Mes visi ten buvome, ar ne? Po įspūdingų sūkurinių atostogų grįšite į darbą, atidarykite Outlook ir rasite du tūkstančius neskaitytų laiškų, laukiančių jūsų. Užtenka, kad norėsite grįžti atostogauti. Arba daugiau niekada neduokite atostogų.
Tačiau Outlook yra galinga programa, kuri gali padėti greitai sutramdyti tą aplanką Gauta – tikriausiai daug greičiau, nei galėjote įsivaizduoti.
Pasiruošimas atostogoms
Eime kartu su Reicel, kai ji ruošiasi išeiti į dešimties dienų atostogas.
"Rachel" apdoroja bendravimą ir koordinavimą penkiuose atskiruose projektuose, ji yra dvidešimties skirtingų pašto adresų sąrašų narys, be to, ji kasdien gauna nedidelį skaičių asmeninių el. laiškų.
Nors Reicel išėjo iš biuro, Česteris bus pagrindinis trijų jos projektų kontaktas, o Cheryl tvarkys kitus du.
Paskutinį kartą, kai Reičel išvyko atostogauti, ji nustatė automatinius atsakymus, kad visi žinotų, jog grįš po dešimties dienų, bet nieko nedarė. Kai ji sugrįžo, jos gauta išaugo nuo 50 laiškų iki 500 laiškų.
Šį kartą, Reicel praleidžia kelias minutes dieną prieš jai išeinant su keliomis iš Outlook pagrindinių funkcijų, kad padėtų jai grįžti iš atostogų be įtampos.
Reicel žino, kad automatinio atsakymo nustatymas gali sukelti daug klausimų ir painiavos bendradarbiams. Kadangi ji „Microsoft 365“, ji pasirenka > automatinių atsakymų failąir tipus šiame tekste.
sveikas
Dėkojame už pranešimą. Esu iš biuro nuo 2019 m. gegužės 1 d. iki 2019 m. gegužės 10 d. Kol išvyksiu, el. laiškų nepastensiu.
Pagalbos dėl "Contoso", "Fourth Coffee" ir "Tailspin Toys" projektų kreipkitės į "Chester Beane".
Jei reikia pagalbos dėl "Northwind" projekto, kreipkitės į Cheryl Jenkins.
—Reicel
Ji gali nustatyti, kad jos automatiniai atsakymai įjungtų dieną, kurią ji išeina, ir išjungs grįžimo dieną. Tai puikus 1 veiksmas. Tačiau Reicel žino, Outlook turi kitų funkcijų, kuriomis ji gali naudotis, kad padėtų jai kontroliuoti aplanką Gauta.
Norėdami nustatyti savo automatinius atsakymus, žr. Automatinių atsakymų iš biuro siuntimas iš "Outlook".
Dabar Reicel gali pereiti prie 2 veiksmo: Taisyklių kūrimas.
Taisyklės yra puikus būdas tvarkyti laiškus, kai esate biure ir išeisite iš biuro. Automatinių atsakymų funkcija turi savo įtaisytas taisykles, kurios įjungs tik tada, kai išeisite iš biuro.
Dialogo lango Automatiniai atsakymai apačioje pateiktame taisyklių dialogo lange Reicel pasirenka Įtraukti taisyklę.
Tada ji įtraukia advertisements@contoso.com įlauką Nuo. Ji gauna kasdienį pranešimą iš šio adreso, kuriame yra laiko slaptos informacijos, kurios jai nereikės, kai ji grįš iš atostogų.
Sekcijoje Atlikti šiuos veiksmus Reicel patikrina žymės langelį Naikinti visus laiškus iš to el. pašto adreso. Ji gali sukurti kelias taisykles, kurios perkelia arba panaikina arba netgi persiunčia laiškus kitiems organizacijos nariams, remdamasi temos ar laiško teksto žodžiais arba tuo, kam laiškas siunčiamas arba gautas iš jo.
