목록 소개

조직은 일반적으로 링크, 공지 사항, 연락처, 문제 추적 및 설문 조사를 비롯한 다양한 유형의 목록을 사용하여 몇 가지 이름을 지정합니다.

Lists 팀 협업 또는 비즈니스 솔루션의 초점으로 사용할 수 있는 작업을 포함할 수도 있습니다. 대부분의 경우 목록은 수정이 거의 또는 전혀 없는 빠르고 효과적인 솔루션을 제공할 수 있습니다.

예를 들어 다음을 사용할 수 있습니다.

• 태스크 소유권 및 진행률 추적뿐만 아니라 목록 콘텐츠의 매력적인 시각적 프레젠테이션을 위한 페이지 내 타임라인 포함합니다.

• 문제 추적 작업 그룹 프로젝트 및 일반적인 작업 작업에 대한 심층 분석을 위해 버전 관리 및 버전 기록 스토리지를 포함합니다.

Lists 풍부하고 유연하며 데이터를 저장, 공유 및 작업할 수 있는 강력한 방법을 제공하는 많은 기본 제공 기능을 제공합니다.

예를 들어 다음을 실행할 수 있습니다.

• 텍스트, 숫자, 선택, 통화, 날짜 및 시간, 조회, 예/아니요 및 계산을 비롯한 다양한 열이 있는 목록을 만듭니다. 목록 항목에 하나 이상의 파일을 첨부하여 지원 번호가 포함된 스프레드시트 또는 배경 정보가 포함된 문서와 같은 추가 세부 정보를 제공할 수도 있습니다.

• 다양한 특정 방식으로 데이터를 구성, 정렬 및 필터링하는 목록 뷰를 만듭니다. 열 추가 및 삭제, 유효성 검사 규칙 수정과 같은 메타데이터를 변경합니다. 및 는 콘텐츠 형식, 사이트 열 및 템플릿이 있는 사이트에서 일관되게 목록을 사용합니다. 예를 들어 홈 페이지의 달력에서 현재 이벤트만 보고 다른 페이지에서 벽 달력과 유사한 시각적 보기를 만들 수 있습니다.

• 고유한 열, 조회 열 및 관계 적용(계단식 및 삭제 제한)을 조합하여 목록 간의 관계를 만들어 보다 정교한 비즈니스 솔루션을 만들고 데이터의 무결성을 유지하는 기능을 향상시킵니다.

• 사용자 지정 목록을 만들고, 웹 파트 및 웹 파트 페이지에 데이터를 표시하고, Excel 및 Access와 같은 기타 프로그램에서 데이터를 가져오고 내보내고 연결할 수 있습니다.

• 버전 및 자세한 기록을 추적하고, 데이터 수정 승인이 필요하도록 지정하고, 항목 수준 및 폴더 보안을 사용하고, 체크 인/체크 아웃을 수행하고, 알림 및 RSS 피드를 통해 변경 내용에 대한 알림을 자동으로 받을 수 있습니다.

• 편의성을 높이고 성능을 개선하기 위해 단일 목록의 콘텐츠를 폴더로 구성하고, 인덱싱을 통해 큰 목록 사용 시의 전반적인 성능을 높일 수 있습니다.

다음은 그룹에 대한 정보를 관리하는 데 도움이 되는 목록으로 작업할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

버전 및 자세한 기록 추적    목록 항목의 버전을 추적하여 버전에서 버전으로 변경된 항목과 목록 항목을 변경한 항목을 확인할 수 있습니다. 최신 버전에서 오류가 발생한 경우 이전 버전의 항목을 복원할 수 있습니다. 목록의 기록을 추적하는 것은 organization 목록을 모니터링해야 하는 경우에 특히 중요합니다.

승인 필요    모든 사용자가 볼 수 있으려면 목록 항목에 대한 승인이 필요하게 지정합니다. 항목은 승인 권한이 있는 사용자가 승인하거나 거부할 때까지 보류 중인 상태로 유지됩니다. 승인되기 전에 목록 항목을 볼 수 있는 사용자 그룹을 제어할 수 있습니다.

