"Access" duomenų archyvavimas

Galite laikyti "Microsoft Access" duomenų bazes tvarkingomis ir valdomomis periodiškai archyvuodami senus arba neaktyvius duomenis. Galite archyvuoti visas duomenų bazės lenteles, konkrečias lenteles arba tik konkrečius duomenis, pvz., anksčiau nei konkreti data. Šioje temoje aiškinama, kaip naudoti tris skirtingas parinktis, kad būtų galima archyvuoti duomenis "Access" duomenų bazėje.

Šiame straipsnyje

Kada turėtumėte apsvarstyti archyvavimą?

Periodiškai keiskite lentelę

Periodiškai keiskite visas lenteles

Periodiškai perkelkite įrašą į archyvo lentelę

Kada turėtumėte apsvarstyti archyvavimą?

Kai kompiuteryje esančioje duomenų bazėje yra duomenų, kurių neplanuojate naudoti daugiau, tačiau norite, kad duomenys būtų naudingi tuo atveju, jei jums to reikia tam tikru laiku, arba norint pasiekti duomenų saugojimo strategiją, archyvavimas yra geras būdas išsaugoti tokius duomenis. Archyvavimas taip pat dažnai naudojamas duomenims saugoti pagal datos sąlygą, pvz., mėnesio pabaigoje.

Duomenų archyvavimo būdai

Toliau pateiktoje lentelėje išvardyti duomenų archyvavimo būdai, metodo aprašas, paaiškinimas, kada reikia naudoti kiekvieną metodą, ir kiti konkretūs metodo aspektai.

Metodas

Aprašas

Naudokite, kai...

Kiti svarstymai

Periodiškai keiskite lentelę

Periodiškai sukuria tam tikros lentelės archyvo kopiją ir pakeis ją nauja, tuščia lentelės kopija.

Visi lentelės duomenys atitinka sąlygas, kurias naudojate norėdami nustatyti, ar norite archyvuoti.

Pavyzdys: turite lentelę, kurioje saugomi kasdienės temperatūros kraštutinumai. Kiekvienais metais archyvuokite lentelę ir pradėkite naudoti tuščią.

Periodiškai keiskite visas lenteles

Periodiškai kurkite vidinės duomenų bazės archyvo kopiją, tada pakeiskite vidinės duomenų bazės kopiją nauju, tuščiu. Reikia išskaidytos duomenų bazės (duomenų bazė, kurią sudaro: vidinės duomenų bazės failas, kuriame yra visos lentelės; ir išorinio duomenų bazės failas, kuriame yra visi kiti duomenų bazės objektai).

Visi duomenų bazės lentelių duomenys atitinka sąlygą, kurią naudojate norėdami nustatyti, ar archyvuoti.

Pavyzdys: jūsų duomenų bazę sudaro kelios lentelės su skirtingų tipų meteorologiniais duomenimis. Kiekvienais metais archyvuojate visas lenteles.

  • Jei turite bet kokių peržvalgos lentelių (lentelių, kurias naudojate norėdami išsaugoti ieškomas reikšmes, tokius pašto kodus arba padalinius), gali reikėti importuoti šiuos duomenis į naują vidinės duomenų bazę.

  • Duomenų bazę turite archyvuoti neautomatiškai. Šio metodo makrokomandos naudoti negalite.

Periodiškai perkelkite įrašą į archyvo lentelę

Periodiškai paleidžia užklausą, kuri pasirenka archyvavimą ir įtraukia duomenis į archyvo lentelę, tada vykdykite užklausą, kad būtų pasirenkami tie patys registrai (iš pirminės lentelės) ir juos naikinkite.

Kai kurie lentelės duomenys atitinka sąlygą, kurią naudojate norėdami nustatyti, ar norite archyvuoti.

Pavyzdys: norite archyvuoti bibliotekos operacijas (Check outs), jei pažymėta data yra bent vienerių metų senumo.

  • Gali tekti dirbti su nuorodų vientisumas, ypač jei jūsų norimi archyvuoti užrašai yra vienoje ryšys „vienas – daug“ pusėje. Daugiau informacijos rasite skyriuje apie nuorodų vientisumo veikimą .

Įspėjimas: Jei reikia naudoti parametrus užklausose, turite sukurti formą, kad galėtumėte tvarkyti parametrus. Priešingu atveju rizikuojate prarasti duomenis.

