Įrašų saugojimo ir valdymo būdo pasirinkimas

Svarbu:  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Naudodami „SharePoint“, galite valdyti įrašus archyve arba toje pačioje dokumentų saugykloje kaip aktyvius dokumentus.

Apžvalga

Prieš planuodami įrašų valdymo sprendimą, turite su administratoriais suplanuoti sprendimą. Daugiau informacijos apie įrašų valdymo sprendimų planavimą ir diegimą rasite skyriuje Taip pat žr.

Įrašų centro svetainė    veikia kaip archyvas, o dokumentai nukopijuojami į archyvą kaip tampa įrašais. Ar dokumentas buvo įrašas priklauso nuo to, ar jis buvo laikomas įrašų archyve, ar kitur.

Įrašų valdymas vietoje    yra alternatyva įprastiems įrašų kopijavimo, perkėlimo į kitą vietą ir saugos bei saugojimo strategijos taikymo procesams. Įrašus galima tvarkyti vietoje, tai reiškia, kad dokumentą galima palikti dabartinėje svetainės vietoje, paskelbti jį kaip įrašą, tada taikyti tinkamas įrašo saugos, saugojimo ir likvidavimo ypatybes.

Taip pat galimas hibridinis metodasPvz., galite saugoti įrašus su aktyviais dokumentais dvejus metus, tada perkelti įrašus į jų archyvą, kai projektas pasibaigs.

Įrašų centras

Visos įmonės turinį galima pateikti į įrašų centrą, tada perkelti į atitinkamą vietą, kurioje galioja reikiamos teisės ir strategijos, pvz., galiojimo pabaigos ir tikrinimo.

Metaduomenys arba informacija apie duomenis atlieka pagrindinį vaidmenį valdant ir vėliau gaunant informaciją. Metaduomenų naudojimą palaiko funkcijos, pvz., turinio tipai, turinio tvarkytuvas ir virtualieji aplankai.

Įrašų centro funkcijos:

  • Dokumento ID    Kiekvienam dokumentui galima priskirti unikalų identifikatorių, kuris liks su suarchyvuotu dokumentu. Tai leidžia greitai nurodyti įrašus naudojant ID, nepaisant dokumento perkėlimo.

  • Saugojimas keliais etapais    Saugojimo strategijos gali turėti kelis etapus, kad galėtumėte nurodyti visą dokumento gyvavimo ciklą kaip vieną strategiją (pvz., peržiūrėti sutartis kasmet ir panaikinti po 7 metų).

  • Atskirų elementų audito ataskaitos    Galite sugeneruoti atskiro įrašo pritinkintą audito ataskaitą.

  • Hierarchiniai failų planai    Galite kurti gilias hierarchines aplankų struktūras ir valdyti kiekvieno hierarchijos aplanko saugojimą (arba paveldėti iš pirminių aplankų).

  • Failų plano ataskaita    Jūs galite kurti būsenos ataskaitas, rodoma kiekvieno failų plane, kartu su rollup saugojimo strategijų kiekvieną mazge plane etapo elementų skaičių. Taksonomija ir centralizuoti turinio tipai: Archyvas bus vartotojas visos įmonės Taksonomijų ir užtikrinti nuoseklumą ir konteksto perdavimas bendradarbiavimo tarpus ir Archyvas turinio tipai. Mes kalbėti daug daugiau informacijos apie mūsų 2010 taksonomijos investicijų ateityje žinutes.

  • Taksonomija ir centralizuoti turinio tipai    Archyvas naudos įmonės taksonomijas ir turinio tipus, kad būtų užtikrintas nuoseklumas ir konteksto perdavimas tarp bendradarbiavimo sričių ir archyvo. Daugiau pakalbėsime apie 2010 m. taksonomijos investicijas būsimuose skelbimuose.

  • Turinio tvarkytuvas    Įrašų kelvedis gali naudodamas metaduomenis nukreipti gaunamus dokumentus į tinkamą hierarchinio failų plano vietą. Pvz., galite automatiškai taikyti taisykles pateikiamam turiniui: jei pirkimo sutartis pažymėta kaip alfa projektas, siųsti į alfa sutarčių poaplankį ir taikyti elementui to aplanko saugojimo strategiją.