사용 권한 사용자 지정    목록의 참가자가 만든 항목만 읽고 편집할 수 있는지 또는 목록의 모든 항목을 읽을 수 있는지 여부를 지정합니다. 목록을 관리할 수 있는 권한이 있는 사람 모든 목록 항목을 읽고 편집할 수 있습니다. 항목에 기밀 정보가 포함된 경우와 같이 단일 목록 항목에 특정 사용 권한 수준을 적용할 수도 있습니다.

보기 만들기 및 관리    동일한 목록의 다른 보기를 만듭니다. 실제 목록의 내용은 변경되지 않지만 항목은 구성되거나 필터링되므로 필요에 따라 가장 중요하거나 흥미로운 정보를 찾을 수 있습니다.

목록 업데이트    업데이트 중인 목록 유형에 관계없이 이 프로세스는 목록 항목을 추가, 편집 및 삭제하는 것과 비슷합니다.

목록 항목을 추가하거나 편집하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

• 기본 메서드인 폼을 사용합니다.

• 인라인- 즉, 목록 페이지에 항목을 직접 추가합니다.

목록을 추적하도록 설정된 경우 목록 항목을 편집할 때마다 목록 항목의 새 버전이 만들어집니다. 최신 버전에서 실수를 한 경우 목록 항목이 어떻게 변경되었는지에 대한 기록을 보고 이전 버전을 복원할 수 있습니다.

수식 및 계산 값 사용    수식 및 계산 값을 사용하여 목록의 열에서 정보를 동적으로 생성합니다. 작업에는 현재 날짜를 나타내는 [오늘]과 같은 시스템 함수뿐만 아니라 목록의 다른 열 정보도 포함될 수 있습니다. 예를 들어 현재 날짜로부터 7일인 기본 기한을 지정할 수 있습니다.

변경 내용에 대한 정보 유지    Lists 및 뷰는 RSS를 사용할 수 있으므로 작업 그룹의 구성원이 자동으로 업데이트를 받을 수 있습니다. RSS는 사람들이 통합 위치에서 뉴스 및 정보의 업데이트 또는 RSS 피드를 수신하고 볼 수 있게 해주는 기술입니다. 목록이 변경되거나 새 항목이 추가되는 경우 알리는 전자 메일 경고를 만들 수도 있습니다. 경고는 사용자에게 중요한 변경 내용을 추적하는 편리한 방법입니다.

목록 관계 만들기    두 목록 간의 관계를 만듭니다. 원본 목록에서 해당 값이 원본 목록의 조회 열에 있는 값과 일치하는 경우 대상 목록에서 하나 이상의 값을 검색(또는 "조회")하는 조회 열을 만듭니다. 원하는 경우 대상 목록의 열을 원본 목록에 계속 추가할 수 있습니다. 조회 열을 만들 때 데이터를 유효하게 유지하고 문제를 일으킬 수 있는 불일치를 방지하는 데 도움이 되는 연속 삭제 또는 삭제 제한 옵션을 설정하여 관계 동작을 적용하도록 결정할 수도 있습니다.

데이터베이스 프로그램과 목록 정보 공유    Access와 같은 데이터베이스 프로그램이 설치된 경우 데이터베이스에서 목록으로 테이블을 연결할 뿐만 아니라 사이트로 데이터를 내보내고 가져올 수 있습니다. Access 데이터베이스에서 목록 데이터를 사용하는 경우 쿼리, 양식 및 보고서를 만들 수도 있습니다. Access 데이터베이스로 데이터 가져오기를 참조하세요.

여러 사이트에서 일관되게 목록 사용    그룹이 여러 유형의 목록과 함께 작동하는 경우 콘텐츠 형식, 사이트 열 및 템플릿을 사용하여 여러 목록에 일관성을 추가할 수 있습니다. 이러한 기능을 사용하면 설정 및 목록 구조를 효율적인 방식으로 다시 사용할 수 있습니다. 예를 들어 특정 열(예: 고객 연락처) 및 콘텐츠 형식에 대한 비즈니스 프로세스를 지정하는 고객 서비스 문제에 대한 콘텐츠 형식을 만들 수 있습니다. 또 다른 예는 부서의 드롭다운 목록이 있는 부서 이름에 대한 사이트 열을 만드는 것입니다. 여러 목록의 열을 다시 사용하여 이름이 항상 각 목록에서 동일한 방식으로 표시되도록 할 수 있습니다.

