„Excel 2016“ duomenų šaltinio parengimas „Word“ laiškų suliejimui

„Excel 2016“ duomenų šaltinio parengimas „Word“ laiškų suliejimui

Sukūrėte kontaktų sąrašą ir kitus duomenis, kuriuos norėsite naudoti programos „Word“ laiškų suliejime. Jei jūsų duomenų šaltinis yra esama „Excel“ skaičiuoklė, tai tiesiog reikia paruošti duomenis laiškų suliejimui. Bet jei duomenų šaltinis yra tabuliacijos žymėmis atskirtas (.txt) arba kableliu atskirtų reikšmių (.csv) failas, pirmiausia turite importuoti duomenis į „Excel“ ir tada paruošti jį laiškų suliejimui.

Pastaba : Ankstesnėse „Excel“ versijose galbūt naudojote dinaminius duomenų mainus (DDE) kartu su nuosekliuoju laiškų suliejimo vedliu programoje „Word“. „Excel“ nebepalaiko DDE. Jei norite, kad mes apsvarstytume galimybę įtraukti šią funkcija į kitą „Excel“ versiją, palikite mums komentarą „Excel“ pasiūlymų lauke.

1 veiksmas: nustatykite savo duomenų šaltinį programoje „Excel“

Jei jau naudojate „Excel“ skaičiuoklę kaip duomenų šaltinį laiškų suliejimui programoje „Word“, pereikite prie 2 veiksmo šioje temoje. Jei duomenų šaltinis yra txt ar .csv failas, kuriame, pavyzdžiui, yra jūsų „Gmail“ kontaktai, naudokite teksto importavimo vediklį, kad nustatytumėte duomenis programoje „Excel“.

  1. Atidarykite „Excel“.

  2. Skirtuke Duomenys pasirinkite Gauti išorinius duomenis > Iš teksto.

    Parinktis Iš teksto pažymėta skirtuke Duomenys.

  3. Pasirinkite reikiamą .txt arba .csv failą ir pasirinkite Importuoti.

  4. Dalyje Teksto importavimo vediklis (srityje Pradinių duomenų tipas) pasirinkite Atskirtasis.

    „Excel“ išorinių duomenų gavimas iš teksto, teksto importavimo vediklis, 1 veiksmas iš 3

  5. Jei importuojate failą su antraštėmis, pasirinkite žymės laukelį Mano duomenyse yra antraščių virš srities Peržiūra, tada pasirinkite Kitas.

  6. Srityje Skyrikliai pažymėkite žymės langelį, atitinkantį jūsų duomenyse naudojamą skyriklį (pvz., tabuliatorių arba kablelį), ir pasirinkite Kitas.

    Teksto importavimo vediklyje paryškintos skyriklių parinktys.

    Patarimas : Srityje Duomenų peržiūra rodoma, kaip atrodys rezultatai lentelės formatu.

  7. Dalyje Duomenų peržiūra pasirinkite stulpelį su pašto indeksais arba pašto kodais, tada dalyje Stulpelio duomenų formatas pasirinkite Tekstas.

    Stulpelio duomenų formato parinktis Tekstas paryškinta teksto importavimo vediklyje.

    Pastaba : Kaskart stulpeliui pritaikius duomenų formatą – bendrąjį, tekstą arba datą, to stulpelio lentelės antraštėje rodomas formato pavadinimas.

  8. Jei reikia, kartokite 7 veiksmą: pasirinkite stulpelį, kurį norite pakeisti, ir duomenų formatą, kurį norite taikyti.

  9. Pasirinkite Baigti.

  10. Dialogo lange Duomenų importavimas priimkite numatytąjį elemento Esamas darbalapis parametrą ir langelio adresą, tada pasirinkite Gerai.

    Dialogo lange Duomenų importavimas pasirinkite perkelti duomenis į esamą darbalapį (numatytasis parametras) arba į naują darbalapį

    Dėmesio : Dialogo lange Duomenų importavimas langelio adrese rodomas tuo metu pasirinktas langelis. Duomenų importavimas pradedamas nuo pavadinto langelio adreso.

  11. Įrašykite skaičiuoklę nauju failo vardu.

Sėkmingai importavę .txt arba .csv failą, pereikite prie 2 veiksmo.

2 veiksmas: parenkite duomenų šaltinį

Įsitikinkite, kad „Excel“ duomenų šaltinyje, kurį naudosite kaip siuntimo sąrašą „Word“ laiškų suliejime, tinkamai suformatuoti skaitinių duomenų stulpeliai. Formatuokite, pavyzdžiui, stulpelį su skaičiais, kad atitiktų konkrečią kategoriją, pvz., valiutą.

Jei kaip kategoriją pasirenkate procentus, atminkite, kad procentų formatas padaugins langelio reikšmę iš 100. Procentų stulpelį formatuokite kaip tekstą, jei norite išvengti dauginimo. Be to, stulpelį su pašto indeksais arba pašto kodais reikia formatuoti kaip tekstą, kad laiškų suliejimo metu išliktų duomenys. Pradžioje esantys nuliai, pvz., 00399 (naudojami koduose), laiškų suliejimo metu dingsta, jei jie nesuformatuoti kaip tekstas.

  1. Atidarykite „Excel“ duomenų šaltinį ir pasirinkite stulpelį su pašto indeksais ar pašto kodais.

  2. Skirtuko Pagrindinis grupėje Numeris pasirinkite langelio Skaičių formatas (Bendrasis) rodyklę žemyn ir pasirinkite parinktį iš sąrašo.

    Programos „Excel“ skirtuko Pagrindinis grupėje Skaičius pasirinkite rodyklę žemyn, esančią lauke Bendrasis, ir pasirinkite naudotiną skaičių formatą.

Įsitikinkite, kad prieš arba už suliejimo lauko įtraukiate atitinkamą simbolį. Štai kaip atrodo valiutos ir procentinės reikšmės, jei praleisite simbolius.

Laiškų suliejimo dokumentas, kuriame rašoma: „jūsų $50,00 įnašas“ ir „siūlome 20 % nuolaidą“.

Jei įtrauksite simbolių, skaičiai turės daugiau prasmės.

Laiškų suliejimo rezultatų dokumente rašoma: „jūsų $50,00 įnašas“ ir „siūlome 20 % nuolaidą“.

Laiškų suliejimo dokumente simbolius prieš arba už suliejimo laukų įtraukite taip:

Laiškų suliejimo dokumento pavyzdys, kuriame prieš lauką pavadinimu Įnašas yra dolerio ženklas, o už lauko pavadinimu Procentai yra procento ženklas.

Taip pat žr.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×