Ataskaitų įvadas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Naudojant duomenų bazės, paprastai naudojate ataskaitas peržiūrėti, formatuoti, ir apibendrinti duomenis. Pavyzdžiui, galite sukurti sąrašo tipo ataskaitos Rodyti visus savo kontaktų telefono numeriai arba suvestinės ataskaitos iš viso iki pardavimo įmonė per skirtingų regionų ir laiko laikotarpių.

Šiame straipsnyje pateikiama apžvalga, ataskaitas, "Microsoft Access 2010" ir pristato naują arba pakeisti ataskaitos funkcijas. Taip pat šiame straipsnyje paaiškinama, kaip kurti ataskaitą, kaip rikiuoti, grupuoti ir apibendrinti duomenis, ir kaip peržiūrėti ir spausdinti ataskaitą.

Rasite daug lengviau kurti prasmingą ataskaitas, jei jūsų duomenų bazėje yra tinkamai parengtos lentelės struktūrą ir ryšius. Įvadas į planavimo ir kuriate duomenų bazę, ieškokite straipsnyje duomenų bazės kūrimo pagrindai.

Šiame straipsnyje:

Apžvalga

Kas naujo

Naujos ataskaitos kūrimas

Grupavimo, rūšiavimo ar sumavimo įtraukimas

Pažymėti reikšmes naudojant sąlyginį formatavimą

Gaukite profesionalią išvaizdą naudodami temas

Vaizdų įtraukimas

Peržiūrėti ir spausdinti ataskaitą

Peržvalga

Ataskaita yra duomenų bazės objektas, kuris naudojamas Rodyti ir apibendrinti duomenis. Ataskaitose pateikti taip, kaip platinti arba archyvuoti momentinių kopijų savo duomenimis, nei yra išspausdinti, konvertuojami į PDF ar XPS failus arba eksportuojami į kitus failų formatus.

Darbuotojų ataskaita Spaudinio peržiūroje

Ataskaitose galima pateikti išsamios informacijos apie atskirus įrašus, santraukų per daug įrašų, arba abu. Taip pat galite kurti žymas paštas arba kitiems tikslams Access ataskaitas.

Galima kurti "nesusietasis" ataskaitas, kuriose nėra duomenys, bet pagal šį straipsnį, mes manoma, kad ataskaitos yra susieta su duomenų šaltiniu, pvz., lentelę arba užklausą.

Kliento ataskaitos vs žiniatinklio ataskaitų

Nauja funkcija, kuri leidžia jums sukurti "žiniatinklio duomenų bazės" Access 2010 suteikia publikavimas SharePoint serveryje, kuriame veikia "" Access Services "Access" duomenų bazės. Sukūrus žiniatinklio duomenų bazę, Access ataskaitos būdo naršyklėje naudojant SQL serverio ataskaitų tarnybų. Šis konvertavimo įdeda tam tikrų apribojimų funkcijas, galite naudoti ataskaitų, kurias norite Rodyti naršyklėje. Tačiau, jei dar nesate apie ataskaitų vaizdavimas naršyklėje, galite naudoti funkcijos, kurias Access ataskaitų kūrimo įrankis teikia visą rinkinį.

Ataskaitos dalys

Programos "Access" ataskaitos dizaino suskirstytas į sekcijas. Klientų duomenų bazėje, galite peržiūrėti ataskaitą kaip dizaino rodinį, norėdami pamatyti savo skyrius. Makete rodinyje sekcijų nėra taip akivaizdu, bet jie vis dar ten, ir gali būti pasirenkami naudojant pasirinkčių grupė skirtuke formatas išplečiamajame sąraše. Norėdami kurti naudingas ataskaitas, turite suprasti, kaip veikia kiekviena sekcija. Pvz., skyriaus, kuriame norite padėti apskaičiavimo valdiklį nustato, kaip programa Access skaičiuos rezultatus. Toliau pateiktame sąraše yra trumpa informacija apie skyrių tipai ir jų naudojimas:

  • Ataskaitos antraštė    Šiame skyriuje atspausdinamas tik kartą ataskaitos pradžioje. Ataskaitos antraštę naudokite informacijos, kuri paprastai viršelio puslapį, pvz., logotipą, pavadinimą arba data. Kai apskaičiavimo valdiklį, kuri naudoja funkciją Sum agregavimo "report" antraštėje, apskaičiuota suma yra visos ataskaitos. Ataskaitos antraštė atspausdinama prieš puslapio antraštę.