전자 메일 프로그램의 목록 항목 작업    Microsoft 기술과 호환되는 전자 메일 프로그램을 사용하여 중요한 목록 정보를 가져올 수 있습니다. 예를 들어 Outlook을 사용하면 Outlook에서 사이트의 작업, 연락처 및 토론 게시판을 보고 업데이트할 수 있습니다. Outlook에 외부 목록 연결을 참조하세요.

대상 그룹별로     항목을 필터링하도록 대상 그룹 지정을 사용하도록 설정을 지정합니다.

사용하는 목록 유형은 공유하는 정보의 종류에 따라 달라집니다.

공지 사항    뉴스와 상태 공유하고 미리 알림을 제공합니다. 알림은 이미지, 하이퍼링크 및 서식이 지정된 텍스트를 사용하여 향상된 서식 지정을 지원합니다.

연락처    작업하는 사용자 또는 그룹에 대한 정보를 저장합니다. Microsoft 기술과 호환되는 전자 메일 또는 연락처 관리 프로그램을 사용하는 경우 다른 프로그램의 사이트에서 연락처를 보고 업데이트할 수 있습니다. 예를 들어 Outlook과 같은 Microsoft 기술과 호환되는 전자 메일 프로그램에서 모든 organization 공급자 목록을 업데이트할 수 있습니다. 연락처 목록은 실제로 사이트의 구성원을 관리하지 않지만 외부 공급업체 목록과 같이 organization 대한 연락처를 저장하고 공유하는 데 사용할 수 있습니다.

토론 게시판    뉴스 그룹의 형식과 유사한 팀 토론을 기록하고 저장할 중앙 위치를 제공합니다. 관리자가 사이트에서 전자 메일 메시지를 받을 수 있는 목록을 사용하도록 설정한 경우 토론 게시판은 가장 일반적인 전자 메일 프로그램의 전자 메일 토론을 저장할 수 있습니다. 예를 들어 organization 새 제품 릴리스에 대한 토론 게시판을 만들 수 있습니다.

링크    인터넷, 회사의 인트라넷 및 기타 리소스에 대한 링크의 중앙 위치를 제공합니다. 예를 들어 고객의 웹 사이트에 대한 링크 목록을 만들 수 있습니다.

승격된 링크    시각적 레이아웃에 링크 작업 집합을 표시합니다.

일정    팀 이벤트 또는 회사 휴일과 같은 특정 상황에 대해 저장합니다. 일정은 모임, 소셜 이벤트 및 하루 종일 이벤트를 포함하여 팀 이벤트의 책상 또는 벽 달력과 유사한 시각적 보기를 제공합니다. 특정 시간 간격과 관련이 없는 기한 또는 제품 릴리스 날짜와 같은 팀 마일스톤을 추적할 수도 있습니다. 목록에서 일정 보기 만들기를 참조하세요.

태스크    그룹에 대한 프로젝트 및 기타 할 일 이벤트에 대한 정보를 추적합니다. 태스크를 사용자에게 할당하고 작업이 완료될 때 완료된 상태 및 백분율을 추적할 수 있습니다. Microsoft 기술과 호환되는 전자 메일 또는 작업 관리 프로그램을 사용하는 경우 다른 프로그램의 사이트에서 작업을 보고 업데이트할 수 있습니다. 예를 들어 organization 예산 프로세스에 대한 작업 목록을 만든 다음 Outlook에서 다른 작업과 함께 보고 업데이트할 수 있습니다. 목록 만들기를 참조하세요.

프로젝트 작업    Gantt 보기 및 진행률 표시줄을 사용하여 작업 정보를 저장합니다. 작업이 완료될 때까지 완료된 상태 및 백분율을 추적할 수 있습니다. Microsoft 기술과 호환되는 전자 메일 또는 작업 관리 프로그램을 사용하는 경우 다른 프로그램의 사이트에서 프로젝트 작업을 보고 업데이트할 수 있습니다. 예를 들어 사이트에 프로젝트 작업 목록을 만들어 작업을 식별하고 할당하여 교육 매뉴얼을 만든 다음 Project에서 organization 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 목록 만들기를 참조하세요.

