Įtraukti duomenis, surinktus per elektroninius laiškus, į savo "Access" duomenų bazę

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Jūs galite rinkti arba atnaujinti informaciją laiškų, naudodami "Microsoft Access 2010" su "Microsoft Outlook 2010". Access pateikia duomenų rinkinio formos kūrimas ir siuntimas į formą el.. Kai gavėjų el. pašto pateikti užpildytas formas, galite pasirinkti, kad surinkti duomenys automatiškai ir saugoma nurodytą "Access" duomenų bazės. Šis metodas duomenų rinkinio galite sutaupyti laiko ir pastangų, kad paprastai dalyvauja kopijas ir įklijuoti arba rankiniu būdu duomenų įvedimo procesą. Toliau pateikiami keli scenarijai, kur galima naudoti šį procesą rinkti duomenis.

Apklausos   : galite atlikti apklausą ir sudarydami rezultatus pirmiausia sukurti "Access" duomenų bazės reikia lenteles, kurias norite saugoti rezultatus ir vedliu kurti suvestinės ir persiųsti apklausos dalyviams. Kai dalyviai atsakyti, apklausos duomenys saugomi automatiškai duomenų bazėje.

Būsenos ataskaitas   : ar tai naujausia atsargų lygio būseną arba naujausią informaciją apie laukia problemas, jūsų komanda gali jus informuoti siunčiant el. laiškus, kuriuose yra savo dabartinę informaciją reguliariais intervalais.

Įvykio valdymas   : kai tvarkymas konferencijos arba mokymuisi ar kitus įvykius, galite siųsti vieną ar daugiau formų kaip el. pranešimo suburti kontaktų informaciją, kelionės ir viešbučio nuostatų ir pan. Jei pasirinksite automatiškai apdoroti atsakymus, dalyviai galėsite pakeisti savo nuostatas, bet kuriuo metu, be to, kad perspėtų jus, ir visada turėsite prieigą prie naujausių duomenų sprendimų tikslais.

Šiame straipsnyje paaiškinama, ką jums reikia naudoti šį procesą, kaip pradėti darbą su vedliu, ir tada suteikia jums papildomos informacijos apie įvairius veiksmus, kad gali būti labiausiai juos atrinkti, kaip atliksite vediklio

Pastaba : Jums nebus įtraukti surinktus duomenis, jei gavėjas arba "Hotmail" arba "Yahoo" siųsti jums duomenų rinkinio formą.

Prieš pradėdami

Jei tai pirmas kartas, kai duomenų rinkimo el. pašto parinktys, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Įsitikinkite, kad jūsų kompiuteryje yra įdiegtos šios taikomosios programos:

    • Access 2007 "arba" Access 2010.

    • "Outlook 2007" arba "Outlook 2010". Turite turėti Outlook įdiegta ir sukonfigūruota kompiuteryje, kurį naudojate siųsti el. laiškus. Jei turite "Outlook" įdiegta, bet dar nesukonfigūruota, paleiskite "Outlook" ir "Outlook" paleisties vedlio nurodymus. Pagalbos vedlys, ieškokite "Outlook" žinyne.

    • Jei jūs planuojate naudoti "InfoPath" formos, įsitikinkite, kad turite InfoPath 2007 arba naujesnė versija įdiegta ir gavėjams reikės programos InfoPath savo kompiuteriuose.

    • Laiškų gavėjai turi būti arba turite InfoPath arba el. pašto klientą, kuri palaiko HTML formatu, įdiegta savo kompiuteriuose, kad būtų galima peržiūrėti ir redaguoti formą.

      Naudojama rinkti duomenis naudojant laiškų forma nėra "Access" formos. Vedlys sukuria specialią formą InfoPath arba HTML formatu.

      Nustatykite paskirties duomenų bazę. Duomenų bazės gali būti .mdb arba .accdb formatu. Be to, yra palaikomi failai .mde ir .accde. Jei nenorite naudoti esamą duomenų bazę, turite sukurti naują.

  2. Nurodykite, ar sukurti lenteles, kurias norite duomenimis iš el. pašto atsakymus. Jei renkate duomenis esamas lenteles, užtikrinti lenteles yra ne tik skaityti ir turite reikiamas teises pridėti ar naujinti jų turinį.

