Automatinio teksto įtraukimas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Kai norite masiškai siųsdami laiškus savo adresų sąrašo kontaktams naudoti adreso etiketes, norėdami sukurti adreso etiketes, galite naudoti laiškų suliejimą. Kiekvienoje etiketėje bus adresas iš jūsų sąrašo.

Laiškų suliejimo procesas:

  1. Etikečių nustatymas. Laiškų suliejime visų etikečių maketą nustatote vieną kartą. Laiškų suliejime tam naudojamas dokumentas, vadinamas pagrindiniu dokumentu. Etiketės pagrindiniame dokumente taip pat galite nustatyti bet kokį turinį, kuris turėtų būti kiekvienoje etiketėje, pavyzdžiui, įmonės logotipą ar atgalinį adresą gabenimo etiketėse.

  2. Susieti etiketes su adresų sąrašu. Jūsų adresų sąrašas yra Microsoft Word naudoja laiškų suliejimo duomenų šaltinis. Tai yra failas, kuriame yra adresų spausdinami ant etikečių.

  3. Gavėjų sąrašo patobulinimas. Kiekvienam adresų sąraše esančiam adresui programa Word sugeneruoja etiketę. Jei norite sugeneruoti etiketes tik kai kuriems siuntimo sąrašo adresams, galite pasirinkti, kuriuos adresus ar įrašus įtraukti.

  4. Vietos rezervavimo ženklų, vadinamų laiškų suliejimo laukais, pridėjimas prie etikečių. Kai vykdote laiškų suliejimą, laiškų suliejimo laukai yra užpildomi informacija iš adresų sąrašo.

  5. Peržiūra, suliejimo, bei etikečių spausdinimas. Galite peržiūrėti kiekvieną etiketę prieš spausdindami visą rinkinį.

Norėdami atlikti laiškų suliejimą, naudokite skirtuke Pašto siuntimo reikmenys esančias komandas.

Svarbu : Jei planuojate naudoti kontaktų laukų su kontaktų sąrašą, "Microsoft Outlook" arba jei planuojate naudoti viešųjų aplankų kontaktų aplanką, turite Pradėti laiškų suliejimą programoje "Outlook".

Etikečių nustatymas

Gali būti, kad jau turite etikečių tiekėjų (Avery, AOne ar Formtec) pateiktą etikečių lapų paketą. Kiekvienas lapas yra tam tikro dydžio, jame yra nustatytas tam tikro dydžio etikečių skaičius.

Norėdami nustatyti pagrindinį etiketės dokumentą, dokumento matmenys turi atitikti turimų lapų etikečių matmenis.

  1. Paleiskite Word.

    Kaip numatyta, atidaromas tuščias dokumentas. Palikite jį atidarytą. Jei jį uždarysite, kito veiksmo komandos nebus galimos.

  2. Skirtuke Pašto siuntimas, esančiame grupėje Pradėti laiškų suliejimą, spustelėkite Pradėti laiškų suliejimą.

    „Office 2010“ juostelė

  3. Spustelėkite Etiketės.

  4. Dialogo lange Etikečių parinktys galimi keli pasirinkimai.

    Etikečių parinkčių dialogo langas

    1. Spausdintuvo, kurį naudosite etiketėms spausdinti, tipas

    2. Tiekėjas, kuris pagamino jūsų etikečių lapus

    3. Numeris, atitinkantis jūsų etikečių lapų paketo produkto numerį

  5. Dalyje Spausdintuvo informacija spustelėkite spausdintuvo, kurį naudosite etiketėms spausdinti, tipą.

  6. Sąraše Etikečių tiekėjai spustelėkite įmonės, sukūrusios jūsų naudojamus etikečių lapus, pavadinimą.

  7. Sąraše Produkto numeris spustelėkite produkto numerį, pateiktą etikečių lapų lauke.

    Mano etikečių lapus produkto numerį neatitiks jokių iš dviejų parinkčių dialogo lange Etikečių parinktys

    Jūs vis tiek galite spausdinti savo etiketes. Tiesiog turite atlikti tam tikrą tinkinimą.

    1. Išmatuokite jūsų lape esančias etiketes, užsirašykite išmatavimus ir kiek etikečių telpa viename lape.

      Pastaba : Etiketes išmatuokite atidžiai. Tikrasis etiketės dydis gali būti mažesnis, nei etiketės gamintojo nurodytas dydis. Pavyzdžiui, etiketė, kurios nurodytieji matmenys yra 1 ir 2 colių, iš tikrųjų gali būti 15/16 colių aukščio ir 1 15/16 colių pločio.

    2. Sąraše Produkto numeris pažymėkite etiketės tipą, panašų į jūsų etikečių dydį.

      Jei lauke Produkto numeris nėra norimo tipo etiketės, galite naudoti kurią nors kitą iš pateiktų etikečių arba sukurti naują etiketės dydį.

    3. Spustelėkite mygtuką Išsamiau ir lyginkite etikečių matmenis ir etikečių skaičių lape (etikečių, spausdintų lazeriniais ar rašaliniais spausdintuvais) arba stulpelių skaičių etiketės formoje (etikečių, spausdintų adatiniais spausdintuvais).

    4. Atlikite šiuos veiksmus:

      • Jei etiketės matmenys ir maketas sutampa su jūsų etikečių matmenimis ir maketu, naudokite pasirinktąją etiketę.