문제 추적    지원 문제와 같은 특정 문제에 대한 정보를 저장하고 진행 상황을 추적합니다. 문제를 할당하고, 분류하고, 문제를 서로 연결할 수 있습니다. 예를 들어 문제 추적 목록을 만들어 고객 서비스 문제 및 솔루션을 관리할 수 있습니다. 또한 문제를 편집할 때마다 문제에 대해 주석을 달 수 있으며 문제의 원래 설명을 변경하지 않고 메모 기록을 만들 수 있습니다. 예를 들어 고객 서비스 담당자는 문제 및 결과를 resolve 위해 수행된 각 단계를 기록할 수 있습니다. 3개 상태 워크플로와 함께 문제 추적 목록을 사용하여 organization 문제 또는 프로젝트 추적을 관리할 수 있습니다. 목록 만들기를 참조하세요.

설문 조사    직원 만족도 설문 조사 또는 퀴즈와 같은 피드백을 수집하고 컴파일합니다. 여러 가지 방법으로 질문과 대답을 디자인하고 피드백 개요를 볼 수 있습니다. Microsoft 기술과 호환되는 스프레드시트 또는 데이터베이스 프로그램이 설치된 경우 결과를 내보내서 추가로 분석할 수 있습니다. 설문 조사 만들기를 참조하세요.

사용자 지정    목록을 처음부터 시작합니다. Microsoft 기술과 호환되는 스프레드시트 프로그램이 있는 경우 스프레드시트를 기반으로 하는 사용자 지정 목록을 만들 수도 있습니다. 예를 들어 공급업체와의 계약을 저장하고 관리하기 위해 만든 Excel에서 목록을 가져올 수 있습니다. 스프레드시트를 기반으로 목록 만들기를 참조하세요.

외부 목록    목록 외부에 저장되지만 Microsoft 365 내에서 읽고 쓸 수 있는 데이터로 작업합니다. 외부 목록의 데이터 원본을 외부 콘텐츠 형식이라고 합니다. 네이티브 Microsoft 365 목록과 달리 외부 목록은 Business Connectivity Services를 사용하여 외부 시스템(예: SAP, Siebel 및 Microsoft SQL Server)에서 직접 데이터에 액세스합니다. 해당 시스템이 데이터베이스, 웹 서비스 또는 기간 업무 시스템인지 여부입니다.

데이터시트 보기의 사용자 지정 목록    사용자 지정 목록과 비슷하지만 기본적으로 데이터시트 보기에 목록을 표시하려면 빈 목록을 만듭니다. 데이터시트 보기는 데이터를 행 및 열로 보고 편집하기 위한 데이터 그리드를 제공합니다. 데이터 표에서는 행과 열을 추가 및 편집하고, 필터를 적용하고, 순서를 정렬하고, 계산된 값 및 총합계를 표시하고, 표 셀에서 데이터를 편리하게 편집할 수 있습니다. 데이터시트 보기에는 32비트 클라이언트 컴퓨터와 ActiveX 컨트롤을 지원하는 브라우저에 Office가 설치되어 있어야 합니다.

상태 목록    프로젝트의 목표를 표시하고 추적합니다. 목록에는 목표 달성 정도를 전달하는 색이 지정된 아이콘 집합이 포함되어 있습니다.

순환    확인 스탬프를 포함한 정보를 팀 구성원에게 보냅니다.

Microsoft IME 사전 목록    목록의 데이터를 Microsoft IME 사전으로 사용합니다. Microsoft IME를 사용하여 읽기 열 항목을 표시로 변환하고 IME 주석 창의 메모에서 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 데이터는 특정 URL에 연결할 수 있습니다.

PerformancePoint 콘텐츠 목록    성과 기록표, 보고서, 필터, dashboard 페이지 및 PerformancePoint 대시보드 Designer 사용하여 만든 기타 dashboard 항목과 같은 dashboard 항목을 저장합니다.

