Adresų sąrašo pašto etikečių kūrimas ir spausdinimas naudojant „Excel“

Adresų sąrašo pašto etikečių kūrimas ir spausdinimas naudojant „Excel“

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Jei norite siųsti masiškai siunčiamų laiškų adresų sąrašą programoje "Microsoft Office Excel" darbalapispalaikyti, galite naudoti "Microsoft" programa "Word" laiškų suliejimo. Laiškų suliejimo procesas sukuria pašto etikečių, kurį galėsite spausdinti, o kiekvienoje etiketėje lape yra adresas iš sąrašo.

Norėdami kurti ir spausdinti pašto etiketes, pirmiausia turite paruošti darbalapio duomenis programoje „Excel“, tada naudodami programą „Word“ konfigūruoti, sutvarkyti, peržiūrėti ir išspausdinti pašto etiketes. Kai siųsdami daug laiškų savo adresų sąrašo kontaktams norite naudoti adreso etiketes, adreso etikečių lapui sukurti galite naudoti laiškų suliejimą. Kiekvienoje etiketėje bus adresas iš jūsų sąrašo.

Laiškų suliejimo procesas apima šiuos bendrus veiksmus:

  1. Laiškų suliejimo darbalapio duomenų paruošimas programoje „Excel“    Prieš pradedant laiškų suliejimo procesą, jūsų adresų sąrašas turi būti laiškų suliejimui reikalingos lentelės struktūros.

  2. Laiškų suliejimo etikečių nustatymas programoje „Word“    Etikečių maketą galite nustatyti vieną kartą ir taikyti jį visoms laiškų suliejimo etiketėms. Laiškų suliejime tam naudojamas dokumentas, vadinamas pagrindiniu dokumentu. Etiketės pagrindiniame dokumente taip pat galite nustatyti bet kokį turinį, kuris turėtų būti kiekvienoje etiketėje, pavyzdžiui, įmonės logotipą ar atgalinį adresą gabenimo etiketėse.

  3. Etikečių susiejimas su darbalapio duomenimis    Jūsų adresų sąrašas yra duomenų šaltinis, kurį programa „Microsoft Office Word“ naudoja laiškams sulieti. Šiuo atveju tai yra „Excel“ darbalapis, kuriame yra ant etikečių spausdintini adresai.

  4. Etiketėse nurodomų gavėjų sąrašo patikslinimas    Kiekvienam siuntimo sąrašo adresui programa „Word“ sugeneruoja etiketę. Jei norite sugeneruoti etiketes tik kai kuriems siuntimo sąrašo adresams, galite pasirinkti, kuriuos adresus ar įrašus įtraukti.

  5. Vietos rezervavimo ženklų, vadinamų laiškų suliejimo laukais, pridėjimas prie etikečių    Kai vykdote laiškų suliejimą, laiškų suliejimo laukai yra užpildomi informacija iš adresų sąrašo.

  6. Suliejimo peržiūra ir užbaigimas bei etikečių spausdinimas    Galite peržiūrėti kiekvieną etiketę prieš spausdindami visą rinkinį.

  7. Etikečių įrašymas ateičiai   

Patarimas : Įdiegę "Microsoft Office Access" savo kompiuteryje, galite vietoj eksportuoti adresų sąrašą iš "Excel" su "Access", ir tada naudoti prieigos pašto etikečių kūrimas ir spausdinimas. Daugiau informacijos ieškokite tarp "Excel" ir "Access" (kopijuoti, importuoti ir eksportuoti) Exchange "duomenų ir pašto etikečių kūrimas programoje" Access ".

1 žingsnis: laiškų suliejimo darbalapio duomenų paruošimas programoje „Excel“

„Excel“ adresų sąrašas turi būti lentelės struktūros, kuri reikalinga laiškų suliejimui.

  1. Darbalapyje sutvarkykite adresų sąrašą, atlikę šiuos veiksmus:

    1. Naudokite stulpelių antraštes, kuriose aiškiai nurodoma, kokio tipo duomenys yra kiekviename stulpelyje.

      Patarimas : Pvz., naudokite tokias stulpelių antraštes: Vardas, Pavardė, Adresas ir Miestas, vietoj 1 stulpelis, 2 stulpelis, 3 stulpelis ir 4 stulpelis.

    2. Kiekvienam norimam į laiškų suliejimą įtraukti elementui naudokite atskirą stulpelį.

      Patarimas : Jeigu vardą ir pavardę įrašysite skirtinguose stulpeliuose, naudodami laiškų suliejimą taip pat galėsite kurti formos laiškus, kuriuose į kiekvieną gavėją kreipiamasi vardu. Taip pat galite įtraukti papildomą stulpelį, skirtą priedėliams, pvz., ponas ar ponia.