  • Puslapio antraštė    Šis skyrius spausdinamas kiekvieno puslapio viršuje. Norėdami pakartoti ataskaitos pavadinimą kiekviename puslapyje, pvz., naudokite puslapio antraštę.

  • Grupės antraštė    Šiame skyriuje spausdinama kiekvienos įrašų grupės pradžioje. Grupės antraštėje naudoti spausdinti grupės pavadinimą. Pvz., ataskaitoje, kuri sugrupuota pagal produktą, naudokite grupės antraštėje spausdinti produkto pavadinimą. Kai apskaičiavimo valdiklį, kuri naudoja funkciją Sum agregavimo grupės antraštėje, suma yra dabartinės grupės. Atsižvelgiant į tai, kiek grupavimo lygių, kuriuos įtraukėte, gali būti kelios grupės antraštės sekcijos ataskaitos. Daugiau informacijos apie grupės antraščių ir poraščių kūrimas skyriuje grupavimo, rūšiavimo ar sumavimo įtraukimas.

  • Išsami informacija    Šiame skyriuje spausdinamas vieną kartą kiekvienai eilutei įrašo šaltinyje. Tai, kur galite įdėti valdiklius, kurie sudaro pagrindinę ataskaitos dalį.

  • Grupės poraštė    Šiame skyriuje spausdinama kiekvienos įrašų grupės pabaigoje. Grupės poraštę galite naudoti, Norėdami atspausdinti grupės informacijos santrauka. Atsižvelgiant į tai, kiek grupavimo lygių, kuriuos įtraukėte, gali būti kelios grupės poraštės sekcijos ataskaitos.

  • Puslapio poraštė    Šis skyrius spausdinamas kiekvieno puslapio pabaigoje. Norėdami atspausdinti puslapių numerius arba atskirų puslapių informaciją puslapio poraštę galite naudoti.

  • Ataskaitos poraštė    Šiame skyriuje atspausdinamas tik kartą ataskaitos pabaigoje. Norėdami atspausdinti ataskaitos sumas ar kitą suvestinės informaciją ataskaitos poraštę galite naudoti visos ataskaitos.

Pastaba : Dizaino rodinyje ataskaitos poraštė rodoma po puslapio porašte. Tačiau visos kitos rodiniuose (maketo rodinyje, pvz., arba kai ataskaita spausdinama arba peržiūrima), ataskaitos poraštė rodoma virš puslapio poraštės, iškart po paskutinės grupės poraštės arba išsamios informacijos eilutės paskutiniame puslapyje.

Dokumento viršuje

Kas nauja

Kurti ataskaitas "Access 2010" yra labai panašus procesas kurti ataskaitas programoje "Access 2007". Tačiau, "Access 2010" yra daug naujų funkcijų, kurios susijusios su ataskaitas:

  • Bendrinamų nuotraukų galerija    "Access 2010", galite dabar prie duomenų bazės vaizdą ir tada naudoti atvaizdą per kelis objektus. Vieno vaizdo naujinimas atnaujina ją ten, kur ji yra naudojama per visą duomenų bazę.

  • Office temos    "Access 2010", dabar galite naudoti standartinį Microsoft Office temos taikyti profesionaliai sukurtus rinkinius, šriftų ir spalvų visiems jūsų Access formų ir ataskaitų vienu metu.

  • Efektyvesnis sąlyginis formatavimas    Access 2010 yra efektyvesnis įrankių Žymėti duomenis ataskaitoje. Galite įtraukti iki 50 sąlyginio formatavimo taisyklės kiekvieno valdiklio arba valdiklių grupę ir kliento ataskaitas, galite įtraukti duomenų juostos palyginti duomenis per visus įrašus.

  • Lankstesnės maketai    "Access 2010", ataskaitų dizaino metodas yra vieta valdiklių maketuose. Šie tinkleliai padeda lygiuoti ir lengvai dydžio valdikliai ir reikalingus visose ataskaitose, kurį norite padaryti naršyklėje. Nors maketus patys naują "Access 2010", yra kai kurie keitimai, kurioje naudojate juos perkelti, lygiuoti ir pakeisti kontrolės būdus. Daugiau informacijos ieškokite vaizdo Įvadas į formų ir ataskaitų maketus.

Dokumento viršuje

Naujos ataskaitos kūrimas

1 veiksmas: įrašo šaltinio pasirinkimas

Ataskaitos įrašo šaltinis gali būti lentelė, nurodyta arba įdėtoji užklausa. Įrašo šaltinyje turi būti visos duomenų eilutės ir stulpeliai, kuriuos norite rodyti ataskaitoje.

Daugiau informacijos apie lentelių arba užklausų kūrimą ieškokite straipsniuose Įvadas į lenteles arba Supažindinimas su užklausomis.

