Apžvalga: Geriausi valdyti, kaip žmonės naudojasi jūsų komandos svetainę

Apžvalga: Geriausi valdyti, kaip žmonės naudojasi jūsų komandos svetainę

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Jei esate komandos svetainės savininkas, tai naudinga sukurti valdymo modelį – tai yra modelį, paaiškinantį svetainės strategijas, procesus, vaidmenis ir užduotys. Pavyzdys, kaip tai padės jums valdyti, kaip žmonės naudojasi jūsų svetaine. Pavyzdžiui, galite reikalauti paimti ir užrakinti failus, kad keli žmonės ne bandyti failo redagavimas vienu metu. Ar norite leisti tik tam tikriems asmenims kurti antrines svetaines. Šiame straipsnyje apžvelgiama idėjas ir Geriausi galvoti apie kuriant tokį modelį.

Pastaba : Jei ieškote žingsniai, kaip sukurti svetainę, ieškokite "SharePoint" svetainės kūrimas.

Šiame straipsnyje:

Kas yra valdymas?

Valdymo modelio elementai

Antrinės svetainės kūrimas

Teisių valdymas

Informacijos architektūra

Reikalavimas paimti ir užrakinti failus

Versijų sekimas

Dokumento patvirtinimo reikalavimas

Informacijos apie pakeitimus gavimas

Darbo eigų kūrimas

Turinio tipų apibrėžimas

Įrašo sekimas

Svetainių gyvavimo ciklas ir likvidavimas

Saugyklų limitai

Tinkinimas

Naršymas

Ieška

Svetainės palaikymo vaidmenys ir

Duomenų apsauga

Kas yra valdymas?

Svarbi, bet dažnai nematoma bet kokios svetainės dalis yra jos valdymo modelis – strategijų rinkinys, vaidmenys, įsipareigojimai ir procesai, kuriuos kuriate, norėdami nustatyti, kaip jūsų grupės nariai turi naudoti „SharePoint“.

Daugelis organizacijų turi vietinį svetainių valdymo modelį centrinio administravimo arba svetainių rinkinio lygiu, todėl jį gali kurti ir tvarkyti informacinių technologijų (IT) skyrius arba komanda.

Jei esate svetainių rinkinio antrinės svetainės, pvz., komandos svetainės, savininkas, būtų protinga papildomai sukurti savo valdymo modelį, apimantį konkrečias jus dominančias problemas.

Valdymo modelis leidžia lengviau:

  • Svetainės vartotojams sužinoti, kada jie turėtų sukurti naują antrinę svetainę, prieštaraujančią sąrašo kūrimui arba kitos svetainės turiniui.

  • Užtikrinti, kad pasenęs antrinės svetainės ir turinys būtų pašalintas, o ne naudotų saugyklos erdves menkindamas ieškos rezultatus.

  • Užtikrinti, kad atitinkami žmonės turėtų prieigą prie atitinkamo turinio.

  • Supažindinti svetainės savininkus su galimais naudoti šablonais ir temomis.

  • Svetainės nuosavybę tolygiai perduoti iš vieno asmens kitam.

Valdymo modelio elementai

Valdymo modelis turi apibrėžti šiuos dalykus:

  • Svetainių kūrimas

  • Teisių valdymas

  • Informacijos architektūra

  • Svetainių gyvavimo ciklas ir likvidavimas

  • Saugyklų limitai

  • Informacijos klasifikavimas

  • Tinkinimas

  • Duomenų apsauga

  • Naršymas

  • Ieška

  • Svetainės palaikymo vaidmenys ir įsipareigojimai

Gali būti, kad kai kuriuos klausimus jau išsprendė svetainių rinkinio arba organizacijos lygio valdymo modelis, pvz., kiek vietos bus skirta svetainei arba, kaip galite tinkinti jos išvaizdą. Kiti klausimai gali būti jums neaktualūs, atsižvelgiant į tai, kokia sudėtinga yra jūsų komandos svetainė ir kiek žmonių ja naudosis. Tačiau, net jei jums nereikia priimti šių sprendimų, naudinga žinoti jau priimtus sprendimus, kad galėtumėte informuoti savo svetainės vartotojus ir tinkamai taikyti strategijas.

Aptarsime keletą dalykų, kuriuos turi apsvarstyti nustatydami naują svetainę.

Antrinės svetainės kūrimas

Galite savo komandos nariams suteikti teisę kurti komandos svetainės antrines svetaines, naudojamas konkretiems projektams.