Nuorodų vientisumo darbas

Jei įrašas, kurį norite archyvuoti, yra susijęs su įrašais kitose lentelėse, jums gali tekti bendradarbiauti. Jei įrašams, kuriuos norite archyvuoti, yra "antriniai" užrašai (jie priklauso "daugeliui" ryšys „vienas – daug“ ), greičiausiai galite juos saugiai archyvuoti nekeliantys rūpesčių. Jei įrašas, kurį norite archyvuoti, yra "pirminiai" užrašai (jie priklauso " ryšys „vienas – daug“ "), kai archyvuojate jiems susijusius "antrinius" duomenis, jie gali:

  • Neleisti panaikinti "tėvų" įrašo. Dėl to gali kilti problemų, jei jau įtraukėte "tėvų" įrašą į lentelę archyvas.

    Arba

  • Tampa "našlaičiai" – įrašais, priklausančiais "tėvui", kurio nėra. Dėl to gali kilti problemų dėl duomenų bazės duomenų vientisumo ir funkcijų, kurios naudoja "našlaičio" įrašą.

Norėdami atsiskaityti už nuorodų vientisumą, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Nustatykite, kurie "vaiko" užrašai priklauso įrašams, kuriuos norite archyvuoti. Pavyzdžiui, jei norite archyvuojant bibliotekoje esančių išteklių archyvavimą, pirmiausia išsiaiškinkite, ar yra kokių nors su šiuo turtu sudarytų operacijų, t.y., ar turtas paimtas ir negrąžintas.

  2. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Jei "vaiko" įrašais visada galima saugiai panaikinti, įsitikinkite, kad ryšys užtikrina nuorodų vientisumą, naudojant pakopinį naikinimus. Tai užtikrina, kad visi susiję "vaiko" užrašai bus ištrinti.

    • Jei "vaiko" įrašo negalima saugiai naikinti, galite archyvuoti visas duomenų bazės lenteles.

    • Sukurkite užklausą, kuri pasirenka "tėvų" įrašą, kuriame nėra "Child" įrašo. Tada naudokite šią pirmąją užklausą, kad sukurtumėte archyvo užklausas (žr. sekciją periodiškai perkelti įrašą į archyvo lentelę), o ne naudoti "Parent" lentelę.

Puslapio viršus

Periodiškai keiskite lentelę

Jei norite archyvuoti visus lentelės duomenis, galite periodiškai pakeisti lentelę tuščia kopija.

Svarbu: Jei jūsų archyvuojama lentelė yra susijusi su kitomis lentelėmis, gali reikėti išspręsti nuorodų vientisumą.

  1. Naršymo srityje pažymėkite norimas archyvuoti lenteles, paspauskite CTRL + C, tada paspauskite CTRL + V.

  2. Dialogo lango Įklijuoti lentelę , dalyje Įklijavimo parinktyspasirinkite tik struktūra, tada spustelėkite gerai.

    "Access" pavadina kopiją kaip originalios lentelės pavadinimo kopiją.

  3. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pradinę lentelę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Pervardyti .

    Suteikite lentelei kitą vardą, nurodantį, kas jame yra, pvz., "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite tuščią kopiją, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Pervardyti . Pervardykite naudodami pradinę lentelės pavadinimą.

Puslapio viršus

Periodiškai keiskite visas lenteles

Jei naudojate perskirtąją duomenų bazę, galite periodiškai pakeisti visas lenteles, pakeisdami vidinės duomenų bazės su tuščia kopija.

Norėdami tai padaryti, pirmiausia Paruoškite tuščią kopiją. Jei duomenų bazės dizainas nepakeičiamas, galite pakartotinai naudoti šią tuščią kopiją kiekvieną kartą, kai archyvuojate. Jei norite archyvuoti, tiesiog pervardykite esamą vidinės duomenų bazę, kad ji būtų Archyvas, ir įrašykite tuščią kopiją kaip naują vidinės duomenų bazės kopiją.

Tuščios vidinės duomenų bazės kopijos parengimas

Pirmiausia importuokite lentelių apibrėžimus visoms vidinės duomenų bazės lentelėms.

