보고서 디자인

보고서의 스케치 만들기

이 단계는 필요하지 않습니다. 액세스 보고서 마법사 또는 보고서 도구(둘 다 보고서 그룹의 만들기 탭에서 사용할 수 있음)가 보고서에 대한 충분한 시작 디자인을 제공한다는 것을 알 수 있습니다. 그러나 이러한 도구를 사용하지 않고 보고서를 디자인하기로 결정한 경우 각 필드가 있는 상자를 그리고 각 상자에 필드 이름을 작성하여 보고서의 대략적인 스케치를 종이에 만드는 것이 유용할 수 있습니다. 또는 Word 또는 Visio와 같은 프로그램을 사용하여 보고서의 모형을 만들 수 있습니다. 어떤 방법을 사용하든 데이터가 반복되는 방식을 나타내기에 충분한 행을 포함해야 합니다.

예를 들어 제품 정보에 행을 사용한 다음, 해당 제품 판매에 대해 여러 행을 반복하고 마지막으로 제품의 판매 합계 행을 사용할 수 있습니다. 그런 다음, 다음 제품에 대해 시퀀스가 반복되며 보고서가 끝날 때까지 반복됩니다. 또는 보고서가 테이블에 있는 데이터의 간단한 목록일 수도 있습니다. 이 경우 스케치에는 일련의 행과 열만 포함될 수 있습니다.

스케치를 만든 후 보고서에 표시할 데이터가 포함된 테이블 또는 테이블을 결정합니다. 모든 데이터가 단일 테이블에 포함된 경우 해당 테이블에 직접 보고서를 기반으로 할 수 있습니다. 원하는 데이터는 보고서에 표시하기 전에 쿼리에서 함께 끌어와야 하는 여러 테이블에 저장되는 경우가 많습니다. 쿼리는 보고서의 RecordSource 속성에 포함되거나 저장된 별도의 쿼리를 만들고 보고서를 기반으로 할 수 있습니다.

각 보고서 섹션에 넣을 데이터 결정

각 보고서에는 하나 이상의 보고서 섹션이 있습니다. 모든 보고서에 있는 한 섹션은 세부 정보 섹션입니다. 이 섹션은 보고서의 기반이 되는 테이블 또는 쿼리의 각 레코드에 대해 한 번 반복됩니다. 다른 섹션은 선택 사항이며 자주 반복되지 않으며 일반적으로 레코드 그룹, 보고서 페이지 또는 전체 보고서에 공통적인 정보를 표시하는 데 사용됩니다.

다음 표에서는 각 섹션이 있는 위치와 섹션이 일반적으로 사용되는 방식을 설명합니다.

보고서 머리글 및 바닥글 섹션 또는 페이지 머리글 및 바닥글 섹션을 추가하거나 제거하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 보고서 또는 페이지 머리글 및 바닥글 섹션 추가 또는 제거 섹션을 참조하세요. 레이아웃 보기 또는 디자인 보기에서 그룹, 정렬 및 합계 창을 사용하여 그룹 머리글 및 바닥글 섹션을 추가할 수 있습니다.

세부 정보 데이터를 정렬하는 방법 결정

대부분의 보고서는 테이블 형식 또는 누적 레이아웃으로 정렬되지만 Access 원하는 레코드와 필드의 배열을 유연하게 사용할 수 있습니다.

테이블 형식 레이아웃    테이블 형식 레이아웃은 스프레드시트와 비슷합니다. 레이블은 위쪽에 있고 데이터는 레이블 아래의 열에 정렬됩니다. 테이블 형식은 테이블과 유사한 데이터 모양을 나타냅니다. 만들기 탭의 보고서 그룹에서 보고서를 클릭할 때 Access 만드는 보고서 유형입니다. 표 형식 레이아웃은 보고서에 간단한 목록 형식으로 표시하려는 필드 수가 비교적 적은 경우에 사용하기에 좋습니다. 다음 그림에서는 테이블 형식 레이아웃을 사용하여 만든 직원 보고서를 보여 줍니다.

누적 레이아웃    누적 레이아웃은 은행 계좌를 개설하거나 온라인 소매점에서 구매할 때 작성하는 양식과 유사합니다. 데이터의 각 부분에 레이블이 지정되고 필드가 서로 위에 쌓입니다. 이 레이아웃은 테이블 형식으로 표시할 필드가 너무 많은 보고서에 적합합니다. 즉, 열 너비가 보고서 너비를 초과합니다. 다음 그림에서는 누적 레이아웃을 사용하여 만든 직원 보고서를 보여 줍니다.