언어 및 번역기    번역 관리 라이브러리에서 번역 관리 워크플로와 함께 사용합니다. 워크플로는 목록을 사용하여 각 언어의 목록에 지정된 번역기에게 번역 작업을 할당합니다. 이 목록을 수동으로 만들거나 번역 관리 라이브러리에 번역 관리 워크플로를 추가할 때 이 목록을 자동으로 만들도록 선택할 수 있습니다.

KPI 목록    측정 가능한 목표에 대해 진행 상황을 신속하게 평가할 수 있는 주요 성과 지표를 추적합니다. 수동으로 입력한 데이터, Microsoft 365 목록의 데이터, Excel 통합 문서의 데이터 또는 Microsoft SQL Server 구성 요소인 Analysis Services의 데이터 등 네 가지 데이터 원본 중 하나를 사용하여 성능을 추적하도록 KPI 목록을 설정할 수 있습니다. KPI 목록을 만든 후에는 이 목록을 사용하여 dashboard 페이지에 표시기의 상태 표시할 수 있습니다.

스프레드시트 가져오기     기존 스프레드시트의 열과 데이터를 사용합니다. 스프레드시트를 가져오려면 Microsoft Excel 또는 다른 호환되는 프로그램이 필요합니다.

SharePoint 최신 페이지에 목록을 추가하려면 다음을 수행합니다.

1. 페이지가 아직 편집 모드가 아닌 경우 페이지 오른쪽 위에 있는 편집을 클릭합니다. 

2. 기존 웹 파트 위나 아래를 마우스로 가리키면 동그라미 안에 +가 있는 줄이 다음과 같이 표시됩니다.

   

3. +를 클릭하면 선택할 웹 파트 목록이 표시됩니다. 문서, 라이브러리 및 Lists 섹션까지 아래로 스크롤합니다.

4. 목록을 선택합니다.

   사용 가능한 모든 목록의 이름이 표시됩니다.

5. 페이지에 삽입할 목록을 선택합니다. 

6. 만족스런 경우 왼쪽 위 근처에서 초안으로 저장 을 선택합니다. 그런 다음 업데이트된 페이지를 다른 사용자가 사용할 수 있도록 하려면 오른쪽 위 근처에 게시 를 선택합니다. 

SharePoint 클래식 페이지에 목록을 추가하려면 다음을 수행합니다.

1. 사이트에서 설정을 클릭한 다음 사이트 콘텐츠를 클릭합니다.

2. 앱 추가 아이콘을 클릭합니다.

   

3. 스크롤하여 사용하려는 앱을 클릭합니다. 둘 이상의 페이지가 있을 수 있습니다.

4. 나중에 페이지에 대해 기억할 수 있도록 앱에 고유한 이름을 지정하고 만들기를 클릭합니다.

5. 사이트 콘텐츠 화면으로 돌아가면 다음 세 가지 작업을 수행할 수 있습니다.

   • 창을 닫고 페이지로 돌아갑니다. 웹 파트 삽입을 사용하여 페이지에 새 앱을 추가합니다.

   • 앱을 클릭하고 데이터 입력을 시작합니다.

   • 타원 ... 을 클릭한 다음 설정 변경을 클릭합니다. 여기에서 열을 추가하고, 이름을 변경하고, 다른 작업을 수행할 수 있습니다.

다양한 방법으로 목록의 기능을 사용할 수 있지만 목록의 사용 방법은 포함된 목록의 크기와 수 및 organization 요구 사항에 따라 달라집니다.

여러 항목을 하나의 목록에 저장

하나의 큰 목록이 다양한 요구 사항을 충족하도록 할 수 있습니다. 예를 들어 organization 추적할 기술 문제가 많을 수 있으며 여러 프로젝트 및 그룹에 문제가 적용될 수 있습니다.

다음과 같은 경우 단일 목록을 사용합니다.

• 그룹은 목록 항목에 대한 요약 정보 또는 동일한 항목 집합의 다른 보기를 확인해야 합니다. 예를 들어 관리자는 organization 대한 모든 기술 문제에 대한 진행 상황을 확인하거나 동일한 기간 내에 제출된 모든 문제를 확인하려고 할 수 있습니다.

• 사람 사이트의 동일한 위치에서 문제를 찾아보거나 검색하려고 합니다.

• 버전 추적 또는 승인 요구와 같은 목록 항목에 동일한 설정을 적용하려고 합니다.