      • Jei matmenys ir maketas neatitinka, spustelėkite Atšaukti ir pereikite prie 5 veiksmo.

    5. Dialogo lange Etikečių parinktys spustelėkite ant spausdintuvo tipo (Ritininiai spausdintuvai arba Puslapių spausdintuvai), tada spustelėkite Nauja etiketė.

    6. Lauke Etiketės pavadinimas įveskite pavadinimą, pasirinkite aukštį, plotį, paraščių dydį ir kitas jūsų etiketės parinktis, tada spustelėkite mygtuką Gerai.

      Nauja etiketė bus rodoma kategorijoje Kiti / pasirinktiniai. Kitą kartą naudodami savo pasirinktines etiketes, sąraše Etikečių tiekėjai pasirinkite Kiti / pasirinktiniai.

  8. Pasirinkę reikalingas etiketės parinktis, spustelėkite Gerai.

    Word sukurs dokumentą, kuriame bus etikečių lapas. Etiketes Word išdėlioja kaip lentelę. Jei tarp etikečių nematote skiriamųjų linijų, skirtuke Maketas esančios srities Lentelės įrankiai grupėje Lentelė spustelėkite Peržiūrėti tinklelį.

Laiškų suliejimo tęsimas

Jei jums reikia laikinai sustabdyti laiškų suliejimą, galite įrašyti etiketės pagrindinį dokumentą ir tęsti suliejimą vėliau. Word išsaugo duomenų šaltinio ir laukų informaciją.

  1. Norėdami tęsti laiškų suliejimą, atidarykite dokumentą.

    Programoje Word atsiranda pranešimas, kuriame prašoma patvirtinti, kad norite atidaryti dokumentą, kuriame bus vykdoma SQL komanda.

  2. Kadangi šis dokumentas yra prijungtas prie duomenų šaltinio, norėdami gauti duomenis spustelėkite Taip. Jei atidarėte dokumentą nežinodami, kad jis prijungtas prie duomenų šaltinio, galėjote spustelėti Ne ir uždrausti potencialiai kenkėjišką prieigą prie duomenų.

    Parodomas dokumento tekstas su visais jūsų įterptais laukais.

  3. Spustelėkite skirtuką pašto siuntimas ir tęskite darbą.

Puslapio viršus

Etikečių sujungimas su adresų sąrašu

Norėdami sulieti informaciją į savo etiketes, turite etiketes prijungti prie adresų sąrašo, kuris dar vadinamas duomenų šaltiniu arba duomenų failu. Jei duomenų failo dar neturite, jį galėsite sukurti laiškų suliejimo proceso metu.

Svarbu : Jei galite naudoti esamą sąrašą, įsitikinkite, kad jame yra informacija, kurią norite naudoti, įskaitant visus stulpelius ir eilutes. Galite keisti kai suliejimo metu, bet negalite atidaryti duomenų šaltinio atskirai suliejimo metu. Jei jūsų duomenų šaltinyje yra pasirengusi prisijungti prie jo paprasčiau suliejimo procesą.

Duomenų failo pasirinkimas

  1. Skirtuko pašto siuntimas grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Žymėti gavėjus.

    „Office 2010“ juostelė

  2. Atlikite šiuos veiksmus:

    • Naudokite "Outlook" kontaktus    Jei norite naudoti savo kontaktų sąrašą programoje "Microsoft Outlook", spustelėkite pasirinkti iš "Outlook" kontaktus.

      Svarbu : Norėdami gauti daugiau informacijos apie kontaktų sąrašo naudojimą, žr. Patarimai, kaip dirbti su „Microsoft Outlook“ kontaktų sąrašu.

    • Naudoti esamą duomenų šaltinio failą    Jei turite "Microsoft Excel" darbalapį, į "Microsoft Access" duomenų bazės ar kito tipo duomenų failo, spustelėkite Naudoti esamą sąrašąir tada raskite failą, dialogo lange Duomenų šaltinio pasirinkimas .

      , "Excel", galite pasirinkti duomenų iš bet darbalapį ar pavadintą diapazoną su darbaknyge. Prieigą, galite pasirinkti duomenų iš bet kurio lentelės ar užklausa apibrėžiamas duomenų bazėje.

      Norėdami gauti patarimų apie duomenų formatavimą laiškų suliejimo „Excel“ darbalapyje, žr. Patarimai, kaip formatuoti duomenis programoje „Excel“.

      Jei naudojate kitą duomenų failą, pasirinkite dialogo lange Pasirinkti duomenų šaltinį esantį failą. Jei failas neįtrauktas į sąrašą, pasirinkite atitinkamą failo tipą arba pasirinkite skiltįVisi failai, esančią lange Failų tipai. Laiškų suliejime galite naudoti šiuos failų tipus:

      • Failus iš vieno sujungimo, failo tipo duomenų bazės programos, kurios įdiegėte, OLE DB teikėjas arba ODBC tvarkyklė (tie, kurie įtraukti su "Microsoft Office 2010").

      • HTML failas, kuriame yra viena lentelė. Lentelės pirmos eilutės turi būti stulpelių pavadinimus ir kitose eilutėse turi būti duomenų.

      • „Microsoft Word“ dokumentas. Dokumente turi būti atskira lentelė. Pirmojoje lentelės eilutėje turi būti antraštės, o kitose – sulietini įrašai.

