„Office 365“ failų saugyklos ir bendrinimo nustatymas

Bendraautoriai: Tomas Werner Diana Faigel

Vienas iš geriausių būdų nustatyti įmonės failų saugyklą ir bendrinimą – komandos svetainėje kartu naudoti saugyklą OneDrive for Business ir „Office 365“. Tai patogiausia, jei turite nedidelę įmonę su keliais darbuotojais.

„Office 365“ yra pagrindinė komandos svetainė, nuo kurios galite pradėti. Galite iš karto pradėti saugoti failus saugykloje OneDrive for Business ir dirbti su failais kartu komandos svetainėje.

Kur galite saugoti dokumentus Office 365.

  • Saugykla „OneDrive for Business“ sukurta individualiam naudojimui, kai kartais reikia bendrinti failus. „OneDrive for Business“ puikiai tinka savo failams saugoti.

  • „Office 365“ komandos svetainė skirta reguliariai bendrinti ir kartu naudoti failus. Komandos svetainė puikiai tinka saugoti failams, kurie priklauso keliems žmonėms arba visai komandai ir gali būti naudojami bendradarbiaujant.

Ir „OneDrive for Business“, ir komandos svetainės suteikia prieigą jums ir jūsų darbuotojams bet kurioje vietoje.

Diagrama: kaip naudoti dviejų tipų saugyklas: „OneDrive“ arba komandos svetaines

Toliau pateikiamos rekomendacijos, ką saugoti kiekvieną vietoje, kai saugyklą „OneDrive for Business“ ir „Office 365“ komandos svetaines naudojate kartu.

Saugojimo vieta

Kam tai reikalinga

Ką čia saugoti

OneDrive for Business

Turinio saugojimas saugykloje „OneDrive for Business“ panašus į failų saugojimą kompiuteryje: niekas negali jų lengvai pasiekti.

Puikiai tinka saugoti įmonės failams, su kuriais dirbate jūs vieni.

Verslo failus, kurių nereikės kitiems komandos nariams arba kurių jie nenorės reguliariai pasiekti.

„Office 365“ komandos svetainė

„Office 365“ komandos svetainė yra panaši į žiniatinklio svetainę, tačiau pagal numatytuosius nustatymus ji nėra vieša. Ją gali pasiekti tik tie žmonės, kuriems suteikiate teises.

Ji puikiai tinka failams bendrinti ir kartu naudoti.

Bendrinamus dokumentus, kuriuos gali pasiekti ir kartu naudoti visi jūsų darbuotojai. Pavyzdžiui, kartu kurkite „PowerPoint“ pateiktį, saugokite komandos planus, kuriuos gali visi atnaujinti, arba publikuokite susitikimų dienotvarkes.

„Office 365“ komandos antrinės svetainės

„Office 365“ komandos antrinė svetainė yra tarsi atskira jūsų komandos svetainės dalis su unikalia išvaizda arba unikaliomis prieigos teisėmis.

Ji puikiai tinka, norint su klientu arba jūsų įmonei nepriklausančiu partneriu bendrinti ir kartu naudoti failus.

Ji taip pat tinka, kai nenorite rodyti saugomų failų kitiems jūsų įmonės žmonėms, kurie turi prieigą prie komandos svetainės. Galite nustatyti, kad antrinę svetainę galėtumėte pasiekti tik jūs (ir, jei reikia, vienas arba du kiti žmonės).

Sužinokite, kaip kurti komandos antrinę svetainę.

Failus, kuriuos norite bendrinti su jūsų įmonei nepriklausančiais žmonėmis.

Failus, kurių nenorite rodyti kitiems įmonės žmonėms. Pavyzdžiui, čia galite saugoti darbuotojų ir finansinę informaciją.

„Office 365“ svetainių rinkiniai

Tai yra failų saugykla ir bendrinimo vieta, tačiau svetainių rinkinys yra visiškai atskirtas nuo esamos komandos svetainės.

