„Business Contact Manager“ įrašų naudojimas

Jūsų „Business Contact Manager for Outlook“ informacija saugoma įrašuose, kuriuos galima susieti vienus su kitais.

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip atlikti pagrindines užduotis, pvz., įtraukti ir redaguoti įrašą. Taip pat minimos sudėtingesnės užduotys, pvz., tinkinimas, bet joms skirtoje dalyje pateikiami saitai į straipsnius su smulkesne informacija.

Pastaba   Sąvokas forma ir įrašas vartojame kaip sinonimus, bet apskritai formos yra tušti įrašai.

Visą „Business Contact Manager for Outlook“ įrašų tipų sąrašą rasite straipsnyje „Business Contact Manager“ įrašų tipų apžvalga.

Ką norėtumėte daryti?

Įtraukti naują įrašą

Dirbti su įrašais

Pasiekti verslo kontaktų įrašus, kai esate išvykę iš biuro

Tinkinti formą

Naujo įrašo įtraukimas

Visi įrašai iš pradžių būna tuščios formos, kurias užpildote, įvesdami informaciją arba importuodami duomenis. Daugiau informacijos apie duomenų įtraukimą arba įvedimą žr. Verslo įrašų perkėlimas į „Business Contact Manager“.

  1. Naršymo srityje spustelėkite „Business Contact Manager“.

  2. Juostelės grupėje Nauja spustelėkite vieną iš šių parinkčių:

    • Naujas klientas Klientai

    • Naujas verslo kontaktas Verslo kontaktai

    • Nauja galimybė Galimybės

    • Nauji elementai Naujų elementų piktograma ir spustelėkite norimą įrašų tipą. Norėdami atidaryti verslo kontaktą arba rinkodaros veiksmo įrašą, užveskite žymiklį ant verslo kontaktų arba rinkodaros ir spustelėkite įrašą.

      Atidaroma tuščia forma.

  3. Įveskite informaciją į formos puslapius Bendra, Išsami informacija ir Retrospektyva ir įrašykite įrašą.

Patarimas   Taip pat naujus įrašus galite sukurti naudodami kitus „Outlook“ aplankus, pvz., Gauta. Skirtuko Pagrindinis grupėje Nauja spustelėkite Nauji elementai ir spustelėkite įrašų tipą.

Įrašai yra išvardyti darbo sričių skirtukuose. Norėdami atidaryti įrašą, dukart jį spustelėkite. Informacijos apie darbo sritis žr. „Business Contact Manager“ darbo sričių tvarkymas.

Puslapio viršus

Darbas su įrašais

Įtraukus įrašų vertėtų peržiūrėti ir atnaujinti jų informaciją.

Ką norėtumėte daryti?

Rasti ir redaguoti įrašą

Susieti ar pridėti failą prie įrašo

Peržiūrint įrašą nustatyti susitikimą arba paskyrą

Pažymėti vykdyti norimą įrašą

Skirstyti įrašus pagal kategorijas

Filtruoti įrašus

Siųsti kliento arba verslo kontakto įrašą el. pašto pranešimu

Spausdinti įrašą

Informacijos, kaip panaikinti įrašus, rasite „Business Contact Manager“ įrašų naikinimas.

Puslapio viršus

Įrašų radimas ir redagavimas

  1. Naršymo srities dalyje „Business Contact Manager“ spustelėkite vieną iš šių aplankų, kad būtų rodoma darbo sritis:

    • Kontaktų tvarkymas.

    • Pardavimas.

    • Rinkodara.

    • Projektų valdymas.

      Kokių įrašų tipų yra skirtingose darbo srityse?

      Darbo sritis

      Įrašų tipai /skirtukai

      Kontaktų valdymas

      Klientai, verslo kontaktai ir galimi klientai

      Pardavimas

      Galimybės ir galimi klientai

      Rinkodara

      Skambučių sąrašai, masiniai el. laiškai, tiesioginio pašto spaudiniai ir kita rinkodaros veikla

      Projektų valdymas

      Verslo projektai ir projekto užduotys

  2. Spustelėkite norimą skirtuką.

  3. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Slinkite, kad rastumėte ieškomą įrašą.

    • Ieškos lauke įveskite įrašo pavadinimą ir spustelėkite ieškos mygtuką Ieškos piktograma.