      • Bet koks tekstinis failas, kuriame yra duomenų laukai atskirti (arba atriboti) skirtuką simboliai, arba kableliais ir duomenų įrašų, atskirti pastraipos žymomis.

    • Kurti naują duomenų failą programoje "Word"    Jei dar neturite duomenų failą, spustelėkite Naujo sąrašo įvedimasir tada naudoti norėdami sukurti savo sąrašą Atsidariusioje formoje. Sąrašas įrašomas kaip duomenų bazė (.mdb) failą, kurį galite naudoti iš naujo. Daugiau informacijos ieškokite įvesti naują sąrašą.

Pastaba : Jei įdiegėte „Microsoft Office 2010“ (vietoje „Word 2010“), norėdami konstruoti užklausa ir nuskaityti norimus duomenis iš išorinis duomenų šaltinis, galite naudoti „Microsoft Query“.

Jei norite tęsti, eikite į paskesnį žingsnį.

Jei reikia daugiau informacijos, skaitykite toliau.

Patarimai, kaip dirbti su "Microsoft" "Outlook" kontaktų sąrašą

Prijungti Outlook aplanką Kontaktai paprastai būna nesudėtinga, tačiau kartais galite susidurti su problemomis. Toliau pateikiami dažniausiai pasitaikančių problemų, su kuriomis galite susidurti, sprendimai:

Negaliu rasti savo Outlook aplanko Kontaktai

Gali tekti įjungti Outlook ypatybę Šį aplanką rodyti kaip el. pašto adresų knygą arba pakeisti Outlook vartotojo profilį.

Ypatybės Šį aplanką rodyti kaip el. pašto adresų knygą įjungimas

  1. Programoje „Microsoft Outlook“ spustelėkiteKontaktai.

  2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką Kontaktai, kuriame yra informacija, kurią norite naudoti laiškų suliejime, o tada spustelėkite skiltį Ypatybės, esančią nuorodų meniu.

  3. Skirtuke Outlook adresų knygoje , įsitikinkite, kad pažymėjote žymės langelį Rodyti šį aplanką kaip el. pašto adresų knygą , ir spustelėkite gerai.

Grįžti prie Outlook patarimų

Outlook vartotojo profilio keitimas

Outlook vartotojo profilis – tai el. pašto abonementų ir adresų knygų grupė. Paprastai užtenka vieno profilio, tačiau jei kompiuterį naudojate bendrai su kitais žmonėmis arba jei skirtingiems tikslams naudojate skirtingas adresų knygas, galite nustatyti kelis profilius. Jei laiškų suliejimo metu naudojate profilį, kuriame nėra naudotino aplanko Kontaktai, to aplanko naudoti negalėsite.

Norėdami pereiti prie kito vartotojo profilio, paleiskite "Outlook". Kai būsite paraginti įvesti profilį, pasirinkite profilį, kuriame yra kontaktų aplanką, kurį norite naudoti laiškų suliejime.

Jei nesate raginami profilio ir žinote, kad turite daugiau nei vieną profilį, galite nustatyti, kad "Outlook", kad būsite. Štai kaip:

  1. Baikite darbą programa „Outlook“.

  2. Aplanke Valdymo skydas spustelėkite Vartotojo abonementai, o tuomet spustelėkite Paštas.

  3. Spustelėkite Rodyti profilius.

  4. Jei norite, kad jus paragintų pasirinkti profilį kaskart paleidus programą Outlook, spustelėkite Raginti naudoti profilį, tada – Gerai.


Grįžti prie Outlook patarimų

Rodomi klaidų pranešimai apie pašto klientus ir lenteles.

Jei bandote prisijungti prie savo aplanko Kontaktai laiškų suliejimą programoje "Word" ir "Outlook" nustatyta kaip numatytoji el. pašto programa "Windows Internet Explorer", gausite pranešimą, kad:

"Yra nenustatytas numatytasis pašto klientas arba Dabartinis pašto klientas negali įvykdyti laiškų siuntimo užklausos. Paleiskite Microsoft Outlook, ir nustatykite jį kaip numatytąjį pašto klientą."

Kad suliejimo metu šio pranešimo negautumėte, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Parinktys.

  3. Skiltyje Pradžios parinktys pasirinkite parinktį Nustatyti „Outlook“ kaip numatytąją el. pašto, kontaktų ir kalendoriaus programą, o tada spustelėkite Gerai.

Iš naujo paleiskite programą „Word“, atidarykite laiškų suliejimo dokumentą ir prisijunkite prie „Outlook“ aplanko „Kontaktai“.

Grįžti prie Outlook patarimų

Negaliu prisijungti prie viešuosiuose aplankuose esančio Outlook aplanko Kontaktai

Jei programoje Word pradėję laiškų suliejimą bandysite prisijungti prie viešuosiuose aplankuose esančio Outlook aplanko Kontaktai, gali atsirasti toks pranešimas:

„Operacijos baigti negalima, nes įvyko dialogo arba duomenų bazės mechanizmo gedimas. Pabandykite dar kartą vėliau“.

Pabandžius vėliau, atsiras tas pats pranešimas.

Viešųjų aplankų kontaktų aplanko panaudojimas savo laiškų suliejimo duomenų failą, turite pradėti laiškų suliejimą iš Microsoft Outlook.

