Apžvalga: geriausia praktika, kaip valdyti, kaip žmonės naudojasi jūsų komandos svetaine

Apžvalga: geriausia praktika, kaip valdyti, kaip žmonės naudojasi jūsų komandos svetaine

Jei esate komandos svetainės savininkas, patartina kurti valdymo modelį – tai būtų modelis, skirtas jūsų svetainės strategijoms, procesams, vaidmenims ir pareigoms. Kaip šis modelis padės jums kontroliuoti, kaip žmonės naudoja jūsų svetainę. Pavyzdžiui, galbūt norėsite reikalauti paimti ir atrakinti failus, kad keli žmonės tuo pačiu metu nebandytų redaguoti failo. Arba, galbūt norėsite leisti tik tam tikriems žmonėms kurti antrines svetaines. Šiame straipsnyje apžvelgiamos idėjos ir geriausios praktikos, kaip mąstyti kuriant tokį modelį.

Pastaba: Jei ieškote veiksmų, kaip kurti svetainę, ieškokite "SharePoint" svetainės kūrimas.

Kas yra valdymas?

Svarbi, bet dažnai nematoma bet kurios svetainės dalis yra jos valdymo modelis– strategijų, vaidmenų, pareigų ir procesų rinkinys, kurį nustatote, kad nustatytumėte, kaip jūsų grupės žmonės naudoja "SharePoint".

Daugelis organizacijų turi valdymo modelį, kuris yra skirtas svetainėms centrinio administravimo arba svetainių rinkinio lygiu, kurią gali sukurti ir prižiūrėti informacinių technologijų (IT) skyrius arba komanda.

Jei esate svetainių rinkinio antrinės svetainės savininkas, pvz., komandos svetainė, galite sukurti savo papildomą valdymo modelį, kad galėtumėte spręsti konkrečias problemas.

Valdymo modelis leidžia lengviau:

  • Praneškite svetainės vartotojams, kai jie turėtų sukurti naują antrinę svetainę, o ne kurti sąrašą ar kitą svetainės turinį.

  • Įsitikinkite, kad antrinės svetainės ir turinys yra nebenaudojami, o ne naudoja saugyklos vietą ir praskiedžiant ieškos rezultatus.

  • Įsitikinkite, kad teisę turintis žmogus turi teisę pasiekti reikiamą turinį.

  • Praneškite antrinių svetainių savininkams žinoti, kokius šablonus ir temas jie gali naudoti.

  • Sklandžiai pereinančią svetainės nuosavybę iš vieno asmens į kitą.

Valdymo modelio elementai

Jūsų valdymo modelyje reikia spręsti šias problemas:

  • Svetainių kūrimas

  • Teisių valdymas

  • Informacijos architektūra

  • Svetainės gyvavimo ciklas ir išėjimas į pensiją

  • Saugyklos limitai

  • Informacijos klasifikacija

  • Tinkinimo

  • Duomenų apsauga

  • Naršymas

  • Ieška

  • Svetainės palaikymo vaidmenys ir pareigos

Kai kurie iš šių klausimų jau gali būti sprendžiami pagal svetainių rinkinio arba organizacijos lygmens valdymo modelį, pvz., kiek saugyklos vietos turite jūsų svetainėje ir kokio tipo tinkinimo galite atlikti svetainės apipavidalinimas. Kiti gali būti neaktualūs, atsižvelgiant į tai, kaip sudėtinga jūsų komandos svetainė ir kiek žmonių ją naudojate. Tačiau net jei jums nereikia priimti sprendimų dėl šių temų, naudinga žinoti, kokie sprendimai buvo priimti, kad galėtumėte pranešti savo svetainės vartotojams ir tinkamai vykdyti strategijas.

Štai keletas dalykų, kuriuos reikėtų apsvarstyti nustatant naują svetainę.

Antrinės svetainės kūrimas

Galite norėti, kad jūsų komandos nariai galėtų kurti antrines svetaines komandos svetainėje, kad būtų galima naudoti konkrečius projektus.

Galimybė spontaniškai kurti naujas antrines svetaines gali būti labai naudinga grupei, tačiau neribotas svetainių kūrimas gali išeiti iš jūsų. Kai antrinės svetainės daugintis laisvai, gali kilti problemų. Pavyzdžiui:

  • Sunku vartotojams surasti tinkamą antrinę svetainę arba būti tikri, kad jie turi.

