레코드 센터 소개

• 개요

• 레코드 센터 사이트 서식 파일의 기능

  • 레코드 센터를 사용하여 레코드를 관리하는 예

• 레코드 센터 사이트 디자인

  • 레코드 관리 계획

  • 레코드 센터 사이트 구성 개요

개요

레코드 센터는 조직에서 법률 문서 또는 재정 문서와 같은 모든 레코드를 저장하고 관리할 수 있는 중앙 저장소의 역할을 합니다. 레코드 센터는 레코드 수집에서부터 레코드 관리와 레코드 폐기에 이르기까지 전체 레코드 관리 프로세스를 지원합니다. 일반적으로 조직의 레코드 관리 전문가와 IT(정보 기술) 직원이 조직의 파일 계획을 지원하도록 레코드 센터 사이트를 디자인하고 구성합니다.

Microsoft Office SharePoint Server 2010의 레코드 센터 사이트 서식 파일은 문서의 일반적인 리포지토리 역할을 하고 사이트 사용자 간의 공동 작업을 지원하는 면에서 다른 SharePoint 사이트와 유사합니다. 그러나 레코드 센터 사이트 서식 파일은 조직에서 레코드 관리 및 보존 프로그램을 구현하는 것을 도와주기 위해 특별히 만들어진 미리 구성된 사이트입니다. 레코드를 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 도와주는 기본 제공 기능에는 버전 관리, 감사, 메타데이터 관리, eDiscovery, 사용자 지정 가능한 레코드 회람 등이 있습니다.

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레코드 센터 사이트 서식 파일의 기능

레코드 센터 사이트 서식 파일은 Microsoft EPM(Enterprise Project Management) 솔루션에서 사용할 수 있는 몇 가지 표준 기능과 전문화된 몇 가지 추가 레코드 관리 기능을 조합한 것으로서, 다음과 같은 기능을 제공합니다.

저장실 기능      레코드 센터에는 저장된 레코드의 무결성을 유지하는 데 유용한 여러 가지 기능이 있습니다.

• 레코드는 시스템에 의해 자동으로 수정되지 않습니다. 즉 레코드 센터 사이트에 업로드되었다가 나중에 다시 다운로드되는 레코드는 항상 동일합니다.

• 사이트 관리자는 문서의 변경 내용 버전을 관리하고 특정 유형의 변경을 감사함으로써 레코드의 직접적 무단 변경을 방지하도록 레코드 센터를 구성할 수 있습니다.

• 레코드 관리자는 레코드 센터를 사용하여 항목의 메타데이터를 레코드의 메타데이터와는 별도로 추가 및 유지 관리할 수 있으므로 원본으로 사용하는 레코드를 수정하지 않고도 레코드 관리 작업과 관련된 정보를 업데이트할 수 있습니다. 메타데이터의 변경 내용 버전도 관리됩니다.

정보 관리 정책 적용    Microsoft Office SharePoint Server 2010에는 레코드 관리에 유용한 여러 가지 정책 기능이 포함되어 있습니다.

• 감사      이 기능은 파일에 대해 수행되는 이벤트와 작업을 기록합니다. 감사는 레코드 센터의 정보를 보고 액세스하는 사용자를 기록하는 데 유용합니다.

• 만료      이 기능은 레코드의 보존 기간과 보존 기간이 끝났을 때 수행되는 삭제 또는 문서 폐기 승인 워크플로 시작과 같은 작업을 지정합니다. 레코드의 보존 기간은 대개 레코드 센터에 레코드가 처음 전송될 때 시작됩니다.

• 바코드      이 기능은 각 레코드에 고유 바코드 이미지와 숫자 값을 제공합니다. 바코드 값은 레코드의 전자 버전과 함께 저장되고 인덱싱됩니다. 바코드는 실제 레코드를 보존하고 추적하는 데 유용합니다. 라이브러리의 레코드에 실제 버전이 있으면 바코드를 통해 실제 버전과 이에 해당하는 전자 버전을 연관시킬 수 있습니다.

프로그래밍 가능한 레코드 수집 인터페이스      레코드 센터에서는 레코드 수집을 쉽게 해 주는 일련의 서비스를 지원합니다. 조직에서는 레코드 센터의 프로그래밍 가능한 인터페이스를 통해 문서 관리와 전자 메일 시스템을 모두 구성하여 레코드 센터 사이트에 파일을 자동으로 전송할 수 있습니다. 콘텐츠는 SOAP(Simple Object Access Protocol)를 사용하여 웹 서비스를 통해 레코드 센터로 전송하거나 SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)를 사용하여 전자 메일을 통해 레코드 센터로 전송할 수 있습니다. 또한 Microsoft SharePoint Designer 2010에서 디자인된 워크플로를 사용하여 레코드 센터로 전송할 수도 있습니다. 레코드 센터로 레코드를 전송하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

레코드 회람      레코드 센터에는 자동으로 전송되든 수동으로 전송되든 관계없이 들어오는 레코드를 해당 레코드 종류에 따라 적절한 위치에 자동으로 라우팅하는 콘텐츠 구성 도우미가 포함되어 있습니다. 레코드 센터에 레코드가 전송될 때 감사 기록 및 메타데이터와 같은 추가 관련 정보가 함께 전송되는 경우가 종종 있습니다. 레코드의 감사 기록은 레코드 센터에 XML 파일로 저장되고 레코드의 메타데이터는 레코드 센터 사이트의 XML 파일과 메타데이터 열 모두에 저장됩니다. 콘텐츠 구성 도우미를 사용하여 레코드를 구성하고 회람하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

보류      eDiscovery의 일부로, 조직에서는 레코드 센터를 사용하여 소송 과정의 일부로 법적 개시 절차 중이거나 감사 또는 조사과 관련된 레코드를 보류 목록에 추가할 수 있습니다. 레코드가 보류에 추가되면 해당 레코드에는 만료 정책의 적용이 일시 중단되므로 레코드가 폐기되지 않도록 할 수 있습니다. 예를 들어 소송이 진행 중일 때 조직에서는 생성해야 하는 관련 레코드를 보류에 추가할 수 있습니다. 이러한 레코드는 소송이 완료될 때까지 사용할 수 있습니다. 레코드는 한 번에 둘 이상의 보류에 추가될 수 있습니다. 또한 레코드 관리자는 레코드 센터에서 보류에 추가해야 하는 레코드를 검색할 수 있습니다. eDiscovery에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

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레코드 센터 사이트 디자인

조직에서 레코드 관리 프로그램을 구현하기 위해 레코드 센터 사이트를 디자인하는 단계는 크게 다음 두 단계로 나뉩니다.

1. 레코드 관리 전략과 공식적 레코드 관리 계획을 수립해야 합니다. 이는 레코드 관리자, 적합성 관리자, IT 전문가 및 정보 작업자 간의 조정이 필요한 공동 작업을 위한 것입니다.

2. 그런 다음 해당 레코드 관리 계획을 구현하도록 하나 이상의 레코드 센터 사이트를 구성해야 합니다.

다음 섹션에서는 이러한 각 단계에 관련된 기본 요소에 대해 간략히 설명합니다.