Atgal į „Outlook“ patarimus

Patarimai, kaip formatuoti duomenis programoje Excel

Jei jūsų duomenų failas yra "Excel" darbalapį, kuriame procentų, valiutos reikšmės ar pašto kodų, galite išlaikyti skaitinių duomenų formatavimą naudojant dinaminių duomenų mainų (DDE) prisijungti prie "Excel" darbalapį, naudojant "Word". Pavyzdžiui, galite užtikrinti, kad penkių skaitmenų pašto kodą 07865 iš jūsų duomenų failo nerodomas skaičiumi 7865 (be pirmojo nulio).

Prieš prisijungdami prie darbalapio, programoje Word atlikite šiuos veiksmus:

  1. Spustelėkite skirtukąFailas .

  2. Spustelėkite Parinktys.

  3. Spustelėkite Išsamiai.

  4. Pereikite prie skyriaus Bendra ir pažymėkite žymės langelį Atidarant patvirtinti failo formato konvertavimą.

  5. Spustelėkite Gerai.

  6. Atidarę pagrindinį laiškų suliejimo dokumentą, skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Žymėti gavėjus, tada – Naudoti esamą sąrašą.

  7. Dialogo lange Pasirinkti duomenų šaltinį raskite Excel darbalapį ir dukart jį spustelėkite.

  8. Dialogo lange Duomenų šaltinio patvirtinimas spustelėkite MS Excel darbalapiai per DDE (*.xls), tada – Gerai.

Jei MS Excel darbalapių per DDE (*.xls) nematote, pažymėkite žymės langelį Rodyti visus.

  1. Dialogo lange „Microsoft Excel“, skiltyje Pavadintas arba langelių diapazonas, pažymėkite langelių diapazoną arba darbalapį, kuriame yra sulietina informacija, o tada spustelėkite Gerai.

    Norėdami nebegauti paraginimo kiekvieną kartą, kai atidarote duomenų failą, prisijungę prie darbalapio galite išvalyti žymės langelį atidarant patvirtinti konvertavimą .

Naujo sąrašo įvedimas

  1. Dialogo lange Naujas adresų sąrašas įveskite pirmo adreso arba įrašo, kurį norite įtraukti į jūsų etikečių suliejimą informaciją.

    Jei norite pridėti arba pašalinti stulpelius, spustelėkite Tinkinti stulpelius ir atlikite norimus keitimus.

  2. Įvedę visą pirmojo įrašo informaciją, spustelėkite Naujas įrašas ir įveskite paskesnio įrašo informaciją. Tęskite, kol įvesite visų norimų įtraukti įrašų informaciją.

  3. Užbaigę naują sąrašą, spustelėkite Gerai.

  4. Dialogo lange Įrašyti adresų sąrašą įveskite naujo sąrašo pavadinimą ir spustelėkite įrašyti.

Puslapio viršus

Gavėjų sąrašo patobulinimas

Prisijungę prie tam tikro duomenų failo, galite nenorėti sulieti visų tame duomenų faile esančių įrašų (eilučių) informacijos į etiketes.

Jei planuojate naudoti visą sąrašą, pereikite prie kito veiksmo.

Norėdami susiaurinti gavėjų sąrašą arba naudoti antrinį duomenų failo elementų rinkinį, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Skirtuko pašto siuntimas grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    „Office 2010“ juostelė

  2. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai galite atlikti šiuos veiksmus:

    • Atskirų įrašų žymėjimas    Šį metodą geriausia naudoti, jei sąrašas yra trumpas. Pažymėkite žymės langelius, esančius šalia gavėjų, kuriuos norite įtraukti ir išvalykite žymės langelius esančius šalia gavėjų, kurių įtraukti nenorite.

      Jei žinote, kad suliejime norite įtraukti tik keletą įrašų, galite išvalyti antraštės eilutėje esantį žymės langelį ir tada pasirinkti tik norimus įrašus. Jei norite įtraukti beveik visą sąrašą, pažymėkite antraštės eilutėje esantį žymės langelį ir išvalykite įrašų, kurių nenorite įtraukti, žymės langelius.

    • Įrašų rūšiavimas    Spustelėkite elemento, pagal kurį norite rūšiuoti, stulpelio antraštę. Sąrašas rūšiuojamas pagal abėcėlę didėjimo tvarka (nuo A iki Z). Spustelėkite stulpelio antraštę dar kartą, jei norite rūšiuoti sąrašą pagal abėcėlę mažėjimo tvarka (nuo Z iki A).

      Jei norite rūšiuoti sudėtingiau, dalyje Gavėjų sąrašo tikslinimas spustelėkite Rūšiuoti ir dialogo lango Filtravimas ir rūšiavimas skirtuke Rūšiavimo įrašai pasirinkite rūšiavimo nuostatas. Pavyzdžiui, galite naudoti šį rūšiavimo tipą, jei norite, kad kiekvieno pašto indekso gavėjų adresai būtų rūšiuojami abėcėlės tvarka pagal pavardę, o pašto indeksai būtų rūšiuojami iš eilės pagal numerius.

    • Filtruoti įrašus    Ši parinktis naudinga, jei sąraše yra įrašų, kurių nenorite matyti ar įtraukti į suliejimą. Atfiltravę sąrašą, įrašus galite įtraukti arba pašalinti pažymėdami arba išvalydami žymės langelius.

