Įrašų valdymo vykdymas

Galite tvarkyti "vietoje" esančius dokumentus, o tai reiškia, kad galite palikti dokumentą savo dabartinėje vietoje svetainėje arba saugoti duomenis konkrečiame archyve, pvz., įrašo centro svetainėje.

Prieš diegiant įrašo tvarkymą, rekomenduojama pirmiausia sukurti organizacijos duomenų tvarkymo planą. Jei norite, kad būtų lengviau pasirinkti organizacijos tinkamą duomenų tvarkymo sistemą, žr.: pasirinkite, kaip saugoti ir tvarkyti duomenis.

Pastaba: "SharePoint Online" įdiegėme naudoti saugojimo etiketes turiniui paskelbti kaip įrašais, kurie efektyviai pakeis poreikį naudoti įrašų centrą. Jei naudojate įrašų centrą, galite ir toliau jį naudoti kartu su saugojimo žymėmis. Tačiau perkeliant įrašų tvarkymą, rekomenduojame naudoti saugojimo etiketes, o ne įrašų centrą.

Įrašo centro svetainės kūrimas ir konfigūravimas

Šiame skyriuje pateikiama svarbiausių veiksmų, kuriuos reikia atlikti norint kurti ir konfigūruoti įrašo centro svetainę, apžvalga. Spustelėkite saitus, kad matytumėte konkrečius kiekvieno veiksmo nurodymus.

  1. Sukurkite įrašo centro svetainę naudodami "įrašo centro" svetainės šabloną.

  2. Kurkite įrašų bibliotekas arba sąrašus , kad tvarkytumėte ir išsaugotumėte kiekvieną įrašo tipą, nurodytą jūsų failų plane (def: failų planas aprašo dokumentų ar elementų tipus, kuriuos organizacija pripažįsta kaip oficialius verslo įrašus. Jis nurodo, kur saugomi šie įrašai, ir pateikia informaciją, kuri išskiria vieno tipo įrašą iš kito.

  3. Įtraukite susietą turinio tipą į savo bibliotekas ir sąrašus.

  4. Kurkite ir įtraukite svetainės stulpelius į atitinkamus turinio tipus, kad juose būtų ir būtų rodomi kiekvieno failo plane nurodyto įrašo tipo metaduomenys.

  5. Įtraukite informacijos tvarkymo strategiją į turinio tipą , esantį įrašo centro svetainėje.

  6. Konfigūruokite turinio tvarkytuvą, kad kiekvienas įrašo tipas būtų nukreipiamas į reikiamą vietą.

Puslapio viršus

Kurti įrašo centro svetainę

Rekomenduojame sukurti duomenų centrą kaip aukščiausio lygio svetainių rinkinį, o ne antrinę svetainę. Norėdami sukurti svetainių rinkinį, turite būti "Farm administratoriai" "SharePoint" grupės narys kompiuteryje, kuriame veikia "SharePoint" centrinio administravimo žiniatinklio svetainė.

"SharePoint Online" galite sukurti svetainių centro svetainę savo aukščiausio lygio "SharePoint" svetainėje. Spustelėkite + kurti svetainę, tada pradėkite nuo 4 veiksmo.

  1. Paleiskite "SharePoint 2013" arba "2016" centrinį administravimą.

    • Jei naudojate "Windows Server" 2008 R2:

      • Spustelėkite pradėti, spustelėkite "microsoft SharePoint" 2013 produktai arba "Microsoft SharePoint" 2013 produktai, tada spustelėkite " SharePoint 2013" centrinis administravimas arba " SharePoint" 2016 centrinis administravimas.

    • Jei naudojate "Windows Server 2012":

      • Pradžios ekrane spustelėkite " SharePoint 2013" centrinis administravimas arba " SharePoint 2016" centrinis administravimas.

        Jei " sharepoint 2013" centrinis administravimas arba " SharePoint 2016" centrinis administravimas nėra pradžios ekrane:

      • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kompiuteris, spustelėkite visos taikomosios programos, tada spustelėkite SharePoint 2013 centrinis administravimas arba SharePoint 2016 centrinis administravimas.

  2. "Central Administration" žiniatinklio svetainėje, sekcijoje taikomųjų programų valdymas spustelėkite kurti svetainių rinkinius.

  3. Puslapio kurti svetainių rinkinį sekcijoje žiniatinklio taikomoji programa, jei nepažymėta žiniatinklio taikomoji programa, kurioje norite kurti svetainių rinkinį, spustelėkite rodyklę žemyn. Meniu žiniatinklio taikomoji programa spustelėkite keisti žiniatinklio taikomąją programą, tada spustelėkite žiniatinklio programą, kurioje norite kurti svetainių rinkinį.