  1. Skirtuke failas spustelėkite naujas, pasirinkite tuščia duomenų bazė, tada spustelėkite kurti.

  2. Uždarykite Lentelę1.

  3. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje importuoti & spustelėkite " Access".

  4. Dialogo lange gauti išorinius duomenis – "Access" duomenų bazė pasirinkite importuoti lenteles, užklausas, formas, ataskaitas, makrokomandas ir modulius į dabartinę duomenų bazę, tada spustelėkite Naršyti.

  5. Dialogo lange failo atidarymas pasirinkite vidinės duomenų bazės. Spustelėkite atidaryti , kad uždarytumėte dialogo langą failo atidarymas , tada spustelėkite gerai.

  6. Dialogo lange importuoti objektus spustelėkite parinktys.

  7. Dalyje importuoti lentelespasirinkite tik apibrėžimas.

  8. Skirtuke lentelės spustelėkite Žymėti viską, spustelėkite gerai, tada spustelėkite uždaryti.

Duomenų įtraukimas į bet kurią peržvalgos lentelę tuščioje kopijoje 

Norėdami gauti kiekvieną peržvalgos lentelę, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Saitas su peržvalgos lentele esamoje duomenų bazėje.

  2. Sukurkite papildymo užklausą, kuri įtraukia visus pirminio įrašo duomenis į kopiją.

Vidinės duomenų bazės keitimas naudojant tuščią kopiją

Pirmiausia pervardykite esamą vidinės duomenų bazę, kad nurodytumėte, jog ji dabar yra archyvas. Tada atidarykite tuščią kopiją ir įrašykite ją naudodami pradinę duomenų bazės pavadinimą.

  1. Spustelėkite skirtuką failas , tada spustelėkite įrašyti duomenų bazę kaip. Galite būti paraginti uždaryti visus atidarytus objektus; Jei taip, spustelėkite gerai. Atidaromas dialogo langas Įrašyti kaip .

  2. Įsitikinkite, kad lauke įrašyti į (dialogo lango Įrašyti kaip viršuje) įrašote failą toje pačioje vietoje kaip ir pradinė vidinės duomenų bazė.

  3. Lauke failo vardas įveskite originalios vidinės duomenų bazės pavadinimą.

  4. Lauke Įrašomo tipo tipas pasirinkite " Access" duomenų bazė (*. accdb).

Puslapio viršus

Periodiškai perkelkite įrašą į archyvo lentelę

Tai yra keturių etapų procesas, reikalaujantis tuščios lentelės, kurioje yra norimi archyvuoti duomenys, kopijos, kuriant papildymo užklausą, kad nukopijuotumėte iš originalios lentelės esančius duomenis į archyvo lentelę, sukurdami naikinimo užklausa, kad pašalintumėte archyvuotus duomenis iš Ori "ginal" lentelę ir galiausiai sukurdami makrokomandą, kad paleistumėte abi užklausas, kurias galima vykdyti, kai norite archyvuoti. Šį iš pažiūros sudėtingą procesą galima lengvai atlikti, jei atliksite veiksmus, nurodytus toliau pateiktoje tvarkoje:

1 veiksmas: archyvo lentelės kūrimas

2 veiksmas: papildymo užklausos kūrimas norint nukopijuoti duomenis į archyvo lentelę

3 veiksmas: naikinimo užklausos kūrimas norint pašalinti duomenis iš pirminės lentelės

4 veiksmas: makrokomandos kūrimas norint vykdyti ir papildymo, ir naikinimo užklausas

1 veiksmas: archyvo lentelės kūrimas

Norėdami, kad visi archyvuojami įrašo duomenys liktų vienoje lentelėje, atlikite šį veiksmą vieną kart. Šiame veiksme sukurta archyvo lentelė atliks visus archyvuotus duomenis.

Norėdami panaikinti seną archyvo lentelę, kai kuriate naują, užuot atlikę šį veiksmą, galite naudoti lentelės kūrimo užklausa, kad nukopijuotumėte duomenis į archyvo lentelę. Norėdami tai atlikti, pereikite prie 2 veiksmo.

Norėdami naudoti naują archyvo lentelę kiekvieną kartą, kai archyvuojate, bet taip pat Išsaugoti senas archyvo lenteles, prieš kurdami naują, pervardykite seną archyvo lentelę. Jei archyvuojate pagal datą, atsižvelgdami į savo senųjų archyvo lentelių pavadinimus, atsižvelgdami į datų intervalą.