Galimybė spontaniškai kurti naujas antrines svetaines gali būti didelis pranašumas grupei, tačiau neapribojus šios galimybės svetainės gali būti kuriamos neapgalvotai. Kai antrinės svetainės plinta laisvai, gali kilti problemų. Pavyzdžiui:

  • Vartotojams pasidaro sunku rasti tinkamą antrinę svetainę arba patikrinti, kad ji yra.

  • Informacija gali būti dubliuojama keliose antrinėse svetainėse, naudojant brangią saugyklos erdvę ir reikalaujant padidintų pastangų tvarkyti svetaines.

  • Potencialiai ilgus metus antrinėse svetainėse gali būti laikoma pasenusi informacija, pasirodanti paieškos rezultatuose. Gali būti sunku nustatyti, kuri informacijos versija yra teisinga.

  • Daugeliui antrinių svetainių skirtų teisių valdymas gali tapti didžiuliu nuobodžiu darbu, o vartotojams gali būti netyčia suteikta prieiga prie informacijos, kuri jiems neturėtų būti suteikta.

  • Darbuotojams palikus grupę jų sukurtos svetainės gali likti apleistos, painioti ir teršti likusių svetainės vartotojų ieškos rezultatus.

Galite sutaupyti laiko ir energijos, jei nustatysite kelias svetainės kūrimo strategijas, apimančias šias sritis:

  • Kam leidžiama kurti antrines svetaines?

  • Ar naujos antrinės svetainės turėtų būti iš anksto patvirtinamos? Jei taip, kokie yra tvirtinimo kriterijai, kas suteikia patvirtinimą?

  • Ar naujos antrinės svetainės naudos parengtus šablonus ir temas?

  • Kiek informacijos gali būti saugoma svetainėje? T. y., kiek serverio disko vietos ji gali užimti?

  • Kokios yra naršymo strategijų įtraukimo į svetainę taisyklės?

  • Kaip ilgai informacija antrinėse svetainėse turi būti saugoma, kol bus sunaikinta arba suarchyvuota?

Daugiau informacijos rasite kurti svetainės ar antrinės svetainės .

Teisių valdymas

Jūsų organizacijos kritinės misijos vykdymo informacijos vientisumas, konfidencialumas ir privatumas priklauso nuo to, ar saugi jūsų svetainė, o būtent, kam suteiksite prieigos prie svetainės teises.

Prieigos prie svetainės suteikimas ir apribojimas vadinamas teisių valdymu ir tai yra vienas iš svarbiausių jūsų, kaip svetainės savininko įsipareigojimų.

Kurdami teisių strategiją turėtumėte nepamiršti kelių patarimų.

  • Laikykitės mažiausių būtinų teisių principo: suteikite žmonėms žemiausio lygio teisių rinkinį, būtiną priskirtoms užduotims atlikti.

  • Suteikite prieigą įtraukdami juos į standartines numatytąsias grupes (pvz., Nariai, Lankytojai, Savininkai). Daugumą žmonių padarykite grupių Nariai arba Lankytojai nariais ir apribokite grupės Savininkai žmonių skaičių.

  • Naudokite teisių paveldimumą, kad galėtumėte sukurti aiškią, lengvai pavaizduojamą hierarchiją. Tai yra nesuteikite teisių asmenims, verčiau dirbkite su grupėmis. Kai įmanoma, antrinėms svetainėms tiesiog suteikite teisių iš savo komandos svetainės paveldėjimą, o ne unikalias teises.

  • Tvarkykite savo turinį pasinaudodami teisių paveldėjimo teikiamu pranašumu: apsvarstykite turinio dalinimo į segmentus pagal saugos lygį galimybę – geriau sukurkite svetainę ar biblioteką, specialiai skirtą slaptiems dokumentams, nei apsaugoję unikaliomis prieigos teisėmis išbarstykite juos didelėje bibliotekoje.

Kas yra teises "SharePoint" arba sąrašo, bibliotekos ar atskiro elemento teisių redagavimas ieškokite informacijos apie teisių nustatymas.

Informacijos architektūra

Svetainės informacijos architektūros kūrimas yra tarsi turinio knygos: nustatoma kaip tos svetainės informaciją – tinklalapius, dokumentus, sąrašus ir duomenis, yra sutvarkyti ir pateikti svetainės vartotojams. Informacijos architektūra, dažnai žymimas hierarchinis sąrašas svetainės turinį, ieškos raktažodžiais, duomenų tipai ir kitas sąvokas.