    3. Įtraukite tik eilutes ir stulpelius, kuriuose yra duomenų. Neįtraukite į adresų sąrašą tuščių eilučių ar stulpelių, nes sukurtas etikečių sąrašas gali būti nebaigtas dėl tuščių eilučių arba stulpelių, kai programoje „Word“ nustatote laiškų suliejimo etiketes.

  2. Kad suliedami laiškus galėtumėte rasti ir pasirinkti adresų sąrašą, nustatykite adresų sąrašo pavadinimas atlikdami toliau nurodytus veiksmus:

    1. Darbalapyje pažymėkite visą adresų sąrašą, įskaitant langelius, kuriuose yra stulpelių antraštės.

    2. Skirtuko Formulės grupėje Apibrėžti pavadinimai spustelėkite Apibrėžti pavadinimą.

      „Excel“ juostelės atvaizdas

    3. Lauke Pavadinimas įveskite adresų sąrašo pavadinimą, pvz., Švenčių_atvirukai, tada spustelėkite Gerai.

      Patarimas : Pirmas pavadinimo simbolis turi būti raidė, tarp žodžių negalima naudoti tarpo. Vietoj tarpo naudokite pabraukimo simbolį (_).

  3. Įrašykite ir uždarykite darbaknygę.

Puslapio viršus

2 žingsnis: laiškų suliejimo etikečių nustatymas programoje „Word“

Visų laiškų suliejimo etikečių maketą reikia konfigūruoti vieną kartą. Suliejant laiškus konfigūruojamas maketo dokumentas laikomas pagrindiniu etikečių dokumentu (arba etiketės pagrindiniu dokumentu). Šiame dokumente taip pat galite konfigūruoti bet kokį turinį, kuris turėtų būti kiekvienoje etiketėje, pavyzdžiui, įmonės logotipą ar atgalinį adresą gabenimo etiketėse.

Gali būti, kad jau turite etikečių tiekėjų („Avery“, „AOne“ ar „Formtec“) pateiktą etikečių lapų paketą. Kiekvienas etikečių lapas yra tam tikro dydžio, jame yra nustatytas tam tikro dydžio etikečių skaičius.

Norėdami konfigūruoti etiketės pagrindinį dokumentą, turite suderinti jo matmenis su darbalapių, kuriuos ketinate naudoti, etikečių matmenimis.

  1. Paleiskite Word.

    Pagal numatytuosius nustatymus atidaro tuščią dokumentą. Palikite atidarytą. Jei jį uždarysite, kito veiksmo komandos negalimos.

  2. Skirtuko Pašto siuntimas grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Pradėti laiškų suliejimą.

    „Office 2010“ juostelė

  3. Spustelėkite Etiketės.

  4. Dialogo lange Etikečių parinktys galimi keli pasirinkimai.

    Etikečių parinkčių dialogo langas

    1. Spausdintuvo, kurį naudosite etiketėms spausdinti, tipas.

    2. Tiekėjas, kuris pagamino jūsų etikečių lapus.

    3. Numeris, atitinkantis jūsų etikečių lapų paketo produkto numerį.

  5. Dalyje Spausdintuvo informacija spustelėkite spausdintuvo, kurį naudosite etiketėms spausdinti, tipą.

  6. Sąraše Etikečių tiekėjai spustelėkite įmonės, sukūrusios jūsų naudojamus etikečių lapus, pavadinimą.

  7. Sąraše Produkto numeris spustelėkite produkto numerį, pateiktą etikečių lapų lauke.

    Mano etikečių lapus produkto numerį neatitiks jokių iš dviejų parinkčių dialogo lange Etikečių parinktys .

    Vis dėlto jūs galite spausdinti savo etiketes. Jūs tiesiog turite atlikti tam tikrą tinkinimą.

    1. Išmatuokite jūsų lape esančias etiketes, užsirašykite išmatavimus ir kiek etikečių telpa viename lape.

      Pastaba : Atidžiai išmatuokite etiketes. Tikrasis etiketės dydis gali būti mažesnis nei etiketės gamintojo nurodytas dydis. Pavyzdžiui, etiketė, kurios nurodytieji matmenys yra 1 ir 2 colių, iš tikrųjų gali būti 15/16 colių aukščio ir 1 15/16 colių pločio.