Daugiau informacijos apie diagramų kūrimą ir pasirinkdami įrašų šaltinių, ieškokite straipsnyje ataskaitos įrašo šaltinio nustatymas.

2 veiksmas: ataskaitos įrankio pasirinkimas

Skirtuko kūrimas grupėje ataskaitos juostelės yra ataskaitos įrankiais. Toliau pateiktoje lentelėje trumpai aprašoma, kaip veikia kiekvienas įrankių:

Žiniatinklio suderinamą ataskaitas

Ataskaitos, sukurtos naudojant šiuos įrankius būtų suderinami su prieigos paslaugų funkcija publikuoti ir suteiks naršyklėje. Atkreipkite dėmesį, interneto suderinami objektai žymimi gaublio objekto piktogramą.

Mygtuko paveikslėlis

Įrankis

Aprašas

Mygtuko paveikslėlis

Ataskaita

Sukuria paprastą, lentelės formos ataskaitą, kurioje pateikiami visi įrašo šaltinio laukai, pasirinkti Naršymo srityje.

Mygtuko paveikslėlis

Tuščia ataskaita

Atidaro tuščią ataskaitą maketo rodinyje ir rodo laukų sąrašo užduočių sritis. Programa Access sukuria įrašo šaltinio užklausą, velkant laukus iš laukų sąrašo į ataskaitą.

Daugiau informacijos apie prieigos paslaugų funkcija publikuoti, ieškokite straipsnyje sukurti "Access" duomenų bazės bendrinti žiniatinklyje.

Kliento ataskaitos

Ataskaitos, sukurtos naudojant šiuos įrankius yra nesuderinami su prieigos paslaugų funkcija publikuoti. Kliento ataskaitos įtraukimas į žiniatinklio duomenų bazę netrukdys duomenų bazės publikavimas, tačiau kliento ataskaitos nebus galima naršyklėje. Tačiau galima naudoti kliento pranešimą, kai atidarytas programoje "Access" duomenų bazės.

Mygtuko paveikslėlis

Įrankis

Aprašas

Mygtuko paveikslėlis

Ataskaita

Sukuria paprastą, lentelės formos ataskaitą, kurioje pateikiami visi įrašo šaltinio laukai, pasirinkti Naršymo srityje.

Mygtuko paveikslėlis

Ataskaitos dizainas

Atidaroma tuščia ataskaita Dizaino rodinyje, į kurią galite įtraukti norimų laukų ir valdiklių.

Mygtuko paveikslėlis

Tuščia ataskaita

Atidaroma tuščia ataskaita maketo rodinyje ir rodoma laukų sąrašo užduočių sritis. Į ataskaitą velkant laukus iš laukų sąrašo, „Access“ sukuria įdėtąją užklausą ir išsaugo ją ataskaitos ypatybėje Įrašo šaltinis.

Mygtuko paveikslėlis

Ataskaitos vediklis

Rodomas kelių veiksmų vediklis, leidžiantis nurodyti laukus, grupavimo / rikiavimo lygius ir maketo parinktis. Šis vediklis sukuria ataskaitą pagal jūsų pasirinktus elementus.

Mygtuko paveikslėlis

Etiketės

Rodomas vediklis, leidžiantis pasirinkti standartinius arba pasirinktinius etikečių dydžius, norimus rodyti laukus ir jų rikiavimo būdą. Šis vediklis sukuria etikečių ataskaitą pagal jūsų pasirinktus elementus.


3 veiksmas: Ataskaitos kūrimas

  1. Spustelėkite mygtuką įrankio, kurį norite naudoti. Jei vedlys, atlikite vedlyje nurodytus veiksmus ir paskutinį puslapyje spustelėkite baigti .

    "Access" rodo ataskaitą maketo rodinyje.

  2. Formatuoti ataskaitą tol, kol ji atrodo taip, kaip norite:

    • Norėdami keisti laukų dydžius ir etiketes, pažymėkite juos ir vilkite už kraštų, kol bus norimo dydžio.

    • Norėdami perkelti lauką, pažymėkite jį (ir, jei yra, jo etiketę), tada vilkite į naują vietą.

    • Norėdami sulieti arba perskirti langelius, naikinti arba pasirinkti laukus bei atlikti kitas formatavimo užduotis, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauką ir vykdykite kontekstinio meniu komandas.

      Be to, jei norite, kad ataskaita atrodytų patrauklesnė ir ją būtų lengviau skaityti, naudokite kituose skyriuose aprašytas funkcijas.