Naujas „Office 365“ svetainių rinkinys turi savo adresą ir teises. Jis gali būti naudojamas vidiniam arba išoriniam bendradarbiavimui.

Didesnės įmonės naudoja svetainių rinkinius taip pat, kaip mažos įmonės naudoja antrines svetaines. Mažos įmonės, kurioms reikalinga papildoma sauga ir kurios yra technologiškai pažangios, taip pat gali susikurti svetainių rinkinį.

Saugokite tokią pačią bendrinamą informaciją svetainių rinkinyje, kokią saugotumėte komandos svetainėje ir antrinėje svetainėje.

Vaizdo įrašas: Failų perkėlimas į debesį

Peržiūrėkite šį vaizdo įrašą ir sužinokite, kaip galite greitai pradėti saugoti dokumentus debesyje. Pereikite prie veiksmų.

Jūsų naršyklė nepalaiko vaizdo įrašo. Įdiekite „Microsoft Silverlight“, „Adobe Flash Player“ ar „Internet Explorer 9“.

Veiksmai: „OneDrive for Business“ ir komandos svetainės naudojimas failams saugoti ir bendradarbiauti internete

Numatomas atlikimo laikas: 5–10 min.

Kiekvienas jūsų įmonei priklausantis asmuo, turintis „Office 365“, gauna OneDrive for Business debesies saugyklą. Pasakykite jiems, kad jie čia turėtų saugoti tik tuos su verslu susijusius failus, kuriuos naudos tik jie vieni. Pavyzdžiui, jie gali saugoti pasiūlymo projektą, savo susitikimų pastabas arba demonstracijos, kurią ketina pateikti, scenarijų.

Taip pat svarbu pasakyti darbuotojams bendrinti savo OneDrive for Business aplanką su jumis ir bendradarbiais. Kai darbuotojai suserga arba išeina iš įmonės, sunku pasiekti jų failus, saugomus saugykloje OneDrive for Business. Bet jei OneDrive for Business aplankai bendrinami, jūs visada, prireikus, galėsite pasiekti failus.

Toliau aprašyta, kaip kiekvienas jūsų komandos narys pasiekia „OneDrive for Business“ ir bendrina savo aplanką.

  1. Eikite į https://portal.office.com ir prisijunkite.

  2. Įveskite savo vartotojo vardą ir slaptažodį, tada pasirinkite Prisijungti.

  3. „Office 365“ pagrindiniame puslapyje pasirinkite OneDrive.

    Taikomųjų programų vykdyklėje pasirinkite „OneDrive“ plytelę.

  4. Jei saugykloje OneDrive for Business jau turite aplanką Bendrinama su visais, atidarykite jį. Tai vieta, kurioje komandos nariai turėtų saugoti savo su verslu susijusius dokumentus, esančius saugykloje OneDrive for Business. Pasirinkite Bendrinti ir pereikite prie kito veiksmo.

    Arba, jei dar neturite šio aplanko, pasirinkite Naujas, kad sukurtumėte naują aplanką. Pavadinkite jį Bendrinama su visais ir pasirinkite Kviesti žmones. Jei nematote parinkties Kviesti žmones, spustelėkite Kurti, tada dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite naują aplanką ir spustelėkite Bendrinti.

    Pasirinkite aplanką Bendrinama su visais programoje „OneDrive“ verslui

  5. Lauke Kviesti žmones įveskite vardus arba el. pašto adresus tų komandos narių, kurie turėtų turėti prieigą prie aplanko. Galite įtraukti ir savo el. pašto adresą, kad gautumėte el. laiškų, siunčiamų prieigą turintiems žmonėms, kopijas.

    Dialogo langas, kuriame galite išvardyti žmonių, su kuriais norite bendrinti „OneDrive“ verslui aplanką, el. pašto adresus.