Kai ji baigsis kurti taisykles, ji gali įrašyti savo automatinį atsakymą ir palikti atostogas žinodama, kad daug el. laiškų bus automatiškai peradresuota tinkamam asmeniui, o kita grupė bus visiškai panaikinta.
Daugiau informacijos apie taisyklių įtraukimą žr. El. laiškų valdymas naudojant taisykles.
Po atostogų
Ką daryti, jei prieš išvykdami atostogauti neorganizavote kaip Reicel?
Sekime Nelsonu, kai jis bando susidoroti su perkrautu pašto dėžute po dešimties dienų atostogų. Nelsonas nustatė automatinį atsakymą, bet jis nepateikė savo bendradarbiams jokių nurodymų, kol jis dingo..
Kai Nelsonas grįžta iš atostogų, aplanke Gauta jis turi 1243 pranešimus. Laimei, "Outlook" yra " „Microsoft 365“ " prenumeratos dalis, todėl jis gali greitai ir lengvai rikiuoti, filtruoti ir spręsti šiuos pranešimus naudodamas kelias pagrindines Outlook funkcijas.
Pirmiausia, Nelsonas rūšiuoja savo laiškus pagal prioritetą. Taip aplanko Gauta viršuje bus pateikti visi didelio prioriteto pranešimai– su jais jis turės greitai susitvarkyti.
Norėdami tai padaryti, jis pažymi išplečiamąjį sąrašą Pagal datą laiškų sąrašo viršuje ir pasirenka Svarba. Tai surikiuoja jo aplanką Gauta.
Dabar Nelsonas gali praleisti penkiolika minučių atsakydamas į penkis didelės svarbos pranešimus, surašyti juos į aplankus, tada pakeisti rikiavimo tvarką dar kartą spustelėdami išplečiamąjį sąrašą ir pasirinkdami Mažas viršuje, kad mažos svarbos pranešimai būtų perkelti į laiškų sąrašo viršų. Šie pranešimai gauna tik spartųjį nuskaitymą, o tada panaikina visus, išskyrus vieną iš jų. Prieš tris dienas pietūs, pranešimas apie laužą ir įspėjimas apie elektros energijos tiekimo išjungimą nėra pranešimai, į kuriuos jam reikia atsakyti.
Dabar, kai jis pasirūpino svarbiausiais el. laiškais, "Nelson" gali naudoti kitą Outlook įtaisytųjų filtrų, t. y. vieną @mentions. Naudodamas išplečiamąjį sąrašą Pagal datą laiškų sąrašo viršuje dešinėje, jis pasirenka Paminėti paštą.
Nelsonas žino, ar jis paminėtas konkrečiame el. laiške, tikėtina, kad siuntėjui reikia kažko aiškiai iš jo, o ne vieno iš jo darbuotojų.
Yra maždaug penkiasdešimt šių pranešimų, o Nelsonas gali greitai peržiūrėti sąrašą, panaikinti tuos, kuriuos jau apdoros vienas iš bendradarbių, tada atsakyti kitiems.
Jei turite daug projektų, kai kurie gali skirti daugiau laiko nei kiti. Laiškų, susijusių su labiausiai laiko skelbtinais projektais, ieška pirmiausia gali padėti jums virš šių projektų sutaupyti mažiau laiko skelbtų projektų kitą dieną.
Norėdami ieškoti pranešimų, kuriuose yra konkreti frazė, naudokite lauką Ieškoti laiškų sąrašo Outlook viršuje. Naudokite kabutes aplink kelių žodžių frazę, jei norite ieškoti tik tos frazės, o ne kiekvieno atskiro tos frazės žodžio.
Grupuodami laiškus pagal siuntėją galite rasti laiškus, kuriuos galite greitai panaikinti, pvz., informacinius biuletenius arba automatinius laiškus iš neskaitomų paskyrų arba laiškus, į kuriuos reikia atsakyti laiku, pvz., laiškus iš tiesioginio vadovo.
Norėdami grupuoti laiškus pagal siuntėją, spustelėkite išplečiamąjį sąrašą Pagal datą laiškų sąrašo viršutiniame dešiniajame kampe ir pasirinkite Nuo.
