"Outlook" geriausios praktikos: parašykite puikų laišką

"Outlook" geriausios praktikos: parašykite puikų laišką

Šiame straipsnyje:

DOS

Įspėjimai

Kaip naudoti siuntimo sąrašus ir kontaktų grupes (DLs)

Įdėtųjų komentarų naudojimas

Nematomos kopijos naudojimas

Pasiruošimas atostogauti

DOS

Toliau pateiktos taisyklės padės jūsų laiškams būti profesionaliais ir gauti jūsų pranešimą.

  1. Perskaitykite el. laišką prieš jį išsiųsdami.

  2. Tema turėtų būti aprašomojo pobūdžio ir nukreipta į veiksmą. Pavyzdžiui: "vadybininkai: siųskite savo lentos trauktis datas" apima grupės pavadinimą ir veiksmą, kad gavėjai galėtų greitai sužinoti, ką reikia daryti. Kiti naudingi priešdėliai apima "FYI:" ir "veiksmas būtinas".

  3. Jei reikia veiksmo, nurodykite, ko norite eilutėje tema.

  4. Jei pokalbio tema pasikeičia, pakeiskite el. laiško temą.

  5. Visi el. laiškai turi būti trumpi ir aiškūs.

  6. Tvarkykite savo laiško turinį nuo svarbiausio iki mažiausiai.

  7. Apsvarstykite paryškinimo svarbią informaciją.

  8. Padėkite veiksmų elementus arba klausimus atskirose eilutėse , kad jie išsiskirtų ir gautų pastebėjau.

  9. Drąsūs žmonių vardai užduodami klausimai. Pavyzdžiui: "Ryan: kas yra projekto būsena?" Jei naudojate "Outlook 2016" su "Office 365", naudokite @Mentions.

  10. Apriboti žmonių , kuriems siunčiate laišką, skaičių tiems, kurie turi jį perskaityti.

    • Padėkite žmonėms, kurie turi būti informuojami apie CC liniją.

    • Padėkite žmonėms, kuriems reikia atsakyti arba imtis veiksmų eilutėje Kam .

  11. Jei reikia, naudokite parašą , tačiau laikykite parašą paprastą, trumpą, profesionalų ir, jei įmanoma, be grafinių elementų.

  12. Jei norite nedelsiant atsakyti, nesiųskite el. laiško. Arba siųskite tiesioginį pranešimą.

  13. Jei esate pašto pokalbyje, kuriame yra daugiau nei 10 laiškų, kuriuose nėra skiriamosios gebos, apsvarstykite galimybę skambinti arba nustatyti susitikimą, kad aptartumėte problemą. El. paštas ne visada yra veiksminga terpė sudėtingoms problemoms spręsti.

  14. Patvirtinkite el laiškus, reikalaujančius išsamesnio atsakymo. Jei esate per daug užsiėmęs ir negalite iškart pateikti išsamaus atsakymo, informuokite siuntėją, kad nagrinėjate problemą ir atsakysite per konkretų laiko tarpą arba iki tam tikros datos. Pažymėkite pranešimą, kad primintumėte, jog norite atsakyti.

  15. Naudokite didelę reikšmę ( High Importance icon in Outlook ) taupiai.

    Pastaba: Net jei nustatėte atidėtą siuntimo taisyklę, pažymėdami laišką su didele svarba , jis turi būti siunčiamas nedelsiant.

  16. Jei klausiate klausimo ir yra keli žmonės, kurie gali atsakyti, pasirinkite tik vieną asmenį , o ne siųskite klausimą grupei.

Geras el. laiškų rašymo raktas – tai įsijausti gavėjams.

Vykdymas: pažymėjimas siunčiant

Siųsdami el. laišką asmeniui, kurio atsakymo jums reikia, atlikite nurodytus veiksmus.

