Įrašų centro svetainės kūrimas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Įrašų centro turi būti kaip centrinėje saugykloje, kurioje organizacijos gali saugoti ir tvarkyti visus savo dokumentus, pvz., teisinių ar finansinių dokumentų. Įrašų centras palaiko visą įrašų tvarkymo procesą, nuo įrašų rinkimo įrašų tvarkymo ir išdėstymo.

Įrašų centro svetainės šablonas yra panašus į kitas "SharePoint" svetaines, naudojamas kaip bendra saugyklos dokumentų ir leidžia bendradarbiavimo tarp svetainės vartotojų. Įrašų centro svetainės šablonas, tačiau yra skirtas padėti organizacijoms įgyvendinti įrašų tvarkymo ir saugojimo programas iš anksto sukonfigūruotą svetainė. Versijų kūrimo, audito, metaduomenų valdymas, eDiscovery ir tinkinami įrašų nukreipimas yra įtaisytosios funkcijos, kurios gali padėti jums efektyviau valdyti įrašus.

Įrašų sulaikymo darbo eigos pavyzdys

Pastaba : "SharePoint" teikia ir galimybė valdyti įrašus ""vieta. Naudoti vietinį įrašų valdymą, galite naudoti bet kurią funkciją įrašų centre, pvz., informacijos tvarkymo strategijos vykdymas, nukreipimas ir palaikykite, tvarkyti įrašus bet kurioje svetainėje.

Puslapio viršus

Apibrėžti įrašų valdymo planas

Aukščiausiu lygiu, yra du pagrindiniai žingsniai dalyvavimą rengiant įrašų centro svetainės įgyvendinti įrašų tvarkymo programą:

  1. Organizacija turi sukurti įrašų valdymo strategijos ir oficialus įrašų valdymo planas. Tai, kuris apima koordinuoti įrašų vadovai, atitikties užtikrinimo pareigūnai, IT specialistams ir dirbantieji su informacija.

  2. Organizacijos turi sukonfigūruoti vieną ar daugiau įrašų centro svetainės įgyvendinti savo įrašų valdymo planą.

Toliau nurodyti pagrindiniai elementai, susiję su kiekviena iš šių veiksmų.

Įrašų valdymo planavimas

Prieš organizacijos galite konfigūruoti įrašų centro svetainės kaip jo įrašų tvarkymo sprendimas, jis turėtų sukurti oficialus planas įrašų tvarkymo strategiją. Konkretaus oficialus įrašų tvarkymo plano elementai gali būti unikalus atskirų organizacijos arba įmonės. Tačiau beveik visus įrašų tvarkymo planus įtraukti šie dokumentai ir procesai:

Failų plano      Failų plane aprašomi dokumentus ar elementus, organizacijos pripažįsta oficialų verslo įrašų tipų. Tai rodo, kur saugomi šiuos įrašus, o jame pateikiama informacija, kuri išskiria vieno tipo įrašą iš kitos. Failų plano yra naudojamas kaip išsamūs surinkimo strategijas, procesus ir gairės kurti, saugoti ir tvarkyti įrašus. Failų plane turėtų būti visus įrašus, neatsižvelgiant į tai, mediją, įskaitant popieriaus, interneto dienoraščių, "wiki" puslapiai, el. laiškus ir elektroninius failus. Taip pat turite nurodyti, kaip kiekvieno įrašo yra klasifikuojami, apsaugoti ir galiausiai sunaikinti. Taip pat turi būti rekomendacijos specialiųjų įrašų kategorijas, pvz., konfidencialus, Vital, prekybos slaptas ar speciali vieta įrašų. Galiausiai, failų plane nurodyti žmonių, kurie yra atsakingas už kiekvieno įrašo tipą.

Įrašų bibliotekas    įrašą bibliotekos yra iš esmės klasifikuoti ir svarbių įrašų saugoti jūsų kuriamų dokumentų bibliotekas. Galite sukurti įrašų biblioteka kiekvieno tipo įrašą, kurį norite išsaugoti. Įrašai būtų automatiškai siunčiami į atitinkamą bibliotekos parametrus sukonfigūruoti turinio tvarkymo priemonę.

