Įrašų tvarkymo vykdymas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Galite tvarkyti įrašus vietoje, tai reiškia, kad galite palikti dokumentą esamoje vietoje ar svetainėje arba laikyti įrašus specialiajame archyve, pavyzdžiui, įrašų centro svetainėje.

Prieš diegdami įrašų tvarkymo, rekomenduojama, kad pirmiausia sukurti įrašų valdymo planas organizacijos. Norėdami padėti jums pasirinkti tinkamą įrašų valdymo sistemą organizacijoje, peržiūrėkite pasirinkite, kaip norite saugoti ir tvarkyti įrašus.

Įrašų centro svetainės kūrimas ir konfigūravimas

Šiame skyriuje pateikiama pagrindinių veiksmų, kuriuos reikia atlikti norint sukurti ir konfigūruoti įrašų centro svetainę, apžvalga. Spustelėkite saitus, kad pamatytumėte kiekvieno veiksmo instrukcijų saitus.

  1. Kurti įrašų centro svetainę naudodami įrašų centro svetainės šablonas.

  2. Įrašo bibliotekų arba sąrašų kūrimas , tvarkyti ir saugoti kiekvieno failų plane nurodyto įrašų tipo (def: failų plane aprašomi dokumentus ar elementus, organizacijos pripažįsta oficialų verslo įrašų tipų. Ji nurodo kur saugomi šiuos įrašus, o jame pateikiama informacija, kuri išskiria vieno tipo įrašą iš kitos).

  3. Susieto turinio tipo įtraukimas į savo bibliotekose ir sąrašuose.

  4. Kurti ir įtraukite svetainės stulpelių į atitinkamus turinio tipus ir rodomi kiekvieno failų plane nurodyto įrašų tipo metaduomenys.

  5. Įtraukti į informacijos tvarkymo strategiją į turinio tipo įrašų centro svetainėje.

  6. Konfigūruokite turinio tvarkytuvą, kad kiekvienas įrašų tipas būtų nukreiptas į atitinkamą vietą.

Puslapio viršus

Įrašų centro svetainės kūrimas

Mes rekomenduojame, kad sukurti įrašų centrą kaip aukščiausio lygio svetainių rinkinyje, o ne kaip antrinės svetainės. Norėdami sukurti svetainių rinkinio, turi būti tame kompiuteryje, kuriame veikia SharePoint centrinio administravimo žiniatinklio svetainės ūkio administratorių SharePoint grupės narys.

"SharePoint Online", galite sukurti įrašų centro svetainę iš savo aukščiausio lygio "SharePoint" svetainės. Spustelėkite + kurti svetainę, tada pradėkite nuo 4 žingsnio.

  1. Paleiskite "SharePoint 2013" arba 2016 administravimo centre.

    • "Windows Server 2008 R2":

      • Spustelėkite pradėti, spustelėkite "Microsoft SharePoint 2013" produktams arba "Microsoft SharePoint 2013" produktams, ir spustelėkite SharePoint 2013 centrinio administravimo arba SharePoint 2016 centrinis administravimas.

    • Skirta "Windows Server 2012"

      • " " Pradžios ekrane, spustelėkite SharePoint 2013 centrinio administravimo arba SharePoint 2016 centrinis administravimas.

        Jei SharePoint 2013 centrinio administravimo arba SharePoint 2016 centrinis administravimas nėra " " pradžios ekrane:

      • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kompiuterisir spustelėkite visos taikomosios programos, tada spustelėkite SharePoint 2013 centrinio administravimo arba SharePoint 2016 centrinis administravimas.

  2. Centrinio administravimo žiniatinklio svetainės sekcijoje Taikomųjų programų tvarkymas spustelėkite kurti svetainių rinkinius.

  3. Puslapyje Svetainių rinkinio kūrimas dalyje Žiniatinklio taikomąją programą , jei nepažymėtas, kurioje norite sukurti svetainių rinkinio žiniatinklio taikomąją programą, spustelėkite rodyklę žemyn. Žiniatinklio taikomosios programos meniu, spustelėkite Keisti žiniatinklio taikomąją programąir spustelėkite žiniatinklio taikomąją programą, kurioje norite sukurti svetainių rinkinį.

  4. Skyriaus pavadinimas ir aprašas įveskite jos pavadinimą ir aprašą, svetainių rinkinio.

  5. Žiniatinklio svetainės adresas dalyje, pasirinkite kelią naudoti savo URL (pvz., pakaitos priklausomybės kelią, pvz., /svetaines/ arba šakniniame kataloge (/).