      Norėdami filtruoti įrašus, atlikite šiuos veiksmus:

      1. Dalyje Patobulinti gavėjų sąrašą spustelėkite Filtruoti.

      2. Dialogo lango Rūšiavimas ir filtravimas skirtuke Filtruoti įrašus pasirinkite kriterijus, kuriuos norite naudoti filtruodami.

        Pavyzdžiui, norėdami generuoti etiketes tik adresams, kurių šalis / regionas yra Australija, spustelėkite Šalis arba regionas, esantį sąraše Laukas, spustelėkite Lygu, esantį sąraše Palyginimas ir tada įveskite arba pažymėkite sąrašePalyginti su esantį įrašą Australija .

      3. Norėdami toliau tobulinti filtrą, spustelėkite Ir arba Arba ir pasirinkite daugiau kriterijų.

        Pavyzdžiui, jei etiketes norite sugeneruoti tik įmonėms iš Miuncheno, atfiltruokite įrašus, kurių lauke Miestas nurodyta Miunchenas ir kurių laukas Įmonės pavadinimas nėra tuščias. Jei šiame filtre vietoje Ir pasirinksite Arba, į jūsų laiškų suliejimą bus įtraukti visi Miuncheno adresai ir visi adresai, kuriuose nurodytas įmonės pavadinimas (neatsižvelgiant į miestą).

    • Gavėjų pridėjimas    Jei norite į sąrašą įtraukti gavėjų, atlikite šiuos veiksmus:

      1. Skiltyje Duomenų šaltinis, spustelėkite savo duomenų failo pavadinimą.

      2. Spustelėkite Redaguoti.

      3. Dialogo lange Redaguoti duomenų šaltinį spustelėkite Naujas įrašas ir įrašykite gavėjo informaciją.

        Atsižvelgiant į duomenų šaltinio, kurį naudojate, kai kurie procesai gali būti nepasiekiamos. Jei įmanoma, įsitikinkite, kad duomenų failo bus baigtas prieš prijungdami savo etiketės pagrindinį dokumentą.

Jei įdiegėte adresų tikrinimo programinę įrangą, norėdami patikrinti gavėjų adresus dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai galite spustelėti komandą Tikrinti adresus.

Puslapio viršus

Vietos rezervavimo ženklų, vadinamų laiškų suliejimo laukais, pridėjimas prie etikečių

Prijungę etiketes prie adresų sąrašo, galėsite pridėti vietos rezervavimo ženklų, nurodančių, kurioje etiketės vietoje bus adresas. Taip pat galite įvesti tekstą, kuris kartosis kiekvienoje etiketėje, pavyzdžiui, įmonės logotipą ar atgalinį adresą gabenimo etiketėse.

Jei esate susipažinę su, kaip veikia laiškų suliejimo laukai, galite pereikite prie susiejimą ir suliejimas.

Jei norite sužinoti daugiau apie tai, kaip veikia laiškų suliejimo laukai, skaitykite toliau.

Apie laiškų suliejimo laukus

Adresų vietos rezervavimo ženklai vadinami laiškų suliejimo laukais. Programoje Word laukai atitinka pasirinkto duomenų failo stulpelių antraštes.

Duomenų failas su stulpeliais (kategorijomis) ir eilutėmis (įrašais)

1. Duomenų failo stulpeliai atitinka informacijos kategorijas. Į etiketes įtraukti laukai yra šių kategorijų vietos rezervavimo ženklai.

2. Duomenų failo eilutės atitinka informacijos įrašus. Atliekant laiškų suliejimą, programa Word generuoja kiekvieno įrašo etiketę.

Įtraukdami lauką į pradinę nustatomą etiketę (pagrindinį etiketės dokumentą), nurodote, jog norite, kad toje vietoje atsirastų tam tikros kategorijos informacija, pvz., pavadinimas arba adresas.

Laukai, įterpti į „Word“ dokumentą

Kai įterpiate laiškų suliejimo lauką į etiketės pagrindinį dokumentą, lauko pavadinimas visada įterpiamas tarp ševronų (« »). Šie ševronai nerodomi galutinėse etiketėse. Jie tiesiog padeda atskirti pagrindiniame dokumente esančius laukus nuo įprasto teksto.

Kas įvyksta suliejus

Atlikus suliejimą, vietoj laukų įvedama informacija iš pirmosios duomenų failo eilutės. Taip sukuriama pirmoji etiketė. Vietoj laukų įvedus informaciją iš antrosios duomenų failo eilutės, sukuriama antroji etiketė ir t. t.

Duomenų failo informacijos suliejimas į etiketę

Darbas su laukais: pavyzdžiai

Bet kurią duomenų failo stulpelio antraštę prie etiketės galite pridėti kaip lauką. Tai suteikia daugiau lankstumo kuriant etiketes.

Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų prenumeratos sąrašas yra skirtas jūsų informacinio biuletenio prenumeratoriams, o jūsų duomenų faile yra stulpelis, pavadintas Galiojimo data, skirtas prenumeratos pabaigos datai. Jei prieš suliedami į etiketės pagrindinį dokumentą įkelsite lauką «Galiojimo data», prenumeratoriai matys savo prenumeratos galiojimo datas pašto etiketėje.