  6. Pasirinkite aplanko teisių parametrą Galima redaguoti arba Galima peržiūrėti.

  7. Įveskite pranešimą, kuris turėtų būti įtrauktas į el. laišką, siunčiamą kviečiamiems žmonėms, kad jie žinotų, jog el. laiške yra saitas į bendrinamus įmonės failus. Pasirinkite Kurti. El. laiškas iš karto išsiunčiamas asmenims, kuriuos kviečiate.

    Toliau parodyta, kaip atrodo išsiųstas el. laiškas. Jo apačioje yra saitas į jūsų aplanką Bendrinama su visais, kad žmonės galėtų jį pasiekti.

    Atidarykite el. laišką ir spustelėkite Atidaryti žiniatinklio svetainę.

Numatomas atlikimo laikas: 5–10 min.

„Office 365“ yra pagrindinė komandos svetainė su keliomis funkcijomis, kurios padės jums pradėti. Tik jūsų įmonei priklausantys žmonės gali pasiekti šią vidinę žiniatinklio svetainę.

Toliau aprašyta, kaip patekti į komandos svetainę.

  1. Kol esate prisijungę prie „Office 365“, puslapio viršutiniame kairiajame kampe pasirinkite taikomųjų programų vykdyklę „Office 365“ taikomosios programos vykdyklės piktograma , tada – Svetainės.

    Puslapio viršutiniame dešiniajame kampe pasirinkite taikomųjų programų vykdyklę, tada – Svetainės.

  2. Puslapyje Svetainės spustelėkite Komandos svetainė.

    Norėdami pasiekti savo komandos svetaines, spustelėkite Svetainės, tada – Komandos svetainės.

Matysite savo komandos vidinės žiniatinklio svetainės pagrindinį puslapį su numatytuoju pavadinimu <jūsų įmonės pavadinimas> komandos svetainė. Šiame pagrindiniame puslapyje yra:

  • funkcijų, kurios padės jums pradėti tinkinti komandos svetainę, plytelės;

  • kairėje pusėje – saitai į kitas komandos svetainės sritis;

  • dokumentų biblioteka, kad galėtumėte pradėti saugoti failus ir bendrinti juos su savo komanda.

Pradiniame komandos svetainių puslapyje yra dažniausiai naudojamų svetainės tinkinimo funkcijų plytelės.

Numatomas atlikimo laikas: pirmųjų kelių failų – 20–30 min.

Komandos svetainėje jau yra vieta failams saugoti, kad galėtumėte greitai pradėti saugoti ir bendrinti failus. Ji vadinama Dokumentų biblioteka.

Atlikite šiuos veiksmus:

  1. Komandos svetainės pagrindinio puslapio kairėje esančiame naršymo meniu pasirinkite Dokumentai. Būsite perkelti į savo dokumentų biblioteką.

    Kairiajame meniu pasirinkite dokumentų biblioteką

  2. Kol dar esate prisijungę prie „Office 365“, pradžios juostoje arba kitoje vietoje atidarykite failų naršyklę.

    Atidarykite failų naršyklę iš pradžios juostos arba kitos vietos.

  3. Raskite failus, kuriuos norite nusiųsti į savo komandos svetainę.

    Pasirinkę Naršyti raskite kompiuteryje failą, kurį norite nusiųsti į savo komandos svetainę.

  4. Pasirinkite failus, kuriuos norite nusiųsti į savo komandos svetainę, ir nuvilkite juos į dokumentų biblioteką.

    Failo, nusiųsto į jūsų komandos žiniatinklio svetainės dokumentų biblioteką, pavyzdys.

    Kai baigsite, failai bus saugomi ir komandos svetainėje, ir jūsų kompiuteryje.

    Dokumentų bibliotekos vaizdas po to, kai nusiunčiate failus į ją.

    Galite panaikinti failus iš kompiuterio. Kitame veiksme, 4 veiksmas. Sinchronizuokite failus su savo kompiuteriu, sukursite šiems failams naują vietą kompiuteryje.