  4. Norėdami atidaryti įrašą, dukart jį spustelėkite.

  5. Įveskite arba pakeiskite informaciją ir juostelės grupėje Veiksmai spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.

    Pastabos   

Puslapio viršus

Failo susiejimas arba pridėjimas prie įrašo

Failą galima susieti su įrašu ir pridėti prie įrašo. Susieti failai yra pateikiami įrašo puslapyje Retrospektyva, bet jie nesaugomi „Business Contact Manager“ duomenų bazėje. Pridėti failai saugomi „Business Contact Manager“ duomenų bazėje ir rodomi įrašo dalyje Komentarai.

  1. Naršymo srities dalyje „Business Contact Manager“ spustelėkite vieną iš šių aplankų, kad būtų rodoma darbo sritis:

    • Kontaktų tvarkymas.

    • Pardavimas.

    • Rinkodara.

    • Projektų valdymas.

      Pastaba   Failus galite pridėti tik prie rinkodaros veiklos ir „Project“ užduočių. Jų negalima susieti su failais.

      Kokių įrašų tipų yra skirtingose darbo srityse?

      Darbo sritis

      Įrašų tipai/skirtukai

      Kontaktų valdymas

      Klientai, verslo kontaktai ir galimi klientai

      Pardavimas

      Galimybės ir galimi klientai

      Rinkodara

      Skambučių sąrašai, masiniai el. laiškai, tiesioginio pašto spaudiniai ir kita rinkodaros veikla

      Projektų valdymas

      Verslo projektai ir projekto užduotys

  2. Spustelėkite skirtuką, kuriame yra norimas susieti įrašas.

  3. Norėdami atidaryti įrašą, dukart jį spustelėkite.

  4. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Failo susiejimas su įrašu    

      1. Juostelės grupėje Rodyti spustelėkite Retrospektyva.

      2. Dalyje Ryšių retrospektyvos elementai spustelėkite Naujas ir spustelėkite Failas.

      3. Spustelėkite norimą susieti failą ir spustelėkite Atidaryti.
        Failas pateikiamas įrašo ryšių retrospektyvoje. Norėdami atidaryti failą, dukart jį spustelėkite.

        Pastaba   Jeigu susietas failas panaikinamas iš jo pradinės vietos, iš „Business Contact Manager“ įrašų panaikinamas ir saitas į failą.

        Informacijos, kaip su įrašu susieti kitus ryšių retrospektyvos elementus, rasite straipsnyje „Ryšių su klientais stebėjimas, naudojant „Business Contact Manager“. Patarimas Failus ir kitus ryšio retrospektyvos elementus galite susieti su atskirais įrašais iš rinkodaros veiklos. Informacijos, kaip susieti ryšio retrospektyvos elementą su įrašu, naudojant rinkodaros veiklą, žr. straipsnyje „Produktų ir paslaugų rinkodara, naudojant „Business Contact Manager“.


        Pastaba   

    • Failo pridėjimas prie įrašo    

      1. Perkelkite žymiklį į įrašo lauką Komentarai.

        Pastaba   Atsižvelgiant į įrašų tipą, laukas Komentarai gali būti įrašo puslapyje Bendra arba Išsami informacija. Skambučių sąrašuose komentarų laukas taip pat yra ir scenarijaus laukas įrašo dalyje Skambučių žurnalas. Daugiau informacijos apie failų pridėjimą prie rinkodaros veiklos rasite straipsnyje Produktų ir paslaugų rinkodara naudojant „Business Contact Manager“.

      2. Spustelėkite skirtuką Įterpimas.

      3. Grupėje Įtraukimas spustelėkite Pridėti failą.

      4. Spustelėkite failą, kurį norite pridėti, ir spustelėkite Įterpti.
        Failas įterpiamas į įrašo sekciją Komentarai.

        Pastaba   Pridėti failai yra saugomi „Business Contact Manager“ duomenų bazėje. Jeigu failas panaikinamas iš jo pradinės vietos, įraše failas išlieka nepakitęs.

Puslapio viršus

Susitikimo arba paskyros nustatymas peržiūrint įrašą

  1. Naršymo srities dalyje „Business Contact Manager“ spustelėkite vieną iš šių aplankų, kad būtų rodoma darbo sritis:

    • Kontaktų tvarkymas

    • Pardavimas.

    • Projektų valdymas.

      Kokių įrašų tipų yra skirtingose darbo srityse?

