Automatinis senesnių elementų archyvavimas

Automatinis senesnių elementų archyvavimas

„Outlook“ aplankas Gauta gali būti labai greitai užpildytas naujais pranešimais, atsakymais ir persiuntimais. Nė nepastebėję jau galite turėti tūkstančius pranešimų. Kontroliuokite „Outlook“ aplanką Gauta ir kitus aplankus perkeldami senesnius elementus, kuriuos norite laikyti, į archyvą. Atlikite tai automatiškai naudodami funkciją Automatinis archyvavimas.

Galite keisti Automatinio archyvavimo vykdymo dažnumą, suarchyvuotų elementų saugojimo vietą ir laikotarpį, kurį elementai išlieka „Outlook“ prieš archyvavimą.

  1. Spustelėkite Failas> Parinktys > Išplėstinės.

  2. Dalyje Automatinis archyvavimas spustelėkite Automatinio archyvavimo parametrai.

  3. Spustelėkite langelį Automatiškai archyvuoti kas n dienų, tada nurodykite, kaip dažnai turi būti vykdomas automatinis archyvavimas.

  4. Pasirinkite visas kitas norimas parinktis, pavyzdžiui, kad senus elementus „Outlook“ panaikintų, o ne archyvuotų.

    Patarimas: Funkcijos Archyvavimas ir Automatinis archyvavimas gali būti nepasiekiamos, jei jūsų pašto profilis jungiasi prie „Exchange Server“. Taip pat gali būti, kad jūsų organizacijoje laikomasi laiškų išsaugojimo taisyklių, kurios neleidžia naudoti Automatinio archyvavimo. Norėdami gauti daugiau informacijos, kreipkitės į sistemos administratorių.

Daugiau informacijos apie automatinio archyvavimo parametrus rasite Automatinio archyvavimo parametrų paaiškinimas.

Atskiro aplanko automatinio archyvavimo parametrų keitimas

  1. Naršymo srities Aplankų sąraše dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką, kurį norite keisti, tada spustelėkite Ypatybės.

  2. Skirtuke Automatinis archyvavimas pasirinkite pageidaujamas parinktis.

Pirmą kartą paleidus „Outlook“, automatinis archyvavimas yra įjungtas kaip numatytasis parametras ir vykdomas kartą per 14 dienų. Galite keisti, kaip dažnai vykdomas automatinis archyvavimas, nurodyti „Outlook“ duomenų failą (.pst), kuris naudojamas archyvuotiems elementams saugoti, ir pasirinkti, kada „Outlook“ aplankuose esantys elementai turi būti archyvuojami.

  1. Pasirinkite Įrankiai > Parinktys, tada pasirinkite skirtuką Kita.

  2. Pasirinkite Automatinis archyvavimas.

    Automatinis archyvavimas įrankių parinkčių dialogo lange

  3. Pasirinkite žymės langelį Automatiškai archyvuoti kas n dienų, tada nurodykite, kaip dažnai turi būti vykdomas automatinis archyvavimas.

  4. Pasirinkite norimas parinktis.

    • Automatiškai archyvuoti kas   Pasirinkite, kaip dažnai turėtų būti vykdomas automatinis archyvavimas. Vienu metu archyvuojant daug elementų gali sulėtėti kompiuterio veikimas. Todėl verta pasirinkti laiko tarpą, kuris sutrumpintų automatinio archyvavimo procesą. Atsižvelkite į tai, kiek elementų paprastai gaunate per tam tikrą laiką, ir atitinkamai pakoreguokite laiko tarpą. Įspėti prieš automatiškai archyvuojant    Pasirinkite šią parinktį, jei norite, kad prieš automatiniam archyvavimui apdorojant „Outlook“ elementus „Outlook rodytų priminimo pranešimą. Pamatę šį pranešimą, galite spustelėti Ne, jei norite atšaukti tą automatinio archyvavimo seansą.

    • Naikinti pasenusius (tik el. pašto aplankuose)   Ši parinktis pagal numatytuosius parametrus yra nepasirinkta. Galite nustatyti, kad el. laiškai būtų panaikinti, kai jų senėjimo laikotarpis pasibaigs. Numatytasis aplankų Juodraščiai ir Gauta elementų laikotarpis yra šeši mėnesiai bei trys mėnesiai elementams aplanke Išsiųsta, bet galite keisti šiuos laikotarpius naudodami parinktį Valyti elementus, senesnius nei.

