10 svarbiausių priežasčių naudoti "Access" su "Excel"

Naudodami "Office" produktų šeimą, ar turite naudoti "Excel", ar naudoti "Access", kad tvarkytumėte savo lentelės duomenis? Pagalbinė priemonė, naudojant "Access" arba "Excel" duomenims tvarkyti, aptaria kiekvieno produkto pranašumus ir ką jie atsineša į lentelę. Bet kodėl rinktis tarp vieno ar kito? Jei duomenis išsaugosite naudodami "Access" ir prie jo jungiatės iš "Excel", gaunate abiejų pranašumų. Čia yra dešimt priežasčių, kodėl naudojant "Excel" ir "Access" kartu tampa daug prasmės.

Nors "Excel" nėra duomenų bazė, ji plačiai naudojama duomenims saugoti ir dažnai naudojama paprastoms duomenų bazės problemoms išspręsti. Tačiau "Excel" yra plokščia failų duomenų bazė, o ne Reliacinė duomenų bazė. Kai Paprasčiausioms lentelėms reikia transformuotis į kelias susijusių duomenų lenteles, "Access" yra pirmas informacijos darbuotojų pasirinkimas, kad būtų galima greitai sukurti duomenų bazės taikomąją programą. "Access" visada buvo puikus "duomenų iškrovimo bloknotas", skirtas surinkti ir konsoliduoti duomenis visoje įmonėje, kurių didžiąją dalį sudaro "Excel" darbaknygės. Kai jūsų duomenys yra programoje "Access", galite įtraukti daugiau lentelių ir prie jų prisijungti, kurti užklausas (arba duomenų rodinius), susisteminti duomenis ir apibrėžti duomenų tipus, kurie padės užtikrinti duomenų vientisumą, bendrinti ir naujinti duomenis tarp daugelio vartotojų ir kurti efektyvias ataskaitas bei formas.

Skirtingai nei "Excel" paprasto skaičiuoklės maketo, "Access" yra tvarkoma skirtingai, naudojant kelis tarpusavyje susijusius objektus, kurie iš pradžių gali pasirodyti gąsdantis. Bet jums nereikia būti ekspertu, kad galėtumėte naudoti "Access". "Access" skirta visų rūšių vartotojams, todėl galite ją perkelti tik tiek, kiek reikia.

Nuplėškite prieigą prie sluoksnio vienu metu.

Prieigos sluoksniai

1. Naudokite "Access" trimis būdais: kaip atsitiktinis vartotojas, vartotojas arba kūrėjas.

2. lentelės, užklausos, formos ir ataskaitos yra pagrįstos viena su kita ir sudaro duomenų bazės programos esmę.

3. kartais vartotojai turi "Wizards", "Property Builders", "Office Fluent" vartotojo sąsają ir "Excel" panašias funkcijas, kad greitai atliktų darbą.

4. "Power" vartotojai turi makrokomandų, ypatybių sritį, reiškinius ir duomenų bazės kūrimo įrankius, kad "zagłębić" giliau ir atlikite daugiau.

5. kūrėjai gali dirbti su moduliais ir sukurti VBA kodą, kad sukurtų tinkintus duomenų bazės sprendimus ir įdiegtų Runtime taikomąsias programas.

copy excel data to access

Geras būdas pradėti yra kopijuoti duomenis iš "Excel" į "Access". Galite sukurti "Access" lentelę ir Rodyti ją duomenų lapo rodinyje, kuris labai panašus į "Excel" darbalapį. Galite atlikti įprastas lentelių kūrimo užduotis, pvz., duomenų tipo, lauko pavadinimo arba naujo lauko nustatymą duomenų lapo rodinyje. Pavyzdžiui, jei tuščią lauką įvesite datą, "Access" nustato to lauko datos/laiko duomenų tipą. Jei įvedate tekstą, pvz., pavadinimą, "Access" pritaiko laukui teksto duomenų tipą. Jei norite perkelti lauką, tiesiog spustelėkite ir nuvilkite.

