다른 사용자의 메일 및 일정 항목 관리

폴더 공유와 대리인에게 위탁이라는 두 가지 방법으로 다른 사용자의 Outlook 폴더를 관리할 수 있습니다.

참고: 비즈니스용 Microsoft 365 또는 Exchange 기반 계정이 필요합니다. 자세한 내용은 Microsoft Exchange Server 계정이란?을 참조하세요.

폴더 공유를 사용하면 다른 사용자가 하나 이상의 폴더에 액세스할 수 있습니다. 하지만, 대리인 역할 권한은 포함되지 않습니다. 예를 들어 폴더에 액세스할 수 있어도 전자 메일 메시지에 회신하거나 모임 요청에 응답할 수는 없습니다.

대리인 액세스를 사용하면 다른 사람에게 대리인 역할 권한을 줄 수 있습니다. 예를 들어 비서에게 사용자를 대신하여 모임 요청을 만들고 응답하게 하려고 합니다. 비서가 관리자의 받은 편지함을 모니터링하고 관리자를 대신하여 전자 메일을 보내는 경우도 있을 것입니다.

참고: 이 문서의 절차에서는 다른 사람에게 대리인 액세스 권한을 부여했다고 가정합니다. 대리인 액세스에 대한 자세한 내용은 다른 사용자가 내 메일 및 일정을 관리할 수 있도록 허용을 참조하세요.

프로필에 다른 사용자의 사서함 추가

다른 사용자의 Exchange 폴더를 자주 사용하는 경우 해당 사용자의 Exchange 사서함을 자신의 Outlook 프로필에 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 Outlook을 열 때마다 다른 사용자의 사서함이 자동으로 열립니다. 다른 사서함은 폴더 창에서 사용자의 Exchange 사서함 폴더 아래에 표시됩니다.

참고: 사서함을 공유하는 사람은 Exchange 사서함의 루트 폴더에 대해 폴더 볼 수 있음 권한을 부여해야 합니다.

폴더 볼 수 있음 권한 부여에 대한 지침

관리자는 Outlook에서 다음을 실행합니다.

Exchange 사서함의 루트 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 폴더 사용 권한을 클릭합니다.
대리인의 이름을 클릭합니다.
사용 권한 아래의 기타에서 폴더 볼 수 있음 확인란을 선택합니다.
확인을 클릭합니다.

대리인은 Outlook에서 다음을 실행합니다.

파일 > 계정 설정 > 계정 설정을 클릭합니다.
전자 메일 탭의 목록에서 Exchange 계정 유형, 변경, 추가 설정을 차례로 클릭합니다.
고급 탭의 추가로 열 사서함에서 추가를 클릭한 다음 사용자 프로필에 추가할 다른 사용자의 사서함 이름을 입력합니다. 사서함 이름을 모르는 경우 대리인 액세스 권한을 부여한 사용자에게 문의하세요.

다른 사용자의 폴더 열기

파일 > 열기 및 내보내기 > 다른 사용자의 폴더를 클릭합니다.

팁: 앞으로 이 단계를 생략하려면 이 문서의 프로필에 다른 사용자의 사서함 추가 섹션에서 폴더 창에 다른 사용자의 사서함을 추가하는 방법에 대한 지침을 참조하세요.
이름 상자에 공유 또는 대리인 액세스 권한을 부여한 사람의 이름을 입력하거나, 이름을 클릭하여 목록에서 선택합니다.
폴더 유형 목록에서 열려는 폴더를 클릭합니다.

다른 사용자 대신 모임 요청 보내기 또는 응답

관리자에게 온 모임 요청을 수락할 수 있는 권한을 대리인에게 부여하려면 관리자는 다음을 실행해야 합니다.

