레코드 저장 및 관리 방법 선택

레코드 센터

기업 전체의 콘텐츠를 레코드 센터로 전송한 다음 만료, 감사 등의 필요한 정책 및 사용 권한을 선택할 수 있는 적절한 위치로 라우팅할 수 있습니다.

데이터에 대한 정보인 메타데이터는 정보를 관리하고 나중에 검색하는 과정에서 중요한 역할을 합니다. 콘텐츠 형식, 콘텐츠 구성 도우미, 가상 폴더 등의 기능도 메타데이터 사용을 지원하는 데 도움이 됩니다.

레코드 센터의 기능은 다음과 같습니다.

• 문서 ID    모든 문서에 고유 식별자를 지정할 수 있으며, 이 식별자는 문서를 보관해도 해당 문서와 함께 유지됩니다. 따라서 문서를 이동하는 위치에 관계없이 ID로 레코드를 쉽게 참조할 수 있습니다.

• 다중 스테이지 보존    보존 정책에는 여러 스테이지가 있을 수 있으며, 이러한 스테이지를 통해 전체 문서 수명 주기를 단일 정책으로 지정할 수 있습니다(예: 매년 계약을 검토하고 7년 후 삭제).

• 항목별 감사 보고서    개별 레코드에 대한 사용자 지정된 감사 보고서를 생성할 수 있습니다.

• 계층적 파일 계획    상세한 폴더 계층 구조를 만들고 계층 구조의 각 폴더에서 보존을 관리하거나 상위 폴더에서 상속할 수 있습니다.

• 파일 계획 보고서    보존 정책 계획의 각 노드에서 롤업 함께 파일 계획의 각 단계에서 항목 개수를 보여 주는 상태 보고서를 생성할 수 있습니다. 분류 및 중앙 집중식 콘텐츠 형식: 보관 전사적 분류 및 콘텐츠 형식, 공동 작업 공간 사이의 아카이브 일관성 및 컨텍스트 전송 되도록 소비자 됩니다. 지시할 2010 분류 투자에 대 한 더 많은 나중에 게시물입니다.

• 분류 및 중앙 집중식 콘텐츠 형식    보관 파일은 기업 전체의 분류 및 콘텐츠 형식을 사용하기 때문에 공동 작업 영역과 보관 파일 간에 일관성이 유지되고 컨텍스트 전송이 가능합니다. 2010 버전의 분류에 대해서는 이후 게시물에서 보다 자세히 설명하겠습니다.

• 콘텐츠 구성 도우미    레코드 라우터는 메타데이터를 사용하여 들어오는 문서를 계층적 파일 계획의 적절한 위치로 라우팅할 수 있습니다. 예를 들어 전송되는 콘텐츠에 "Project Alpha라는 태그가 지정된 구매 계약서는 Alpha Contracts 하위 폴더로 보내고 해당 폴더의 보존 정책을 항목에 적용함"과 같은 규칙을 자동으로 적용할 수 있습니다.

• 가상 폴더   : 파일 계획은 저장소 관리 하지만 주로 time 좋은 방법 마음에 들지 않아 이동 하 고 원하는 내용의 찾을를 사용 하 여 합니다. SharePoint 2010 레코드 센터 가상 폴더도 주요 메타 데이터를 제공할 수 있는 메타 데이터 기반 탐색 이라는 새 기능을 사용 합니다.

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현재 위치 레코드 관리

현재 위치 레코드 관리를 사용하도록 설정할 수 있는 모든 사이트는 레코드 관리 시스템으로 구성할 수 있습니다. 이러한 유형의 시스템에서는 레코드 센터와 달리 레코드를 활성 문서와 함께 공동 작업 영역에 저장할 수 있습니다.

즉, 현재 위치 관리 기능을 통해 콘텐츠를 공동 작업 영역에서 제어할 수 있습니다. 이를 통해 특정 SharePoint 문서 또는 블로그, 위키, 웹 페이지, 목록 항목을 레코드로 선언할 수 있습니다. 조직의 레코드 정의에 따라 필요한 경우 시스템에서 레코드 삭제 또는 편집을 차단할 수 있습니다.

최종 사용자가 SharePoint로부터 얻는 가치와 정보 거버넌스에 대한 요구 간 균형을 유지하기 위해 공동 작업 영역에서 사용할 수 있는 기능으로는 감사, 보존, 만료, 보고, 레코드 워크플로, eDiscovery, 법적 보존 등이 있습니다.

레코드는 한 워크플로에 있는 대규모 프로세스의 일부로 또는 문서의 보존 예약(예: 2년 후)으로 수동 선언할 수도 있습니다. 중요한 점은 콘텐츠를 레코드로 선언해도 보관 파일로 이동되지 않으며 원래 위치에 유지되어 사용자가 콘텐츠를 계속 찾아 상호 작용할 수 있다는 것입니다.

현재 위치 레코드 관리 시스템을 사용하면 다음과 같은 이점도 얻을 수 있습니다.

• 여러 사이트에서 레코드를 저장 및 관리할 수 있습니다.

• 버전 관리를 사용하도록 설정하면 레코드 버전이 자동으로 유지 관리됩니다.

• 레코드와 활성 문서를 대상으로 동시에 검색을 실행할 수 있습니다.

• 조직에서 레코드로 선정되는 유형과 레코드를 만들 수 있는 사람을 보다 폭넓게 제어할 수 있습니다.

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솔루션 계획 시의 고려 사항

레코드를 별도의 레코드 센터에서 관리할지 아니면 문서를 만들었던 공동 작업 사이트에서 관리할지 결정하기 전에 다음 사항을 고려해 보세요.

• 공동 작업 사이트의 거버넌스가 레코드 관리에 적합한지 여부

• 레코드를 활성 문서와 별도로 보관하라는 규정 요구 사항이 해당 업계에 적용되는지 여부

• 레코드가 있는 사이트를 공동 작업 사이트 관리자가 관리함을 신뢰할 수 있는지 여부

• 공동 작업 사이트보다 제한적인 액세스 권한을 사용하는 사이트 또는 다른 일정으로 백업되는 사이트에 레코드를 저장할 수도 있습니다.

• 공동 작업 사이트를 사용할 기간: 프로젝트 진행 기간보다 레코드를 더 오래 보관해야 할 경우, 현재 위치 레코드 관리 전략을 선택하면 공동 작업 사이트가 더 이상 사용되지 않아도 사이트를 계속 유지 관리해야 합니다.

• 문서가 레코드로 선언된 후에도 프로젝트 구성원이 해당 문서에 자주 액세스해야 하는지 여부: 현재 위치 방식을 사용하면 프로젝트 구성원이 문서가 활성 상태인지 레코드인지에 관계없이 동일한 방식으로 문서에 액세스할 수 있습니다.

• 조직의 레코드 관리자가 관리하는 대상(레코드만 관리 또는 활성 상태인지 레코드인지에 관계없이 모든 정보 관리): 레코드 관리자가 공식 레코드만 관리하는 경우 별도의 레코드 센터를 사용하면 관리자의 관리 작업이 한결 쉬워집니다.

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