  4. Sekcijoje pavadinimas ir aprašas įveskite svetainių rinkinio pavadinimą ir aprašą.

  5. Sekcijoje žiniatinklio svetainės adresas pasirinkite kelią, kurį norite naudoti savo URL (pvz., pakaitos simbolių įtraukimo kelią, pvz.,/sites/arba namų katalogą (/).

    Jei pasirinksite pakaitos simbolių įtraukimo kelią, taip pat turite įvesti svetainės pavadinimą, kurį norite naudoti svetainės URL.

  6. Sekcijos šablono žymėjimas sąraše pasirinkite patirties versiją pažymėkite norimų naudoti šablonų "SharePoint" versiją.

    Pasirinkite patirties versiją, jei norite, kad svetainių rinkinys atrodytų ir veiktų kaip svetainių rinkinys "SharePoint Server". Svetainių rinkinys, kuriame naudojama ankstesnė naudojimo versija, veikia "SharePoint" versijoje, tačiau vartotojo sąsajos ir svetainių rinkinio vartotojų funkcijos bus atspindėtos ankstesnėje versijoje. Svetainių rinkinys, kurį bet kuriuo metu galima atnaujinti į naujausią naudojimo versiją.

  7. Sekcijoje šablono pasirinkimas pasirinkite skirtuką įmonė , tada spustelėkite žurnalų centras.

  8. Sekcijoje Pirminis svetainių rinkinio administratorius įveskite vartotojo vardą (formos domenas\vartotojo vardas) vartotojui, kuris bus svetainių rinkinio administratorius.

  9. Sekcijoje antrinis svetainių rinkinio administratorius įveskite svetainių rinkinio antrinio administratoriaus vartotojo vardą. Antrinio svetainių rinkinio administratoriaus skyrimas – geriausia praktika siekiant užtikrinti, kad kas nors galėtų valdyti svetainių rinkinį, kai nėra pirminio svetainių rinkinio administratoriaus.

  10. Jei naudojate kvotas svetainių rinkinių saugojimui, sekcijoje kvotų šablonas spustelėkite šabloną sąraše pasirinkti kvotų šabloną .

  11. Spustelėkite Gerai.

Bibliotekų arba sąrašų kūrimas įrašams tvarkyti

Bibliotekos ir sąrašai yra svarbūs įrašo tvarkymo elementai. Jos naudojamos kaip failų spintos kiekvienam įrašo, kurį norite saugoti arba tvarkyti, tipui. Susieję turinio tipus (paaiškintus vėliau) su bibliotekomis ir sąrašais, lengviau suskirstykite savo duomenis. Rekomenduojame sukurti vieną dokumentų biblioteką arba sąrašą kiekvienam turinio tipui savo įrašo failų plane.

Esamo turinio tipo įtraukimas į sąrašą arba biblioteką

Įtraukę turinio tipą į sąrašą ar biblioteką, tame sąraše ar bibliotekoje galite turėti to tipo elementus. Kai dokumentai pateikiami įrašams centre, jie nukreipiami į atitinkamą sąrašą arba biblioteką, atsižvelgiant į dokumento turinio tipą.

Puslapio viršus

Svetainės stulpelių kūrimas ir įtraukimas į sąrašus, bibliotekas ar turinio tipus

Stulpeliai padeda grupuoti, skirstyti pagal kategorijas ir sekti įrašus arba kitus elementus. Svetainės stulpelis apibrėžia metaduomenų elementą, kuris gali būti susietas su turinio tipu, sąrašu ar biblioteka. Pavyzdžiui, galbūt norėsite įtraukti svetainės stulpelius, kad nustatytumėte "Author" arba "date completed". Įtraukite svetainės stulpelį į turinio tipą įrašams, kad išsaugotumėte metaduomenis, pateiktus su įrašu, arba įtrauktumėte metaduomenis, padėsiančius tvarkyti įrašą.

Svetainės stulpelio kūrimas

  1. Svetainėje įrašo centras spustelėkite parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai , tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prijungtoje svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Puslapio svetainės parametrai dalyje žiniatinklio dizaino įrankio galerijosspustelėkite Svetainės stulpeliai.

  3. Puslapyje Svetainės stulpeliai spustelėkite kurti.

  4. Puslapio naujas svetainės stulpelis, sekcijoje pavadinimas ir tipas , lauke stulpelio pavadinimas įveskite norimą pavadinimą.