Turinio tipai    Galite sukurti turinio tipus, jūsų organizacija turi saugoti ir nustatyti jokių unikalių ypatybių kiekvieno įrašo tipo įrašų tipus. Nustatant tam tikro tipo įrašų turinio tipus, organizacijoje galite užtikrinti kiekvienos iš šių grupių turinys valdomas nuosekliai. "Office" dokumentų, PDF, TIFF (nuskaitytus vaizdus), el. pašto, tiesioginių pranešimų pokalbiuose, vaizdo įrašai ir fizinį įrašų visus galima suskirstyti ir saugomi su turinio tipu, galite sukurti. Bet kurį įrašą, pavadintą "sutarties", pavyzdžiui, bus laikoma taip pat būdu ir nuosekliai per SharePoint įrašų valdymo sistemą. Turinio tipų naudojimas klasifikuoti ir laikyti įrašus yra kitas būdas naudojant įrašų bibliotekas.

Saugojimo grafikas    Saugojimo grafikas nurodo, kiek laiko kiekvieno įrašo tipo failų plane turi būti laikomi (jo saugojimo laikotarpis) ir jį pasiekus (jos perdavimo procesas) laikotarpio pabaigos šalinimo procesas. Paprastai saugojimo plano gairės, atsižvelgiant į reikalavimais riziką organizacijos ir įmonei. Be to, saugojimo grafikas paprastai aprašoma rizikos valdymo aplinkybės, kurios nustato saugojimo laikotarpis kiekvieno įrašo tipo.

Atitikties reikalavimų dokumentas    Atitikties reikalavimų dokumentas apibrėžia taisyklės kurioje IT sistemos turi atitikti įrašų tvarkymo, galimybes, jie turi turėti ir reguliariai stebėti, kokius jie turi palaikyti, norint užtikrinti, kad.

  • Oficialus įrašų perdavimo procesas      Šis procesas, kurį dažnai vadinama laikyti, informacijos, kaip organizacijoje sustabdo įrašų likvidavimą, kai įvykiai, pvz., sulaikymo dėl bylinėjimosi, auditą ar tyrimus.

  • Sistemos stebėjimo ir ataskaitų įrašus      Norėdami užtikrinti, kad darbuotojų išsaugojimas, pasiekti ir tvarko pagal apibrėžtas strategijas, įrašų tvarkymo programą turi būti proceso ar sistemos stebėjimo ir ataskaitų įrašų tvarkymas.

Puslapio viršus

Įrašų centro svetainės konfigūravimas

Organizacijos vykdo išsamios įrašų tvarkymo planavimas ir išsivysto oficialus įrašų tvarkymo planą, galite kurti ir konfigūruoti įrašų centro svetainę, kad ją įdiegti šią programą.

Jums reikia atlikti šiuos veiksmus, kaip konfigūruoti įrašų centro svetainės:

  1. Sukurkite įrašą bibliotekų arba sąrašų valdymas ir saugojimas kiekvieno failų plane nurodyto įrašų tipo.

    • Mes rekomenduojame, kurias sukuriate vieną įrašų biblioteka kiekvieno turinio tipo įrašus plane.

    • Kai įrašai pateikiami įrašų centro, yra nukreipiami į atitinkamą sąrašą arba biblioteką.

  2. Sukurkite stulpelių atitinkamos dokumentų bibliotekų, sąrašų ar turinio tipų talpinami ir rodomi kiekvieno failų plane nurodyto įrašų tipo metaduomenys.

  3. Nurodykite kiekvieno įrašo tipo informacijos tvarkymo strategijas įrašų centro svetainėje. Tos strategijos turėtų būti rodomi saugojimo ir audito reikalavimus, nurodytų jūsų organizacijos failų planą ir saugojimo grafikas.

  4. Konfigūruoti turinio tvarkytuvą, kad kiekvieno įrašo tipo nukreiptas į atitinkamą vietą. Įrašų pateikiamų įrašų centro svetainę, rankiniu būdu ar automatiškai, programa naudoja šią funkciją norint nustatyti, kaip klasifikuoti įrašų centro svetainės įrašus ir kur juos siųsti.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×