Šiuos laukus galite jungti arba atskirti skyrybos ženklais. Pavyzdžiui, norėdami sukurti adresą, etiketės pagrindinio dokumento laukus galite nustatyti taip:

«Vardas» «Pavardė»

«Adresas»

«Miestas», «Valstybė» «Pašto indeksas»

Dalykų, kurie dažnai naudojamas, pvz., adreso bloke ir pasisveikinimo eilutės Word pateikiami sudėtiniai laukai, kuriuose daug laukų kartu. Pvz., lauką adresų blokas yra keliose srityse, įskaitant vardas, pavardė, adresas, miestas ir pašto kodas derinį.

Adreso bloko lauko elementai

Galite tinkinti turinio visi šie sudėtiniai laukai. Pvz., adresą, galite pasirinkti oficialų vardo formatą (P. Joshua Randall Jr.).

Laiškų suliejimo laukų susiejimas su duomenų failu

Jei norite būti tikri, kad programa Word galės rasti duomenų failo stulpelį, kuris atitinka visus adreso elementus, gali tekti laiškų suliejimo laukus programoje Word susieti su duomenų failo stulpeliais.

Norėdami susieti laukus, skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Sutapdinti laukus.

„Office 2010“ juostelė

Atsidaro dialogo langas Sutapdinti laukus.

Dialogo langas Sutapdinti laukus

Adreso elementai pateikiami kairėje. Duomenų failo stulpelių antraštės pateikiamos dešinėje.

Word ieško stulpelio, kuris atitinka kiekvieno elemento. Iliustracija, Word automatiškai atitinka duomenų failo pavadinimą stulpelį titulas. Tačiau Word nepavyko atitiktų kitus elementus. Šiame duomenų faile, pvz., programa Word negali sutapdinti antro vardo.

Dešinėje sąraše galite pasirinkti stulpelį iš savo duomenų failą, kuris atitinka elementas kairėje. Tai gerai, kad titulas, Unikalusis nėra suderinta. Laiškų suliejimo etiketės, kurio nereikia naudoti visų laukų. Jei įtraukiate lauką, kuris nėra duomenų iš duomenų failo, jis bus rodomas sulietame dokumente kaip yra tuščias vietos rezervavimo ženklas – paprastai tai būna tuščia eilutė arba paslėptas laukas.

Turinio įvedimas ir rezervavimo ženklų arba laukų pridėjimas

  1. Pirminės etiketės, kurį nustatėte (etiketės pagrindinio dokumento) įveskite bet kokį turinį, kurį norite būti rodomas kiekvienoje etiketėje.

    Norėdami įtraukti paveikslėlį, pvz., logotipą, skirtuko Įterpimas grupėje Iliustracijos spustelėkite Paveikslėlis.

  2. Spustelėkite vietą, kurioje norite įterpti lauką.

  3. Naudokite skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupę Rašyti ir įterpti laukus.

    „Office 2010“ juostelė

  4. Galite pridėti bet kurį iš toliau pateiktų elementų:

    Adreso blokas su vardu, adresu ir kita informacija

    1. Spustelėkite adreso blokas.

    2. Dialogo lange Įterpti adreso bloką pažymėkite norimus įterpti adreso elementus ir reikiamus formatus ir spustelėkite Gerai.

    3. Jei atsiranda dialogo langas Sutapdinti laukus, gali būti, kad programa Word nerado tam tikros adreso blokui reikalingos informacijos. Spustelėkite šalia (nesutampa) esančią rodyklę ir pasirinkite duomenų šaltinio lauką, kuris atitinka lauką, reikalingą laiškams sulieti.

    Atskirų laukų

    Galite įterpti informaciją iš atskirų laukų, pvz., vardą, telefono numerį arba įnašo sumą iš rėmėjų sąrašo. Norėdami greitai pridėti lauką iš duomenų failo prie etiketės pagrindinio dokumento, spustelėkite šalia Įterpti suliejimo lauką esančią rodyklę, o tada – lauko pavadinimą.

    Norėdami naudoti daugiau parinkčių, padedančių į dokumentą įterpti atskirų laukų, atlikite šiuos veiksmus:

    1. Skirtuko Pašto siuntimas grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Įterpti suliejimo lauką.

    2. Dialogo lange Įterpti suliejimo lauką atlikite vieną iš šių veiksmų:

      • Norėdami pasirinkti adreso laukus, kurie automatiškai sutaps su duomenų šaltinio laukais (net jei duomenų šaltinio laukų ir jūsų laukų pavadinimai nesutaps), spustelėkite Adreso laukai.

      • Norėdami pasirinkti laukus, į kuriuos duomenys visada būtų įvedami tiesiogiai iš duomenų failo stulpelio, spustelėkite Duomenų bazės laukai.

    3. Lauke Laukai spustelėkite norimą lauką.

    4. Spustelėkite Įterpti, tada – Uždaryti.

    5. Jei atsirado dialogo langas Sutapdinti laukai, galbūt programa Word nerado dalies informacijos, reikalingos laukui įterpti. Spustelėkite rodyklę šalia (nesutampa) ir iš duomenų šaltinio pasirinkite lauką, kuris atitinka lauką, reikalingą laiškams sulieti.

      Jei įterpsite sąrašo Duomenų bazės laukai lauką, o vėliau pereisite prie duomenų šaltinio, kuriame nėra stulpelio tuo pačiu pavadinimu, programa Word negalės įterpti to lauko informacijos į sulietą dokumentą.