Pastaba : Priedo, Automatinis numeravimas, OLE ir kelių reikšmių lauko tipai negali būti renkami el. pašto parinktys

Jei jūsų duomenų rinkimo operaciją pildomos dvi ar daugiau lentelių, turite sukurti išrinkimo užklausą ir naudoti kaip formos įrašo šaltinis. Įsitikinkite, kad užklausoje yra visus reikiamus laukus iš esamas lenteles. Jei naudojate esamą užklausą, užtikrinti, kad užklausa yra ne tik skaityti ir turite reikiamas teises, Norėdami įtraukti arba atnaujinti jo turinį. Daugiau informacijos apie dvi ar daugiau lentelių pagal užklausos kūrimą ieškokite straipsnyje Supažindinimas su užklausomis.

Saugoti duomenis kaip naujus įrašus šiais atvejais:

  • Jei duomenys bus automatiškai keliose lentelėse.

  • Jei paskirties lentelėje neturi pirminio rakto lauku. Pirminio rakto reikšmės būtinos susieti kiekvieną atsakyti į esamą įrašą. Jei jūsų paskirties lentelė neturi pirminio rakto lauku, įtraukite jį dabar arba priskirti esamą lauką, kuriame yra unikalios reikšmės kaip pirminį raktą.

  • Jei paskirties lentelėje nėra jokių įrašų. Jei lentelė yra tuščia, vedlio daroma prielaida, kad norite įtraukti įrašus.

  • Jei gavėjų el. pašto adresai nesaugomi kaip duomenų bazės laukas. Kai renkate duomenis Norėdami atnaujinti įrašus, jums nebus galima rankiniu būdu įvesti adresai vedlio sukurtam pranešimą. Adreso laukas turi būti paskirties lentelėje ar lentelėje, turi ryšį su paskirties lentelę.

Puslapio viršus

Darbo pradžia

  1. Atidarykite duomenų bazę, kurioje bus saugomas surinktus duomenis.

  2. Norėdami įtraukti duomenis į vieną lentelę, pažymėkite lentelę naršymo srityje. Norėdami užpildyti kelių susijusių lentelių, pasirinkite užklausą, kuri yra susieta su šiose lentelėse.

  3. Atlikite bet kurį iš šių veiksmų, kad paleistumėte vediklį:

    • Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Duomenų rinkimas spustelėkite Kurti el. laiškus.

    • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę ar užklausą, tada spustelėkite Rinkti ir atnaujinti duomenis el. paštu.

      Pastaba : Jei lentelėje nėra jokių laukų arba yra tik Automatinis numeravimas, OLE objektas, priedas arba kelių reikšmių peržvalgos laukų tipai, prieigą, rodomas šis pranešimas: pažymėtą lentelę arba užklausą neturi bet kokius laukus, palaikomas duomenų rinkimas naudojant el. laiškus.

Jei lentelėje yra laukų, kurie palaiko duomenų rinkimas, vedlys. Jei paskirties lentelėje palaikomas ir norimą įtraukti ir atnaujinti duomenis, kad vediklis padės atlikti reikiamus veiksmus, kad rinkti duomenis per el. laiškus.

Tolesniuose skyriuose klausimų, kurie gali būti šiais veiksmais septynias pagrindines proceso naudoti kaip nuorodą.

  1. Pasirinkite duomenų įvedimo formos, kurį norite siųsti, tipą

  2. Pasirinkite, ar norite rinkti naujus duomenis arba atnaujinti esamus duomenis

  3. Nurodykite norimus rinkti duomenis

  4. Nurodykite automatiniu arba rankiniu būdu duomenų apdorojimas

  5. Pasirinkite, kaip norite nurodyti gavėjų el. pašto adresus

  6. Peržiūrėkite ir nurodyti gavėjų sąrašą

  7. Kurti ir siųsti laišką

Puslapio viršus

Pasirinkite duomenų įvedimo formos, kurį norite siųsti, tipą

Pasirinkite norimą formą, kad juos būtų paprasčiau naudoti sau ir gavėjams pagal.