  • Informacija gali būti dubliuojama keliose antrinėse svetainėse, naudojant brangiausią saugyklos vietą ir reikalaujant dubliuojamų pastangų.

  • Pasenusi informacija gali gyventi antrinėse svetainėse, kurios gali būti metų, rodomos ieškos rezultatuose. Gali būti sunku sužinoti, kokia informacijos versija yra teisinga.

  • Daugybės antrinių svetainių valdymo teisės gali tapti pagrindine roboto ir vartotojai gali netyčia baigti prieigą prie informacijos, kurios jie tikrai neturėtų.

  • Kai darbuotojai išeina iš grupės, antrinės svetainės, kurias jie sukuria, gali būti paliktos, todėl likę svetainės vartotojai gali supainioti ir šalinti ieškos rezultatus.

Galite sutaupyti laiko ir energijos, jei nustatote kai kurias svetainės kūrimo strategijas, kurios skirtos šioms sritims:

  • Kam leidžiama kurti antrines svetaines?

  • Ar reikia iš anksto patvirtinti naujas antrines svetaines? Jei taip, kokie yra patvirtinimo kriterijai ir kas suteikia patvirtinimą?

  • Ar naujos antrinės svetainės naudoja nustatytus šablonus ir temas?

  • Kiek informacijos gali būti saugoma svetainėje? Tai yra, kiek serverio vietos gali užtrukti?

  • Kokios taisyklės taikomos naršymo strategijai svetainėje?

  • Kiek laiko informacija turi būti saugoma antrinėse svetainėse prieš ją panaikinant ar archyvuojant?

Daugiau informacijos ieškokite svetainės arba antrinės svetainės kūrimas .

Teisių valdymas

Organizacijos svarbiausios informacijos vientisumas, konfidencialumas ir privatumas priklauso nuo to, kaip saugi jūsų svetainė – konkrečiai, kam pasirinksite suteikti prieigą prie savo svetainės.

Prieigos prie jūsų svetainės suteikimas ir apribojimas vadinamas valdymo teisėmis ir tai yra viena svarbiausių jūsų atsakomybės, kaip svetainės savininko.

Toliau pateikiami keli patarimai, kaip prisiminti kuriant teisių strategiją.

  • Laikykitės mažiausiai privilegijų principo: suteikite žmonėms mažiausią teisių lygį, reikalingą jiems priskirtoms užduotims atlikti.

  • Suteikite žmonėms prieigą įtraukdami juos į standartines, numatytąsias grupes (pvz., narius, lankytojus ir savininkus). Padarykite, kad dauguma žmonių būtų narių arba lankytojų grupių nariai, ir apribokite žmonių grupės savininkų skaičių.

  • Naudokite teisių paveldėjimą, kad sukurtumėte švarią, lengvai vizualizuoti hierarchiją. Tai yra, Venkite suteikti teises asmenims, o ne dirbti su grupėmis. Jei įmanoma, turite antrinių svetainių tiesiog Paveldėti teises iš savo komandos svetainės, o ne turėti unikalias teises.

  • Tvarkykite savo turinį, kad pasinaudotumėte teisių paveldimumo privalumais: Apsvarstykite galimybę suskirstyti turinį pagal saugos lygį – sukurkite svetainę arba biblioteką, specialiai skirtą slaptiems dokumentams, o ne jų išsibarstę didelėje bibliotekoje ir apsaugotą unikaliomis teises.

Peržiūrėkite teisių rinkinių supratimas "SharePoint " arba sąrašo, bibliotekos arba atskiro elemento teisių nustatymo teisių nustatymas.

Informacijos architektūra

Svetainės informacijos architektūra yra panašus į knygos turinį: ji nustato, kaip informacija toje svetainėje, jos tinklapiai, dokumentai, sąrašai ir duomenys – yra sutvarkytos ir pateikiamos svetainės vartotojams. Informacijos architektūra dažnai įrašoma kaip hierarchinis svetainės turinio, ieškos raktinių žodžių, duomenų tipų ir kitų sąvokų sąrašas.

Norėdami sukurti informacijos architektūrą, turite išanalizuoti informaciją, kuri bus pateikta svetainėje. Toliau pateikiami keli klausimai, kuriuos galite naudoti kurdami informacijos architektūrą:

  • Kokio tipo turinį turite svetainėje? Kaip bus išversti į antrines svetaines, sąrašus, bibliotekas ir kt.?

  • Kaip informacija bus pateikta svetainėje?