    Jei turite daug arba didelių failų, kuriuos norite nusiųsti į komandos svetainę, skaitykite šiuos patarimus, kaip nusiųsti didelius arba daug failų į biblioteką.

    Jei jums reikia daugiau saugojimo vietos, žr. Prenumeratos saugojimo vietos keitimas.

Numatomas atlikimo laikas: pirmųjų kelių failų – 20–30 min.

Dabar, kai jūsų failai yra komandos svetainėje, galite nustatyti, kad jie būtų sinchronizuojami su jūsų asmeniniu ar ,„Mac“ kompiuteriu. Tokiu būdu su failais galėsite dirbti iš savo asmeninio ar „Mac“ kompiuterio, o ne naudodami „Internet Explorer“, „Chrome“ ar kitą naršyklę. Taip pat naudinga vieną failų versiją sinchronizuoti kompiuteryje, kad galėtumėte juos pasiekti, kai nesate prisijungę prie interneto.

Nustačius, kad failai būtų sinchronizuojami su kompiuteriu, prisijungus prie interneto, jie bus automatiškai sinchronizuojami kas 10 min.

Toliau aprašyta, kaip sinchronizuoti komandos svetainėje esančius failus su savo kompiuteriu.

  1. Komandos svetainės pagrindinio puslapio kairėje esančiame naršymo meniu pasirinkite Dokumentai. Sinchronizavimo negalite nustatyti pagrindiniame puslapyje; biblioteką turite atidaryti iš naršymo meniu.

    Patarimas : Kai sinchronizuojate komandos svetainėje esančius failus, sinchronizuojate kiekvieną svetainėje esančią dokumentų biblioteką, o ne visą svetainę.

    Kairiajame meniu pasirinkite dokumentų biblioteką

  2. Dokumentų bibliotekoje pasirinkite Sinchronizuoti. Arba pasirinkite atskirus failus, kuriuos norite sinchronizuoti.

    Pasirinkite failą, tada pasirinkite Sinchronizuoti.
  3. „OneDrive for Business“ lauke pasirinkite Sinchronizuoti dabar. („OneDrive for Business“ atlieka sinchronizavimo veiksmus.)

    Pasirinkite mygtuką Sinchronizuoti dabar, kad pradėtumėte sinchronizuoti failus iš savo komandos svetainės savo kompiuteryje.
  4. Jei gausite saugos raginimą, pasirinkite Leisti. Jei gausite raginimą įvesti savo „Office 365“ kredencialus, įveskite savo „Office 365“ vartotojo ID ir slaptažodį. Kai prasidės sinchronizavimo procesas, matysite šį dialogo langą:

    Dialogo lango, kurį matysite prasidėjus sinchronizavimui, vaizdas.
  5. Pasirinkite Rodyti mano failus, kad dokumentai būtų rodomi „Windows Explorer“. Kompiuteryje esančius failus matysite aplanke SharePoint. Maža žalia varnelė šalia failo rodo, kad jis yra atnaujintas ir buvo sinchronizuotas su komandos svetainėje esančia versija.

    Naudodami failų naršyklę raskite kompiuteryje sinchronizuojamą failą. Jis yra „SharePoint“ aplanke.

    Pastabos : 

    • Kai sinchronizuojate saugykloje „OneDrive for Business“ esančius failus, jie yra jūsų kompiuterio aplanke OneDrive for Business.

    • Ekrano nuotrauka, kaip tai atrodo failų naršyklė po to, kai sinchronizuojate „OneDrive“ verslui failą ir kompiuterį

  6. Eikite į savo SharePoint aplanką ir atidarykite failą. Atlikite pakeitimą ir pasirinkite Įrašyti. Jei esate prisijungę prie interneto, ekrano apačioje matysite Nusiunčiama į „SharePoint“. Tai rodo, kad failas įrašomas jūsų komandos svetainėje. Tuo pačiu metu jis taip pat įrašomas jūsų kompiuterio aplanke „SharePoint“. Jei gaunate pranešimą „Nepavyko nusiųsti“, bandykite dar kartą. Kartais nenuoseklus interneto ryšys gali sutrikdyti įrašymą.