    2. Sąraše Produkto numeris pažymėkite etiketės tipą, panašų į jūsų etikečių dydį.

      Jei lauke Produkto numeris nėra norimo tipo etiketės, galite naudoti kurią nors kitą iš pateiktų etikečių arba sukurti naują etiketės dydį.

    3. Spustelėkite Išsamiau ir lyginkite etiketės matmenis su etikečių skaičiumi lape (jei etiketės spausdinamos lazeriniais ar rašaliniais spausdintuvais) arba stulpelių skaičiumi etiketės formoje (jei etiketės spausdinamos adatiniais spausdintuvais).

    4. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

      • Jei etiketės matmenys ir maketas sutampa su jūsų etikečių matmenimis ir maketu, naudokite pasirinktąją etiketę.

      • Jei matmenys ir maketas nesutampa, spustelėkite Atšaukti ir pereikite prie 5 veiksmo.

    5. Dialogo lange Etikečių parinktys spustelėkite spausdintuvo tipą (Ritininiai spausdintuvai arba Puslapių spausdintuvai), tada spustelėkite Nauja etiketė.

    6. Lauke Etiketės pavadinimas įveskite pavadinimą, pasirinkite aukštį, plotį, paraščių dydį ir kitas jūsų etiketės parinktis, tada spustelėkite mygtuką Gerai.

    Nauja etiketė bus rodoma kategorijoje Kiti / pasirinktiniai. Kitą kartą naudodami savo pasirinktines etiketes, sąraše Etikečių tiekėjai pasirinkite Kiti / pasirinktiniai.

  8. Pažymėję reikalingas etiketės parinktis, spustelėkite Gerai.

    Programa „Word“ sukurs dokumentą, kuriame etiketės bus pateiktos lentelėje. Jei tarp etikečių nematote skiriamųjų linijų, spustelėkite dalyje Lentelės įrankiai esantį skirtuką Maketas, tada grupėje Lentelė spustelėkite Peržiūrėti tinklelį.

Laiškų suliejimo pertraukimas ir tęsimas

Jei reikia sustabdyti laiškų suliejimą, galite įrašyti naudojamą etiketės pagrindinį dokumentą ir tęsti suliejimą vėliau. Programa „Word“ išlaikys duomenų šaltinio ir laukų informaciją įrašytame dokumente. Jei naudojote užduočių sritį Laiškų suliejimas, sustabdžius suliejimą, programa „Word“ grįš į jūsų vietą užduočių srityje, kai tęsite suliejimą.

  1. Kai būsite pasiruošę tęsti suliejimą, atidarykite įrašytą etiketės pagrindinį dokumentą.

    Programoje „Word“ rodomas pranešimų laukas, kuriame prašoma patvirtinti, kad norite atidaryti dokumentą ir vykdyti SQL komandą (SQL komanda sujungia „Word“ su „Excel“ šaltinio failu).

  2. Spustelėkite Taip norėdami prisijungti prie „Excel“ šaltinio failo ir gauti adresų sąrašą.

    Rodomas etiketės pagrindinio dokumento tekstas ir visi įterpti laukai.

  3. Spustelėkite skirtuką Pašto siuntimas ir tęskite darbą.

Puslapio viršus

3 žingsnis: etikečių susiejimas su darbalapio duomenimis

Norėdami sulieti adresų informaciją su etiketėmis, turite susieti etiketes su darbalapiu, kuriame yra adresų sąrašas.

  1. Jei prie darbalapio jungiatės pirmą kartą, atlikite šiuos veiksmus:

    1. Meniu Failas spustelėkite Parinktys.

    2. Spustelėkite Išsamiau.

    3. Pereikite prie skyriaus Bendra ir pažymėkite žymės langelį Atidarant patvirtinti failo formato konvertavimą.

    4. Spustelėkite Gerai.

  2. Atidarę pagrindinį laiškų suliejimo dokumentą, skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Žymėti gavėjus, tada – Naudoti esamą sąrašą.

    „Office 2010“ juostelė

  3. Dialogo lange Pasirinkti duomenų šaltinį raskite Excel darbalapį ir dukart jį spustelėkite.

  4. Dialogo lange Duomenų šaltinio patvirtinimas spustelėkite MS Excel darbalapiai per DDE (*.xls), tada – Gerai.

    Pastaba : Jei sąraše nematote MS "Excel" darbalapiai per DDE (*.xls) , pažymėkite žymės langelį Rodyti viską .