  • Kaip svetainės vartotojai naršys svetainėje?

  • Kaip informacija bus skirta konkrečioms auditorijoms?

  • Kaip ieškos bus konfigūruojama ir optimizuota?

Dalis jūsų informacijos architektūros gali apimti informacijos klasifikavimą.

Jei informacija, su kuria susiduriame, turi didelę reikšmę įmonei, reikia specialaus saugumo arba taikoma reguliavimo atitikties taisyklėmis, galbūt norėsite nustatyti klasifikacijos schemą, kad nustatytumėte konkrečius turinio tipus, kuriuos reikia rūpestingai tvarkyti.

Kai sutvarkysite informaciją į konkrečius sąrašus ir bibliotekas, galite naudoti valdymo funkcijas, kad valdytumėte turinio valdymą. Pavyzdžiui:

Reikalauti paimti ir atrakinti failus

Kai reikia paimti ir atrakinti failą, įsitikinkite, kad failą gali redaguoti tik vienas asmuo, kol jis bus pažymėtas. Reikalaujant paimti ir užrakinami dokumentai neleidžia keliems žmonėms atlikti keitimo tuo pačiu metu, kurie gali sukurti redagavimo konfliktus ir sukelti painiavą. Reikalavimas paimti ir atrakinti taip pat gali padėti priminti komandos nariams įtraukti komentarą, kai jie tikrina failą, kad galėtumėte lengviau sekti, kas pasikeitė kiekvienoje versijoje. Daugiau informacijos ieškokite bibliotekos nustatymas, kad būtų reikalaujama paimti ir atrakinti failus.

Versijų sekimas

Jei reikia išsaugoti ankstesnes failų versijas, bibliotekos gali padėti jums sekti, saugoti ir atkurti failus. Galite pasirinkti sekti visas versijas tokiu pačiu būdu. Arba galite pasirinkti tam tikras versijas, pvz., įtraukti naują skyrių į vadovą ir kai kurias versijas, pvz., rašybos klaidos taisymą. Norėdami padėti valdyti saugyklos vietą, galite pasirinkti kiekvieno norimo saugoti versijos numerį. Daugiau informacijos apie versijų kūrimą rasite straipsnyje kaip veikia versijų kūrimas sąraše arba bibliotekoje?.

Galite nustatyti, kad būtinas dokumento patvirtinimas. Dokumentai lieka laukimo būsenos, kol juos patvirtins arba atmeta asmuo, turintis teisę tai daryti. Galite kontroliuoti, kurios vartotojų grupės gali peržiūrėti dokumentą prieš jį patvirtindami. Ši funkcija gali būti naudinga, jei jūsų bibliotekoje yra svarbių rekomendacijų ar procedūrų, kurios turi būti galutinės prieš kitiems jas pamatant. Daugiau informacijos apie dokumento patvirtinimą ieškokite elementų patvirtinimo svetainių sąraše arba bibliotekoje reikalavimas.

Bibliotekos palaiko RSS technologiją, kad jūsų darbo grupės nariai galėtų automatiškai gauti ir peržiūrėti naujienas ir informaciją konsoliduotoje vietoje. Naudodami RSS technologiją galite įspėti apie bet kokius bibliotekos keitimus, pvz., kai failai saugomi bibliotekoje. RSS informacijos santraukos įgalina jūsų darbo grupės narius Peržiūrėti konsoliduotų failų sąrašą. Taip pat galite kurti el. pašto įspėjimus, kad jums būtų pranešama, kai pasikeičia failai. Daugiau informacijos apie RSS informacijos santraukas rasite svetainės arba svetainių rinkinio RSS informacijos santraukų tvarkymas.

Dokumentų biblioteka arba turinio tipas gali naudoti darbo eigas, kurias jūsų organizacija nustatė verslo procesams, pvz., dokumento patvirtinimo arba peržiūros valdymui. Jūsų grupė savo dokumentams gali taikyti verslo procesus, vadinamus darbo eigomis, nurodančius veiksmus, kurių reikia imtis sekoje, pvz., dokumentų patvirtinimo arba vertimo. Darbo eiga yra automatizuotas dokumentų ar elementų perkėlimo būdas atliekant veiksmų ar užduočių seką. Pagal numatytuosius numatytuosius ir bibliotekas galima naudoti tris darbo eigas: patvirtinimas, kuris nukreipia dokumentą žmonių grupei patvirtinti; Atsiliepimų rinkimas, kuris nukreipia dokumentą žmonių grupei, kad galėtų pateikti atsiliepimą, ir grąžina dokumentą asmeniui, kuris inicijavo darbo eigą kaip rinkinį; ir rinkite parašus, kurie nukreipia dokumentą žmonių grupei, kad surinktų jų skaitmeninius parašus. Daugiau informacijos apie darbo eigas rasite darbo eigų, įtrauktų į "SharePoint ", apžvalga

