Archyvavimas naudojant „Outlook“, skirtą „Windows“

Archyvavimas naudojant „Outlook“, skirtą „Windows“

Yra keletas būdų, kaip archyvuoti pranešimus programoje „Outlook“. Metodai, kuriuos galite naudoti, priklauso nuo el. pašto paskyros arba paskyrų, kurias nustatėte taikomojoje programoje „Outlook“, tipo.

Naudojant bet kurią paskyrą gaunama prieiga prie aplanko Archyvas. „Office 365“, „Outlook.com“ ir „Exchange“ paskyroms aplankas Archyvas yra vienas iš „Outlook“ numatytųjų aplankų, pvz., aplankas Gauta, Išsiųsti elementai ir aplankas Panaikinti elementai. Šio aplanko negalima panaikinti. Jei naudojate „Outlook“ su „Exchange“ arba „Exchange Online“ paskyra, aplanko strategijos, pvz., saugojimo strategija, taikomos aplankui Archyvas.

Jei naudojate POP ir IMAP paskyras, galite sukurti archyvo aplanką arba paskirti esamą aplanką, kuris būtų naudojamas kaip aplankas Archyvas. Negalite keisti „Office 365“ arba „Exchange“ paskyrų aplanko Archyvas vietos.

Naudojant mygtuką Archyvuoti pranešimams į aplanką Archyvas perkelti, pašto dėžutės dydis nesumažinamas. Jei norite sumažinti pašto dėžutės dydį, galite naudoti interneto archyvą programoje „Office 365“ įmonėms arba archyvuoti elementus rankiniu būdu.

Pranešimų archyvavimas naudojant mygtuką Archyvuoti

Galima naudoti mygtuką Archyvuoti juostelės grupėje Naikinti, kad perkeltumėte vieną ar daugiau laiškų į archyvo aplanką jų nepanaikinant. Archyvavimo funkcijos naudojimas turi kelis pranašumus.

  • Suarchyvuotus elementus lengva rasti naudojant ieškos lauką arba perėjus į aplanką Archyvas. Kai įvedate terminą ieškos lauke, pagal numatytuosius parametrus „Outlook“ ieško visuose pašto dėžutės aplankuose.

  • Elementai lieka pasiekiami telefonu ar kitais įrenginiais naudojant aplanką Archyvas

Elementų archyvavimas programoje „Outlook“

  1. Pasirinkite vieną ar daugiau norimų archyvuoti pranešimų aplanke Gauta ar kitame aplanke.

  2. Grupėje Naikinti pasirinkite Archyvas. Jei norite iš karto archyvuoti vieną ar daugiau pažymėtų pranešimų, galite naudoti klavišą Backspace.

    Archyvavimas vienu spustelėjimu

    Pastaba: „Office 365“, „Exchange“, „Exchange Online“ ir Outlook.com paskyroms, jūsų aplankas Archyvas jau yra, net jei anksčiau nenaudojote šios funkcijos. Aplanką rasite „Outlook“ aplankų sąraše. Jei aplanko nematote ir naudojate „Outlook 2016“ arba „Outlook“, skirtą „Office 365“ eikite į Failas > „Office“ paskyra > Naujinimo parinktys > Atnaujinti dabar.

  3. Laiškai perkeliami į aplanką Archyvas. Jeigu laišką suarchyvavote netyčia, eikite į aplanką Archyvas ir perkelkite laišką atgal į aplanką Gauta.

Pastaba. Mygtukas Archyvuoti matomas tik „Outlook 2016“, „Outlook 2019“ ir „Outlook“, skirtoje „Office 365“. Senesnių „Outlook“ versijų juostelėse mygtuko Archyvuoti nėra.

Pranešimų archyvavimas naudojant klaviatūrą

Galite archyvuoti vieną ar daugiau pažymėtų pranešimų spustelėdami klavišą Backspace. Jei spustelėsite klavišą Delete, pranešimai atsidurs aplanke Panaikinti elementai. Negalite pakeisti, kaip veikia klavišas Backspace. 

Pastaba. Jei el. laišką atidarytas atskirame lange, o ne skaitymo srityje, naudojant „Backspace“ klavišą el. laiško archyvuoti negalėsite. Kad naudodami „Backspace“ klavišą el. laišką galėtumėte archyvuoti, turite jį uždaryti ir peržiūrėti skaitymo srityje. Jei el. laišką atidarytas naujame lange, vienintelis būdas jį archyvuoti – naudoti juostelės mygtuką Archyvas.

Kaip rasti aplanką Archyvas?

Aplankas Archyvas yra aplankų sąraše. Norėdami rodyti aplankų sąrašą, pasirinkite Peržiūra Aplankų sritis ir pasirinkite Įprastas.

