenų bazės pavadinimą.

  8. Spustelėkite Įrašyti.

Dabar galite patobulinti naująją išorinę duomenų bazę, kad ji palaikytų naujas priemones, kuriomis naudojasi vartotojai, išplėtoję savo programų versijas iki Access 2000, Access 2002–2003 arba Access 2007.

Į skyriaus pradžią

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×