  5. Pažymėkite informacijos, kurią norite saugoti stulpelyje, tipą, pvz., valiuta, data ir laikas arba tekstas.

  6. Sekcijoje grupė pasirinkite esamą grupę, kurioje norite saugoti naują svetainės stulpelį arba pasirinkite Nauja grupė , kad sukurtumėte naują grupę, kurioje būtų saugomas stulpelis. Grupės pateikia būdą, kaip tvarkyti stulpelius ir palengvinti jų radimą.

Sekcijoje papildomi stulpelių parametrai pasirinkite norimus papildomus stulpelių parametrus. Šiame skyriuje galimos parinktys skiriasi, atsižvelgiant į stulpelio tipą, kurį pasirenkate dalyje pavadinimas ir tipas . Pvz., jei stulpelyje esančios informacijos tipas yra pasirinkimas, galite apibrėžti pasirinkimus, kurie turi būti išvardyti sekcijoje papildomi stulpelių parametrai .

  1. Spustelėkite Gerai.

Svetainės stulpelio įtraukimas į turinio tipą įrašams

  1. Įrašo centro svetainės pagrindiniame puslapyje spustelėkite Parametrai, tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prijungtoje svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Sekcijoje žiniatinklio dizaino įrankio galerijos spustelėkite svetainės turinio tipai.

  3. Puslapyje svetainės turinio tipai spustelėkite norimą konfigūruoti svetainės turinio tipą.

  4. Pasirinkę svetainės turinio tipą iš pirminės svetainės arba sukūrę naują svetainės turinio tipą, puslapyje pasirinktas svetainės turinio tipas, sekcijoje stulpeliai spustelėkite įtraukti iš esamų svetainės stulpelių.

  5. Puslapio stulpelių įtraukimas į turinio tipą sekcijoje pasirinkti stulpelius pasirinkite grupę, kurioje norite filtruoti, iš sąrašo pasirinkti stulpelius .

  6. Pasirinkite stulpelį, kurį norite įtraukti iš sąrašo Galimi stulpeliai , tada spustelėkite įtraukti.

  7. Sekcijoje Naujinti sąrašus ir svetainės turinio tipus nustatykite, ar antriniai svetainės turinio tipai, kurie paveldimi iš šio svetainės turinio tipo, bus atnaujinti jūsų pakeitimais.

  8. Baigę įtraukti norimus stulpelius, spustelėkite gerai.

Pastaba: Jei turinio tipas, kurį norite pasirinkti, šiame puslapyje nerodomas kaip saitas (papilkintas), turinio tipas priklauso pirminės svetainės įrašo centro svetainei, todėl jį reikia pasirinkti ir konfigūruoti iš pirminės svetainės. Tai galite padaryti spustelėję saitą po šaltinio stulpeliu šalia papilkinto svetainės turinio tipo, esančio stulpelyje svetainės turinio tipas .

Puslapio viršus

Informacijos tvarkymo strategijų kūrimas įrašams kurti

Informacijos tvarkymo strategija yra turinio tipo taisyklių rinkinys. Informacijos tvarkymo strategijos leidžia organizacijoms kontroliuoti ir sekti dalykus, pvz., kiek ilgai išlieka turinys arba kokių veiksmų vartotojai gali imtis su šiuo turiniu.

Pastaba: Norėdami atlikti šią užduotį, turite būti duomenų centro svetainės savininkų grupės narys.

Informacijos tvarkymo strategijos įtraukimas į turinio tipą

Pastaba: Negalite nustatyti pagrindinio turinio tipo informacijos tvarkymo strategijos. Pagrindinio turinio tipai įdiegiami, kai sukuriamas svetainių rinkinys. Turite sukurti turinio tipą, gautą iš pagrindinio turinio tipo ir taikyti informacijos tvarkymo strategiją išvestinio turinio tipui.

  1. Svetainėje spustelėkite parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai , tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prijungtoje svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Puslapio svetainės parametrai dalyje žiniatinklio dizaino įrankio galerijos spustelėkite svetainės turinio tipai.

  3. Puslapyje svetainės turinio tipai spustelėkite turinio tipą, į kurį norite įtraukti informacijos tvarkymo strategiją.

  4. Puslapyje turinio tipas spustelėkite informacijos valdymo strategijos parametrai.

  5. Puslapyje redaguoti strategiją įveskite strategijos aprašą ir parašykite trumpą strategijos sakinį, kuriame paaiškinama, kam taikoma strategija. Strategijos patvirtinimas gali būti iki 512 simbolių.

  6. Toliau turite įtraukti vieną arba kelias strategijos funkcijas į informacijos tvarkymo strategiją. Kai įgalintos funkcijos, bus pateikti papildomi parametrai.