Jei jūsų grupė veikia su kelių tipų failais, pvz., darbalapiais, pateiktimis ir dokumentais, galite išplėsti bibliotekos funkcijas, įgalindami ir apibrėždami kelis turinio tipus. Turinio tipai suteikia daugiau lankstumo ir nuoseklumo keliose bibliotekose. Kiekvienas turinio tipas gali apibrėžti šabloną ir net darbo eigos procesus. Šablonai veikia kaip pradinis taškas, formatavimas ir bet koks dažnai naudojamas tekstas ir ypatybės, taikomos to tipo dokumentams, pvz., skyriaus pavadinimas arba sutarties numeris. Daugiau informacijos apie turinio tipus rasite Įvadas į turinio tipus ir turinio tipo publikavimą

Jei turite jautrių failų grupę ir būtų naudinga žinoti, kaip naudojami dokumentai, galite apibrėžti strategiją, leidžiančią įgalinti "audito" įvykių sekimą, pvz., failo keitimą, kopijavimui arba naikinimui. Informacijos apie audito nustatymą ieškokite svetainės rinkinio audito parametrų konfigūravimas

Svetainės gyvavimo ciklas ir išėjimas į pensiją

Svetainės, pvz., dokumentų darbo svetainės ir diskusijų svetainės, paprastai užstrigo po to, kai jos nebėra naudingos, naudojant vertingas saugyklos vietos ir "muddying" ieškos rezultatus. Patartina nustatyti svetainių ir jų turinio peržiūrėjimo tvarkaraštį (bent jau vienąkart per metus), kad sužinotumėte, ar verta juos laikyti.

Taip pat gerai Turėkite omenyje, kad jūsų organizacijos didesnis valdymo modelis taip pat gali būti rodomas "seni" svetainių Lookout. Pvz., administratorius gali automatiškai panaikinti svetaines, kurios buvo nepakeistos 90 dienoms. Jei esate svetainės savininkas, galite gauti įspėjimą, kad tai nutiks. Daugiau informacijos apie gyvavimo ciklo ir pensijų strategijas rasite svetainės uždarymo strategijose.

Saugyklos limitai

Administratorius gali nustatyti ribą, kurią gali naudoti jūsų grupės disko saugyklos dydis. Jums reikia išsiaiškinti, ar yra limitas ir, jei taip, nuspręskite, kaip ją paskirstyti tarp svetainių, puslapių ir bibliotekų.

Pagal numatytuosius "SharePoint Server" nustato 50 MB ribą vieno dokumento, kurį galima nusiųsti į dokumentų biblioteką, dydžiui. Be to, pagal numatytuosius, komandos svetainių savininkai gauna įspėjimus, kai saugykla yra 90% kvotos.

Kai žinote, kokios yra jūsų ribos, galite naudoti funkcijas, pvz., versijų arba audito sekimą, kad įsitikintumėte, jog jūsų svetainė priklauso jiems. Daugiau informacijos ieškokite svetainių rinkinio saugyklos limitų valdymas.

Tinkinimo

Tikimybė, kad jūsų organizacijoje yra tam tikrų standartinių prekių ženklų, svetainės šablonų arba svetainių maketų, kurie yra pageidautini arba būtini. Kiek vartotojai gali pasiekti tinkindami savo svetainių ir puslapių išvaizdą?

Norėdami valdyti tinkinimą, galite nuspręsti užrakinti, kas jūsų komandoje turi teisę tinkinti, arba galite pasirinkti standartizuotų puslapio maketų naudojimą, kad užtikrintumėte, jog laikomasi tam tikrų reikalavimų, pvz., svetainės savininko rodymo viršutiniame kairiajame kampe svetainių.

Taip pat galite nustatyti rekomendacijas apie funkcijas, kurias žmonės gali naudoti antrinėse svetainėse. Pvz., galbūt norėsite paprašyti, kad žmonės negalėtų naudoti puslapio dalių, kurioms reikia pasirinktinio kodavimo.