    Būsenos pranešimo, kurį gaunate įrašę failą savo komandos svetainėje, vaizdas.

    Sveikiname! Jūs nustatėte savo organizacijos failų saugyklą ir bendradarbiavimą internete.

Geriausia failų saugojimo ir bendrinimo praktika

  • Mažos ne pelno organizacijos. Kurkite „Office 365“ komandos svetainę, kurioje galėtumėte saugoti bendrinamus dokumentus, kad informacija būtų laikoma vienoje vietoje ir archyvuojama. Taip informacija nebus prarasta, kai bus perduodama iš vieno darbuotojo kitam, pavyzdžiui, kitam direktoriui. Failams, kurių nenorite rodyti kitiems komandos nariams (pvz., personalo ir finansiniams dokumentams), saugoti sukurkite privačią „Office 365“ komandos svetainę.

  • Individualios įmonės. Naudokite saugyklą „OneDrive for Business“ savo failams saugoti, kad galėtumėte bendrinti juos su kiekvienu klientu atskirai.

  • Dalinės nuosavybės įmonės. Jei įmonė priklauso ne jums vieniems, vis tiek galėsite naudoti savo saugyklą OneDrive for Business, tačiau turėsite tiesiogiai bendrinti failus su kitu savininku, ir atvirkščiai.

  • Įmonės, kurių išoriniams klientams arba partneriams reikalinga prieiga prie failų. Konkrečiam klientui skirtiems dokumentams saugoti ir bendrinti naudokite „Office 365“ komandos antrines svetaines. Prieiga prie konkrečios antrinės svetainės yra skirta konkrečiam klientui, todėl jums nereikės nerimauti, kad vienas klientas netyčia gaus prieigą prie informacijos, kuri skirta kitam klientui.

Kai saugote failą OneDrive for Business, jis pasiekiamas tik jums, nebent bendrinate jį su kitais. Kai bendrinate failus, galite pasirinkti atskirus asmenis, su kuriais norite bendrinti, arba bendrinti su visais. Taip pat „OneDrive“ galite sukurti atskirus aplankus skirtingiems tikslams, pvz., viešiems, asmeniniams arba atskiriems projektams. Kiekvieną aplanką galima bendrinti su skirtingu asmeniu, grupe arba su niekuo kitu.

Daugiau informacijos apie bendrinimą taip pat rasite „OneDrive“ verslui failų ir aplankų bendrinimas

Norėdami sužinoti, kiek laisvos saugyklos vietos liko programoje „OneDrive“ verslui, žr. „OneDrive“ verslui saugyklos tvarkymas.

Nors jūs galite nusiųsti beveik bet kurio formato failą, kai kurie failai gali būti neleidžiami dėl dviejų priežasčių: saugos ir neleistinų simbolių failų pavadinimuose. OneDrive for Business saugos strategijos blokuoja tam tikrus failų tipus ir nedidelį simbolių rinkinį. Daugiau informacijos apie tai, kokie failų formatai ir simboliai neleidžiami, žr. Neleistini failų simboliai ir tipai „OneDrive“ verslui saugykloje.

Kiti veiksmai

Mes jums padėsime!

Jei esate „Office 365“ administratorius, galite bet kuriuo metu nemokamai skambinti į klientų palaikymo tarnyba.

Šis straipsnis pastarąjį kartą buvo atnaujintas 2017 m. kovo 22 d., atsižvelgiant į jūsų atsiliepimus.

Jei turite klausimų arba pasiūlymų, praneškite mums toliau esančiame komentarų lauke, kad galėtume juos išnagrinėti atnaujinę straipsnį.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×