Norėdami kurti informacijos architektūrą, turite išanalizuoti pateiktiną svetainėje informaciją. Štai keli klausimai, kuriuos galite naudoti kurdami informacijos architektūrą:

  • Koks turinys svetainėje bus pateikiamas? Kaip bus perkeliama į antrines svetaines, sąrašus, bibliotekas ir t. t.?

  • Kaip svetainėje bus pateikiama informacija?

  • Kaip svetainės vartotojai naršys svetainėje?

  • Kaip informacija bus taikoma konkrečioms auditorijoms?

  • Kaip bus konfigūruota ir optimizuota ieška?

Jūsų informacijos architektūros dalis gali apimti informacijos klasifikaciją.

Jei informacija, su kuria susiduriate įmonėje, labai vertinama, turi paklusti taisyklių reikalavimams arba jai reikia ypatingos saugos, galite nustatyti klasifikacijos schemą, kad identifikuotumėte konkrečius turinio, kurį reikia atsargiai valdyti, tipus.

Suskirstę informaciją į konkrečius sąrašus ir bibliotekas, galite naudoti valdymo funkcijas, kad sutvarkytumėte turinio valdymo būdus. Pavyzdžiui:

Reikalavimas paimti ir užrakinti failus

Galite reikalauti paimti ir užrakinti failą, galite užtikrinti, kad tik vienas asmuo gali redaguoti failą, tol, kol ji yra įrašyta ir atrakinta. Reikalavimą dokumentus paimti ir užrakinti neleidžia keliems asmenims vienu metu, kurioje galite kurti redagavimo konfliktų ir sukelti painiavą keičiant. Reikalavimas paimti gali padėti priminti komandos narius, kuriuos norite įtraukti komentarą, tikrinant failą, kad galite lengviau sekti, kas pasikeitė kiekvienoje versijoje. Daugiau informacijos rasite nustatyti, kad į biblioteką, kad būtų reikalaujama paimti ir užrakinti failus.

Versijų sekimas

Jei norite išlaikyti ankstesnes failų versijas, bibliotekos gali padėti stebėti, saugoti ir atkurti failus. Jūs galite sekti visas versijas taip pat. Arba galite nustatyti kai kurių versijų kaip pagrindinę, pvz., įtraukti naują skyrių rankiniu būdu, ir kai kurių versijų kaip papildomas, pvz., rašybos klaidų taisymas. Kad būtų lengviau valdyti saugojimo vietos, galite pasirinkti kiekvieno tipo versiją, kurią norite saugoti skaičius. Daugiau informacijos apie versijas, rasite kaip veikia versijos kūrimas sąraše arba bibliotekoje?.

Galite nurodyti, kad būtina patvirtinti dokumento. Dokumentų lieka laukimo būsenos, kol jie patvirtinti arba atmesti ką nors, kas turi teisę tai padaryti. Galite valdyti, kurios vartotojų grupės gali peržiūrėti dokumentą, kol jis bus patvirtintas. Ši funkcija gali būti naudinga, jei jūsų bibliotekoje yra svarbių rekomendacijų ar procedūros, kurios turi būti galutinės prieš kitiems juos matyti. Daugiau informacijos apie dokumento patvirtinimo, ieškokite svetainės sąrašo ar bibliotekos elementų patvirtinimo reikalavimas.

Bibliotekų palaiko RSS technologiją, taip, kad savo darbo grupės nariams automatiškai gauti ir Peržiūrėti naujinimus, arba informacijos santraukas, naujienų ir informacijos konsoliduotą vietoje. Galite naudoti RSS technologiją įspėti apie bet kokius su biblioteka, pvz., kada keisti failus, saugomus bibliotekoje. RSS informacijos santraukų įgalinti savo darbo grupės narius, kuriuos norite matyti bendrą sąrašą failų, kurie buvo pakeistos. Taip pat galite sukurti el. pašto įspėjimus, taip, kad jums bus pranešta, kai failų keitimas. Daugiau informacijos apie RSS informacijos santraukų, ieškokite valdyti RSS informacijos santraukos svetainės ar svetainių rinkinį.

