"Outlook" geriausios praktikos: Parašykite puikiai

"Outlook" geriausios praktikos: Parašykite puikiai

Pastaba:  Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba , kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.

Šiame straipsnyje:

Dos

Į klaidas

Kaip naudoti siuntimo sąrašai ir kontaktų grupės (dl)

Įdėtųjų komentarų naudojimas

Nematomos kopijos naudojimas

Pasiruošimas atostogų

Dos

Šias taisykles, kurios padės savo laiškus, profesionali išvaizda ir perteikti savo mintis.

  1. Perskaitykite pranešimą, prieš išsiųsdami ją.

  2. Padaryti jūsų tema, aprašomasis ir praktines. Pvz.: "vadovai: siųskite savo lentos Retreat datos" yra grupės ir veiksmo pavadinimą, kad gavėjai galite greitai sužinoti, ką reikia daryti. Kiti naudingi priešdėliai įtraukti "informacija jums:" ir "."

  3. Jeigu būtina imtis veiksmų, nurodyti, kas norite eilutėje tema.

  4. Pasikeitus pokalbio temą, pakeiskite pranešimo tema.

  5. Išsaugoti visus pranešimus trumpą ir taškas.

  6. Tvarkyti turinį iš svarbiausią pranešimo mažiausiai.

  7. Apsvarstykite galimybę svarbią informaciją.

  8. Veiksmų reikalaujantys elementai arba klausimai atskirose eilutėse , kad jie išsiskirtų ir būti pastebimi.

  9. Paryškintasis asmenų vardai, kai klausimų uždavimas. Pvz.: "Ryan: kas yra būseną į project?" Jei naudojate "Outlook 2016", "Office 365", naudokite @Mentions.

  10. Riba žmonių, kuriam siunčiate laišką tiems, kurie turi jį skaityti.

    • Žmones, kurie turi būti informuoti eilutėje kopija .

    • Žmones, kurie turi atsakyti arba imtis veiksmų, kad eilutės.

  11. Naudokite į parašą , kai tinkama, bet palikti savo parašą paprastas, trumpas, professional, ir, jei įmanoma, be grafinių elementų.

  12. Jei norite nedelsiant reaguoti, nenorite siųsti laišką. Telefono arba siųsti tiesioginį pranešimą.

  13. Be į skiriamoji geba, Jei esate elektroninio pašto pokalbius, yra didesnis nei 10 laiškų Apsvarstykite skambinant ar aptarti susitikimo nustatymas. Elektroninio pašto ne visada yra efektyvus vidutinio, spręsti sudėtingus klausimus.

  14. Pripažinti pranešimai, kuriuos reikia daugiau atsakymą. Jei esate per daug užsiėmę reaguoti visiškai atsakyti iš karto, leidžia siuntėjui žinoti, kad jūs ieško problema ir atsakys pagal tam tikras laikas arba data. Žymėti laiškąprimins atsakyti vėliau.

  15. Naudokite didelė svarba ( High Importance icon in Outlook ) saikingai.

    Pastaba: Net jei nustatėte atidėtą siųsti taisyklę, Svarbos laiško žymėjimas sukelia išsiųsti iš karto.

  16. Jei užduodate klausimą ir yra keli žmonės, kurie galėtų atsakyti, pasirinkite tik vieną asmenį , o ne siųskite klausimą grupei.

Norėdami rašyti gerą laiškų yra įsijausti gavėjams. Giliau pažvelgti į elektroninio pašto etiketą, tai matyti straipsnio.

Vykdymas: pažymėjimas siunčiant

Siųsdami el. laišką asmeniui, kurio atsakymo jums reikia, atlikite nurodytus veiksmus.

  1. Tai sau ant siųsti vėliavėlę.

  2. Pakeiskite pavadinimą pažymėtus laiškus užduoties užduočių juostos pradėti Vykdyti.

  3. Pažymėkite ją kategorija @Waiting .

Kai atliksite šiuos tris veiksmus, žinote, kad savo kitą veiksmą galima siųsti kito pranešimo arba ieškoti atsakymo.