혼합 레이아웃    테이블 형식 및 누적 레이아웃의 요소를 혼합할 수 있습니다. 예를 들어 각 레코드에 대해 세부 정보 섹션의 맨 위에 있는 가로 행의 일부 필드를 정렬하고 동일한 레코드의 다른 필드를 위쪽 행 아래에 있는 하나 이상의 누적 레이아웃으로 정렬할 수 있습니다. 다음 그림에서는 혼합 레이아웃을 사용하여 만든 직원 보고서를 보여 줍니다. ID, 성 및 이름 필드는 테이블 형식 컨트롤 레이아웃으로 정렬되고 직위 및 회사 전화 필드는 누적 레이아웃으로 정렬됩니다. 이 예제에서는 눈금선을 사용하여 각 직원에 대한 필드를 시각적으로 구분합니다.

맞춤 레이아웃    보고서 마법사를 사용하여 보고서를 만드는 경우 맞춤 레이아웃을 사용하도록 선택할 수 있습니다. 이 레이아웃은 페이지의 전체 너비를 사용하여 레코드를 가능한 한 간결하게 표시합니다. 물론 보고서 마법사를 사용하지 않고도 동일한 결과를 얻을 수 있지만 필드를 정확하게 맞추는 것은 힘든 과정일 수 있습니다. 다음 그림에서는 보고서 마법사의 맞춤 레이아웃을 사용하여 만든 직원 보고서를 보여 줍니다.

올바른 레이아웃은 보고서에 많은 수의 필드를 표시하는 경우 사용하기에 좋은 레이아웃입니다. 앞의 예제에서 테이블 형식 레이아웃을 사용하여 동일한 데이터를 표시하는 경우 필드는 페이지 가장자리에서 확장됩니다. 누적 레이아웃을 사용하는 경우 각 레코드는 훨씬 더 많은 수직 공간을 차지하므로 용지가 낭비되고 보고서를 읽기가 더 어려워집니다.

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보고서 또는 페이지 머리글 및 바닥글 섹션 추가

1. 탐색 창에서 변경할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 후 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

2. 보고서에 이미 있는 섹션을 확인합니다. 섹션은 구역 선택기라는 음영 처리된 가로 막대로 구분됩니다. 각 섹션 선택기에서 레이블은 섹션 바로 아래에 있는 섹션을 나타냅니다.

   

   모든 보고서에는 세부 정보 섹션이 있으며 보고서 머리글, 페이지 머리글, 페이지 바닥글 및 보고서 바닥글 섹션을 포함할 수도 있습니다. 또한 보고서에 그룹화 수준이 있는 경우 그룹 머리글 또는 바닥글(예: 앞 그림에 표시된 파일 머리글 )이 표시될 수 있습니다. 기본적으로 그룹 머리글 및 바닥글의 이름은 그룹의 기초인 필드 이름 또는 식을 사용하여 지정됩니다. 이 경우 그룹화 필드의 이름은 "다른 이름으로 파일"입니다.

3. 페이지에 페이지 머리글 및 바닥글 섹션 또는 보고서 머리글 및 바닥글 섹션을 추가하려면 섹션 선택기를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 페이지 머리글/바닥글 또는 보고서 머리글/바닥 글을 클릭합니다.

   주의: 섹션이 보고서에 이미 있는 경우 Access는 기존 섹션과 해당 섹션에 포함된 컨트롤을 삭제한다고 경고합니다.

   이제 기존 컨트롤을 이동하거나 새 섹션에 새 컨트롤을 추가할 수 있습니다.

Access 항상 페이지와 보고서 머리글 및 바닥글 섹션을 쌍으로 추가합니다. 즉, 해당 바닥글 섹션도 추가하지 않고 페이지 또는 보고서 머리글 섹션을 추가할 수 없습니다. 두 섹션이 모두 필요하지 않은 경우 섹션을 삭제할 수 없지만 사용하지 않는 섹션의 크기를 0(0)의 높이로 조정하여 보고서에 추가 세로 간격을 추가하지 않도록 할 수 있습니다. 포인터가 양방향 화살표로 바뀔 때까지 사용되지 않는 섹션의 맨 아래에 배치한 다음 섹션이 숨겨질 때까지 위쪽으로 끕니다. 섹션에 컨트롤이 있는 경우 섹션을 완전히 숨기려면 먼저 해당 컨트롤을 삭제해야 합니다.

보고서 또는 페이지 머리글 및 바닥글 섹션 제거

1. 탐색 창에서 변경할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 후 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

2. 섹션 선택기를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 페이지 머리글/바닥글 또는 보고서 머리글/바닥글을 클릭합니다.

머리글 및 바닥글 쌍을 제거하고 해당 섹션에 컨트롤이 포함된 경우 Access 섹션을 삭제하면 컨트롤도 삭제되며 작업을 실행 취소할 수 없음을 경고합니다. 예를 클릭하여 섹션을 제거하고 컨트롤을 삭제하거나 아니요를 클릭하여 작업을 취소합니다.