• 목록에서 작업하는 그룹은 동일한 수준의 사용 권한과 같은 유사한 특성을 공유합니다. 고유 사용 권한은 특정 목록 항목에 적용할 수 있지만 사용 권한 수준이 크게 다른 경우 여러 목록을 고려합니다.

• 목록에 대한 정보를 분석하거나 목록에 대한 통합 업데이트를 받으려고 합니다. 목록 항목이 변경될 때 경고를 받거나 RSS 기술을 사용하여 목록의 변경 내용을 볼 수 있습니다. RSS 피드를 사용하면 작업 그룹의 구성원이 변경된 통합 정보 목록을 볼 수 있습니다.

관리하려는 항목 또는 함께 작업하는 사용자 그룹 간에 고유한 차이가 있는 경우 여러 목록을 원할 수 있습니다.

다음과 같은 경우 여러 목록을 사용합니다.

• 사용자가 항목에 대한 요약을 함께 필요로 하지는 않습니다.

• 정보로 작업하는 사용자 그룹은 고유하며 사용 권한 수준이 다릅니다.

• 버전 관리 또는 승인과 같은 다양한 설정을 여러 항목 집합에 적용해야 합니다.

• 항목을 함께 분석하거나 목록에 대한 통합 업데이트를 받을 필요가 없습니다.

다음은 목록 및 목록 항목을 구성할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

열 추가    그룹이 가장 중요한 항목을 정확히 파악할 수 있도록 도와주세요. 목록에 열을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 특정 프로젝트에서 작업하는 사람들이 항목을 더 쉽게 보고 작업할 수 있도록 프로젝트에 프로젝트 열을 추가할 수 있습니다. 부서 이름 또는 직원 이름과 같은 각 목록 항목에 대한 추가 정보를 수집하려는 경우 열을 더 추가할 수도 있습니다.

목록에 항목이 여러 개 있는 경우 여러 항목을 보거나 보기를 전환할 때 성능을 향상시키기 위해 특정 열을 인덱싱하는 것이 좋습니다. 이 기능은 항목 구성 방식을 변경하지 않지만 조직에서 목록에 많은 수의 항목을 더 쉽게 저장할 수 있습니다. 그러나 인덱싱은 더 많은 데이터베이스 공간을 차지할 수 있습니다. 목록 또는 라이브러리 보기 만들기, 변경 또는 삭제를 참조하세요.

보기 만들기    그룹의 사용자가 특정 방식으로 데이터를 자주 확인해야 하는 경우 를 사용합니다. 뷰는 열을 사용하여 데이터를 정렬, 그룹화, 필터링 및 표시합니다. 각 보기에서 한 번에 표시되는 항목 수를 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 사용자는 기본 설정 및 연결 속도에 따라 페이지당 25개 또는 100개 목록 항목 집합으로 목록을 찾아볼 수 있습니다.

보기를 사용하면 목록에 많은 수의 항목을 유연하게 저장할 수 있지만, 올해 게시된 문제만 또는 달력의 현재 이벤트와 같이 특정 시간에 원하는 하위 집합만 볼 수 있습니다. 사용자만 사용할 수 있는 개인 보기를 만들 수 있으며, 목록을 수정할 수 있는 권한이 있는 경우 모든 사용자가 사용할 수 있는 공용 보기를 만들 수 있습니다. 목록 또는 라이브러리 보기 만들기, 변경 또는 삭제를 참조하세요.

폴더 만들기    목록 소유자가 폴더를 만들 수 있도록 허용한 경우 대부분의 목록 유형에 폴더를 추가합니다. 이는 프로젝트 또는 그룹별로 목록 항목을 특정 방식으로 나눌 수 있는 경우에 특히 유용합니다. 폴더를 사용하면 목록 항목을 보다 쉽게 검색하고 관리할 수 있습니다. Microsoft 기술은 사용자가 하드 디스크의 폴더를 사용하는 방식과 유사한 방식으로 사이트 및 폴더를 탐색할 수 있는 트리 뷰를 제공합니다. 예를 들어 각 부서에는 자체 폴더가 있을 수 있습니다. 목록에서 폴더 만들기를 참조하세요.