  5. Dialogo lango Microsoft Office Excel dalyje Pavadinti arba langelių diapazonai pažymėkite langelių diapazoną arba darbalapį, kuriame yra sulietina informacija, ir spustelėkite Gerai.

Pastaba : Etiketės dabar susietos su darbalapio duomenimis, bet etikečių lapas tebėra tuščias. Jei reikia, galite nustatyti gavėjų sąrašą kaip aprašyta 4 žingsnyje arba galite pradėti automatiškai pildyti etiketes vietos rezervavimo ženklais, skirtais adresų informacijai, kaip aprašyta 5 žingsnyje.

Puslapio viršus

4 žingsnis: etiketėse nurodomų gavėjų sąrašo patikslinimas

Kiekvienam siuntimo sąrašo adresui programa „Word“ sugeneruoja etiketę. Jei norite sugeneruoti etiketes tik kai kuriems siuntimo sąrašo adresams, galite pasirinkti, kuriuos adresus ar įrašus įtraukti.

Norėdami susiaurinti gavėjų sąrašą arba naudoti antrinį duomenų failo įrašų rinkinį, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Skirtuko Laiškai grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    „Office 2010“ juostelė

  2. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Atskirų įrašų žymėjimas    Šis metodas naudingiausias, jei sąrašas trumpas. Jei norite įtraukti gavėją, pažymėkite šalia jo esantį žymės langelį, o jei norite pašalinti, langelį išvalykite.

      Patarimas : Jei žinote, kad į suliejimą norite įtraukti tik kelis įrašus, išvalykite antraštės eilutės žymės langelį ir pažymėkite tik reikiamus įrašus. Jei norite įtraukti beveik visą sąrašą, pažymėkite antraštės eilutės žymės langelį. Jei kai dalies įrašų įtraukti nenorite, šalia tų įrašų esančius žymės langelius išvalykite.

    • Įrašų rūšiavimas    Spustelėkite stulpelio, pagal kurį norite rūšiuoti, antraštę. „Word“ surūšiuoja sąrašą pagal abėcėlę didėjimo tvarka (nuo A iki Z). Jei sąrašą norite surūšiuoti pagal abėcėlę mažėjimo tvarka (nuo Z iki A), spustelėkite stulpelio antraštę dar kartą.

      Norėdami nurodyti sudėtingesnes rūšiavimo parinktis, dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą spustelėkite Rūšiuoti, tada pažymėkite rūšiavimo nustatymus dialogo lango Rūšiavimas ir filtravimas skirtuke Rūšiuoti įrašus. Pvz., galite nurodyti , kad gavėjų adresai turi būti surūšiuoti abėcėlės tvarka pagal pašto indekso pavardę, o pašto indeksai turi būti surūšiuoti skaičių tvarka.

    • Įrašų filtravimas    Šis metodas naudingas, jei sąraše yra įrašų, kurių nenorite matyti ar įtraukti į suliejimą. Filtravę sąrašą, konkrečius įrašus galite įtraukti arba pašalinti pažymėdami arba išvalydami žymės langelius.

      Norėdami filtruoti įrašus, atlikite šiuos veiksmus:

      1. Dalyje Patobulinti gavėjų sąrašą spustelėkite Filtruoti.

      2. Dialogo lango Užklausos parinktys skirtuke Filtruoti įrašus pažymėkite kriterijus, kuriuos norite naudoti filtruodami įrašus.

        Pavyzdžiui, jei etiketes norite generuoti tik Australijos adresams, sąraše Laukas spustelėkite Šalis arba regionas, sąraše Lyginimas pasirinkite Lygu, o sąraše Lyginti spustelėkite Australija.

      3. Norėdami dar labiau patikslinti filtrą, spustelėkite Ir arba Arba, tada pažymėkite daugiau kriterijų.

        Pavyzdžiui, jei etiketes norite sugeneruoti tik įmonėms iš Miuncheno, filtruokite įrašus, kurių lauke Miestas nurodyta Miunchenas ir kurių laukas Įmonės pavadinimas nėra tuščias. Jei šiame filtre vietoje Ir pasirinksite Arba, į jūsų laiškų suliejimą bus įtraukti visi Miuncheno adresai ir visi adresai, kuriuose nurodytas įmonės pavadinimas (neatsižvelgiant į miestą).

Jei kompiuteryje įdiegėte adresų patvirtinimo programinę įrangą, norėdami patvirtinti gavėjų adresus, dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai spustelėkite Patvirtinti adresus.