Patarimas    Priminimas sau kitą pranešimo siuntimas dažnai yra daugiau nei pažymite laišką jūsų gavėjui. Be to, jei žada ką nors į laišką, pažymėti, kad sau, kad turite užduotį į savo užduočių juostą, kad jums priminti.

Puslapio viršus

Į klaidas

  1. Nenaudokite blankų.

  2. Nėra valdytojo kiekviename siunčiamame laiške.

  3. Nenorite siųsti laišką, kai esate angry. Geriau rašyti, įrašyti jį į aplanką Juodraščiai ir grįžti į ją vėliau.

  4. Nereikia tikėtis greito atsakymo ilgai laiškus (daugiau nei dviejų dalių).

  5. Nenorite siųsti tolesnius pranešimą mažiau nei po pirmojo pranešimo dieną. Jei nenorite girdėti atgal į laiku, pabandykite naudoti telefoną ar tiesioginius pranešimus.

  6. Negalima naudoti rasite pažymos arba pristatymo pažymos kiekviename siunčiamame laiške. Naudokite tik tada, jei nesate tikri, ar jūsų gavėjai gaus pranešimą.

  7. Negalima pridėti vėliavėles ar didelės svarbos High Importance icon in Outlook kiekvieną siunčiamą laišką. Gavėjų mokytis jų nepaisyti.

  8. Nenaudokite visų didžiųjų raidžių.

  9. Priedų , vietoj to siųsti nuorodas.

  10. Negalima išplėsti siuntimo sąrašai ar kontaktų grupės. Išplėtimas siuntimo sąrašai leidžia sunkiau skaityti laiškus ir jiems eiti į klaidingą pašto aplankuose.

  11. Negalima naudoti vienos Jūsų Humoras gali būti neteisingai.

  12. Ne rašyti kažką nenorite kiekvienas įmonės darbuotojas skaityti. Jūs niekada nežinote, kur jūsų laišką gali baigti.

  13. Nenaudokite rankraštinio arba meno šriftų, kuriuos būtų sunku skaityti.

  14. Nenaudokite raudona šriftai, nes jie yra sunku skaityti ir gali būti suprantama kaip kritinis.

  15. Nenorite siųsti atsakymą visiems paskirstymo sąrašą arba kontaktų grupę, paprašyti, kad būtų pašalinti. Bet kada.

Puslapio viršus

Kontaktų grupės ir siuntimo sąrašai (dl)

  • Jei reaguoja į didelius kontaktų grupę, atlikite visus laiškus Dos ir klaidas.

  • Jei reikia daugiau informacijos iš vieno asmens arba tiria problemą atskirai, atsakymas į visą platinimo sąraše leisti visiems žinoti, kad esate reagavimas ir tada atsakymas asmeniui atskirai. Įsitikinkite, kad atsakymas į siuntimo sąrašą, po to, kai problema bus išspręsta naudojant sprendimo. Tai leidžia skiriamąją gebą norite nurodyti kitų žmonių paskirstymo sąrašą.

Asmenų nukreipimas

Jei kas nors siunčia laišką siuntimo sąrašas, kuriame esate narys, ir pranešimas būtų geriau atsakyti kitam asmeniui arba kitą paskirstymo sąrašą, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Atsakyti naudojant teisingą paskirstymo sąrašą arba asmuo į eilutės.

  2. Atsakymus siųsti į teisingą siuntimo sąrašo ar kitam asmeniui.

  3. Nedėkite pradinio siuntimo sąrašo eilutėje Nematoma kopija , nes jūsų pranešimas bus ne filtruojamas kitų žmonių taisykles. O, palikite siuntimo sąrašo eilutės į arba kopija .