Dokumentų biblioteką arba turinio tipą galite naudoti verslo procesus, pvz., valdyti dokumento patvirtinimo darbo eigas, jūsų organizacija turi apibrėžti arba peržiūrėti. Verslo procesų grupę galite taikyti savo dokumentus, vadinamus darbo eigomis, nurodyti veiksmai, kurių reikia imtis tam tikra tvarka, pvz., dokumentų patvirtinimo ar vertimo. Darbo eigos yra automatizuota būdas perkelti dokumentų ar elementų seka veiksmų arba užduočių. Trys darbo eigos galimos bibliotekose, pagal numatytuosius nustatymus: patvirtinimo dokumento nukreipia į grupę žmonių tvirtinti; Rinkti atsiliepimus, kurie nukreipia į dokumentą atsiliepimams asmenų grupei ir pateikia dokumentą asmeniui, kuris pradėjo darbo eigą, toks rinkinys; ir parašų rinkimo, nukreipia į dokumentą grupė žmonių surinkti jų skaitmeninius parašus. Daugiau informacijos apie darbo eigas, rasite su "SharePoint" darbo eigų apžvalga

Jei jūsų grupė su kelių tipų failus, pvz., darbalapių, pateiktis ir dokumentus, galite išplėsti bibliotekos funkcijų įgalinimas ir kelių turinio tipų apibrėžimas. Turinio tipų įtraukti lankstumo ir nuoseklumą per keliose bibliotekose. Kiekvieno turinio tipą galite nurodyti šablono ir net darbo eigos procesus. Šablonų veikia kaip pradžios tašką, formatuoti ir bet kokį dažnai naudojamą tekstą ir nustatyti ypatybes, taikomas to tipo, pvz., skyriaus pavadinimas ar sutarties numeris dokumentus. Daugiau informacijos apie turinio tipus, rasite Įvadas į turinio tipus ir turinio tipo publikavimą

Jei turite slaptą failų grupę ir būtų naudinga žinoti, kaip buvo naudojamas dokumentus, galite nustatyti strategiją, kuri leidžia įjungti "Audito" sekti įvykius, pvz., failų pakeitimai, kopijos arba naikinimą. Informacijos apie audito nustatymą, ieškokite svetainių rinkinio tikrinimo parametrų konfigūravimas

Svetainių gyvavimo ciklas ir likvidavimas

Svetainės, pvz., dokumentų darbo ir diskusijų svetainės turi tendenciją vis dar egzistuoti po to, kai tampa nebenaudingos, naudodamos vertingą saugyklos erdvę ir užteršdamos ieškos rezultatus. Naudinga nustatyti svetainių ir jų turinio peržiūros tvarkaraštį (bent kartą per metus), kad pamatytumėte, ar verta jas saugoti.

Tai reikia turėti omeny, taip pat gerai, kad organizacijos didesnių valdymo modelis taip pat gali būti pasenusi svetainės ieško. Pvz., administratorius gali automatiškai naikinti svetainių, kurios buvo nepaliestos 90 dienų. Kaip svetainės savininkas, galite gauti el. įspėjimas, tai bus atsitikti. Daugiau informacijos apie gyvavimo ciklas ir likvidavimas strategijas, peržiūrėkite svetainės uždarymo strategijos.

Saugyklų limitai

Administratorius gali nustatyti disko saugyklos erdvės, kurią gali naudoti jūsų grupė, limitą. Turėtumėte sužinoti, ar toks limitas yra ir, jei taip, nuspręsti, kaip jį paskirstyti savo svetainėms, puslapiams ir bibliotekoms.

Pagal numatytuosius nustatymus „SharePoint Server“ vienam dokumentui, kurį galima nusiųsti į dokumentų biblioteką, skiria 50 MB dydžio limitą. Be to, pagal nustatytuosius nustatymus komandos svetainės savininkai gauna įspėjimus, kai užpildyta 90 % saugyklai skirtos kvotos.

Sužinoję limitus, galite naudoti funkcijas, pvz., versijų arba įrašų sekimas ir įsitikinkite, kad jūsų svetainės jų neviršytų. Daugiau informacijos rasite tvarkyti svetainių rinkinio saugyklos apribojimų.

Tinkinimas

Tikriausiai jūsų organizacija turi integruotus standartizuotus prekės ženklus, svetainių šablonus arba pasirinktinius ar būtinus svetainių maketus. Kiek galima leisti vartotojams tinkinti jų svetainių ir puslapių išvaizdą?

Norėdami valdyti tinkinimą, galite nuspręsti fiksuoti tuos komandos narius, kurie turi teisę tinkinti, arba galite pasirinkti naudoti standartizuotus puslapių maketus, siekdami užtikrinti, kad yra laikomasi tam tikrų reikalavimų, pavyzdžiui, kad svetainės savininkas būtų rodomas viršutiniame kairiajame visų svetainių kampe.