Puslapio viršus

5 žingsnis: vietos rezervavimo ženklų (laiškų suliejimo laukų) pridėjimas prie etikečių

Susieję etiketes su adresų sąrašu, galėsite įtraukti vietos rezervavimo ženklų, nurodančių, kurioje etiketės vietoje bus adresas. Taip pat galite įvesti tekstą, kuris kartosis kiekvienoje etiketėje, pavyzdžiui, įmonės logotipą ar atgalinį adresą gabenimo etiketėse.

Adresų vietos rezervavimo ženklai vadinami laiškų suliejimo laukais. Kai vykdote laiškų suliejimą, laiškų suliejimo laukai yra užpildomi informacija iš adresų sąrašo. Programos „Word“ laiškų suliejimo laukai atitinka „Excel“ darbalapio stulpelių antraštes.

Duomenų failas su stulpeliais (kategorijomis) ir eilutėmis (įrašais)

1. Duomenų failo stulpeliai atitinka informacijos kategorijas. Į etiketes įtraukti laiškų suliejimo laukai yra šių kategorijų vietos rezervavimo ženklai.

2. Duomenų failo eilutės atitinka informacijos įrašus. Atliekant laiškų suliejimą, programa Word generuoja kiekvieno įrašo etiketę.

Įtraukdami laiškų suliejimo lauką į pradinę etiketę, kurią konfigūravote etiketės pagrindiniame dokumente, nurodote, kad toje vietoje atsirastų tam tikros kategorijos informacija, pvz., pavadinimas arba adresas.

Laukai, įterpti į „Word“ dokumentą

Pastaba : Kai įterpiate laiškų suliejimo lauką į etiketės pagrindinį dokumentą, lauko pavadinimas visada įterpiamas tarp dvigubų kampinių skliaustelių (« »). Šie skliausteliai nerodomi galutinėse etiketėse. Jie tiesiog padeda atskirti pagrindiniame dokumente esančius laukus nuo įprasto teksto.

Kas įvyksta suliejus   

Atlikus suliejimą, pirmoje etiketėje vietoj laukų įvedama informacija iš pirmosios duomenų failo eilutės. Tada vietoj laukų įvedus informaciją iš antrosios duomenų failo eilutės, sukuriama antroji etiketė ir t. t.

Duomenų failo informacijos suliejimas į etiketę

Darbas su laukais: pavyzdžiai   

Kai kuriate etiketes, galite susieti bet kurią duomenų failo stulpelio antraštę su etiketės lauku.

Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų siuntimo sąrašas yra skirtas jūsų informacinio biuletenio prenumeratoriams, o jūsų duomenų faile yra stulpelis, pavadintas Galiojimo data, kuriame išsaugoma kiekvienos prenumeratos pabaigos data. Jei prieš suliedami į etiketės pagrindinį dokumentą įterpsite lauką «Galiojimo data», prenumeratoriai matys savo prenumeratos galiojimo datas siuntimo etiketėje.

Laukus galite jungti arba atskirti skyrybos ženklais. Pavyzdžiui, norėdami sukurti adresą, etiketės pagrindinio dokumento laukus galite konfigūruoti šiuo būdu:

«Vardas» «Pavardė»

«Adresas»

«Miestas», «Valstybė» «Pašto indeksas»

Dažnai naudojamoms kombinacijoms, pvz., adreso blokui ir pasisveikinimo eilutėms, programoje „Word“ pateikiami sudėtiniai laukai, kuriuose sugrupuojami keli laukai. Adreso bloko laukas – tai kelių laukų junginys, į kurį įtraukiamas vardas, pavardė, gatvė, miestas ir pašto indeksas.

Adreso bloko lauko elementai

Šių sudėtinių laukų turinį galima tinkinti. Pavyzdžiui, adrese galite naudoti formalų vardo formatą (p. Darius Dūda). Pasisveikinime galite vietoje „Gerb.“ naudoti „Kam“.

Laiškų suliejimo laukų susiejimas su duomenų failu   

Jei norite būti tikri, kad programa „Word“ galės rasti duomenų failo stulpelį, kuris atitinka visus adreso elementus, gali tekti laiškų suliejimo laukus programoje „Word“ susieti su „Excel“ skaičiuoklės stulpeliais.

Norėdami susieti laukus, skirtuko Pašto siuntimas grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Sutapdinti laukus.

„Office 2010“ juostelė

Rodomas dialogo langas Sutapdinti laukus.

Dialogo langas Sutapdinti laukus

Adreso elementai pateikiami kairėje. Duomenų failo stulpelių antraštės pateikiamos dešinėje.