  1. Pažymėkite jį savo "Send".

  2. Norėdami pradėti vykdyti, pakeiskite vėliavėle pažymėtos el. paštoužduoties pavadinimą į užduočių juostą.

  3. Pažymėkite ją kategorija @Laukia.

Kai vartojate šiuos tris veiksmus, žinote, kad kitas veiksmas yra išsiųsti kitą pranešimą arba ieškoti atsakymo.

Patarimas    Priminti sau nusiųsti kitą el. laišką dažnai yra veiksmingiau nei pažymėti el. laišką gavėjui. Taip pat, kai el. laiške ką nors pažadate, pasižymėkite jį, kad užduočių juostoje būtų apie pažadą primenanti užduotis.

Puslapio viršus

Įspėjimai

  1. Nenaudokite blankų.

  2. Į kiekvieną siunčiamą pranešimą neįtraukite vadovo .

  3. Nesiųskite pranešimo, kai esate piktas. Geriau parašykite el. laišką, įrašykite jį į juodraščių aplanką ir sugrįžkite vėliau.

  4. Nesitikėkite greito atsakymo siunčiant ilgus (daugiau nei dvi pastraipas).

  5. Nesiųskite paskesnės Žinutės po pirmo pranešimo. Jei laiku negirdite, bandykite naudoti telefoną arba tiesioginius pranešimus.

  6. Nenaudokite Perskaitymo pažymų arba pristatymo pažymų kiekviename siunčiamame laiške. Jas naudoti tik tada, jei nesate tikri, ar gavėjai gaus el. laišką.

  7. Nepridėkite vėliavėlių arba didelės svarbos High Importance icon in Outlook kiekvienam siunčiamame pranešime. Gavėjai pradės jų nepaisyti.

  8. Nenaudokite visų didžiųjų raidžių.

  9. Nesiųsti priedų – siųsti saitus.

  10. Neišplėskite siuntimo sąrašų arba kontaktų grupių. Išplečiant paskirstymo sąrašus, laiškai tampa sunkiau perskaitomi ir juos galima pereiti į netinkamus pašto aplankus.

  11. Nenaudokite sarkazmo. Jūsų Humoras gali būti nesuprastas.

  12. Nerašykite kažko , ko nenorėtumėte visiems jūsų įmonės skaityti. Niekada nežinote, kur gali baigtis jūsų elektroninis laiškas.

  13. Nenaudokite kursyvų arba labai meninių šriftų, kuriuos sunku įskaityti.

  14. Nenaudokite raudonų šriftų, nes juos sunku skaityti ir galima interpretuoti kaip svarbius.

  15. Nesiųskite atsakymo į siuntimo sąrašą arba kontaktų grupę, prašydama pašalinti. Niekada.

Puslapio viršus

Kontaktų grupių ir siuntimo sąrašų (DLs) taisyklės

  • Jei reaguojate į didelį kontaktų grupę, vykdykite visas el. pašto DOS ir klaidas.

  • Jei jums reikia daugiau informacijos iš vieno asmens arba tiriama problema atskirai, atsakykite į visą siuntimo sąrašą, kad visi žinotų, jog esate reaguojate, ir tada atsakykite į atskirus atskirai. Nepamirškite atsakyti į siuntimo sąrašą, kai problema išspręsta su rezoliucija.Tokiu būdu skiriamoji geba leidžia nurodyti kitų žmonių siuntimo sąraše.

Asmenų nukreipimas

Jei kas nors siunčia pranešimą į siuntimo sąrašą, kurio narys esate, ir laišką geriau atsakytų kitas asmuo arba kitas siuntimo sąrašas, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Atsakyti su teisingu siuntimo sąrašu arba asmeniu eilutėje Kam .

  2. Turite atsakymų, atsiųstų į tinkamą siuntimo sąrašą arba asmenį.

  3. Nedėkite pirminio siuntimo sąrašo nematomos kopijos eilutėje, nes jūsų laiškas nebus filtruojamas pagal kitų žmonių taisykles. Verčiau palikite siuntimo sąrašą eilutėje Kam arba kopija .