Pasirinktinių laukų iš Outlook kontaktų

Vienintelis būdas įterpti pasirinktinį lauką į pagrindinį dokumentą – laiškų suliejimą pradėti programoje Outlook. Pirma nustatykite tokį kontaktų rodinį, kuriame būtų rodomi suliejimo metu naudotini laukai. Tada pradėkite laiškų suliejimą. Pasirinkus norimus parametrus, bus automatiškai paleista programa Word ir jūs galėsite baigti suliejimą.

Kontaktų rodinio, kuriame būtų rodomi suliejimo metu naudotini laukai, nustatymas

  1. Outlook aplanko Kontaktai skirtuke Rodinys spustelėkite Keisti rodinį tada spustelėkite Sąrašas.

  2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelio antraštę, tada laikinajame meniu spustelėkite Laukų parinkiklis.

  3. Išplečiamajame sąraše, dialogo langą Laukų parinkiklis viršuje, pasirinkite vartotojo laukai aplanke.

  4. Vilkite lauką, galite įtraukti dialogo lango lauke, kad stulpelių antraštes. Mažą raudoną rodyklę bus lengviau perkelti lauką į norimą vietą.
    Pasirinktinių laukų vilkimas iš Laukų parinkiklio į aplanko Kontaktai rodinį

    Naują lauką prie dialogo lango Lauko parinkiklis galite pridėti spustelėdami apačioje esančią parinktį Naujas.

  5. Kai prie rodinio pridėsite visus pasirinktinius laukus, dialogo langą Laukų parinkiklis uždarykite.

  6. Norėdami pašalinti lauką, kurio į laiškų suliejimą įtraukti nenorite, rodinio Sąrašas stulpelio antraštėje spustelėkite lauko pavadinimą ir nuvilkite jį nuo stulpelio antraštės.

    Laiškų suliejimo paleidimas programoje Outlook

  7. Programos Outlook aplanke Kontaktai pažymėkite atskirus kontaktus. Norėdami pažymėti kontaktų diapazoną, laikykite nuspaudę klavišą SHIFT ir spustelėkite reikiamą diapazoną, o jei norite pažymėti atskirus kontaktus, laikykite nuspaudę klavišą CTRL ir spustelėkite atskirus kontaktus. Jei norite įtraukti visus rodinyje rodomus kontaktus, nepažymėkite nė vieno kontakto.

  8. Skirtuke Pagrindinis spustelėkite Laiškų suliejimas.

  9. Jei pažymėjote atskirus kontaktus, kuriuos norite įtraukti į laiškų suliejimą, spustelėkite Tik pažymėti kontaktai. Jei norite įtraukti visus tuo metu rodinyje rodomus kontaktus, spustelėkite Visi kontaktai dabartiniame rodinyje.

  10. Jei rodinį Sąrašas sukonfigūravote taip, kad jame rodomi būtent tie laukai, kuriuos norite naudoti laiškų suliejime, spustelėkite Kontaktų laukai dabartiniame rodinyje. Jei tokios konfigūracijos nenustatėte, spustelėkite Visi kontaktų laukai, kad laiškų suliejime būtų galima naudoti visus kontaktų laukus.

  11. Jei norite sugeneruoti naują pagrindinį laiškų suliejimo metu naudotiną dokumentą, spustelėkite Naujas dokumentas. Priešingu atveju spustelėkite Esamas dokumentas, tada – Naršyti ir raskite dokumentą, kurį norite naudoti kaip pagrindinį.

  12. Jei norite įrašyti pažymėtus kontaktus ir laukus, kad galėtumėte naudoti dar kartą, pažymėkite žymės langelį Nuolatinis failas ir spustelėkite Naršyti. Duomenys Word dokumente įrašomi kaip kableliais atskirti duomenys.

  13. Dalyje Dokumento tipas spustelėkite Pašto etiketės.

  14. Spustelėkite Gerai. Kai dokumentas atidaromas programoje Word, skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite šalia Įterpti suliejimo lauką esančią rodyklę, tada spustelėkite laukus, kuriuos norite įtraukti į etiketės pagrindinį dokumentą.

  1. Kai nustatysite pirmąją etiketę taip, kaip norite, grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Naujinti etiketes.

    Pirmosios etiketės turinys bus atkartotas visose kitose etiketėse.

  • Negalima neautomatiniu būdu įvesti suliejimo laukų simbolių («« »») arba naudoti meniu Įterpti komandos Simbolis. Turite atlikti laiškų suliejimą.

  • Jei suliejimo laukai rodomi viduje riestinius skliaustus, pvz., { MERGEFIELD miestas }, Word rodo laukų kodus, o ne lauko rezultatai. Tai neturės įtakos laiškų suliejimą, bet jei norite matyti rezultatus, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauko kodą ir laikinajame meniu spustelėkite Kaitalioti laukų kodus .

Sulietų duomenų formatavimas

Duomenų bazės ir skaičiuoklės programos, pvz., "Microsoft" Access "ir" Microsoft Excel, kuriuose bus saugoma informacija, įveskite langelių kaip neapdorotus duomenis. Pritaikytas formatavimas "Access" arba "Excel", pvz., šriftų ir spalvų, nėra saugomas su neapdorotus duomenis. Kai duomenų failo informacijos į "Word" dokumentą, jūs suliejate neapdorotus duomenis be pritaikyto formatavimo.