Kai kopijuojate duomenis iš "Excel" ir įklijuojate jį į "Access", net nereikia sukurti lentelės pirmą kartą arba atidaryti lentelę duomenų lapo rodinyje. "Access" automatiškai paklaus, ar jūsų duomenyse yra antraščių, gerai spėlionės naudoja tinkamą duomenų tipą ir sukuria "Access" lentelę. Jis negali būti paprastesnis.

Daugiau informacijos ieškokite tuščio duomenų lapo atidarymas.

link excel data to access

Vienas iš paprasčiausių būdų, kaip gauti "Excel" ir "Access" pranašumus, yra susieti "Excel" darbalapį su "Access" lentele. Naudokite "Access" saitą, kai planuojate saugoti duomenis programoje "Excel", bet taip pat reguliariai sverto kai kurioms daugeliui prieigos funkcijų, pvz., ataskaitų ir užklausų. Susiejate duomenis iš "Access", o ne iš programos "Excel".

"Access" palaiko du iš esmės skirtingus duomenų bazės lentelių kūrimo būdus. Vartotojai gali kurti naujas vietines lenteles duomenims saugoti "Access" duomenų bazėje arba gali sukurti saitus su esamais duomenimis už "Access" duomenų bazę. Duomenys susietose lentelėse atrodo ir veikia įvairiais būdais, pvz., vietinėms lentelėms. Susietųjų lentelių tvarkytuvo vediklis padeda sekti, rasti ir atnaujinti "Excel" darbalapį arba kitą duomenų šaltinį, jei jis perkeliamas ir saito lūžiai.

Kai susiejate su "Excel" darbalapiu arba įvardytu diapazonu, "Access" sukuria naują lentelę, susietą su "Excel" duomenimis. Jei norite įtraukti, redaguoti arba naikinti duomenis, atlikite "Excel" atliktus "Excel" ir "Access" lentelės duomenų atnaujinimą (arba iš naujo užklausą). Tačiau negalite redaguoti lentelės turinio programoje "Access". Su duomenimis, susietais su "Excel", galite kurti ataskaitas, užklausas ir tik skaitomas formas programoje "Access".

Daugiau informacijos ieškokite "Excel" darbaknygės duomenų importavimas arba susiejimas su jais.

import data from excel to access

Jei nuspręsite iškirpti duomenų kabelį, galite perkelti duomenis į "Excel" importuodami duomenis į "Access". Žinokite, kad "Word" importavimas turi dvi skirtingas reikšmes tarp "Excel" ir "Access". Programoje "Excel" importuodami (arba prisijungę) galite sukurti nuolatinį ryšį su duomenimis, kuriuos galima atnaujinti. Programoje "Access" importuodami galite perkelti duomenis į "Access", bet be nuolatinio duomenų ryšio. Kai importuojate duomenis, programa "Access" saugo duomenis naujoje arba esamoje lentelėje, nekeisdama duomenų programoje "Excel". Programoje "Access" galite importuoti bet kuriuos arba visus programos "Excel" darbaknygės darbalapius viena operacija.

Importavimo vediklis padės atlikti importavimo veiksmus ir padeda priimti svarbius sprendimus dėl duomenų tipų keitimo ir antraščių įtraukimo. Jei importuojant duomenis kyla klaidų, programa "Access" įspėja jus ir įrašo klaidas lentelėje, kad galėtumėte greitai jas rasti ir ištaisyti. Pvz., gali būti raidiniai ir skaitiniai pašto kodai, kurie giliai uždeda stulpelį, kuriame maniau, yra visas skaitinis arba pirminis rakto lauko aptiktas dublikatinis ID. Galite atlikti "Excel" darbaknygės pokyčius ir iš naujo importuoti duomenis arba atlikti naujus "Access" lentelės pakitimus. Kai užbaigiate operaciją, galite įrašyti veiksmus, kuriuos naudojote ir netgi sukurti "Outlook" užduotį, kad primintumėte, kada atlikti importavimo operaciją reguliariai.