    • Archyvuoti arba naikinti senus elementus   Turite pasirinkti šią parinktį, jei norite, kad automatinis archyvavimas panaikintų kai kuriuos arba visus elementus, kai baigiasi jų galiojimo laikas. Ši parinktis suaktyvina kitas parinktis, kurios leidžia nuspręsti, kurie elementai turėtų būti archyvuojami ir kurie panaikinami, kai jie pasiekia senėjimo laikotarpio pabaigą. Tada pasirinkite papildomus parametrus, kurie bus taikomi archyvavimui ir naikinimui.

      Pastaba: Dialogo lange Automatinis archyvavimas „aplankai“ reiškia pagrindines „Outlook“ funkcijų sritis, pvz., aplanką Kalendorius ar aplanką Užduotys, ir atskirus el. laiškų aplankus. Taip yra todėl, kad kalendoriaus ir užduočių elementai saugomi atitinkamuose aplankuose Kalendorius ir Užduotys.

    • Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše   Pasirinkite, jei norite, kad archyvo aplankas kartu su kitais darbo aplankais būtų rodomas naršymo srityje. Pagrindiniame aplanke Archyvas galite atidaryti poaplankius ir peržiūrėti suarchyvuotus elementus. Peržiūrėdami suarchyvuotus elementus, galite patikrinti, ar buvo archyvuoti tinkami elementai. Taip pat galite nuvilkti visus elementus, kurių jums reikia darbiniame aplanke.

    • Valyti elementus, senesnius nei    Pasirinkite numatytąjį parametrą, nustatantį, kada elementai turi būti archyvuojami (dienomis, savaitėmis ar mėnesiais). Galite nustatyti laikotarpį nuo vienos dienos iki 60 mėnesių. „Valyti“ reiškia archyvuoti (saugoti) elementus. Tai nereiškia „naikinti“, nebent šį aplankų parametrą nurodėte kitur.

    • Perkelti senus elementus į    Šios vietos numatytasis parametras skiriasi kompiuteriuose, kuriuose veikia „Microsoft Windows Vista“ ir „Windows XP“ operacinėse sistemose.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      „Windows XP“: C:\Dokumentai ir parametrai\vartotojas \Vietiniai parametrai\Programos duomenys\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Jei norite nustatyti kitą vietą, kurioje bus laikomi suarchyvuoti elementai, galite naršyti ir nustatyti kitą vietą. Elementai bus perkelti į šią vietą, kai baigsis jų senėjimo laikotarpis.

      Pastaba: Elementai, archyvuojami pasirinktinėje vietoje, nebus panaikinti, nebent atidarysite aplankus ir panaikinsite juos neautomatiniu būdu.

    • Elementų panaikinimas visam laikui   Ši parinktis iš karto panaikina pasenusius elementus, užuot perkėlus juos į numatytąją vietą, kitą jūsų nurodytą aplanką ar aplanką Panaikinti elementai.

    • Dabar taikyti šiuos parametrus visiems aplankams    Ši parinktis taiko automatinio archyvavimo parametrus, įskaitant pakeitimus, visiems jūsų aplankams. Jei norite nurodyti skirtingus vieno arba kelių aplankų parametrus, nesirinkite šios parinkties. Vietoj to vadovaukitės toliau pateiktais nurodymais, paaiškinančiais, kaip nustatyti atskirų aplankų parametrus. Šie nurodymai taip pat įtraukti į tolesnį skyrių „Atskiro aplanko automatinio archyvavimo parametrų keitimas“. Atskirų aplankų keitimai taikomi tik tiems aplankams.

    • Saugojimo strategijų informacija    Jūsų organizacijoje sistemos administratorius gali nustatyti saugojimo strategijas, kurios nustato, kada ir kaip pašto dėžučių elementai yra automatiškai archyvuojami. Galite peržiūrėti strategijas čia, bet negalite jų pakeisti be atitinkamų teisių.

  5. Spustelėkite Gerai.

Atskiro aplanko automatinio archyvavimo parametrų keitimas

  1. Naršymo srityje esančiame aplankų sąraše dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą keisti aplanką, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Ypatybės.

  2. Spustelėkite skirtuką Automatinis archyvavimas.

  3. Pasirinkite norimas parinktis.

    Pastaba: Daugiau informacijos apie parametrus žr. anksčiau pateikto skyriaus „Numatytųjų automatinio archyvavimo parametrų peržiūra arba keitimas“ 4 veiksmą.

  4. Spustelėkite Gerai.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×