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서식 있는 텍스트 필드를 표시하는 텍스트 상자의 서식 스타일 설정

1. 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 레이아웃 보기를 클릭합니다.

2. 서식 있는 텍스트 필드가 표시된 텍스트 상자를 클릭한 다음 서식 탭의 글꼴 그룹에서 적용할 서식 스타일을 클릭합니다.

   Access 테이블 또는 쿼리에 대한 데이터시트 보기 또는 폼의 폼 보기와 같이 데이터 항목을 지원하는 보기에 적용된 서식이 아직 없는 서식이 있는 텍스트 필드의 모든 텍스트에 서식을 적용합니다. 예를 들어 필드에 있는 텍스트의 일부가 빨간색 글꼴 색으로 서식이 지정되고 텍스트 상자에 파란색 글꼴 색을 적용하는 경우 Access 개별적으로 빨간색으로 서식이 지정된 텍스트를 제외하고 모든 텍스트를 파란색으로 바꿉니다. 또 다른 예로, 필드의 텍스트 부분에 11포인트 글꼴 크기로 서식이 지정되고 텍스트 상자에 14포인트 글꼴 크기를 적용하는 경우 Access 11포인트로 개별적으로 서식이 지정된 텍스트를 제외한 모든 텍스트에 14포인트 글꼴 크기를 적용합니다.

   첨부 파일 필드    첨부 파일 필드는 다른 데이터 형식에 사용되지 않는 특수 컨트롤을 사용합니다. 단일 첨부 파일 필드를 사용하여 레코드에 여러 파일을 첨부할 수 있지만 필드는 한 번에 하나의 첨부 파일에 대한 정보만 표시할 수 있습니다. 기본적으로 첨부 파일 컨트롤은 현재 컨트롤에 표시되는 첨부 파일의 파일 형식에 따라 아이콘 또는 이미지를 표시합니다. 원하는 경우 첨부 파일 컨트롤의 속성을 설정하여 연결된 모든 파일이 아이콘으로 표시되도록 하거나 필드에 단순히 종이 클립 아이콘과 첨부 파일 수를 표시하도록 할 수 있습니다. 보고서에서 첨부 파일 컨트롤을 이미 사용한다고 가정하면 다음 절차를 사용하여 컨트롤의 다양한 용도로 컨트롤의 속성을 조정할 수 있습니다.

첨부 파일 필드에 대한 표시 속성 설정

1. 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 레이아웃 보기를 클릭합니다.

2. 첨부 파일 컨트롤을 클릭합니다. 속성 시트가 표시되어 있지 않으면 F4 키를 눌러 표시합니다. 속성 시트에서 서식 탭을 클릭합니다.

   다음 표를 첨부 파일 컨트롤의 속성을 설정하기 위한 가이드로 사용합니다.

   속성	설정
   다음으로 표시	이미지/아이콘 은 그래픽을 이미지로 표시하고 다른 모든 파일을 아이콘으로 표시합니다. 이것이 기본 설정입니다. 아이콘 은 모든 파일을 아이콘으로 표시합니다. Paperclip 은 괄호 안에 첨부 파일 수 뒤에 종이 클립 아이콘을 표시합니다.
   기본 그림	첨부 파일이 없을 때 첨부 파일 컨트롤에 기본 그림을 표시하려면 속성 상자에서 클릭하고 원하는 그림을 찾은 다음 열기를 클릭합니다. 참고: 표시 형식 속성이 Paperclip으로 설정된 경우 기본 그림이 표시되지 않습니다.
   그림 맞춤	목록에서 원하는 맞춤을 선택합니다. 기본 설정은 Center입니다. 이 설정을 조정하면 그림 크기 모드 속성의 설정에 따라 예기치 않은 결과가 발생할 수 있습니다.
   그림 크기 모드	이 설정은 표시 As 속성이 이미지/아이콘으로 설정된 경우에만 사용할 수 있습니다. 클립 은 이미지를 실제 크기로 표시합니다. 이미지가 너무 커서 컨트롤 내부에 맞지 않으면 잘립니다. Stretch 는 이미지를 확장하여 전체 컨트롤을 채웁니다. 참고: 첨부 파일 컨트롤이 이미지와 정확한 크기가 아닌 한 이 설정을 사용하면 이미지가 왜곡되어 세로 또는 가로로 늘어나게 됩니다. 확대/축소 는 이미지를 클리핑하거나 왜곡하지 않고 이미지를 최대한 크게 표시합니다. 이것이 기본 설정입니다.

3. 컨트롤을 사용하여 그래픽을 표시하는 경우 원하는 세부 정보를 볼 수 있도록 첨부 파일 컨트롤의 크기를 조정합니다.

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