Dokumento viršuje

Grupavimo, rūšiavimo ar sumavimo įtraukimas

Greičiausias būdas įtraukti grupavimo, rūšiavimo ar sumavimo įtraukimas į ataskaitą, yra dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauką, į kurį norite taikyti grupės, rūšiuoti, arba suma, o tada spustelėkite norimą komandą kontekstiniame meniu.

Kai ataskaita atidaryta kaip Maketo ar Dizaino rodinys, grupavimą, rūšiavimą ar sumavimą galite įtraukti ir naudodami sritį Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas:

  1. Jeigu sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas dar neatidaryta, skirtuko Dizainas grupėje Grupavimas ir sumavimas spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti.

  2. Spustelėkite Pridėti grupę arba Pridėti rūšiavimą, tada pažymėkite lauką, kuriame norite grupuoti ar rūšiuoti.

  3. Norėdami nustatyti daugiau parinkčių ir įtraukti sumų, grupavimo ar rūšiavimo eilutėje spustelėkite Daugiau.

Daugiau informacijos apie grupavimą, rūšiavimą ir sumavimą ieškokite straipsnyje sugrupuotos arba suvestinės ataskaitos kūrimas.

Dokumento viršuje

Pažymėti reikšmes naudojant sąlyginį formatavimą

Access 2010 yra efektyvesnis įrankių Žymėti duomenis ataskaitoje. Galite įtraukti iki 50 sąlyginio formatavimo taisyklės kiekvieno valdiklio arba valdiklių grupę ir kliento ataskaitas, galite įtraukti duomenų juostos palyginti duomenis per visus įrašus.

Norėdami įtraukti sąlyginį formatavimą :

  1. Atidarykite ataskaitą kaip maketo rodinį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje, tada spustelėdami Maketo rodinys.

  2. Pažymėkite visus valdiklius, į kurį norite taikyti sąlyginį formatavimą. Norėdami pažymėti kelis valdiklius, laikykite nuspaudę klavišą SHIFT arba CTRL ir spustelėkite norimą valdiklius.

  3. Skirtuko formatas grupėje Valdiklių formatavimas spustelėkite Sąlyginis formatavimas.

    "Access" atidaro dialogo langą Sąlyginio formatavimo taisyklių tvarkytuvas .

  4. Dialogo lange Sąlyginio formatavimo taisyklių tvarkytuvas spustelėkite Nauja taisyklė.

  5. Dialogo lange Nauja formatavimo taisyklė srityje Taisyklės tipo pasirinkimas pasirinkite reikšmę:

    • Norėdami sukurti taisyklę, kuri būtų įvertinama kiekvieno įrašo atveju atskirai, pasirinkite Tikrinti esamo įrašo reikšmes arba naudoti išraišką.

    • Jei norite sukurti taisyklę, kuri lygintų įrašus, naudodama duomenų juostas, spustelėkite Palyginti su kitais įrašais.

Pastaba : Parinkties palyginti su kitais įrašais nėra žiniatinklio duomenų bazės.


  1. Dalyje Redaguoti taisyklės aprašą nurodykite taisyklę, kuri nustatys, kada bus taikomas formatavimas, taip pat formatavimą, kurį norite pritaikyti, kai taisyklės kriterijai bus tenkinami.

  2. Spustelėkite Gerai, kad grįžtumėte į dialogo langą Sąlyginio formatavimo taisyklių tvarkytuvas.

  3. Jei norite sukurti papildomą taisyklę šiam valdikliui ar valdiklių rinkiniui, pakartokite šią procedūrą nuo 4 veiksmo. Jei ne, spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą.

Daugiau informacijos apie sąlyginio formatavimo ataskaitos įtraukimas, rasite vaizdo naudojimas sąlyginio formatavimo ataskaitas.

Dokumento viršuje

Gaukite profesionalią išvaizdą naudodami temas

Dabar galite taikyti Office 2010 temos į "Access" duomenų bazės, galite sukurti stilių per visus "Office" dokumentus.

Svarbu : Jei į "Office" temos, šrifto ar spalva, ji taikoma visų formų ir ataskaitų duomenų bazėje (ne tik tą, kurį naudojate).

  1. Atidarykite ataskaitą kaip maketo rodinį Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku ir spustelėdami Vmaketo rodinys.

  2. Skirtuko dizainas grupėje temos pasirinkite temą, spalvą ar šriftą, kurį norite:

    Juostelės paveikslėlis

    • Naudokite galerijoje tuo pat metu nustatyti spalvų ir šriftų iš anksto sukurtą schemą.

