Įrašų centro svetainės įvadas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Microsoft Office SharePoint Server 2007 esantis įrašų centro svetainės šablonas yra sukurtas, norint padėti organizacijoms taikyti įrašų tvarkymo bei saugojimo programas.

Šiame straipsnyje

Funkcijos įrašų centro svetainės šablonas

Įrašų centro svetainės kūrimas

Įrašų centro svetainės šablono priemonės

Įrašų centras yra centrinė saugykla, kurioje organizacija saugo ir tvarko visus savo įrašus. Įrašų centras palaiko visą įrašų tvarkymo procesą, nuo įrašų rinkimo, tvarkymo, iki likvidavimo. Paprastai, norėdami palaikyti organizacijos failų planą, įrašų centro svetainę kuria ir konfigūruoja organizacijos įrašų tvarkymo ir informacinių technologijų (IT) specialistai.

Įrašų centro svetainės šablonas derina kai kurias Office SharePoint Server 2007 galimas standartines priemones su keliomis papildomomis specializuotomis įrašų tvarkymo priemonėmis, kad pateiktų šias galimybes:

  • Saugyklos galimybės     Įrašų centre yra kelios priemonės, padedančios užtikrinti jame saugomų įrašų vientisumą:

    • Sistema niekada automatiškai nemodifikuoja įrašų. Tai užtikrina, jog į įrašų centrą nusiųsti, o vėliau dar kartą atsisiųsti įrašai visada lieka identiški.

    • Svetainės administratoriai, kurdami dokumento turinių keitimų versijas bei tikrindami konkrečius keitimų tipus, gali konfigūruoti įrašų centrą naudodami parametrus, apsaugančius nuo tiesioginio įrašų suklastojimo.

    • Įrašų centras leidžia įrašų vadovams įtraukti ir pateikti elementų metaduomenis atskirai nuo įrašų metaduomenų, kad su įrašų tvarkymo užduotimis susijusi informacija galėtų būti naujinama nekeičiant pagrindinių įrašų. Taip pat kuriamos metaduomenų keitimų versijos.

  • Informacijos tvarkymo strategijos vykdymas   Office SharePoint Server 2007 yra kelios priemonės, naudingos įrašų tvarkymo: 

    • Tikrinimas     Ši priemonė į žurnalą įrašo įvykius ir su failais atliekamas operacijas. Įrašų tvarkymo kontekste tikrinimas yra naudingas, norint įrašyti, kas peržiūri ir prieina prie įrašų centro informacijos.

    • Galiojimo pabaiga     Ši priemonė nurodo, kaip ilgai įrašas turi būti saugomas ir kokie veiksmai turi būti atlikti, pasibaigus saugojimo laikotarpiui, pvz., panaikinimas arba likvidavimo patvirtinimo darbo eigos pradėjimas. Įrašų tvarkymo kontekste įrašo saugojimo laikotarpis prasideda vos tik įrašas pateikiamas įrašų centrui.

    • Brūkšniniai kodai     Ši priemonė kiekvienam įrašui suteikia unikalų brūkšninio kodą vaizdą ir skaitinę vertę. Brūkšninio kodo vertė yra saugoma ir indeksuojama kartu su įrašo elektronine versija. Įrašų tvarkymo kontekste brūkšniniai kodai naudingi išsaugant ir sekant fizinius įrašus. Jei yra bibliotekoje esančių įrašų fizinės versijos, brūkšniniai kodai leidžia susieti fizines versijas su jų elektroniniais atitikmenimis.

  • Įrašų rinkinio programuojamoji sąsaja     Įrašų centras palaiko įrašų rinkimą palengvinantį paslaugų rinkinį. Įrašų centro programuojamoji sąsaja įgalina organizacijas konfigūruoti dokumentų tvarkymą ir el. pašto sistemas, norint automatiškai pateikti failus įrašų centro svetainei. Turinys gali būti pateiktas įrašų centrui per tinklo tarnybą, naudojant SOAP protokolą arba el. paštu, naudojant SMTP protokolą.

  • Įrašo nukreipimas     Įrašų centre yra įrašo nukreipimo sąrašas, automatiškai nukreipiantis gaunamus įrašus (pateikiamus automatiškai ar rankiniu būdu) į tinkamą vietą, remiantis įrašo tipu. Įrašą pateikus įrašų centrui, jį dažnai lydi papildoma susijusi informacija, pvz., tikrinimo retrospektyva ir metaduomenys. Įrašo tikrinimo retrospektyva saugoma įrašų centre kaip XML formato failas, o įrašo metaduomenys saugomi ir XML formato faile, ir įrašų centro svetainės metaduomenų stulpeliuose.

  • Sulaikymas     Įrašų centras įgalina organizacijas paimti įrašus, kurie yra teisminio tyrimo dalis, arba susiję su tikrinimu ar tyrimu, ir padėti juos į sulaikymų sąrašą. Įrašus sulaikius, jiems nebetaikomos bet kokios galiojančios galiojimo laiko strategijos, taigi yra saugomi nuo panaikinimo. Pavyzdžiui, jei bylos atveju organizacija sulaiko susijusius įrašus, kuriuos jai gali tekti pateikti, tie įrašai yra galimi iki bylos pabaigimo. Įrašams vienu metu gali būti pritaikytas daugiau nei vienas sulaikymas. Įrašų vadovai taip pat gali įrašų centre ieškoti įrašų, kuriuos reikia sulaikyti.