      Darbo sritis

      Įrašų tipai/skirtukai

      Kontaktų valdymas

      Klientai, verslo kontaktai ir galimi klientai

      Pardavimas

      Galimybės ir galimi klientai

      Projektų valdymas

      Verslo projektai ir projekto užduotys

  2. Spustelėkite norimą skirtuką.

    Pastaba   Projekto užduočių įrašuose negalite planuoti susitikimų ar paskyrų.

  3. Norėdami atidaryti įrašą, dukart jį spustelėkite.

  4. Juostelės grupėje Susisiekti spustelėkite atitinkamą šių įrašų tipų mygtuką, kad susisiektumėte:

Įrašų tipas

Spustelėkite

Abonementas

  • El. laiškas

  • Susitikimo užklausa

  • Paskyra

  • Daugiau ir spustelėkite:

    • Skambinti

    • Tinklalapis

    • Susieti

Verslo kontaktas ir galimas klientas

  • El. laiškas

    • Susitikimo užklausa

  • Paskyra

  • Daugiau ir spustelėkite:

    • Skambinti

    • Tinklalapis

    • Susieti

Galimybė

  • El. laiškas

  • Susitikimo užklausa

  • Paskyra

Verslo projektas

  • El. laiškas

  • Susitikimo užklausa

  • Paskyra

Puslapio viršus

Vykdyti norimo įrašo žymėjimas

Daugumą įrašų tipų galima pažymėti vykdymo vėliavėle, kuri primintų apie numatytą užduotį. Pažymėjus įrašą vykdymo vėliavėle, jis įtraukiamas į „Outlook“ užduočių sąrašo užduočių juostą.

  1. Naršymo srities dalyje „Business Contact Manager“ spustelėkite vieną iš šių aplankų, kad būtų rodoma darbo sritis:

    • Kontaktų tvarkymas.

    • Pardavimas.

    • Rinkodara.

    • Projektų valdymas.

      Kokių įrašų tipų yra skirtingose darbo srityse?

      Darbo sritis

      Įrašų tipai/skirtukai

      Kontaktų valdymas

      Klientai, verslo kontaktai ir galimi klientai

      Pardavimas

      Galimybės ir galimi klientai

      Rinkodara

      Skambučių sąrašai, masiniai el. laiškai, tiesioginio pašto spaudiniai ir kita rinkodaros veikla

      Projektų valdymas

      Verslo projektai ir projekto užduotys

  2. Spustelėkite norimą skirtuką.

  3. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Skirtuke spustelėkite įrašą, kad jį pasirinktumėte.

      Patarimas   Vykdymo vėliavėlę galite priskirti daugiau nei vienam skirtuko įrašui.

      Kaip pasirinkti daugiau kaip vieną įrašą?

      Norėdami pažymėti gretimus įrašus, paspauskite klavišą SHIFT, tada spustelėkite pirmą ir paskutinį įtrauktinos grupės įrašą. Norėdami pažymėti ne gretimus įrašus, paspauskite klavišą CTRL, tada spustelėkite atskirus įrašus. Jei norite pažymėti visus įrašus, spustelėkite vieną, tada paspauskite CTRL+A.

    • Norėdami atidaryti įrašą, dukart jį spustelėkite.

  4. Juostelės grupėje Žymės spustelėkite Vykdyti, tada spustelėkite norimą parinktį.

    Pastaba   Priskyrus pasirinktinę vykdymo vėliavėlę būtina nustatyti pradžios ir pabaigos datą. Taip pat galite nustatyti priminimą konkrečiai datai ir laikui.

Puslapio viršus

Įrašų skirstymas į kategorijas

Kategorijos yra spalvos, žodžiai arba sakiniai, kuriuos galite susieti su įrašais, kad būtų lengviau rasti, rūšiuoti, filtruoti ar grupuoti susijusius įrašus. Pvz., visiems verslo kontaktams, dirbantiems su geriausiais jūsų klientais, priskirkite raudoną spalvą. Norėdami sužinoti, kaip skirstyti įrašus į kategorijas, žr. „Business Contact Manager“ įrašų skirstymas į kategorijas.

Puslapio viršus

Įrašų filtravimas

Filtravimas yra labai greitas būdas sudaryti įrašų, atitinkančių nurodytus kriterijus, sąrašą. Pvz., galite filtruoti verslo kontaktų įrašus, kad sudarytumėte verslo kontaktų, kuriems priskirtas tas pats pašto kodas ar telefono kodas, sąrašą. Norėdami sužinoti, kaip filtruoti įrašus, žr. Įrašų filtravimas naudojant „Business Contact Manager“.