Pasirinkite HTML formos    HTML formos galima peržiūrėti ir redaguoti bet kurio vartotojo, kurio el. pašto klientas palaiko HTML

Pasirinkite "Microsoft InfoPath" formos    Pamatysite šią parinktį, tik jei InfoPath įdiegta jūsų kompiuteryje. Pasirinkite šią parinktį, tik tada, jei visi gavėjai turi InfoPath ir jų kompiuteriuose įdiegtas "Outlook". "InfoPath" formos siūlo geriau duomenų įvedimo ir redagavimo aplinkoje

Toliau rodomas vedlio puslapis priklausys nuo to, ar paskirties objekte palaikomas duomenų naujinimas. Jei objektas yra pagal dvi ar daugiau lentelių sukurta užklausa arba jei tai yra lentelė, kurioje nėra pirminio rakto lauko ar jokių įrašų, vedlys mano, kad norite pridėti naujų įrašų ir ragina pasirinkti formos laukus. Visais kitais atvejais, prieš prašydamas pasirinkti formos laukus, vedlys ragina nurodyti, ar duomenis norite pridėti, ar naujinti.

Puslapio viršus

Pasirinkite, ar norite rinkti naujus duomenis arba atnaujinti esamus duomenis

Nurodykite, ką norite daryti su duomenimis. Formos, kurį naudojate lemia, kiek naujų įrašų gavėjas gali siųsti jums viename atsakyme. Atnaujinant duomenų įrašus, kurie turi būti nurodytas gavėjo skaičių nustato anksčiau užpildytų formų, kurie bus įtraukti į laišką.

Pastaba : Norėdami įtraukti naujų įrašų, įveskite elektroninio pašto adresus į lauką adresas, el. laiško pranešimą, kai. Norėdami atnaujinti esamus duomenis, elektroninio pašto adresus gavėjai turi būti saugomi kaip lauko lentelės arba užklausos arba susijusioje lentelėje.

Puslapio viršus

Nurodykite norimus rinkti duomenis

Renkantis laukus įtraukti į formą, nebūtina įtraukti visus laukus, kurie yra lentelės arba užklausos formoje. Tačiau turi būti laikomasi šių sąlygų:

  • Būtini laukai:    Laukai, pažymėti simboliu žvaigždutė (*), yra būtini laukai. Jei renkate naujus įrašus, vedlys automatiškai įtrauks visus laukus, kurių reikia ypatybė nustatyta kaip taip. Jei bet kurio įrašo būtinas laukas yra tuščias, prieigos nepavyks, kad įtrauktumėte įrašą į lentelę.

  • Nepalaikoma laukų tipai:    Jums nebus įtraukti į formą, pvz., AutoNumber, priedas, OLE objektų arba kelių reikšmių peržvalgos laukai tam tikrų laukų tipai.

  • Pirminio rakto lauku:    Vartotojas galės lauke įveskite reikšmę, įtraukiant įrašus, tačiau; atsakymas nėra apdorojama, jei nurodyta reikšmė jau yra naudojama.

    Pastaba : Kiekvieno įtraukto lauko dalyje Lauko ypatybėsnurodykite etiketės ir spustelėkite tik skaityti , jei nenorite, kad vartotojas pakeisti lauko duomenų.

Puslapio viršus

Nurodykite automatiniu arba rankiniu būdu duomenų apdorojimas

Galite pasirinkti automatiniu arba rankiniu būdu tvarkant atsakymus. Automatinis apdorojimas reiškia, kad gavę atsakymus, "Outlook" ir prieigos dirbti kartu eksportuoti duomenis į paskirties duomenų bazės lenteles. Automatinis apdorojimas galite sutaupyti laiko ir pastangų. Rankiniu būdu reiškia pradžios perduoti duomenis į nurodytą aplanką programoje "Outlook", "Access" paskirties lentelės eksportavimo operaciją.

Atsakymai sėkmingai eksportuojami į paskirties lentelės tol, kol šios sąlygos tenkinamos atsakymus pasiekti savo pašto dėžutės metu:

  • Kompiuteryje jau turi būti paleista programa Outlook. Jei ji nepaleista, apdorojimas prasidės kitą kartą, kai paleisite programą Outlook.

  • Prieiga turi būti apsaugotas slaptažodžiu, ir turėtų būti atidaryti išskirtinėmis teisėmis. Pavadinimą arba duomenų bazės vieta neturi būti pasikeitę nuo išsiųstą laišką.

  • Į formą įtrauktų lentelių ir užklausų pavadinimai bei laukų ypatybės neturi būti pasikeitę nuo tada, kai išsiuntėte el. laišką.

  • Taip pat privalote turėti reikalingas teises pridėti ar naujinti esamų lentelių ir užklausų turinį.

