받는 사람별로 개인 설정해서 전자 메일을 통해 여러 사람에게 보낼 편지가 있는 경우 메일 병합을 사용합니다. 서식이 동일하게 적용되고 같은 텍스트를 사용하는 개인 설정된 전자 메일 메시지의 일괄 작업을 만들 수 있습니다. 전자 메일 메시지의 특정 섹션만 달라지고 개인 설정됩니다. 사용자 그룹에 하나의 메시지를 브로드캐스트하는 것과 달리 메일 병합을 사용하면 메시지의 받는 사람이 각각 유일한 받는 사람이 됩니다.
편지 병합 프로세스를 사용하여 전자 메일 메시지를 만드는 작업에는 다음과 같이 세 가지 파일이 사용됩니다.
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주 문서
이 문서는 전자 메일 메시지로, 병합된 문서의 각 버전에 대해 똑같은 텍스트를 포함합니다. -
메일 그룹
메일 그룹은 데이터 원본으로서 Excel 스프레드시트인 경우가 많으며, 전자 메일 메시지의 정보를 채우는 데 사용됩니다. 예를 들어 메일 그룹에는 이름이 포함되고, 주 문서는 목록에 있는 연락처로 전달되는 전자 메일입니다. -
병합 문서
이 문서는 주 문서와 메일 그룹의 조합입니다. 편지 병합은 메일 그룹에서 정보를 가져와서 주 문서에 삽입하므로 메일 그룹에 있는 개인별로 개인 설정된 병합 문서가 생성됩니다.
메일 병합 프로세스의 첫 번째 단계는 주 문서를 만드는 것입니다.
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편지 탭에서 편지 병합 시작 > 전자 메일 메시지를 선택합니다.
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Word에서 모든 사용자에게 보낼 전자 메일 메시지를 입력합니다.
Excel 스프레드시트의 첫 번째 행은 머리글 레코드입니다. 행의 각 열에는 정보 범주를 나타내는 레이블 이름이 있습니다. 예를 들어 열 레이블은 </c0>전자 메일 주소, 이름, 나머지 주소, 구/군/시, 시/도, 우편 번호일 수 있습니다. 각 후속 행에는 각 받는 사람에 대한 단일 데이터 레코드가 포함됩니다. 목록에는 빈 행이나 열이 없어야 합니다.
팁: Outlook 주소록의 Excel 스프레드시트를 만들려면 탭으로 분리된 파일(.txt)로 연락처를 내보낸 다음, Excel에서 .txt 파일을 엽니다. 자세한 내용은 Outlook 항목 내보내기 또는 수동으로 보관을 참조하세요.
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Excel 스프레드시트의 첫 번째 행에 받는 사람의 열 레이블을 입력합니다. 예를 들어 첫 번째 열에 전자 메일 주소를 입력하고, 두 번째 열에 이름을 입력하고, 세 번째 열에는 성을 입력합니다.
중요: 첫 번째 열에 각 받는 사람의 전자 메일 주소가 포함되는 것이 좋습니다.
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두 번째 행을 비롯한 아래의 행에 받는 사람의 전자 메일 주소, 이름 및 성을 입력합니다.
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파일 메뉴에서 저장을 선택하고 파일 이름을 입력합니다.
참고: 스프레드시트의 위치를 기억해 두세요. 나중에 메일 병합 문서에 연결하려면 필요합니다.
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스프레드시트를 저장하고 닫습니다.
참고: 목록을 포함하는 Excel 스프레드시트를 닫지 않거나 메일 병합이 완료되기 전에 스프레드시트를 다시 여는 경우 병합이 완료되지 않습니다.
우편물 탭에서 받는 사람 선택을 선택한 다음 옵션을 선택합니다.
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옵션 |
설명 |
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새 목록 만들기 |
편지 병합을 설정하는 동안 새 주소 목록 시작 |
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기존 목록 사용 |
Excel 스프레드시트 또는 다른 형식의 데이터 파일을 주소 목록으로 사용 |
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Outlook 연락처에서 선택 |
주소 목록에 대해 Outlook 연락처에서 직접 이름 선택 |
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Apple 연락처 |
주소 목록에 대해 Apple 주소록에서 직접 이름 선택 |
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FileMaker Pro |
FileMaker Pro 데이터베이스에서 데이터 가져오기 |
새 목록 만들기
목록 필드 편집 대화 상자에서 Word는 이름, 성 및 주소와 같은 일부 기본 정보에 대한 필드를 자동으로 만듭니다. 새 필드(예: 메시지 필드)를 추가하려는 경우 지금 추가하면 항목을 입력할 때 필드에 입력할 수 있습니다.
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새 필드 이름 아래에 추가할 필드 이름을 입력하고 +(더하기 기호)를 클릭합니다.
팁: 필드의 순서를 변경하려면 이동할 필드를 선택한 다음, 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 사용하여 필드를 이동합니다.
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모든 필드가 원하는 대로 설정되면 만들기를 선택하여 새 목록을 만듭니다.
기존 목록 사용
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사용하려는 파일로 이동하고 열기를 선택합니다.
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통합 문서 열기 대화 상자에서 사용할 스프레드시트를 선택하고 다음 중 하나를 수행합니다.
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전체 스프레드시트를 사용하려면 셀 범위를 비워 둡니다.
또는
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사용할 데이터의 셀 범위를 입력합니다.
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확인을 선택합니다.
justOutlook 연락처에서 선택
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받는 사람 필터링을 선택하여 포함할 받는 사람을 선택합니다.
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쿼리 옵션 대화 상자에서 메일 병합 받는 사람 나열 기준 옆의 전체 레코드를 선택합니다.
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연락처 목록에서 메일 병합에 포함할 연락처를 선택하고 확인을 선택합니다.
Apple 연락처
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받는 사람 필터링을 선택하여 포함할 받는 사람을 선택합니다.
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쿼리 옵션 대화 상자의 Apple 그룹 연락처 아래에서 메일 병합을 포함하려는 그룹을 선택하고 확인을 선택합니다.
FileMaker Pro
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사용하려는 파일로 이동하고 열기를 선택합니다.
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머리글 레코드 구분 기호 대화 상자에서 각 데이터 필드를 구분하는 필드 구분 기호와 각 데이터 레코드를 구분하는 레코드 구분 기호를 선택한 다음, 확인을 선택합니다.
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편지 탭에서 병합 필드 삽입을 선택하고 추가할 필드를 선택합니다.
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주 문서에서 이 상자로 필드를 끌거나 텍스트를 입력하세요 상자를 클릭한 다음 텍스트를 클릭하여 제거합니다.
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전자 메일 메시지에 포함하려는 필드를 추가하고 서식을 지정한 다음, 확인을 선택합니다.
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편지 탭에서 결과 미리 보기를 선택하여 전자 메일 메시지 모양을 확인합니다.
참고: 편지 탭에서 왼쪽 및 오른쪽 화살표를 사용하여 각 전자 메일 메시지를 스크롤합니다.
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서식을 추가로 변경하기 위해 결과 미리 보기를 다시 선택하면 병합 필드를 추가하거나 제거할 수 있습니다.
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메시지가 원하는 모양으로 표시되면 편지 탭에서 완료 및 병합 > 전자 메일로 병합을 선택합니다.
팁: 기본 전자 메일 프로그램을 선택하지 않은 경우 전자 메일로 병합을 사용할 수 없습니다.