    Jei pasirinksite pakaitos priklausomybės kelią, taip pat įvesti svetainės vardą naudoti savo svetainės URL.

  6. Šablono pasirinkimas sekcijoje pasirinkti versija sąraše pasirinkite "SharePoint" versija iš šablonų, kuriuos norite naudoti.

    Pasirinkite "" versija, jei norite ieškoti ir paleisti, pvz., "SharePoint Server" svetainių rinkinio svetainių rinkinyje. Svetainių rinkinyje, kuriame naudojama ankstesnė versija veikia "SharePoint", versijoje, tačiau svetainių rinkinio vartotojo sąsajos ir vartotojo patirtis bus rodomi ankstesnės versijos. Svetainių rinkinio, galite atnaujinti į naujausią versiją, patirtį, bet kuriuo metu.

  7. Dalies Šablono pasirinkimas pasirinkite skirtuką įmonė , ir spustelėkite Įrašų centras.

  8. Skyriuje Pirminis svetainių rinkinio administratorius , įveskite vartotojo vardą (formoje domenas vartotojo vardas) vartotojo, kuriam bus svetainių rinkinio administratorius.

  9. Sekcijoje Antrinių svetainių rinkinio administratorius , įveskite vartotojo vardas antrinių svetainių rinkinio administratorius. Nurodant antrinių svetainių rinkinio administratorius yra geriausia praktika, siekiant užtikrinti, kad kas nors galite tvarkyti svetainių rinkinio, kai nėra pirminis svetainių rinkinio administratorius.

  10. Jei naudojate kvotoms valdyti saugojimo svetainių rinkiniuose, Kvotos šabloną , sekcijoje, spustelėkite šablono sąraše pasirinkite kvotos šabloną .

  11. Spustelėkite Gerai.

Bibliotekų arba sąrašų kūrimas įrašams tvarkyti

Bibliotekos ir sąrašai yra svarbūs įrašų tvarkymo elementai. Jie panašūs į failų spinteles kiekvienam įrašų tipui saugoti ir tvarkyti. Susiejus turinio tipus (apie juos vėliau) su bibliotekomis ir sąrašais yra lengviau suskirstyti įrašus. Rekomenduojama sukurti vieną dokumentų biblioteką arba sąrašą kiekvienam turinio tipui įrašų failų plane.

Esamo turinio tipo įtraukimas į sąrašą arba biblioteką

Įtraukus turinio tipą į sąrašą ar biblioteką, to tipo elementus galima naudoti tame sąraše ar bibliotekoje. Įrašus pateikus įrašų centrui, jie nukreipiami į susijusį sąrašą arba biblioteką, atsižvelgiant dokumento turinio tipą.

Puslapio viršus

Svetainės stulpelių kūrimas ir įtraukimas į sąrašus, bibliotekas arba turinio tipus

Naudojant stulpelius lengviau grupuoti, suskirstyti ir sekti įrašus arba kitus elementus. Svetainės stulpelis apibrėžia metaduomenų elementą, kurį galima susieti su turinio tipu, sąrašu arba biblioteka. Pavyzdžiui, galima įtraukti svetainės stulpelių, norint apibrėžti autorių arba baigimo datą. Priskirkite svetainės stulpelį įrašų turinio tipui su įrašu pateiktam metaduomenų elementui saugoti arba metaduomenims įtraukti, kad būtų lengviau tvarkyti įrašą.

Svetainės stulpelio kūrimas

  1. Įrašų centro svetainėje spustelėkite Parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai , ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prisijungę svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Puslapio svetainės parametrai dalyje Žiniatinklio dizainerio galerijosspustelėkite Svetainės stulpeliai.

  3. Puslapyje Svetainės stulpeliai spustelėkite Kurti.

  4. Puslapio Naujas svetainės stulpelis dalies Pavadinimas ir tipas lauke Stulpelio pavadinimas įveskite norimą pavadinimą.

  5. Pažymėkite informacijos, kurią norite saugoti stulpelyje, tipą  – pvz., valiuta, data ir laikas arba tekstas.

  6. Dalyje Grupė pažymėkite grupę, kurioje bus saugomas naujas svetainės stulpelis arba pažymėkite Nauja grupė, kad sukurtumėte naują grupę stulpeliui saugoti. Naudojant grupes lengviau tvarkyti stulpelius ir jų ieškoti.