Kaip pašalinti iš DL

Jei gaunate laiškus iš siuntimo sąrašo, kurio nenorite, kad jis būtų įjungtas, siųskite pranešimą savo tinklo administratoriui arba siuntimo sąrašo savininkui ir paprašykite pašalinti. Neatsakykite į visą siuntimo sąrašą. Norėdami surasti DL sąrašo savininką, dukart spustelėkite siuntimo sąrašo pavadinimą.

Puslapio viršus

Įdėtųjų komentarų naudojimas

Įdėtųjų komentarų įtraukimas į gautą laišką yra patogus būdas atsakyti į klausimus ir atsakyti tiesiogiai į problemas. Manoma, kad geriausia atlikti šiuos veiksmus:

  1. Savo laiške paminėkite, kad esate komentarų įdėtasis. Pavyzdžiui, įtraukite toliau pateiktus papildomus komentarus.

  2. Išskirkite tekstą pradiniame el. laiške. Pateikiame kelis pasiūlymus.

    • Šrifto spalvos keitimas

    • Iš anksto laukiama jūsų vardo arba inicialų skliausteliuose, pvz., [Melisa], [MM]

    • Šrifto keitimas į pasvirąjį arba paryškintąjį arba abu

  3. Nepanaikinkite nieko, ką neparašėte.

Vaizdas

Puslapio viršus

Nematomos kopijos naudojimas

Naudokite nematomos kopijos funkciją, kad pašalintumėte žmones iš laiškų pokalbio, kai manote, kad jiems nebereikia papildomų laiškų arba pokalbio tema pasikeitė.

Pavyzdžiui, jei esate vienas iš penkių žmonių, kurie gauna klausimą ir norite atsakyti į jį, perkelkite kitus keturis žmones į nematomos kopijos liniją ir nurodykite kažką panašaus į "BCC ' Ing Joe, Jeff, James ir Jennifer. Štai atsakymas... " Būsimi laiškai bus rodomi tik tarp jūsų ir pirminio siuntėjo.

Nenaudokite nematomos kopijos , kad trečiosios šalies (pvz., jūsų vadovas) sužinotų apie slaptą pranešimą. Nematomos kopijos gavėjas gali nesuvokti, kad jis arba ji gavo nematomą kopiją ir gali atsakyti visiems, kad jis arba ji gavo nematomąkopiją. Tai gali būti rodoma kaip paslėptą veikimą.

Užuot naudoję nematomą kopiją , jei norite informuoti trečiąją šalį apie problemą, nusiųsdami pranešimą jį Peradresuokite.

Puslapio viršus

Pasiruošimas atostogauti

Jei naudojate "Outlook" su "Office 365", "Outlook.com", "Hotmail.com" arba "Live.com" abonementu arba "Microsoft Exchange" abonementu, galite nustatyti pranešimą išvykęs, jei norite, kad žmonės jūsų organizacijoje žinotų, jog esate išvykę.

Kaip geriausia praktika, vadovaukitės patarimais, kad įtrauktumėte laiką iš "Office" į bendradarbių "Outlook" kalendorius.

Jei jūs arba jūsų administratorius sukūrė bendrinamą atostogų kalendorių, būtinai paskelbkite savo atostogas. Jei visi naudoja bendrinamą kalendorių, jums nereikia siųsti atskiros susitikimo užklausos, kad visi žinotų, jog esate išvykę, nes straipsnyje nurodyta anksčiau nurodyta informacija, bet el. laiškas gali veikti kaip geras priminimas.

Apie autorę

"Patricia Eddy" yra "Outlook" "Lead" turinio rašytojas. Patricija Eddy yra "Outlook" darbalaukio švino turinio rašytojas. Ji yra buvusi "Outlook" MVP ir kelių knygų autoriai labai senose "Outlook" versijose. Ji gyvena Sietle, kur nori skaityti ir žaisti gitara.

Puslapio viršus

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×