Aplankų srities meniu pažymėta Įprastas.

Kaip ieškoti aplanke Archyvas?

Pagal numatytuosius parametrus, kai ieškote „Outlook“ elementų naudodami aplankų sąrašo viršuje esančią funkciją Ieškoti dabartinėje pašto dėžutėje, „Outlook“ ieško visoje pašto dėžutėje.

Ieška pašto dėžutėje

Jei norite ieškoti tik aplanke Archyvas, pirmiausia aplankų sąraše pasirinkite aplanką Archyvas. Dabar naudojant ieškos lauką bus ieškoma tik aplanke Archyvas.

Ieška aplanke Archyvas

Kuo tai skiriasi nuo interneto archyvo?

Interneto archyvas – tai funkcija, skirta „Office 365“ įmonių klientams, turintiems neįprastai dideles pašto dėžutes. Šie klientai gali naudoti interneto archyvą, kad nereikėtų naikinti senų laiškų. Vartotojo interneto archyvas veikia kaip antra „Outlook“ paskyra su savo aplankų struktūra. Todėl jis nebus įtrauktas į ieškas, atliekamas aplanke Gauta.

Įgalinus interneto archyvą, administratoriai ir vartotojai gali nustatyti, kad pašto dėžutė automatiškai perkeltų senus laiškus į interneto archyvą naudojant archyvavimo strategijas.

Kada turėčiau naudoti archyvavimą ir internetinį archyvavimą?

Rekomenduojame naudojant archyvavimo funkciją, kad aplanke Gauta nebūtų laikomi jau skaityti ar atsakyti laiškai. Archyvas yra tarsi failų aplankas. Galite saugoti elementus aplanke Archyvas ir vis tiek juos lengvai pasiekti. Taip pat galima panaikinti laiškus arba perkelti juos į konkrečius aplankus, jeigu to pageidaujate.

Vartotojams, turintiems dideles pašto dėžutes „Office 365 Enterprise“ organizacijoje, rekomenduojame administratoriams nustatyti archyvavimo strategiją, perkeliančią elementus į interneto archyvą po vienerių metų ar mažiau, jei vartotojas greičiau pasiekia savo pašto dėžutės kvotą. Taip užtikrinama, kad vartotojams nereikės panaikinti senų laiškų, kad padarytų vietos naujiems. El. laiškai, senesni nei nurodytu laiku gali būti perkeliami iš aplanko Gauta ir vietinio archyvo aplanke.

Dažnai užduodami klausimai apie archyvavimą

Jei naudojate „Office 365“, „Exchange“, „Exchange Online“ arba „Outlook.com“ paskyrą, negalite keisti archyvuojamų elementų paskirties vietos. Aplankas Archyvas yra vienas iš „Outlook“ numatytųjų sistemos aplankų ir jo negalima pervardyti, perkelti ar panaikinti. Jei naudojate POP arba IMPA paskyrą, pvz., „Gmail“, „Yahoo“ arba „iCloud“, galite pakeisti archyvo aplanko vietą pasirinkdami Failas > Pašto dėžutės parametrai> Įrankiai > Nustatyti archyvo aplanką.

Archyvavimas yra gerai suprantama funkcija, kuri buvo pasiekiama „Outlook Mobile“, „Outlook Web App“ ir „Outlook.com“, taip pat kitų el. pašto paslaugų teikėjų, pvz., „Gmail“, programose. Pavadinimas yra gerai žinomas, be to, interneto archyvas yra naudojama funkcija, todėl nusprendėme nieko nekeisti.

Automatinio archyvavimo funkcija yra senesnė „Outlook“ funkcija, kuri leidžia automatiškai perkelti senus laiškus į .pst failą. Tai reiškia, kad laiškai iš serverio pašalinami ir yra sunkiau juos rasti naudojant iešką. Jei sugestų standusis diskas, kuriame yra šis automatinio archyvavimo .pst, šie laiškai būtų prarasti. Interneto archyvas yra įmonės lygio automatinio archyvavimo funkcijos pakaitalas.

Automatinį archyvavimą galima naudoti, jeigu neturite interneto archyvo ir jeigu IT skyrius neišjungė šios funkcijos. Daugiau informacijos apie automatinį archyvavimą „Outlook 2016“, žr. Senesnių elementų archyvavimas rankiniu būdu naudojant „Outlook“, skirtą „Windows“.

Archyvavimas dažnai naudojamas „Outlook“, skirtoje „Windows“, „Outlook Mobile“, „Internetinė „Outlook““ ir „Outlook.com“. Archyvavimo funkcijos negalima išjungti naudojant grupės strategiją.

Reikia papildomos pagalbos?

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×