„Word“ ieškos stulpelio, geriausiai atitinkančio kiekvieną elementą. Kaip parodyta grafike, „Word“ automatiškai sutapdino duomenų failo stulpelį Titulas su Pagarbos titulas, bet „Word“ nepavyko sutapdinti kitų elementų, pvz., Antras vardas.

Dešinėje pusėje esančiame sąraše galite pasirinkti duomenų failo stulpelį, kuris sutampa su kairėje pusėje esančiu elementu. Nieko tokio, jei Unikalus identifikatorius ir Antras vardas nesutampa, nes sulietų laiškų etiketėje nebūtina naudoti visų laukų. Jei pridėsite lauką, kuriame nėra duomenų iš duomenų failo, sulietame dokumente jis bus rodomas kaip tuščias vietos rezervavimo ženklas – paprastai tai būna tuščia eilutė arba laukas.

Turinio tipo ir vietos rezervavimo ženklai arba laukų įtraukimas   

  1. Į pradinę nustatytą etiketę (pagrindinio dokumento etiketę) įveskite bet kokį turinį, kuris turėtų būti rodomas kiekvienoje etiketėje.

    Norėdami įtraukti paveikslėlį, pvz., logotipą, skirtuko Įterpimas grupėje Iliustracijos spustelėkite Paveikslėlis.

  2. Spustelėkite vietą, kurioje norite įterpti lauką.

  3. Naudokite skirtuko Pašto siuntimas grupę Rašyti ir įterpti laukus.

    „Office 2010“ juostelė

  4. Galite pridėti bet kurį iš toliau pateiktų elementų:

    Adreso blokas su vardu, adresu ir kita informacija

    1. Spustelėkite Adreso blokas.

    2. Dialogo lange Įterpti adreso bloką pažymėkite norimus įterpti adreso elementus ir norimus taikyti formatus ir spustelėkite Gerai.

    3. Jei rodomas dialogo langas Sutapdinti laukus, programa „Word“ negali rasti tam tikros adreso blokui reikalingos informacijos. Spustelėkite šalia (nesutampa) esančią rodyklę ir pažymėkite duomenų šaltinio lauką, kuris atitinka lauką, reikalingą laiškams sulieti.

    Atskiri laukai

    Galite įterpti informaciją iš atskirų laukų, pvz., vardą, telefono numerį arba įnašo sumą iš rėmėjų sąrašo. Norėdami greitai pridėti lauką iš duomenų failo prie etiketės pagrindinio dokumento, spustelėkite šalia Įterpti suliejimo lauką esančią rodyklę, o tada – lauko pavadinimą.

    Norėdami įterpti į dokumentą pasirinktinių laukų, atlikite šiuos veiksmus:

    1. Skirtuko Pašto siuntimas grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Įterpti suliejimo lauką.

    2. Dialogo lange Įterpti suliejimo lauką atlikite vieną iš šių veiksmų:

      • Norėdami pažymėti adreso laukus, kurie automatiškai atitiks duomenų šaltinio laukus, net jei tų laukų pavadinimai nesutampa su „Word“ laukų pavadinimais, spustelėkite Adreso laukai.

      • Norėdami pažymėti laukus, į kuriuos duomenys visada būtų įvedami tiesiogiai iš duomenų failo stulpelio, spustelėkite Duomenų bazės laukai.

    3. Lauke Laukai spustelėkite norimą lauką.

    4. Spustelėkite Įterpti, tada – Uždaryti.

    5. Jei rodomas dialogo langas Sutapdinti laukus, programa „Word“ negali rasti tam tikros laukui įterpti reikalingos informacijos. Spustelėkite šalia (nesutampa) esančią rodyklę ir pažymėkite duomenų šaltinio lauką, kuris atitinka lauką, reikalingą laiškams sulieti.

      Pastaba : Jei įterpsite sąrašo Duomenų bazės laukai lauką, o vėliau pereisite prie duomenų šaltinio, kuriame nėra stulpelio tuo pačiu pavadinimu, programa „Word“ negalės įterpti to lauko informacijos į sulietą dokumentą.

    Pasirinktiniai laukai iš "Microsoft Office Outlook" kontaktus

    Vienintelis būdas įterpti pasirinktinį lauką į pagrindinį dokumentą – laiškų suliejimą pradėti programoje Outlook. Pirma nustatykite tokį kontaktų rodinį, kuriame būtų rodomi suliejimo metu naudotini laukai. Tada pradėkite laiškų suliejimą. Pasirinkus norimus parametrus, bus automatiškai paleista programa Word ir jūs galėsite baigti suliejimą.