파일 > 계정 설정 > 대리인 액세스를 클릭합니다.
추가를 클릭하고 대리인의 이름을 입력하거나 선택한 다음 추가를 클릭합니다.
다음 중 하나를 수행합니다.
- 대리인 권한 대화 상자에서 관리자의 일정 폴더에 대한 편집자(항목을 읽고 만들고 변경할 수 있음) 권한을 대리인에게 부여합니다.
- 확인을 클릭하여 대리인 권한 대화 상자를 닫은 다음 대리인에게만 보내지만 모임 요청 및 응답 복사본은 본인에게 보내기 또는 대리인에게만 확인란을 선택합니다.

모임 요청에 응답하려면

다른 사용자에 대한 모임 요청이 사용자에게 직접 보내지지 않은 경우 다른 사용자의 받은 편지함을 엽니다.
모임 요청을 엽니다.
수락, 미정 또는 거절을 클릭합니다.

모임 요청을 보내려면

다른 사용자의 일정을 엽니다.
홈 탭의 새로 만들기 그룹에서 새 모임을 클릭합니다.
일반적인 방식으로 참석자, 제목, 위치, 시작 시간 및 종료 시간을 입력합니다.

다른 사용자 대신 전자 메일 메시지 만들기 또는 회신

메일에서 홈 > 새 전자 메일을 클릭합니다.

옵션 탭의 필드 표시 그룹에서 보낸 사람을 클릭합니다.
보낸 사람 상자에 사용자가 대신 메시지를 보내는 사람의 이름을 입력합니다.

주소록의 목록에서 이름을 선택하려면 보낸 사람을 클릭합니다.
평상시대로 메시지의 받는 사람, 제목 및 내용을 추가합니다.

전자 메일 메시지에 회신하려면

다른 사용자의 사서함에서 관리자 대신 회신할 메시지를 선택합니다.
홈을 클릭한 다음(메시지를 연 경우 메시지 클릭) 회신, 전체 회신 또는 전달을 클릭합니다.

옵션 탭의 필드 표시 그룹에서 보낸 사람을 클릭합니다.
보낸 사람 상자에 관리자 이름을 입력합니다. 주소록의 목록에서 이름을 선택하려면 보낸 사람을 클릭합니다. 보낸 사람 단추 및 상자가 표시되지 않으면 옵션 > 보낸 사람을 클릭합니다.
평상시대로 메시지의 받는 사람, 제목 및 내용을 추가합니다.

그룹을 대신하여 전자 메일 메시지 보내기

사용자에게 조직의 주소록에 있는 그룹에 대한 다른 이름으로 보내기 권한이 할당된 경우, 그룹에서 보낸 것으로 표시되도록 전자 메일을 보낼 수 있습니다.

메일에서 홈 > 새 전자 메일을 클릭합니다.

옵션 탭의 필드 표시 그룹에서 보낸 사람을 클릭합니다.
보낸 사람 상자에 사용자가 대신 메시지를 보내는 그룹의 이름을 입력합니다.

주소록의 목록에서 그룹을 선택하려면 보낸 사람을 클릭합니다.
평상시대로 메시지의 받는 사람, 제목 및 내용을 추가합니다.

보낸 항목을 다른 사용자의 보낸 편지함 폴더에 저장

관리자 대신 대리인이 전자 메일 메시지와 모임 요청을 보내면 각 항목의 복사본이 대리인의 보낸 편지함 폴더에 저장되는데,

또는 관리자가 보낸 편지함 폴더에 대한 권한을 대리인에게 부여할 수 있습니다. 이 경우 대리인은 자신의 보낸 편지함 폴더에 있는 항목을 관리자의 보낸 편지함 폴더로 이동하거나 복사할 수 있습니다.

관리자는 다음을 수행해야 합니다.

폴더 창에서 보낸 편지함 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.
속성을 클릭합니다.
사용 권한 탭에서 대리인의 이름을 클릭하세요.
사용 권한 아래의 권한 수준 목록에서 편집자(항목을 읽고, 만들고, 고칠 수 있음)를 클릭합니다.
확인을 클릭합니다.

프로필에 관리자의 사서함을 추가한 경우 관리자의 보낸 편지함 폴더가 대리인의 폴더 창에서 사서함 - 관리자 아래에 표시됩니다.