  1. Naršymo srityje pasirinkite lentelę, kurioje yra archyvuojami duomenys, paspauskite CTRL + C, tada paspauskite CTRL + V.

  2. Lauke lentelės pavadinimas panaikinkite žodžių kopiją ir pridėkite pabraukimo kopiją ir žodį "Archyvas" į esamą lentelės pavadinimą, tada spustelėkite gerai. Pvz., jei pradinė lentelė pavadinta operacijos , archyvo lentelė vadinasi Transactions_archive.

    Įklijuoti lentelę kaip

  3. Dialogo lango Įklijuoti lentelę , dalyje Įklijavimo parinktyspasirinkite tik struktūra.

2 veiksmas: papildymo užklausos kūrimas norint nukopijuoti duomenis į archyvo lentelę

  1. Skirtuko Kūrimas grupėje Užklausos spustelėkite Užklausos dizainas.

  2. Naudokite dialogo langą Lentelės rodymas , kad įtrauktumėte lentelę su įrašais, kuriuos norite archyvuoti, ir uždarytumėte dialogo langą Lentelės rodymas .

  3. Užklausos dizaino lange du kartus spustelėkite žvaigždutę (*) lentelėje, kurią ką tik įtraukėte. Lentelės pavadinimas ir žvaigždutė pasirodo pirmojo užklausos dizaino tinklelio stulpelyje.

    Pastaba: Žvaigždutė nurodo, kad užklausa turi apimti visus laukus iš lentelės užklausos išvestyje. Kai naudojate žvaigždutę, jei laukai įtraukiami arba pašalinami iš lentelės, užklausos išvestis atitinkamai pakoreguojama.

  4. Užklausos dizaino lange du kartus spustelėkite lauką, kurį norite naudoti, kad nustatytumėte sąlygą, kurią turi atlikti įrašas prieš archyvavimą. Pavyzdžiui, jei jūsų operacijų lentelėje yra laukas, kuris yra pažymėtas data, o jūs norite archyvuoti visus duomenis, kuriuose ta data yra daugiau nei metų senumo, dukart spustelėkite lauką ir jis rodomas paskesniame užklausos dizaino tinklelio stulpelyje.

    Užklausos kūrimo tinklelis

    Kartokite šį veiksmą, jei norite naudoti kriterijus su papildomais laukais.

  5. Norėdami nustatyti ką tik įtrauktų laukų kriterijus, naudokite eilutę kriterijai . Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad pažymėta data turi būti ankstesnė nei sausio 1 d., 2019, naudojant reiškinį < # 1/1/2019 # , eilutėje kriterijai .

    Jei jūsų kriterijai pasikeičia kiekvieną kartą, kai archyvuojate, turite pateikti užklausą dėl įvesties. Norėdami tai padaryti, eilutėje kriterijai naudokite parametrą, kad užklausa būtų prašoma įvesties. Norėdami naudoti parametrą, naudokite išraišką, kaip įprastai, bet vietoj nurodytos reikšmės Naudokite trumpus klausimus, apsuptus laužtiniais skliaustais. Pavyzdžiui, galite naudoti reiškinį < [archyvo operacijos, atliktos iki:], pvz.:

    Parametrų išraiškos

    Daugiau informacijos apie parametrų naudojimą ieškokite straipsnyje užklausų Įvadas.

    Taip pat galite naudoti eilutę arba eilutę, kad nustatytumėte alternatyvias sąlygas. Daugiau informacijos apie kriterijų naudojimą ieškokite straipsnyje Užklausos kriterijų pavyzdžiai.

    Patarimas: Jei naudojate datos lauką, kad galėtumėte nurodyti kriterijus, ir norite archyvuoti visus duomenis, kurie senesni nei dabartinė data, lauke datos laukas įvesti <Date () .

  6. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    Jei jau sukūrėte archyvo lentelę, naudokite papildymo užklausą, kad įtrauktumėte nurodytus duomenis į tą lentelę:

    1. Skirtuko Dizainas grupėje Užklausos tipas spustelėkite Papildymas.

    2. Dialogo lango papildymas lauke lentelės pavadinimas pasirinkite archyvo lentelės pavadinimą, tada spustelėkite gerai.

      Papildyti

      Užklausos dizaino tinklelyje rodoma eilutė pridėti prie .