    Kontaktų rodinio, kuriame būtų rodomi suliejimo metu naudotini laukai, nustatymas

    1. Outlook aplanko Kontaktai skirtuke Rodinys spustelėkite Keisti rodinį tada spustelėkite Sąrašas.

    2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelio antraštę, tada laikinajame meniu spustelėkite Laukų parinkiklis.

    3. Iš išplečiamojo sąrašo, kuris yra dialogo lango Laukų parinkiklis viršuje, pasirinkite Vartotojo laukai aplanke.

    4. Pridėtiną dialogo lango lauką nuvilkite į stulpelio antraštes. Jei naudosite mažą raudoną rodyklę, laukus bus lengviau perkelti į norimą vietą. Pasirinktinių laukų vilkimas iš Laukų parinkiklio į aplanko Kontaktai rodinį

      Pastaba : Naują lauką prie dialogo lango Lauko parinkiklis galite pridėti spustelėdami apačioje esančią parinktį Naujas.

    5. Kai prie rodinio pridėsite visus pasirinktinius laukus, dialogo langą Laukų parinkiklis uždarykite.

    6. Norėdami pašalinti lauką, kurio į laiškų suliejimą įtraukti nenorite, rodinio Sąrašas stulpelio antraštėje spustelėkite lauko pavadinimą ir nuvilkite jį nuo stulpelio antraštės.

      Laiškų suliejimo paleidimas programoje Outlook

    7. Programos Outlook aplanke Kontaktai pažymėkite atskirus kontaktus. Norėdami pažymėti kontaktų diapazoną, laikykite nuspaudę klavišą SHIFT ir spustelėkite reikiamą diapazoną, o jei norite pažymėti atskirus kontaktus, laikykite nuspaudę klavišą CTRL ir spustelėkite atskirus kontaktus. Jei norite įtraukti visus rodinyje rodomus kontaktus, nepažymėkite nė vieno kontakto.

    8. Skirtuke Pagrindinis spustelėkite Laiškų suliejimas.

    9. Jei pažymėjote atskirus kontaktus, kuriuos norite įtraukti į laiškų suliejimą, spustelėkite Tik pažymėti kontaktai. Jei norite įtraukti visus tuo metu rodinyje rodomus kontaktus, spustelėkite Visi kontaktai dabartiniame rodinyje.

    10. Jei rodinį Sąrašas sukonfigūravote taip, kad jame rodomi būtent tie laukai, kuriuos norite naudoti laiškų suliejime, spustelėkite Kontaktų laukai dabartiniame rodinyje. Jei tokios konfigūracijos nenustatėte, spustelėkite Visi kontaktų laukai, kad laiškų suliejime būtų galima naudoti visus kontaktų laukus.

    11. Jei norite sugeneruoti naują pagrindinį laiškų suliejimo metu naudotiną dokumentą, spustelėkite Naujas dokumentas. Priešingu atveju spustelėkite Esamas dokumentas, tada – Naršyti ir raskite dokumentą, kurį norite naudoti kaip pagrindinį.

    12. Jei norite įrašyti pažymėtus kontaktus ir laukus , kad galėtumėte panaudoti dar kartą, pažymėkite žymės langelį Nuolatinis failas ir spustelėkite Naršyti. Duomenys Word dokumente įrašomi kaip kableliais atskirti duomenys.

    13. Dalyje Dokumento tipas spustelėkite Pašto etiketės.

    14. Spustelėkite Gerai. Kai dokumentas atidaromas programoje „Word“, skirtuko Pašto siuntimas grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite šalia Įterpti suliejimo lauką esančią rodyklę, tada spustelėkite laukus, kuriuos norite įtraukti į etiketės pagrindinį dokumentą.

  5. Kai nustatysite pirmąją etiketę, kaip norite, grupėje Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Naujinti etiketes.

    „Word“ atkartos pirmos etiketės maketą visose kitose etiketėse.

  • Negalite rankiniu būdu įvesti suliejimo laukų simbolių («« »» ) arba naudoti „Word“ meniu Įterpti komandos Simbolis. Turite atlikti laiškų suliejimą.

  • Jei suliejimo laukai rodomi viduje riestinius skliaustus, pvz., {MERGEFIELD miestas }, Word rodo laukų kodus, o ne lauko rezultatai. Tai neturės įtakos laiškų suliejimą, bet jei norite matyti rezultatus, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauko kodą ir spustelėkite Kaitalioti laukų kodus.