Importavus duomenis, dabar jis yra vietinis ir gali naudoti duomenų lapus ir formas, kad galėtumėte įtraukti, redaguoti ir naikinti duomenis. Importavę duomenis, galite nuspręsti, ar norite panaikinti duomenis iš "Excel". Paprastai yra naudinga turėti tik vieną duomenų atnaujinimo vietą.

Pastaba: Importuojant duomenis iš "Excel" į "Access" neimportuoja formulių, tik tų formulių rezultatų.

Daugiau informacijos rasite:

connect to access data from excel

Taip pat galite iš naujo prisijungti prie "Excel" duomenų. Norėdami tai padaryti, sukurkite "Excel" jungtį, kuri dažnai saugoma "Office" duomenų ryšio faile (. odc), "Access" duomenų bazę ir Nuskaitykite visus duomenis iš lentelės arba užklausos. Prisijungę prie duomenų taip pat galite automatiškai atnaujinti (arba atnaujinti) "Excel" darbaknyges iš pirminės "Access" duomenų bazės, kai duomenų bazė atnaujinama gavus naujos informacijos.

Daugiau informacijos rasite:

Employees report in a tabular layout

Kai jūsų duomenys yra programoje "Access", galite pasinaudoti nuostabių ataskaitų kūrimo ir tinkinimo įrankių masyvo pranašumais. Norite sukurti ataskaitą vos keliais spustelėjimais? Naudokite ataskaitų vediklį. Norite kurti ir modifikuoti ataskaitos maketą realiuoju laiku, naudodami tiesioginius duomenis, perkelkite ir keiskite duomenų blokus, įtraukite ir pašalinkite laukus ir akimirksniu Peržiūrėkite pakeitimus, kai juos kuriate? Naudokite maketo rodinį. Norite sąveikauti su ataskaita, kad galėtumėte ieškoti, filtruoti ir rūšiuoti tiesioginius duomenis? Naudokite ataskaitos rodinį. Norite pridėti komandų mygtukus, puslapių numerius, paveikslėlius, hipersaitus ir profesionaliai atrodančius stilius? Naudokite daug valdymo vediklius ir galerijas valdiklių ir maketo grupėse juostelės skirtuke dizainas . Naudodami "Access" galite lengvai kurti paprastas ataskaitas, grupes ir suvestines ataskaitas, pašto etiketes, grafinius pranešimus ir antrines ataskaitas.

Sukūrus ataskaitą, naudokite "Access" elektroniniu būdu išplatinti ataskaitą. Pavyzdžiui, galite nusiųsti ataskaitą naudodami el. laišką arba įrašyti ataskaitą skirtingais formatais, pvz., "Access" momentinės kopijos arba PDF failu, kad įtrauktumėte jį į tinklalapį ar "SharePoint" svetainę.

Daugiau informacijos rasite:

sample form

Kai jūsų duomenys yra programoje "Access", galite pasinaudoti įvairiais formų kūrimo ir tinkinimo įrankiais. Norite sukurti formą vos keliais spustelėjimais? Naudokite formų vediklį. Norite kurti ir modifikuoti formos maketą realiuoju laiku, naudodami tiesioginius duomenis, perkelkite ir keiskite duomenų blokus, įtraukite ir pašalinkite laukus ir akimirksniu Peržiūrėkite pakeitimus, kaip jį kuriate? Naudokite maketo rodinį. Norite įtraukti komandų mygtukus, sąrašo laukus, pasirinktinio įvedimo laukus, parinkčių grupes, paveikslėlius, įvesties šablonus, diagramas, hipersaitus ir profesionaliai atrodančius stilius savo nuožiūra? Naudokite daug valdymo vediklius ir galerijas valdiklių ir maketo grupėse juostelės skirtuke dizainas . Naudodami "Access" galite lengvai kurti paprastas formas, formos skirtukus, nenutrūkstamas formas, iššokančiuosius formas, modalinius dialogo langus ir antrines formas.