    • Jei norite nustatyti spalvas ar šriftus atskirai, naudokite galeriją Spalvos arba Šriftai.


Daugiau informacijos apie naudojant Office temas, rasite vaizdo kad Access formas ir ataskaitas būtų nuosekli ir patrauklų naudojant Office temas.

Dokumento viršuje

Vaizdų įtraukimas

Paprastai programos "Access" vaizdai yra buvo susietas su atskirų vaizdų valdiklių formų arba ataskaitų. Norėdami pakeisti dažniausiai naudojami vaizdą, kuris buvo naudojamas per kelias formas ir ataskaitas, kiekvienas paveikslėlis valdiklis turėjo rankiniu būdu redaguoti. "Access 2010", tačiau galite dabar pridėti nuotrauką prie duomenų bazės vieną kartą, ir tada naudoti atvaizdą per kelis objektus. Vieno vaizdo naujinimas atnaujina ją ten, kur ji yra naudojama per visą duomenų bazę. Tai yra labai naudinga sprendžiant įmonių logotipus arba fono vaizdus, kurie naudojami duomenų bazę.

Vaizdo įtraukimas

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, į kurią norite įtraukti vaizdą, ir tada spustelėkite Maketo rodinys.

  2. Spustelėkite ten, kur norite įtraukti vaizdą ataskaitą.

  3. Skirtuko dizainas grupėje valdikliai spustelėkite Įterpti vaizdą.

  4. Atlikite šiuos veiksmus:

    • Naudoti esamą vaizdą    Jei jau galerijoje norimą paveikslėlį, spustelėkite ją, kad įtrauktumėte jį į ataskaitą.

    • Nusiųsti nauju vaizdu    Galerijos apačioje spustelėkite Naršyti. Dialogo lange Paveikslėlio įterpimas pereikite į vaizdą, kurį norite naudoti, ir spustelėkite atidaryti.

      Programa Access prideda pasirinktą vaizdą į ataskaitą.

Fono vaizdo įtraukimas

Pastaba : Fono vaizdų negalima įtraukti žiniatinklio suderinamą ataskaitas.

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, į kurią norite įtraukti fono paveikslėlį ir tada spustelėkite Maketo rodinys.

  2. Skirtuko Formatas grupėje Fonas spustelėkite Fono vaizdas.

  3. Atlikite šiuos veiksmus:

    • Naudoti esamą vaizdą    Jei jau galerijoje norimą paveikslėlį, spustelėkite ją, kad įtrauktumėte jį į ataskaitą.

    • Nusiųsti nauju vaizdu    Galerijos apačioje spustelėkite Naršyti. Dialogo lange Paveikslėlio įterpimas pereikite į vaizdą, kurį norite naudoti, ir spustelėkite atidaryti.

      Programa Access prideda pasirinktą vaizdą į ataskaitą.

Dokumento viršuje

Ataskaitos peržiūra ir spausdinimas

Ataskaitos peržiūra

  1. Atidarykite norimą peržiūrėti ataskaitą, arba tiesiog pasirinkite naršymo srityje.

  2. Skirtuke failas spustelėkite Spausdintiir spustelėkite Spaudinio peržiūra.

    "Access" atidaro ataskaitą spaudinio peržiūros režimu. Komandas skirtuko Spaudinio peržiūra galite atlikti bet kurį iš šių veiksmų:

    • Spausdinti ataskaitą;

    • Keisti puslapio dydį ir maketą;

    • Padidinti arba sumažinti, arba peržiūrėti kelis puslapius vienu metu;

    • Atnaujinti ataskaitos duomenis

    • Eksportuoti ataskaitą į kitą failo formatą.

  3. Norėdami grįžti į duomenų bazės darbo sritį, skirtuko Spaudinio peržiūra grupėje Uždaryti peržiūrą , spustelėkite Uždaryti spaudinio peržiūrą.

Spausdinkite ataskaitą

Be spausdinti spaudinio peržiūra, taip pat galite išspausdinti ataskaitą neperžiūrėję:

  1. Atidarykite norimą peržiūrėti ataskaitą, arba tiesiog pasirinkite naršymo srityje.

  2. Skirtuke Failas spustelėkite Spausdinti.

    • Norėdami siųsti ataskaitą tiesiai į numatytąjį spausdintuvą be spausdinimo parinkčių nustatymą, spustelėkite Greitasis spausdinimas.

    • Jei norite atidaryti dialogo langą, kuriame galėsite pasirinkti spausdintuvą, nurodyti kopijų skaičių ir t. t., spustelėkite Spausdinti.

Dokumento viršuje

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×