Strategijų funkcijų įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

Strategijos priemonės, kurias galite įtraukti į informacijos strategiją, yra Žymos, auditas, galiojimo laikas ir brūkšniniai kodai.

Saugojimo strategijos priemonės įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

  1. Puslapyje redaguoti strategiją pažymėkite žymės langelį įgalinti saugojimą .

  2. Spustelėkite įtraukti saugojimo etapą ir pasirinkite vieną iš toliau nurodytų saugojimo laikotarpio parinkčių, jei norite nurodyti, kada baigiasi dokumentų galiojimas: Norėdami nustatyti galiojimo pabaigos datą pagal datos ypatybę, pažymėkite šis etapas yra pagrįstas elemento datos ypatybe, tada pasirinkite veiksmą ( Sukurta arba modifikuota) ir laikotarpis (dienos, mėnesiai arba metai).

  3. Įveskite reikšmę lauke tarp sąrašų, kad nustatytumėte laikotarpį.

  4. Pasirinkite veiksmą, kuris turėtų įvykti pasibaigus dokumento galiojimo laikui.

  5. Jei norite, kad pasirinktas veiksmas būtų kartojamas, pažymėkite žymės langelį pasikartojimo sekcijoje, tada pasirinkite pasikartojimo laikotarpį.

  6. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Audito strategijos priemonės įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

  1. Puslapio redaguoti strategiją sekcijoje tikrinimas pasirinkite įgalinti auditąir pažymėkite žymės langelius, esančius prie įvykių, kurių audito seką norite išlaikyti.

  2. Spustelėkite Gerai.

    Pastaba: Norėdami peržiūrėti audito žurnalus, puslapyje svetainių rinkinio parametrai spustelėkite audito žurnalo ataskaitos, tada pasirinkite ataskaitą, kurią norite peržiūrėti.

Brūkšninio kodo strategijos priemonės įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

  1. Puslapio redaguoti strategiją sekcijoje Brūkšniniai kodai pasirinkite Įgalinti brūkšninius kodus.

  2. Pasirinkite raginimą vartotojams įterpti brūkšninį kodą... Pažymėkite žymės langelį, jei norite, kad "Office" kliento programos galėtų reikalauti vartotojų įterpti brūkšninį kodą į jų dokumentus.

Žymų strategijos priemonės įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

  1. Puslapio redaguoti strategiją sekcijoje Žymos pažymėkite žymės langelį įgalinti etiketes .

  2. Jei norite, kad vartotojai prieš įrašydami arba spausdindami dokumentą įterptų žymę, pasirinkite raginti vartotojus įterpti žymę prieš įrašydami arba spausdindami.

  3. Norėdami, kad etiketės būtų pakeistos jas įtraukus, pasirinkite neleisti keisti etikečių, kai josįtraukiamos.

  4. Lauke žymės formatas įveskite tekstą, kurį norite matyti ant Žymos. Galite naudoti bet kokį fiksuoto teksto arba dokumento ypatybių derinį, išskyrus apskaičiuotas arba įtaisytąsias ypatybes, pvz., visuotinį unikalų identifikatorių (GUID) arba sukurtą. Norėdami pradėti naują eilutę, naudokite \n simbolių seką.

  5. Pažymėkite šriftą, šrifto dydį, šrifto stilių ir žymės teksto pagrindimą.

  6. Lauke aukštis įveskite Žymos aukštį coliais ir lauke plotis esantį Žymos plotį coliais.

  7. Spustelėkite atnaujinti , kad peržiūrėtumėte savo atliktus pakitimus.

  8. Spustelėkite Gerai.

Vietos įrašo tvarkymo konfigūravimas

Kai naudojate duomenų centrą, dirbate su užrakinta saugykla ir galite naudoti siuntimo operaciją, kad gautumėte įrašams į tą saugyklą. Tačiau galima sukonfigūruoti bet kurią svetainę, skirtą įrašams tvarkyti, kaip duomenų valdymo sistemą. Šio tipo sistemoje, skirtingai nei duomenų centre, galite saugoti dokumentus kartu su aktyviais dokumentais bendradarbiavimo erdvėje. Kai kurie papildomi vietos duomenų tvarkymo sistemos naudojimo pranašumai:

  • Registrai gali egzistuoti ir būti valdomi keliose svetainėse.

  • Įgalinus versijų kūrimą, yra automatinis įrašo versijų išlaikymas.

  • "Udiscovery" iešką galima vykdyti ir su įrašais, ir su aktyviais dokumentais vienu metu.