  • Virtualieji aplankai   : failų plane yra puikus būdas valdyti saugyklą, bet dažnai laiko jums netinka naudoti naršyti ir rasti ieškomą turinį. "SharePoint 2010" įrašų centro leidžia naudoti naują funkciją, vadinamą pagal metaduomenų naršymo, kuri leidžia jums atskleisti pagrindinių metaduomenų kaip virtualieji aplankai:

Puslapio viršus

Įrašų valdymas vietoje

Bet kurioje svetainėje galima įgalinti įrašų valdymą vietoje ir konfigūruoti kaip įrašų valdymo sistemą. Šio tipo sistemoje, skirtingai negu įrašų centre, galima saugoti įrašus kartu su aktyviais dokumentais bendroje erdvėje.

Įrašų valdymas vietoje leidžia kontroliuoti turinį bendradarbiavimo erdvėse. Todėl tam tikrus „SharePoint“ dokumentus (arba interneto dienoraščius, „wiki“, tinklalapius ir sąrašo elementus) galima paskelbti įrašais. Pagal organizacijos apibrėžimą sistema gali apsaugoti tokius įrašus nuo naikinimo ir redagavimo, jei reikia.

Tikrinimas, saugojimas, galiojimo pabaiga, ataskaitos, įrašų darbo eigos, el. aptikimas ir teisinis sulaikymas yra funkcijos, kurias galite naudoti bendradarbiavimo erdvėje, kad subalansuotumėte „SharePoint“ naudą galutiniams vartotojams ir informacijos valdymą.

Įrašus galima skelbti neautomatiškai, vykdant didesnį darbo eigos procesą, arba kaip suplanuotą dokumento saugojimo dalį, pvz., po 2 metų. Svarbiausia, kad paskelbus įrašą turinys neperkeliamas į archyvą, o lieka, kur buvęs, kad galutiniai vartotojai galėtų jį rasti ir naudoti.

Papildomi įrašų valdymo vietoje sistemos pranašumai:

  • Įrašai gali būti saugomi ir tvarkomi keliose svetainėse.

  • Įgalinus versijų kūrimą, įrašų versijų tvarkymas yra automatinis.

  • Tuo pat metu galima vykdyti ir įrašų, ir aktyvių dokumentų iešką.

  • Efektyvesnė kontrolė, kas jūsų organizacijoje yra įrašas, kas jį gali sukurti.

Puslapio viršus

Rekomendacijos planuojant sprendimą

Svarstydami, ar valdyti įrašus atskirame įrašų centre, ar toje pačioje bendradarbiavimo svetainėje, kurioje sukurti dokumentai, atsakykite į šiuos klausimus:

  • Ar bendradarbiavimo svetainės valdymas tinka įrašams valdyti?

  • Ar jūsų pramonės šakoje taikomi įstatymų reikalavimai, kuriais vadovaujantis įrašai turi būti atskirti nuo aktyvių dokumentų?

  • Ar bendradarbiavimo svetainės administratoriui galima patikėti svetainę, kurioje yra įrašai?

  • galbūt norėsite laikyti įrašus svetainėje, kurioje prieiga labiau apribota negu bendradarbiavimo svetainėje, arba svetainėje, kurios atsarginės kopijos kuriamos pagal kitą grafiką.

  • Kiek laiko bus naudojama bendradarbiavimo svetainė? Jei įrašus reikės saugoti ilgiau negu trunka projektas, pasirinkę įrašų valdymo vietoje strategiją turėsite saugoti nenaudojamą bendradarbiavimo svetainę.

  • Ar projekto nariams dažnai reikia dokumentų, kurie virto įrašais? Jei valdote vietoje, projekto nariai gali pasiekti įrašais tapusius dokumentus taip pat kaip aktyvius.

  • Ar jūsų organizacijos įrašų valdytojai atsako tik už įrašus, ar už visą informaciją (aktyvią ir įrašus)? Jei įrašų valdytojai atsako tik už oficialius įrašus, jiems paprasčiau naudotis atskiru įrašų centru.

Puslapio viršus

Pastaba: Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×