Dalyje Papildomi stulpelio parametrai: pažymėkite norimus papildomus stulpelių parametrus. Šioje dalyje prieinamos parinktys skiriasi atsižvelgiant į stulpelio tipo, pasirinkti dalyje Pavadinimas ir tipas. Pavyzdžiui, jei stulpelyje saugotinos informacijos tipas yra Pasirinkimas, dalyje Papildomi stulpelio parametrai: galima apibrėžti išvardijamus pasirinkimus.

  1. Spustelėkite Gerai.

Įtraukti stulpelius į svetainės turinio tipą

  1. Įrašų centro svetainės pagrindiniame puslapyje spustelėkite Parametrai, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prisijungę svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Dalyje Žiniatinklio dizainerio galerijos spustelėkite svetainės turinio tipai.

  3. Puslapyje Svetainės turinio tipai spustelėkite norimą konfigūruoti svetainės turinio tipą.

  4. Pažymėję pirminės svetainės turinio tipą arba sukūrę naują svetainės turinio tipą pažymėto svetainės turinio tipo puslapio dalyje Stulpeliai spustelėkite Pridėti iš esamų svetainės stulpelių.

  5. Puslapio Įtraukti stulpelius į svetainės turinio tipą dalyje Pasirinkti stulpelius pažymėkite grupę, kurią norite filtruoti iš sąrašo Pažymėti stulpelius iš.

  6. Pasirinkite stulpelį, kurį norite įtraukti iš sąrašo Galimi stulpeliai , ir tada spustelėkite įtraukti.

  7. Skyriuje Naujinti sąrašus ir svetainės turinio tipus nurodykite, ar antrinės svetainės turinio tipams, kurie paveldi iš šios svetainės turinio tipo, bus taikomi jūsų keitimai.

  8. Baigę įtraukti norimus stulpelius spustelėkite Gerai.

Pastaba :  Jei turinio tipas, kurį norite pažymėti, šiame puslapyje nerodomas kaip saitas (pilkas), turinio tipas priklauso pirminei įrašų centro svetainei, todėl būtina pažymėti ir konfigūruoti pirminėje svetainėje. Tai galima atlikti spustelint saitą stulpelyje Šaltinis, kuris yra šalia pilko svetainės turinio tipo stulpelyje Svetainės turinio tipas.

Puslapio viršus

Įrašų informacijos tvarkymo strategijų kūrimas

Informacijos tvarkymo strategija yra turinio tipo taisyklių rinkinys. Naudodamos informacijos tvarkymo strategijas organizacijos gali valdyti ir stebėti, kiek ilgai saugomas turinys arba kuriuos veiksmus turinio atžvilgiu gali atlikti vartotojai.

Pastaba : Norėdami užbaigti šią užduotį turite būti įrašų saugyklos svetainės grupės Savininkai narys.

Turinio tipo informacijos tvarkymo strategijos įtraukimas

Pastaba : Negalite nurodyti pagrindiniai turinio tipo informacijos tvarkymo strategiją. Pagrindinio turinio tipų įdiegtos sukūrus svetainių rinkinį. Turite sukurti turinio tipą, kuris išvedamas iš pagrindinio turinio tipo ir informacijos tvarkymo strategijos taikymas gautų turinio tipo.

  1. Svetainėje spustelėkite Parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prisijungę svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Puslapio svetainės parametrai dalyje Žiniatinklio dizainerio galerijos spustelėkite svetainės turinio tipai.

  3. Puslapyje Svetainės turinio tipai spustelėkite turinio tipą, prie kurio norite pridėti informacijos tvarkymo strategiją.

  4. Puslapyje Turinio tipas spustelėkite Informacijos tvarkymo strategijos parametrai.

  5. Puslapyje Strategijos redagavimas įveskite strategijos aprašą, tada parašykite trumpą strategijos nuostatą, paaiškinančią vartotojams, kam šį strategija skirta. Strategijos nuostatos turi būti ne ilgesnės nei 512 simbolių.

  6. Be to, reikia vieno ar daugiau strategijos priemonių įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją. Įgalinus funkcijas, bus pateikiama papildomi parametrai.

Strategijos priemonių įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

Strategijos priemonės, kurias galima įtraukti į informacijos strategiją, yra etiketės, auditas, galiojimo data ir brūkšniniai kodai.