Puslapio viršus

Kliento arba verslo kontakto įrašo siuntimas el. pašto pranešimu

  1. Naršymo srities dalyje „Business Contact Manager“ spustelėkite Kontaktų valdymas.

  2. Spustelėkite skirtuką Klientai arba Verslo kontaktai.

  3. Dukart spustelėkite kliento ar verslo kontakto įrašą, kad jį atidarytumėte.

  4. Skirtuko Klientai arba Verslo kontaktai grupėje Veiksmai spustelėkite Persiųsti ir spustelėkite Interneto formatu (vCard) arba Kaip „Outlook“ kontaktą.

    Pastaba   „vCard“ yra elektroninė vizitinė kortelė, į kurią įtraukta daugelis verslo kontakto laukų.

    Jeigu įrašą siunčiate kaip „Outlook“ kontaktą, atidaromas el. pašto pranešimas su įrašu, pridėtu kaip „Outlook“ kontaktas.

  5. Įveskite el. pašto adresą bei temą ir išsiųskite kliento arba verslo kontakto įrašą.

Puslapio viršus

Įrašo spausdinimas

Vienu metu galite spausdinti vieną ar keletą įrašų. Norėdami spausdinti atidarytą įrašą, spustelėkite skirtuką Failas ir spustelėkite Spausdinti.

Pastaba   Geriausias būdas spausdinti įrašus naudojant „Business Contact Manager for Outlook“ yra sukurti ataskaitą ir ją atspausdinti. Ataskaitos suteikia galimybę formatuoti informaciją, kurią ketinate spausdinti. Daugiau informacijos apie ataskaitas rasite Ataskaitų ir diagramų naudojimas „Business Contact Manager“.

Puslapio viršus

Prieiga prie verslo kontaktų įrašų, kai esate išvykę iš biuro

Kai esate nutolę nuo savo kompiuterio, galite peržiūrėti ir redaguoti verslo kontaktus, naudodami „Outlook“ mobiliajame įrenginyje arba naudodami „Outlook Web Access“ (OWA). Kad galėtumėte tai padaryti, turite įjungti verslo kontaktų sinchronizavimą. Kai ši funkcija įjungta, į jūsų „Outlook“ kontaktų aplanką įtraukiama įrašo kopija. Visi bet kurios kopijos pakeitimai automatiškai sinchronizuojami su abiem kopijomis.

Verslo kontaktų sinchronizavimo įjungimas

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite skirtuką Business Contact Manager.

  3. Spustelėkite Sinchronizuoti ir spustelėkite Pradėti verslo kontaktų sinchronizavimą.

Daugiau informacijos apie verslo kontaktų sinchronizavimą rasite straipsnyje Nuotolinė prieiga prie verslo kontaktų: sinchronizavimo naudojimas „Business Contact Manager“.

Puslapio viršus

Lentelės tinkinimas

Galite tinkinti formą arba įrašą įtraukiami arba pašalindami laukus arba keisdami formos maketą. Redaguoti lauką galite keisdami sąraše prieinamą informaciją.

Taip pat gali būti pravartu sukurti pasirinktinius įrašų tipus, nes klientų, verslo kontaktų arba galimų klientų tipų jūsų verslui gali nepakakti.

Pvz., klinika gali savo įrašus pavadinti gydytojai, pacientai ir klinikinės laboratorijos. Kraštovaizdžio priežiūros prekių didmenininkas savo įrašus gali suskirstyti į mažmeninių klientų, kraštovaizdžio prižiūrėtojų ir tiekėjų kategorijas.

Daugiau informacijos apie įrašų tinkinimą rasite Įrašų tipų ir sąrašų kūrimas ir tinkinimas.

Puslapio viršus

Taikoma: Outlook 2010, Outlook 2013



Ar ši informacija buvo naudinga?

Taip Ne

Kaip galėtume tai pagerinti?

255 liko simbolių

Siekiant apsaugoti jūsų privatumą, neįtraukite kontaktinės informacijos į atsiliepimus. Peržiūrėkite mūsų privatumo strategija.

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Palaikymo ištekliai

Kalbos pakeitimas