    Pastaba : Jei automatinis apdorojimas nepavyksta, pabandykite pašalinti visas problemas ir tada neautomatiniu būdu eksportuokite atsakymus, kad nepavyko. Visus atsakymus, kad pasiekti savo aplanką Gauta, po to, galite išspręsti problemas, toliau bus tvarkomi automatiškai.

Norėdami valdyti automatinio atsakymų apdorojimo ypatybių nustatymas

Norėdami nurodyti kitą "Outlook" aplanką, kur saugomi atsakymai, vedlio puslapyje Nurodykite, kaip norite apdoroti atsakymus spustelėkite aplanko pavadinimą. Dialogo lange Pasirinkti aplanką arba pasirinkti kitą aplanką, arba spustelėkite naujas sukurti naują aplanką.

Jei spustelėsite valdyti automatinio atsakymų apdorojimo ypatybių nustatymas pakeisti arba pakoreguoti importavimo parametrų, parodytas toliau pateiktoje lentelėje galimos parinktys:

Parinktis

Rezultatas

Atmesti atsakymus tų asmenų, kuriems el. laišką   

Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite, kad automatiškai būtų apdorojami tik tie atsakymai, kuriuos atsiuntė pradiniai jūsų el. laiško gavėjai. Kitų asmenų atsakymai saugomi paskirties aplanke, bet automatiškai neapdorojami.

Priimti kelis to paties gavėjo atsakymus   

Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite tik pirmo atsakymo gavėjo apdoroja automatiškai. Antras ir vėlesni atsakymai saugomi paskirties aplanke, bet ne automatiškai apdorojamas.

Pastaba : Šis parametras valdo tik atsakymų skaičių, bet ne apdorojamų įrašų, esančių viename atsakyme, skaičių. Kitaip tariant, jei siunčiate programos InfoPath formą, vartotojas gali atsiųsti kelis įrašus viename atsakyme, o programa Access automatiškai apdoros visus atsakyme esančius įrašus netgi tuomet, jei šis žymės langelis nebus pažymėtas.

Leisti tik esamų duomenų naujinimą   

Gavėjų naudojant "InfoPath" formos atnaujinti duomenis, jie gali siųsti naujų įrašų be naujinimų esamus įrašus. Pažymėkite šį žymės langelį apdoroti tik esamų įrašų naujinimai.

Apdorojamų atsakymų skaičius   

Įrašykite bendrą norimų automatiškai apdoroti atsakymų skaičių (iš visų gavėjų). Jei norite, kad visi atsakymai būtų automatiškai apdorojami, teksto laukelyje įveskite didelį skaičių, pvz., 5000. Atsakymai, gauti pasiekus nurodytą reikšmę, saugomi paskirties aplanke, bet automatiškai neapdorojami.

Pabaigos data ir laikas   

Nurodykite, kada turi baigtis automatinis atsakymų į šį el. laišką apdorojimas. Atsakymai, gauti po šios datos ir laiko, saugomi paskirties aplanke, bet automatiškai neapdorojami.

Norėdami šias parinktis pakeisti vėliau, skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Duomenų rinkimas spustelėkite Tvarkyti atsakymus. Dialogo lange Tvarkyti duomenų rinkimo pranešimus pasirinkite el. laišką, kurio parametrus norite keisti, tada spustelėkite Pranešimo parinktys. Dialogo lange atlikti pakeitimai turės įtakos visiems vėlesniems atsakymams, gautiems į tą el. laišką.

Rankiniu būdu apdoroti atsakymus

Norėdami kontroliuoti, kada ir kurioje atsakymų apdorojimo, nežymėkite parinkties Automatinis procesas. Atsakymus į nurodytą aplanką programoje "Outlook" gali būti saugomi tol, kol pažymėsite ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kiekvieną atsakyti į aplanką, ir tada kontekstiniame meniu spustelėkite eksportuoti duomenis su "Microsoft Access" .

Kai kuriais atvejais gali būti rankiniu būdu apdoroti, nepavyko automatiškai apdoroti atsakymus.

Atminkite toliau pateiktus duomenų eksportavimas

  • Access duomenų bazės turėtų būti atidaryti išskirtinėmis teisėmis ir pavadinimą arba duomenų bazės vieta neturi būti pasikeitę nuo išsiųstą laišką.

  • Į formą įtrauktų lentelių ir užklausų pavadinimai bei laukų ypatybės neturi būti pasikeitę nuo tada, kai išsiuntėte el. laišką.

  • Taip pat privalote turėti reikalingas teises pridėti ar naujinti esamų lentelių ir užklausų turinį.