Įtraukti saugojimo strategijos priemonės, kad informacijos valdymas strategijos

  1. Puslapyje Strategijos redagavimas pažymėkite žymės langelį Saugojimo įgalinimas.

  2. Spustelėkite Įtraukti saugojimo etapą ir pasirinkite vieną iš šių saugojimo laikotarpio parinkčių, nurodančių, kada dokumentas nustos galioti: norėdami nustatyti galiojimo pabaigos datą remdamiesi datos ypatybe pasirinkite Šis etapas yra pagrįstas elemento datos ypatybe, tada pasirinkite veiksmą (Sukurta arba Modifikuota) ir laikotarpį (dienomis, mėnesiais arba metais).

  3. Norėdami nustatyti laikotarpį, įveskite reikšmę tarp sąrašų esančiame lauke.

  4. Pažymėkite veiksmą, kuris turi įvykti pasibaigus dokumento galiojimo laikui.

  5. Jei norite, kad pažymėtas veiksmas kartotųsi, pažymėkite žymės langelį dalyje Pasikartojimas, tada pažymėkite pasikartojimų laikotarpį.

  6. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Audito strategijos priemonės įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

  1. Puslapio Strategijos redagavimas dalyje Auditas pažymėkite Įgalinti auditą, tada pažymėkite žymės langelius, esančius šalia įvykių, kurių auditą norite sekti.

  2. Spustelėkite Gerai.

    Pastaba : Norėdami peržiūrėti audito žurnalus, puslapyje Svetainių rinkinio parametrai spustelėkite Audito žurnalų ataskaitos, tada pažymėkite ataskaitą, kurią norite peržiūrėti.

Brūkšninio kodo strategijos priemonės įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

  1. Puslapio Redaguoti strategiją sekcijoje Brūkšniniai kodai pasirinkite Įgalinti brūkšninius kodus.

  2. Pažymėkite žymės langelį Paraginti vartotojus įterpti brūkšninį kodą, jei norite, kad naudodami „Office“ kliento taikomąsias programas vartotojai į dokumentus privalėtų įterpti brūkšninį kodą.

Etikečių strategijos priemonės įtraukimas į informacijos tvarkymo strategiją

  1. Puslapio Strategijos redagavimas dalyje Etiketės pažymėkite žymės langelį Etikečių įgalinimas.

  2. Jei norite, kad vartotojai privalėtų įterpti etiketę prieš įrašydami ar spausdindami dokumentą, pažymėkite Paraginti vartotojus įterpti etiketę prieš įrašant ar spausdinant.

  3. Kad pridėtos etiketės nebūtų pakeistos, pažymėkite Neleisti keisti pridėtų etikečių.

  4. Lauke Etiketės formatas įveskite tekstą, kurį norite rodyti ant mygtuko. Galima naudoti bet kokį fiksuoto teksto arba dokumentų ypatybių derinį, išskyrus apskaičiuotąsias arba įdėtąsias ypatybes, pvz., visuotinis unikalusis identifikatorius (GUID) arba Sukūrė. Norėdami pradėti naują eilutę, naudokite simbolių seką \n.

  5. Pažymėkite šriftą, jo dydį, stilių ir etiketės teksto lygiuotę.

  6. Lauke Aukštis įveskite etiketės aukštį coliais, o lauke Plotis – etiketės plotį.

  7. Norėdami peržiūrėti keitimus spustelėkite Naujinti.

  8. Spustelėkite Gerai.

Įrašų tvarkymo vietoje konfigūravimas

Kai naudojate įrašų centrą, dirbate apsaugotoje saugykloje ir galite naudoti operaciją Siųsti į, kad į šią saugyklą perkeltumėte įrašus. Tačiau bet kurioje svetainėje galima įgalinti įrašų tvarkymą vietoje ir konfigūruoti kaip įrašų tvarkymo sistemą. Šio tipo sistemoje, skirtingai negu įrašų centre, galima saugoti įrašus kartu su aktyviais dokumentais bendroje erdvėje. Štai keletas pranašumų įrašus tvarkant vietoje:

  • Įrašai gali būti saugomi ir tvarkomi keliose svetainėse.

  • Įgalinus versijų kūrimą, įrašų versijų tvarkymas yra automatinis.

  • Tuo pat metu galima tvarkyti ir įrašų, ir aktyvių dokumentų el. aptikimo iešką.