    3. Išvalykite bet kurių laukų, kuriuos naudojote apibrėždami kriterijus, eilutę Pridėti į . (Tik žvaigždutė turi turėti reikšmę papildyti.)

      Užklausos kūrimo tinklelio eilutė Papildyti

      Jei nesukūrėte archyvo lentelės, naudokite lentelės sudarymo užklausą, kad sukurtumėte archyvo lentelę naudodami nurodytus įrašo:

    4. Skirtuko Dizainas grupėje Užklausos tipas spustelėkite Lentelės kūrimas.

    5. Dialogo lango lentelės lentelės pavadinimas lauke lentelės pavadinimas įveskite archyvo lentelės pavadinimą, tada spustelėkite gerai.

  7. Spauskite CTRL+S, norėdami įrašyti užklausą.

3 veiksmas: naikinimo užklausos kūrimas norint pašalinti duomenis iš pirminės lentelės

  1. Skirtuko Kūrimas grupėje Užklausos spustelėkite Užklausos dizainas.

  2. Naudokite dialogo langą Lentelės rodymas , kad įtrauktumėte lentelę, kurioje yra norimi archyvuoti užrašai. Uždarykite dialogo langą Lentelės rodymas.

  3. Užklausos dizaino lange du kartus spustelėkite žvaigždutę (*) lentelėje, kurią ką tik įtraukėte. Lentelės pavadinimas ir žvaigždutė pasirodo pirmojo užklausos dizaino tinklelio stulpelyje.

  4. Užklausos dizaino lange dukart spustelėkite tuos pačius laukus, kuriuos naudojote Norėdami nustatyti papildymo užklausos sąlygą.

  5. Norėdami nustatyti ką tik įtrauktų laukų kriterijus, naudokite eilutę kriterijai . Daugiau informacijos apie kriterijų naudojimą ieškokite straipsnyje Užklausos kriterijų pavyzdžiai.

    Svarbu: Jei papildymo arba lentelės sudarymo užklausa naudojo parametrą, įsitikinkite, kad naikinimo užklausa taip pat yra. Taip pat atminkite, kad įvesite tą pačią reikšmę abejoms užklausoms. Jei įvedate skirtingas parametrų reikšmes, galite prarasti duomenis. Norėdami apsisaugoti nuo duomenų praradimo, apsvarstykite galimybę naudoti formą, kad būtų galima rinkti reikšmes, o užklausos užklausos pateikia įvesties reikšmių formą. Daugiau informacijos rasite straipsnyje Supažindinimas su užklausomis.

  6. Skirtuko Dizainas grupėje Užklausos tipas spustelėkite Naikinti.

    Užklausos dizaino tinklelyje rodoma eilutė Naikinti .

    Užklausos kūrimo tinklelio eilutė Naikinti

  7. Spauskite CTRL+S, norėdami įrašyti užklausą.

4 veiksmas: makrokomandos kūrimas norint vykdyti ir papildymo, ir naikinimo užklausas

  1. Skirtuko Kurti grupėje Makrokomanda ir kodas spustelėkite Makrokomanda.

  2. Spustelėkite išplečiamąją rodyklę, esančią šalia įtraukti naują veiksmą, tada spustelėkite OpenQuery.

    Rodomas veiksmas OpenQuery ir rodo jo argumentus.

  3. Lauke užklausos pavadinimas pasirinkite užklausą (papildymo arba lentelės kūrimo), kurią sukūrėte atlikdami 2 veiksmą.

  4. Spustelėkite išplečiamąją rodyklę, esančią šalia įtraukti naują veiksmą, tada spustelėkite OpenQuery.

    Rodomas veiksmas OpenQuery ir rodo jo argumentus.

  5. Lauke užklausos pavadinimas pasirinkite naikinimo užklausą, kurią sukūrėte atlikdami 3 veiksmą.

  6. Norėdami įrašyti makrokomandą, paspauskite CTRL + S.

    Jei norite archyvuoti duomenis, vykdykite makrokomandą.

Puslapio viršus

Pastaba:  Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Prašome mus informuoti, ar radote reikiamos informacijos. Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip nuoroda.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×