Programoje "Access" galite lengvai kurti perskirtąją formą, kurioje rodomas sinchronizuotas duomenų lapas ir formos rodinys, kad galėtumėte gauti geriausias abiejų. Kai sukursite poliruotą formą, galite lengvai slinkti, filtruoti ir net ieškoti duomenų už formos, naudodami standartinę naršymo mygtukus ir ieškos lauką formos apačioje.

Perskirtoji forma

Daugiau informacijos rasite:

Automatinis filtravimas

Jūsų naudojamas produktas filtruoja duomenis, kad būtų galima dirbti su duomenų pogrupiu, o jūs rūšiuojate duomenis, kad jie būtų taip, kaip norite. Naudojant "Access", "Excel" vartotojai gali filtruoti ir rūšiuoti duomenis duomenų lapo rodinyje, tačiau nereikės iš naujo išmokti visiškai naujos vartotojo sąsajos. Piktogramos, komandų meniu, komandos, kriterijai ir dialogo langai labai panašūs, nesvarbu, ar dirbate su tekstu, skaičiais, datomis ar tuštybe. Galite net įrašyti filtrus ir surūšiuokite kartu su duomenų lapo rodiniu.

Galite sukurti užklausą "Access" ir net nežino, kas yra SQL. Keturi užklausos vedliai padeda kurti paprastas užklausas, rasti dublikatus, rasti nesutampančius įrašus ir kurti kryžmines užklausas. Jums net nereikės kurti užklausos; tiesiog filtruokite ir rūšiuokite duomenis taip, kaip norite, kad jis atrodytų ir būtų įrašytas su duomenų lapu.

Lauko Šalis_regionas (CountryRegion) kriterijai

Daugiau informacijos rasite:

Pirmasis etikečių vedlio programos puslapis

Dabar, kai jūsų šeima išaugo, jūsų šventinių kortelių sąrašas staiga tapo didesnis ir jums reikia sekti daug daugiau gimtadienių ir sukakties dienų. Ne problema. Galite naudoti "Access" lentelę arba užklausą kaip laiškų suliejimo duomenų šaltinį ir kurti laiškų suliejimo operaciją naudodami "Word" laiškų suliejimo vediklį, laiškams, kortelėms, el. laiškams ir vokams. Jei jums reikia tik kurti pašto etiketes, naudokite etiketės vediklį programoje "Access", kad sukurtumėte ir išspausdintumėte etiketes iš kuriamos ataskaitos. Galite net automatiškai pridėti brūkšninį kodą, atitinkantį kiekvieną kliento adresą.

Daugiau informacijos rasite:

"Access" ir "Excel" pateikia komandas, skirtas prisijungti prie "SharePoint" sąrašų duomenų. "Excel" pateikia tik skaitymo (vienkryptis) sujungimą su susietais "SharePoint" sąrašais; kadangi programa "Access" leidžia skaityti ir rašyti (dvipusio) duomenis susietuose "SharePoint" sąrašuose. "Access" ir "SharePoint" sąrašai puikiai veikia kartu. "Access" ir "SharePoint" duomenų tipai, pvz., Raiškusis tekstas, tik pridėjimas (Norėdami palaikymo sekimo retrospektyvą atmintinės lauke), priedai, AutoNumber, peržvalgos ir kelių reikšmių laukai, padaro sklandžią integraciją ir kelis, jei yra, duomenų neatitikimus.

Susieję "SharePoint" sąrašo duomenis į "Access" duomenų bazę, galite netgi neprisijungusiems "SharePoint" sąrašo duomenims naudoti vietinėje "Access" duomenų bazėje, dirbti su duomenimis vietoje ir iš naujo prisijungti prie "SharePoint" svetainės, kad nusiųstumėte bet kokius pokyčius. Kitų vartotojų nesuderinami duomenų keitimai bus tvarkomi pagal konfliktų sprendimo vediklį. "Access" sukurtos formos ir ataskaitos pagrįstos tais pačiais duomenimis, bet susietos su "SharePoint" sąrašais.

"Excel" teikia šiuos integravimo taškus su "SharePoint Server".