  • Platesnis valdymas, kaip įrašas yra jūsų organizacijoje ir kas gali sukurti įrašą.

Yra trys pagrindiniai veiksmai, kaip konfigūruoti vietinį įrašo tvarkymą:

  1. Suaktyvinti vietinį įrašo valdymą svetainių rinkinio lygiu.

  2. Konfigūruokite įrašų deklaracijos parametrus svetainių rinkinio lygiu.

  3. Konfigūruokite įrašų deklaracijų parametrus sąrašo arba bibliotekos lygiu.

    Pastaba: Turite būti sąrašo bendraautoris arba administratorius, kad neautomatiškai deklaruotumėte elementus kaip įrašus.

Puslapio viršus

Duomenų tvarkymo vietoje aktyvinimas svetainių rinkinio lygiu

Pirmas žingsnis konfigūruojant vietinį duomenų tvarkymo sistemą – suaktyvinti funkciją svetainių rinkinio lygiu. Aktyvinant funkciją įgalinama juostelės komanda paskelbti/nedeklaruotas įrašas.

Pastaba: Norėdami atlikti šią užduotį, turite būti svetainių rinkinio administratorius.

  1. Viršuje esančioje svetainės lygiu spustelėkite parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai , tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prijungtoje svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Dalyje svetainių rinkinio administravimasspustelėkite svetainių rinkinio funkcijos.

  3. Prie parinkties įrašo valdymasspustelėkite Aktyvinti.

Įrašų deklaracijos parametrų konfigūravimas svetainių rinkinio lygyje

  1. Viršuje esančioje svetainės lygiu spustelėkite parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai , tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prijungtoje svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Dalyje svetainių rinkinio administravimasspustelėkite įrašyti deklaracijos parametrus.

  3. Puslapyje įrašo deklaracijos parametrai, jei norite nustatyti apribojimą, ką galima daryti su elementais, kurie deklaruojami kaip įrašai, pasirinkite vieną iš parinkčių, esančių dalyje įrašų apribojimai .

  4. Sekcijoje įrašų deklaracijos pasiekiamumas pasirinkite, ar pagal numatytuosius numatytuosius sąrašus, kad būtų galima naudoti įrašus neautomatiniu būdu. Jei pagal numatytąjąparinktį pasirenkate ne visose vietose, įrašais galima deklaruoti tik naudojant strategiją arba darbo eigą.

  5. Sekcijoje deklaracijos vaidmenys pasirinkite vaidmenis, kurie gali neautomatiniu būdu paskelbti ir nedeklaruojamą įrašą.

  6. Pasirinkite OK (Gerai).

Įrašų deklaracijų parametrų konfigūravimas sąrašo arba bibliotekos lygiu

Galite geriau kontroliuoti, kur elementai gali būti deklaruoti kaip įrašai, konfigūruodami sąrašo ar bibliotekos įrašų deklaracijas. Konfigūruojant sąrašą arba biblioteką, skirtą įrašų deklaracijai, galite nustatyti, kad elementai būtų automatiškai deklaruojami kaip įrašai, kai jie įtraukiami į sąrašą arba biblioteką.

  1. Sąraše arba bibliotekoje, kurioje norite konfigūruoti įrašų deklaracijos parametrus, spustelėkite juostelėje esantį skirtuką biblioteka arba sąrašas , tada spustelėkite bibliotekos parametrai arba sąrašo parametrai.

    "SharePoint Online" spustelėkite parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai tada spustelėkite sąrašo parametrai arba bibliotekos parametrai.

  2. Puslapio dokumentų bibliotekos/sąrašo parametrai dalyje teisės ir valdymasspustelėkite įrašyti deklaracijos parametrus.

  3. Sekcijoje Neautomatinis įrašų deklaracijos pasiekiamumas pasirinkite:

  4. Ar norite, kad sąrašas arba biblioteka naudotų svetainių rinkinyje naudojamus numatytuosius įrašo deklaracijos parametrus,

  5. ar vartotojams visada turėtų būti leidžiama neautomatiškai deklaruoti elementus kaip sąrašo ar bibliotekos įrašus arba

  6. Nesvarbu, ar vartotojai negali neautomatiškai paskelbti sąrašo ar bibliotekos įrašo.

  7. Sekcijoje Automatinė deklaracija pažymėkite žymės langelį, jei norite, kad visi elementai, kurie įtraukti į sąrašą ar biblioteką, būtų automatiškai deklaruojami kaip įrašai.

  8. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Pastaba:  Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Prašome mus informuoti, ar radote reikiamos informacijos. Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip nuoroda.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×