Formatavimo įtraukimas

  1. Pažymėkite laiškų suliejimo lauką. Aplink jūsų pasirinktą lauką būtinai turi būti dvigubi kampiniai skliaustai (« »).

  2. Skirtuke Pagrindinis grupėje šriftas taikyti formatavimą, kurį norite. Arba spustelėkite šriftodaugiau parinkčiųDialogo lango vykdyklę.

Svarbu : Norėdami minimizuoti papildomų tarpų tarp eilučių adresus, etiketes, turite pažymėkite eilutes, spustelėkite daliesdialogo lango vykdyklė skirtuke Pagrindinis , tada įveskite 0, prieš ir po tarpų tarp pastraipų laukai. Jei naudojate suliejimo lauko Adresų blokas, pažymėkite visą lauką, įskaitant ševronų («»), ir tada koreguoti tarpus.

Puslapio viršus

Suliejimo peržiūra ir užbaigimas bei etikečių spausdinimas

Prie pradinės nustatytos etiketės (etiketės pagrindinio dokumento) pridėjus laukų, suliejimo rezultatus galima peržiūrėti. Jei peržiūroje rodomais rezultatais esate patenkinti, suliejimą galite baigti.

Suliejimo peržiūra

Prieš baigdami laiškų suliejimą, etiketes galite peržiūrėti ir atlikti keitimus.

Norėdami peržiūrėti, skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupėje Peržiūrėti rezultatus atlikite vieną iš šių veiksmų:

„Office 2010“ juostelė

  • Spustelėkite Peržiūrėti rezultatus.

  • Norėdami pereiti prie kitų etikečių, naudokite skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupės Peržiūrėti rezultatus mygtukus Paskesnis įrašas ir Ankstesnis įrašas.

  • Norėdami peržiūrėti konkretų dokumentą, spustelėkite Rasti gavėją.

Jei norite atidaryti dialogo langą Sulietų laiškų gavėjai, kuriame galite filtruoti sąrašą arba išvalyti gavėjus, kurių nenorite įtraukti, skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

„Office 2010“ juostelė

Pastaba : Programa Word etikečių lapą puslapyje sudėlioja į lentelę. Kai pereinate į kitą etikečių puslapį, pirmame lentelės langelyje rodomas aktyvus įrašas, kiti įrašai rodomi kituose langeliuose. Šis rodymo metodas gali sudaryti įspūdį, kad programa Word generuos kiekvieno duomenų faile esančio įrašo etikečių lapą, tačiau taip nėra.

Suliejimo baigimas

Galite atskirai spausdinti arba modifikuoti etiketes. Galite spausdinti arba keisti visas etiketes arba tik jų pogrupius.

Jei norite spausdinti etiketes pogrupį, galite nurodyti nustatymas iš įrašų skaičių diapazonas. Jei norite spausdinti puslapius, vietoj nurodant įrašų numerius, vykdykite nurodymus skyriuje keisti atskiras etiketes .

Etikečių spausdinimas

  1. Skirtuko pašto siuntimas grupėje baigti spustelėkite baigti ir sulieti, ir spustelėkite Spausdinti dokumentus.

    „Office 2010“ juostelė

  2. Pasirinkite, ar spausdinti visą etikečių rinkinį, tik dabar matomą etiketę ar rinkinio pogrupį, kurį nurodote įrašo numeriu.

Pavienių etikečių keitimas

  1. Skirtuko pašto siuntimas grupėje baigti spustelėkite baigti ir sulieti, ir spustelėkite Redaguoti atskirus dokumentus.

    „Office 2010“ juostelė

  2. Pasirinkite, ar norite redaguoti visą etikečių rinkinį, tik rodomą etiketę, ar antrinį rinkinį, kurį nurodote įrašo numerį. Word kaupia etiketes, kurį norite redaguoti, į vieną failą.

Baigę redaguoti naują failą etikečių, galite spausdinti etiketes spustelėdami skirtuką failas , Spausdinti, ir tada spustelėdami mygtuką Spausdinti .

Etiketės pagrindinio dokumento įrašymas

Atsiminkite, sulietos etiketės, kurias įrašote, atskirtos nuo pradinės nustatytos etiketės (etiketės pagrindinio dokumento). Jei planuojate naudoti etiketės pagrindinį dokumentą kito laiškų suliejimo metu, būtų protinga jį įrašyti.

Įrašant etiketės pagrindinį dokumentą, įrašomas ir jo ryšys su duomenų failu. Kitą kartą jį atidarius, jus paragins pasirinkti, ar norite, kad duomenų failo informacija būtų vėl sulieta su etiketės pagrindiniu dokumentu.

  • Jei spustelėsite Taip, bus atidarytas dokumentas su pirmojo sulieto įrašo informacija.

  • Jei spustelėsite Ne, ryšys tarp etiketės pagrindinio dokumento ir duomenų failo bus nutrauktas. Etiketės pagrindinis dokumentas taps standartiniu Word dokumentu. Vietoje laukų bus įrašyta unikali informacija iš pirmojo įrašo.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Ar ši informacija buvo naudinga?

Puiku! Turite daugiau atsiliepimų?

Kaip galėtume tai pagerinti?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

×