Kaip pašalinti iš į DL

Jei gaunate pašto siuntimo sąrašo, kurių nenorite būti įjungtas, siųsti pranešimą, jūsų tinklo administratorius arba savininkas siuntimo sąrašo ir paprašykite pašalinti jus. Atsakymų iš viso paskirstymo sąrašą. Norėdami rasti DL sąrašo savininkas, dukart spustelėkite siuntimo sąrašo pavadinimą.

Puslapio viršus

Įdėtųjų komentarų naudojimas

Įdėtųjų komentarų įtraukimo siųsti jums gauti patogu atsakyti į klausimus ir spręsti problemas. Manoma, kad geriausia praktika atlikite šiuos veiksmus:

  1. El. laiške paminėkite, kad pateikiate įdėtuosius komentarus. Pavyzdžiui, įtraukite „žr. toliau pateiktas papildomas pastabas“.

  2. Išskirkite tekstą pradiniame el. laiške. Pateikiame kelis pasiūlymus.

    • Keisti šrifto spalvą

    • Iš anksto laukiama vardą ir pavardę arba inicialus, pvz., [Melisa], [MM]

    • Pakeisti šriftą pasviruoju ar paryškintuoju arba jas abi

  3. Ištrinti nieko ne rašyti.

Pavyzdys, kai siuntėjo vardas pridedamas prieš komentarą
Programoje "Outlook" laiškas įdėtojo komentaro pavyzdys 1 pav.

Programoje "Outlook" laiškas įdėtojo komentaro pavyzdys 1 pav.

Puslapio viršus

Nematomos kopijos naudojimas

Naudodami nematomos kopijos funkciją galite pašalinti žmones iš elektroninio pašto pokalbius, kai jums atrodo, kad jos nebereikia papildomos elektroninio pašto arba jei buvo pakeistas pokalbio tema.

Pvz., jei jūs esate vienas iš penkių žmonių, kurie gauna klausimą ir norite atsakyti, perkelti kitų keturių žmonių Nematoma kopija eilutėje ir nurodyti, panašiai kaip "Bcc'ing Joe, Jurgis, James ir Jennifer. Čia yra atsakymas..." Tik jūs ir pirminio siuntėjo bus būsimuose laiškuose.

Nenaudokite Nematoma kopija leisti trečiųjų šalių (pvz., savo vadovo) žinoti apie į laišką. Nematomos kopijos gavėjų negali suprasti, kad jis arba ji gavo Nematoma kopija ir gali atsakyti visiems atskleisti, kad jis gavo Nematoma kopija. Tai gali susidurti su paslėptą veikimas jūsų pusės.

O naudojant nematomą kopiją informuoti trečiajai šaliai apie problemą, peradresuoti pranešimą, kai siunčiate jį.

Puslapio viršus

Pasiruošimas atostogų

Jei naudojate "Outlook" su "Office 365", Outlook.com, Hotmail.com arba Live.com abonemento arba "Microsoft Exchange" abonementą, galite nustatyti, kad-usi laišką, kad žmonės jūsų organizacijoje, kad esate dingo.

Kaip geriausia praktika, atlikite patarimus pridėti laiką išvykę iš biuro bendradarbių "Outlook" kalendorius.

Jei jūs arba administratorius turi sukurti bendrinamą atostogų kalendoriaus, įsitikinkite, kad skelbti savo atostogas ten. Jei visi naudoja bendrinamą kalendorių, nereikia siųsti atskirame susitikimo užklausą, jei norite, kad visi žinote, kad esate išvykę, kaip susietas anksčiau straipsnyje rodo, bet laišką gali veikti kaip geras priminimas.

Apie autorę

Patricia Eddy yra vadovauti turinio rašytojas "Outlook". Patricia Eddy yra vadovauti turinio rašytojas "Outlook" darbalaukio. Ji yra buvusio "Outlook" MVP ir autorius, kelių knygų labai senų "Outlook" versijos. Gyvena Sietlo, kurioje ji yra skaitymas ir leisti į gitaros.

Puslapio viršus

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×