Puslapio viršus

Pasirinkite, kaip norite nurodyti gavėjų el. pašto adresus

Jei tik renkate naują informaciją, el. pašto adresus galite nurodyti dviem būdais:

  • Įveskite elektroninio pašto adresus atskirai programoje "Outlook" el. pašto pranešimą, arba pasirinkite adresus iš adresų knygelės.

  • Naudokite lauką el. pašto adresas, lentelės ar užklausos dabartinės Access duomenų bazės.

    Pastaba : Kai renkate duomenis Norėdami naujinti egzistuojančius įrašus, vis tiek nematote šiame dialogo lange, nes gavėjų el. pašto adresus, pirmiausia turi būti kaip lauko duomenų bazėje.

Tiesiogiai programoje "Outlook" el. pašto adresus

Jei nurodote gavėjų programoje "Outlook", galite peržiūrėti ir tinkinkite prieš išsiųsdami laišką. El. laiško tekste yra trumpas įvadas ir forma. Rekomenduojame Neskambinti pakeitimus į formą. Formos struktūra gali būti tvarkomi atsakyti.

Naudojant duomenų bazės lauke saugomus el. pašto adresus

Galimybę pasirinkti An susietos lentelės nurodo susijusiose lentelėse. Norėdami peržiūrėti arba redaguoti lentelių ryšiai duomenų bazėje, skirtuke duomenų bazės įrankiai. grupėje ryšiai spustelėkite ryšiai

Daugiau informacijos apie ryšių, ieškokite straipsnyje lentelių ryšių vadovas.

Puslapio viršus

Peržiūrėkite ir nurodyti gavėjų sąrašą

Paskutinį veiksmą – pagrindinės apima peržiūra ir tinkinimas adresuotas laiškas, gavėjų sąrašo patikslinimas ir tada siųsti duomenų rinkinio pranešimą.

Kurti ir siųsti laišką

Kai vediklis informuos, kad dabar galite kurti laišką ir rodo, kaip peržiūrėti el. pašto būseną, naudodami komandą Tvarkyti atsakymus , gali būti rodoma, kai kurie įspėjamieji pranešimai. Toliau pateiktoje lentelėje aprašoma kiekvienos įspėjimo ir veiksmų, kuriuos galite atlikti Norėdami išspręsti problemą:

Įspėjimas pranešimo

Aprašas

S skiriamoji geba

Kai kuriuose nurodyto lauko El. pašto adresas įrašuose nėra galiojančių adresų. Šioms eilutėms nebus grąžinta jokių duomenų.

Jūsų pasirinktame lauke El. pašto adresas yra neapibrėžtų reikšmių.

Jei norite rinkti duomenis kiekvienam įrašui, išeikite iš vedlio ir pakeiskite neapibrėžtas reikšmes el. pašto adresais.

Duomenų bazė turi išskirtinį užraktą; automatinis apdorojimas neveiks, kol užraktas nebus panaikintas.

Duomenų bazė atidaryta išskirtiniu režimu.

Jei pasirinkote, kad atsakymai būtų automatiškai apdorojama, apdorojimo nepavyksta, nes prieiga negalima įtraukti arba atnaujinti duomenų bazę, kurio išskirtinis užraktas jį. Uždarykite ir vėl atidarykite duomenų bazę ne išskirtinai režimu iš karto po laiško siuntimas

Šiuose el. laiškuose gali būti slaptų ar svarbių duomenų.

Renkate duomenis norėdami naujinti egzistuojančius įrašus, o forma, kurią ketinate siųsti, bus iš anksto užpildyta egzistuojančiais duomenimis.

Jei kai kurie laukai formoje yra slapti duomenys, grįžti į vedlio žingsnis kur pažymėjote laukus ir pašalinti laukus, kuriuose yra slaptos duomenų formoje

Peržiūrėti ir tinkinkite laišką, galite filtruoti lauką el. pašto adresą ir pasirinkite gavėjams. Pasirinkite elektroninio pašto adresus, kuriuos norite naudoti pažymėdami atitinkamus žymės langelius. Jei rodomas dialogo lange, sąrašas neteisingas elektroninio pašto adresus, pasižymėkite adresų sąraše ir spustelėkite išeiti. Patikrinkite, ar negaliojantys adresai ir padaryti visus reikiamus pataisymus, tada bandykite siųsti laišką.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×