„Excell“ į duomenis orientuoti integravimo taškai

1. Vieną kartą importuoti „Excel“ darbalapio duomenis į „SharePoint“ sąrašą ar eksportuoti „Excel“ darbalapio duomenis į „SharePoint“ sąrašą, kad būtų galima kurti nuolatinį, vienpusį duomenų ryšį.

2. Naudoti nuolatinį, vienpusį duomenų ryšį, kad būtų galima atnaujinti „Excel“ darbalapio duomenis iš „SharePoint“ sąrašo.

3. publikuokite "Excel" darbaknyges Excel Services ir rodykite bei bendraukite su duomenimis naudodami "Excel Web Access" puslapio dalį iš dalių puslapio.

4. importuokite (prijunkite) duomenis į "Excel" darbaknygę iš OLAP serverių, "SQL Server" ir "Access" duomenų bazių ir plokščiųjų failų.

"Access" teikia šiuos integravimo taškus su "SharePoint Server".

1. Vieną kartą importuoti ar eksportuoti duomenis tarp „Access“ rodinių ir „SharePoint“ sąrašo.

2. susiekite duomenis tarp "Access" lentelių ir "SharePoint" sąrašo sukurdami nuolatinį dvipusį ryšį. (Atnaujintus sąrašo duomenis galima matyti "Access" lentelėje; atnaujintą "Access" lentelės duomenis galima matyti sąraše.)

3. Paimti sąrašo duomenis darbui neprisijungus, naujinti naudojant „Access“, grąžinti darbui prisijungus, sinchronizuoti naujinimus ir šalinti konfliktus.

4. Rodyti ir redaguoti sąrašo duomenis „Access“ duomenų lape, formos ir ataskaitos rodiniuose.

Daugiau informacijos rasite:

Galite kurti gana sudėtingas kompiuterio duomenų bazių taikomąsias programas niekada nerašydami vienos VBA kodo eilutės. Kiekvienas "Access" objektas turi platų ypatybių ir įvykių rinkinį, kuris lengvai pasiekiamas iš ypatybių lapo, kad būtų lengviau tinkinti sprendimą. Kiekvienas objektas turi išsamius dizainerius, kurie atskleidžia visas jums prieinamas funkcijas. Papildomi duomenų bazės šablonai pasiekiami "Office Online". Lauko ir lentelės Šablonai padeda greitai kurti ir tinkinti naujas lenteles. Galite sukurti naują duomenų bazę nuo pradžių naudodami įtaisytuosius duomenų bazės dizaino įrankius.

"Access" makrokomandos naudoja aprašomąją aplinką, kuriai nereikia rašyti jokio VBA kodo, todėl nereikia būti programuotoju. Kiekvienas makrokomandos veiksmas atlieka užduotį, pvz., atidaro formą, vykdo užklausą, randa įrašą arba rodo pranešimą. Makrokomandas galite įdėti bet kuriuo ataskaitos, formos ar valdiklio įvykiu. Daugelis makrokomandų turi argumentus ir galite įtraukti sąlyginę logiką, kad jie galėtų atlikti tai, ką norite. Galite netgi apibrėžti kintamuosius ir atlikti klaidų tikrinimą, dar kartą nerašydami VBA kodo.

Sukurkite prototipą ir paleiskite IT skyrių. Sukurkite sprendimą savo komandai, kai jam reikia kuo greičiau, ir atlikite tai su "Shoe string" su kaulais personalu. Stebėkite įmonės šaliai parduodamus bilietus, stebėkite gamybos medžiagos galiojimo laiką arba išspausdinkite dalių priėmimo žymes. Sekite užduotis, problemas ir pristatomuosius komandos projektuose. Sukurkite pardavimo vamzdyno duomenų bazę, kad galėtumėte stebėti potencialių produktų, esančių mažose grupėse, pardavimo profesionalai.

Daugiau informacijos

Puslapio viršus

Pastaba:  Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Prašome mus informuoti, ar radote reikiamos informacijos. Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip nuoroda.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×