Puslapio viršus

Įrašų centro svetainės kūrimas

Aukščiausiu lygiu reikia atlikti du svarbiausius žingsnius, susijusius su įrašų centro svetainės kūrimu, norint vykdyti įrašų tvarkymo programą:

  1. Organizacija turi parengti įrašų tvarkymo strategiją ir oficialus įrašų valdymo planas. Tai, kuris apima koordinuoti įrašų vadovai, atitikties užtikrinimo pareigūnai, IT specialistams ir dirbantieji su informacija.

  2. Organizacija turi tada Konfigūruoti vieną ar daugiau įrašų centro svetainės įgyvendinti savo įrašų valdymo planą.

Žemiau esančiuose skyriuose bendrais bruožais aprašomi į kiekvieną iš šių veiksmų įtraukti pirminiai elementai.

Įrašų tvarkymo planavimas

Kol organizacija galės konfigūruoti įrašų centro svetainę kaip įrašų tvarkymo sprendimą, ji turėtų sukurti formalų įrašų tvarkymo strategijos planą. Tikėtina, kad pavienių organizacijų ar verslo įmonių konkretūs formalaus įrašų tvarkymo plano elementai bus unikalūs. Tačiau iš esmės visus įrašų tvarkymo planus sudaro šie dokumentai ir procesai:

  • Failų planas     Failų planas apibūdina dokumentų ar elementų, kuriuos organizacija pripažįsta oficialiais verslo įrašais, tipus. Jis nustato, kur tie įrašai saugomi, ir pateikia informaciją, skiriančią vieno tipo įrašus nuo kito tipo įrašų. Failų planas yra išsamus strategijų, procesų ir įrašų kūrimo, saugojimo ir tvarkymo gairių rinkinys. Failų planas turėtų apimti visus įrašus, neatsižvelgiant į laikmeną, įskaitant popierinius, el. pašto ir elektroninius failus. Jis taip pat turi nurodyti, kaip kiekvienas įrašas klasifikuojamas, saugomas ir galiausiai sunaikinamas. Taip pat turėtų būti atsižvelgiama į specialias įrašų kategorijas, pvz., slaptus, gyvybiškai svarbius, prekybos paslapties arba privilegijuotus įrašus. Galiausiai failų planas turi nurodyti žmones, atsakingus už kiekvieno įrašų tipo tvarkymą.

  • Saugojimo grafikas     Saugojimo grafikas nurodo, kaip ilgai kiekvienas failų plane esantis įrašų tipas turi būti saugomas (saugojimo laikotarpį) ir jo likvidavimo procesą, jam pasiekus šio laikotarpio pabaigą (jo likvidavimo procesą). Saugojimo grafiko gairės dažniausiai remiasi teisėtais reikalavimais, organizacijos rizika ir verslo poreikiais. Be to, saugojimo grafikas dažniausiai apibūdina nenumatytus rizikos atvejus ir nustato kiekvieno įrašo tipo saugojimo laikotarpį.

  • Taisyklių atitikimo dokumentas     Taisyklių atitikimo dokumentas apibūdina taisykles, kuriomis turi vadovautis įrašų tvarkymo IT sistemos, privalomus turėti gebėjimus ir nuolatinio stebėjimo, kuris turi būti vykdomas, siekiant užtikrinti normų ir taisyklių laikymąsi.

  • Formalus įrašų likvidavimo sulaikymo procesas     Šis procesas, dar dažnai vadinamas sulaikymu, apibūdina, kaip, įvykus tokiems įvykiams kaip byla, tikrinimas ar tyrimas, organizacija sulaiko įrašų likvidavimą.

  • Įrašų valdymo stebėjimo ir ataskaitų pateikimo sistema     Norint užtikrinti, kad darbuotojai įrašus sistemina, prie jų prieina ir juos tvarko pagal apibrėžtas strategijas, į įrašų tvarkymo programą turi būti įtrauktas įrašų valdymo stebėjimo ir ataskaitų pateikimo procesas arba sistema.

Puslapio viršus

Įrašų centro svetainės konfigūravimas

Organizacijai įsitraukus į detalų įrašų tvarkymo planavimą ir sukūrus formalų įrašų tvarkymo planą, ji gali kurti ir konfigūruoti įrašų centro svetainę, kad būtų lengviau vykdyti šią programą.

Norėdami konfigūruoti įrašų centro svetainę, turite atlikti šiuos veiksmus:

  1. Kurkite dokumentų bibliotekas ar sąrašus, norėdami tvarkyti ir saugoti visus failų plane nurodytus įrašų tipus.

    Rekomenduojame kiekvienam įrašų plano turinio tipui kurti po vieną dokumentų biblioteką.

    Įrašų centrui pateikti įrašai nukreipiami į atitinkamus sąrašus ar bibliotekas.

  2. Kurkite atitinkamų dokumentų bibliotekų, sąrašų ar turinio tipų stulpelius, norėdami saugoti ir rodyti kiekvieno failų plane nurodyto įrašų tipo metaduomenis.

  3. Nurodykite kiekvieno įrašų centro svetainėje esančio įrašų tipo tvarkymo strategijos informaciją. Šios strategijos turėtų atspindėti saugojimo laikotarpius ir tikrinimo reikalavimus, nurodytus jūsų organizacijos failų plane ir saugojimo grafike.

  4. Konfigūruokite įrašų nukreipimo sąrašą, norėdami kiekvieną įrašų tipą nukreipti į atitinkamą vietą. Rankiniu būdu ar automatiškai pateikus įrašų centro svetainei, serveris Office SharePoint Server 2007 šią lentelę naudoja, kad nustatytų, kaip įrašų centro svetainėje klasifikuoti įrašus ir kur juos siųsti.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×