Kitame Spectrum gale galite pateikti visiems komandos nariams su "SharePoint Designer", kad jie galėtų atlikti visus norimus pokyčius.

Daugiau informacijos apie svetainės tinkinimą ieškokite " SharePoint" svetainės arba įvado išvaizdos keitimas, kad būtų galima tinkinti svetaines ir puslapius.

Naršymas

Naršymo elementai padeda žmonėms naršyti po reikiamą turinį. Du naršymo elementai, kuriuos galite tinkinti, yra viršutinė saitų juosta ir greitoji paleistis.

Naudodami kiekvieno sąrašo ar bibliotekos parametrų puslapius, galite pasirinkti, kuriuos sąrašus ir bibliotekas reikia pateikti greitosios pradžios ekrane. Taip pat galite keisti saitų tvarką, įtraukti arba naikinti saitus ir įtraukti arba naikinti sekcijas, į kurias yra įtraukti saitai. Pavyzdžiui, jei sąrašo sekcijoje yra per daug sąrašų, galite įtraukti naują sekciją užduočių sąrašams, kuriuose galite įtraukti saitų į užduočių sąrašus.

Viršutinė saitų juosta suteikia galimybę svetainės vartotojams patekti į kitas svetainių rinkinio svetaines, kiekvieną svetainės puslapio viršuje rodant skirtukų eilutę. Kurdami naują svetainę, galite pasirinkti, ar norite įtraukti svetainę į pirminės svetainės viršutinę saito juostą ir ar naudoti viršutinę saito juostą iš pirminės svetainės.

Daugiau informacijos apie svetainės naršymą ieškokite Supažindinimas su svetainės naršymu arba "SharePoint" svetainės naršymo tinkinimas

Ieška

Turinys rodomas daugelyje vietų, įskaitant svetaines, sąrašus, bibliotekas, puslapio dalis ir stulpelius. Pagal numatytuosius, kai kas nors ieško jūsų svetainėje, visi jos antrinių svetainių svetainės turinys pasirodo ieškos rezultatuose.

Kaip svetainės savininkas galite pasirinkti, ar jūsų svetainės turinys bus rodomas ieškos rezultatuose. Kai neleisite, kad svetainės turinys būtų rodomas ieškos rezultatuose, visų antrinių svetainių turinys taip pat yra blokuojamas, kad nebūtų rodomas ieškos rezultatuose.

Pagal numatytuosius, turinio su apribotomis teisėmis nerodomas ieškos rezultatuose tiems vartotojams, kurie neturi teisės juos perskaityti. Galite pakeisti, kad apribotas turinys būtų rodomas ieškos rezultatuose, bet vartotojai negalės atidaryti turinio, kuriam jie neturi teisės.

Peržiūrėkite " SharePoint Online" ieškos administravimo apžvalgą arba Konfigūruokite turinio ieškos puslapio dalį "SharePoint ", jei ieškote daugiau informacijos apie iešką.

Svetainės palaikymo vaidmenys ir pareigos

Naudinga apibrėžti vaidmenis ir pareigas, kad būtų sumažintas chaosas, kuris gali kilti svetainėje, kai personalo nariai sukasi arba išeina iš komandos. Štai keletas dalykų, kuriuos reikia nurodyti, kas daro jūsų svetainėje:

  • Mokymas: pagrindinė naršymo, ieškos ir dokumentų valdymo mokymas gali būti labai naudingas žmonėms, kurie turi naują produktą.

  • Palaikymas: galite norėti, kad paskirtasis komandos ekspertas išspręstų problemas ir būtų ryšys su administratoriumi.

  • Atitiktis teisės ar organizacinėms gairėms: kartais tai gali būti tik "atnaujinti" saitų su atitinkamomis gairėmis reikalas, bet yra gerai, kad asmuo būtų atsakingas.

Daugiau apie vaidmenis žr.: planų planavimas ir vartotojų valdymas arba svetainių rinkinio administratorių valdymas .

Duomenų apsauga

Atsarginių kopijų kūrimo ir atkūrimo funkcijos apsaugo jūsų duomenis nuo atsitiktinio praradimo. Atsarginio kopijavimo ir atkūrimo greitį bei lygį nustato administratorius. Peržiūrėkite " SharePoint Server" atsarginės kopijos ir atkūrimo apžvalgą arba "SharePoint Online" svetainių rinkinio šiukšlinės tvarkymas

Pastaba:  Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Prašome mus informuoti, ar radote reikiamos informacijos. Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip nuoroda.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×