Taip pat galite nustatyti nurodymus apie funkcijas, kurias vartotojai gali naudoti savo antrinėse svetainėse. Pavyzdžiui, galite paprašyti, kad vartotojai nenaudotų puslapio dalių, reikalaujančių kokio nors pasirinktinio kodavimo.

Kita vertus, bet kam iš savo komandos galite pateikti „SharePoint Designer“, kad jie galėtų atlikti visus norimus pakeitimus.

Daugiau informacijos apie svetainės tinkinimą, rasite Tinkinti savo komandos svetainę arba svetainių ir puslapių tinkinimo Įvadas.

Naršymas

Naršymo elementai padeda žmonėms naršyti reikiamą turinį. Du naršymo elementai, kuriuose galima tinkinti, yra viršutinė saito juostą ir greitosios paleisties sritis.

Naudodami kiekvieno sąrašo arba bibliotekos parametrų puslapius, galite pasirinkti, kurie sąrašai ir bibliotekos bus rodomi greitosios paleisties srityje. Be to, galite keisti saitų tvarką, įtraukti arba naikinti saitus ir įtraukti arba naikinti sekcijas, kuriose tvarkomi saitai. Pavyzdžiui, jei jūsų sekcijoje Sąrašai yra per daug sąrašų, galite įtraukti naują sekciją Užduočių sąrašai, į kurią galėsite įtraukti saitus su savo užduočių sąrašais.

Viršutinėje saito juostoje kiekvieno svetainės puslapio viršuje rodoma skirtukų eilė jūsų svetainės vartotojams teikia būdą eiti į kitas svetainių rinkinio svetaines. Kurdami naują svetainę galite pasirinkti, ar įtraukti viršutinėje saito juostoje esančią svetainę į pirminę svetainę ir ar naudoti pirminės svetainės viršutinę saito juostą.

Daugiau informacijos apie svetainės naršymą, rasite Supažindinimas su svetainės naršymo arba savo komandos svetainės naršymo srities tinkinimas

Ieška

Turinys rodomas daugelyje vietų, pvz., svetainėse, sąrašuose, bibliotekose, puslapio dalyse ir stulpeliuose. Pagal numatytuosius nustatymus, kam nors ieškant svetainėje, visas svetainės ir visų jos antrinių svetainių turinys rodomas ieškos rezultatuose.

Kaip svetainės savininkas galite pasirinkti, ar svetainės turinys bus rodomas ieškos rezultatuose. Kai nustatote, nerodyti svetainės turinio ieškos rezultatuose, visų jos antrinių svetainių turinys taip pat nerodomas ieškos rezultatuose.

Pagal numatytuosius nustatymus, turinys, į kurį apribotos prieigos teisės, nerodomas vartotojų, kurie neturi teisių jo skaityti, ieškos rezultatuose. Galite tai pakeisti ir padaryti taip, kad apribotas turinys būtų rodomas ieškos rezultatuose, tačiau vartotojai negalės atidaryti turinio, į neturi prieigos teisių.

Konfigūruoti "SharePoint" turinio ieškos puslapio dalies rasite daugiau informacijos apie ieškos SharePoint Online ieškos administravimo apžvalga .

Svetainės palaikymo vaidmenys ir įsipareigojimai

Naudinga apibrėžti vaidmenis ir įsipareigojimus siekiant sumažinti svetainės chaosą, kai komandoje keičiasi darbuotojai. Čia pateikiami keli dalykai, kuriuos verta išdėstyti, nustatant, kas ką turi jūsų svetainėje daryti:

  • Mokymai – pagrindiniai naršymo, ieškos ir dokumentų valdymo mokymai būtų labai naudingi asmenims, kurie produktu naudojasi pirmą kartą.

  • Palaikymas – galite paskirti savo komandos ekspertą, kuris bendradarbiautų su administratoriumi.

  • Atitiktis teisiniams ir organizaciniams nurodymams – kartais tai gali būti priemonė tiesiog išlaikyti naujus saitus į atitinkamus nurodymus, tačiau naudinga turėti atsakingą asmenį.

Daugiau apie funkcijas, peržiūrėkite svetainių planavimas ir vartotojų valdymas arba svetainių rinkinio administratorių valdymas .

Duomenų apsauga

Atsarginės kopijos ir atkūrimo funkcijos duomenų apsauga nuo atsitiktinio praradimo. Atsarginis kopijavimas ir greitį, dažnumas ir atkūrimo lygis nustatyti administratorius. apžvalga atsarginis kopijavimas ir atkūrimas "SharePoint"arba "SharePoint Online" svetainių rinkinio šiukšlinės valdymas

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×