  • Efektyvesnė kontrolė, kas jūsų organizacijoje yra įrašas, kas jį gali sukurti.

Yra trys pagrindiniai žingsniai konfigūruojant įrašų tvarkymą vietoje:

  1. Aktyvinti įrašų tvarkymo svetainių rinkinio lygiu.

  2. Įrašų paskelbimo parametrų konfigūravimas svetainių rinkinio lygiu.

  3. Įrašų paskelbimo parametrų konfigūravimas sąrašo arba bibliotekos lygmeniu.

    Pastaba : Norėdami rankiniu būdu paskelbti elementus įrašais, privalote būti sąrašo bendraautoriumi arba administratoriumi.

Puslapio viršus

Įrašų tvarkymo vietoje aktyvinimas svetainių rinkinio lygmeniu

Pirmasis žingsnis konfigūruojant įrašų tvarkymo vietoje sistemą yra aktyvinti funkciją svetainių rinkinio lygmeniu. Suaktyvinus funkciją, juostelėje įgalinama komanda Paskelbti / nepaskelbti įrašo.

Pastaba : Norėdami atlikti šią užduotį privalote būti svetainių rinkinio administratoriumi.

  1. Aukščiausiu svetainės lygmeniu, spustelėkite parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės sujungti svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Dalyje Svetainių rinkinio administravimas spustelėkite Svetainių rinkinio funkcijos.

  3. Spustelėkite Aktyvinti, esantį šalia Įrašų tvarkymas vietoje.

Įrašų paskelbimo parametrų konfigūravimas svetainių rinkinio lygmeniu

  1. Aukščiausiu svetainės lygmeniu, spustelėkite parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prisijungę svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Dalyje Svetainių rinkinio administravimas spustelėkite Įrašų skelbimo parametrai.

  3. Jei norite nustatyti elementų, paskelbtų įrašais, veiksmų apribojimus, puslapio Įrašų paskelbimo parametrai dalyje Įrašų apribojimai pažymėkite vieną iš parinkčių.

  4. Skyriuje Galimybė įrašus paskelbti pasirinkite, ar rankiniu būdu paskelbti įrašus galima sąrašuose ir bibliotekose, pagal numatytuosius parametrus. Jei pasirinksite nėra visose vietose pagal numatytuosius nustatymusparinktį, įrašus galima laikyti strategija arba darbo eigos.

  5. Dalyje Paskelbimo vaidmenys pažymėkite vaidmenis, kuriais galima rankiniu būdu paskelbti įrašus ir paskelbimą atšaukti.

  6. Pažymėkite Gerai.

Įrašų paskelbimo parametrų konfigūravimas sąrašo arba bibliotekos lygmeniu

Galite efektyviau kontroliuoti, kur elementus galima paskelbti įrašais, konfigūruodami sąrašo arba bibliotekos įrašų paskelbimus. Konfigūruojant įrašų paskelbimo sąrašą arba biblioteką, elementus įrašais galima paskelbti automatiškai, kai jie yra įtraukiami į sąrašą arba biblioteką.

  1. Sąraše arba bibliotekoje, kur norite konfigūruoti įrašų paskelbimo parametrus, spustelėkite juostelės skirtuką sąrašas arba biblioteka , ir spustelėkite Sąrašo parametraiarba Bibliotekos parametrai .

    "SharePoint Online", spustelėkite Parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai ir tada spustelėkite sąrašo parametrai arba bibliotekos parametrai.

  2. Puslapio Dokumentų biblioteka / sąrašo parametrai dalyje Teisės ir valdymas spustelėkite Įrašų paskelbimo parametrai.

  3. Dalyje Galimybė įrašus paskelbti rankiniu būdu pažymėkite:

  4. Ar norite, kad sąrašui arba bibliotekai būtų taikomi numatytieji svetainių rinkinio naudojami įrašų paskelbimo parametrai,

  5. ar vartotojams visada leidžiama rankiniu būdu paskelbti elementus kaip sąrašo arba bibliotekos įrašus,

  6. ar vartotojams draudžiama rankiniu būdu paskelbti įrašus sąraše arba bibliotekoje.

  7. Dalyje Automatinis paskelbimas pažymėkite žymės langelį, jei norite, kad visi į sąrašą arba biblioteką įtraukiami elementai būtų automatiškai paskelbiami įrašais.

  8. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×