Sulietų duomenų formatavimas   

Duomenų bazės ir skaičiuoklės programos, pvz., „Access“ ir „Excel“, į langelius įvestą informaciją saugo kaip pirminius duomenis. Programose „Access“ arba „Excel“ pritaikytas formatavimas, pvz., šriftai ir spalvos, kartu su pirminiais duomenimis nesaugomas. Kai duomenų failo informaciją suliejate į „Word“ dokumentą, suliejate pirminius duomenis be pritaikyto formatavimo.

Norėdami formatuoti dokumento duomenis, pažymėkite laiškų suliejimo lauką ir suformatuokite jį lygiai taip, kaip formatuotumėte bet kurį kitą tekstą. Aplink jūsų pažymėtą lauką būtinai turi būti ševronai (« »).

Puslapio viršus

6 žingsnis: etikečių peržiūra ir spausdinimas

Įtraukę laukų į pradinę etiketę, kurią konfigūravote etiketės pagrindiniame dokumente, galite peržiūrėti laiškų suliejimo rezultatus. Jei rezultatai jums patinka, užbaikite laiškų suliejimą ir išspausdinkite etiketes. Tada galite įrašyti etiketės pagrindinį dokumentą naudoti vėliau.

Laiškų suliejimo peržiūra

Prieš baigdami laiškų suliejimą, etiketes galite peržiūrėti ir atlikti keitimus.

Norėdami peržiūrėti, skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupėje Peržiūrėti rezultatus atlikite vieną iš šių veiksmų:

Word juostelės paveikslėlis

  • Spustelėkite Peržiūrėti rezultatus.

  • Norėdami pereiti prie kitų etikečių, naudokite skirtuko Pašto siuntimo reikmenys grupės Peržiūrėti rezultatus mygtukus Paskesnis įrašas ir Ankstesnis įrašas.

  • Norėdami peržiūrėti konkretų etiketės dokumentą, spustelėkite Rasti gavėją.

Pastaba : Norėdami atidaryti dialogo langą Laiškų suliejimo gavėjai, kuriame galite filtruoti sąrašą arba pašalinti gavėjus iš suliejimo, jei radote įrašų, kurių nenorite įtraukti, skirtuko Pašto siuntimas grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

Word juostelės paveikslėlis

Pastaba : Programa „Word“ etikečių lapą puslapyje sudėlioja į lentelę. Kai pereinate į kitą etikečių puslapį, pirmame lentelės langelyje rodomas aktyvus įrašas, kiti įrašai rodomi kituose langeliuose.

Laiškų suliejimo baigimas

Norėdami išspausdinti etiketes, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Skirtuko Pašto siuntimas grupėje Baigti spustelėkite Baigti ir sulieti, tada – Spausdinti dokumentus.

    Word juostelės paveikslėlis

  2. Pasirinkite, ar norite spausdinti visą etikečių rinkinį, tik rodomą etiketę ar konkrečią etikečių grupę.

Norėdami keisti atskiras etiketes, atlikite šiuos veiksmus:

  • Skirtuko Pašto siuntimas grupėje Baigti spustelėkite Baigti ir sulieti, tada – Redaguoti atskirus dokumentus.

    Word juostelės paveikslėlis

  • Pasirinkite, ar norite redaguoti visą etikečių rinkinį, tik rodomą etiketę ar konkrečią etikečių grupę. Programa „Word“ įrašo etiketes, kurias norite redaguoti, į atskirą failą.

Puslapio viršus

7 žingsnis: etikečių įrašymas naudoti vėliau

Atsiminkite, sulietos etiketės, kurias įrašote, atskirtos nuo pradinės etiketės, konfigūruotos etiketės pagrindiniame dokumente. Jei planuojate naudoti etiketės pagrindinį dokumentą kito laiškų suliejimo metu, būtų protinga jį įrašyti.

Įrašant etiketės pagrindinį dokumentą, įrašomas ir jo ryšys su duomenų failu. Kitą kartą jį atidarius, „Word“ paragins pasirinkti, ar norite, kad duomenų failo informacija būtų vėl sulieta su etiketės pagrindiniu dokumentu.

  • Norėdami atidaryti dokumentą, kuriame būtų pirmojo sulieto įrašo informacija, spustelėkite Taip.

  • Jei norite, kad „Word“ nutrauktų ryšį tarp etiketės pagrindinio dokumento ir duomenų failo, spustelėkite Ne. Etiketės pagrindinis dokumentas taps standartiniu „Word“ dokumentu. Vietoje laukų bus įrašyta unikali informacija iš pirmojo įrašo.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×