Word 문서에서 외부 데이터 열 사용

Word 문서에서 외부 데이터 열 사용

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업무 문서에 정확한 최신 데이터를 쉽고도 효율적으로 입력하는 방법을 소개합니다. Microsoft SharePoint 외부 데이터 열과 Word 콘텐츠 컨트롤을 함께 사용하면 Microsoft Word 2013 문서의 본문에서 외부 원본의 데이터를 가져와 사용할 수 있습니다. SAP 또는 Dynamics CRM 등의 LOB(기간 업무) 데이터베이스에 저장된 고객 이름, 회사 이름, 전화 번호를 포함하는 문서 라이브러리에서 표준 고객 연락처를 만드는 경우를 예로 들겠습니다.

자세한 내용은 외부 데이터에 대 한 콘텐츠 찾기문서 또는 양식 라이브러리에 대 한 서식 파일 설정을 참조 하십시오.

실행할 작업

시작 하기 전에

구조화 된 문서에 대 한 자세한 정보

목록 또는 라이브러리에 외부 데이터 열 만들기

콘텐츠 컨트롤에 외부 데이터를 표시 하는 Word 서식 파일 만들기

Word 문서를 만들고 데이터 입력

시작하기 전에

외부 데이터로 작업하려면 몇 가지 선행 작업을 거쳐 데이터에 대한 보안 액세스를 설정해야 합니다. 다음 정보를 참고하면 다음 단계를 계획하는 데 도움이 됩니다. 외부 데이터 작업을 할 때 문제가 생긴 경우에도 이 정보를 통해 문제를 쉽게 파악할 수 있습니다. 외부 데이터에 액세스하려면 사용자 또는 관리자가 다음을 실행해야 합니다.

외부 데이터 원본 준비    관리자는 계정을 만들고 데이터 원본에 대한 사용 권한을 부여해 권한이 있는 사용자만 데이터에 액세스하고 데이터가 무단으로 사용되는 일이 없도록 해야 합니다. 또한 관리자는 외부 데이터베이스에서 특정 테이블, 보기, 쿼리 등을 만들어 꼭 필요한 결과만 나타나도록 제한하고 성능을 높일 수 있습니다.

SharePoint 서비스 및 계정 구성    관리자는 Business Data Connectivity 서비스와 보안 저장소 서비스를 활성화해야 합니다.

보안 저장소 서비스 구성    관리자는 외부 데이터 원본에 가장 적합한 액세스 모드를 결정하고 대상 응용 프로그램을 만들고 대상 응용 프로그램에 대한 자격 증명을 설정해야 합니다.

Business Data Connectivity Service 구성    관리자는 외부 콘텐츠 형식을 만드는 사용자에게 Business Data Connectivity 메타데이터 저장소에 대한 사용 권한이 있는지, 그리고 적절한 사용자에게 외부 목록의 기반이 되는 외부 콘텐츠 형식에 대한 액세스 권한이 있는지 확인해야 합니다.

외부 콘텐츠 형식 만들기    사용자는 연결, 액세스, 작업 방식, 열, 필터, 외부 데이터 원본에서 데이터를 검색하는 데 사용하는 기타 메타데이터에 관한 정보를 포함하고 있는 외부 콘텐츠 형식을 정의해야 합니다.

Office 제품을 사용할 준비가 되었는지 확인    외부 데이터 Office 제품을 동기화 하려면 Windows 7 이상 및 다음 무료 소프트웨어 제품, SQL Server Compact 4.0,.NET Framework 4 및 WCF Data Services 5.0 OData v 3 용에 있어야 (필요한 경우, 자동으로 각 클라이언트 컴퓨터 메시지가 표시 되는 소프트웨어를 다운로드 하려면). 또한 있는지 Office 설치 옵션, Business Connectivity Services    를 사용 하도록 설정 (기본값은). 이 옵션은 다음 작업을 수행 하는 Business Connectivity Services 클라이언트 런타임 설치: 캐시 및 외부 데이터와 동기화, 외부 콘텐츠 형식에 비즈니스 데이터를 매핑하, Office 제품에서 외부 항목 선택 표시 및 사용자 지정 실행 Office 제품 안에 솔루션입니다.

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구조화된 문서에 대한 자세한 정보

구조화된 문서는 콘텐츠가 문서에서 표시되는 위치, 문서에 표시되는 콘텐츠 종류 그리고 콘텐츠 편집 가능 여부를 제어합니다. 구조화된 문서의 예로는 다음이 있습니다.

  • 편집할 수 없게 설정해야 하는 법률 용어를 담고 있는 법률 문서

  • 작성자가 직함, 전자 메일 주소, 전화 번호, 이름을 직접 입력해야 하는 사업 제안서의 표준 표지

  • 최신 고객 데이터가 자동으로 입력되는 송장

Word 2013에서 구조화된 문서를 만들려면 콘텐츠 위치를 수정하고 콘텐츠 종류(텍스트, 날짜, 그림 등)를 지정하고 색으로 강조 표시하고 편집을 제어할 수 있는 콘텐츠 컨트롤을 사용해야 합니다. 콘텐츠 컨트롤을 해당하는 외부 데이터 열에 자동으로 연결할 수도 있습니다.

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목록 또는 라이브러리에 외부 데이터 열 만들기

참고:  외부 데이터 열을 만들려면 목록이나 라이브러리에 대한 참가 권한 수준 이상의 권한이 있어야 합니다.

  1. SharePoint 사이트로 이동해 해당 목록이나 라이브러리를 찾습니다.

    참고:  외부 데이터 열을 외부 목록에 추가할 수는 없습니다.

  2. 목록 또는 라이브러리 >목록 설정 또는 라이브러리 설정을 클릭합니다.

  3. 섹션에서 열 만들기를 클릭합니다.

  4. 열 이름을 고객 등으로 입력하고 열 형식에서 외부 데이터를 클릭합니다.

  5. 외부 콘텐츠 형식에서 외부 콘텐츠 형식 선택을 클릭한 다음 외부 콘텐츠 형식 목록에서 고객 등의 적합한 항목을 선택합니다.

  6. 다음 중 하나 이상을 실행하여 외부 콘텐츠 형식에 정의된 작업을 처리하는 방식을 결정합니다.

    • 작업이 하나 이상 있는 메뉴를 표시하려면 작업 메뉴 표시를 클릭합니다.

    • 외부 데이터 열 선택 시 기본 작업을 수행하도록 하려면 외부 콘텐츠 형식의 기본 작업에 이 열 연결을 클릭합니다.

  7. 다음 각 추가 필드를 표시할 열 추가에서 모든 필드 선택을 클릭하거나 회사 이름회사 전화 번호 같은 특정 필드 이름을 하나 이상 선택합니다.

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콘텐츠 컨트롤에 외부 데이터를 표시하는 Word 서식 파일 만들기

  1. SharePoint 문서 라이브러리에서 라이브러리 > 라이브러리 설정을 클릭합니다.

  2. 일반 설정에서 고급 설정을 클릭합니다.

  3. 문서 서식 파일 섹션의 서식 파일 URL에서 서식 파일 편집을 클릭합니다.

  4. Word 2013이 열린 후에 문서 정보 창을 표시하거나 숨기려면 개발 도구 탭의 서식 파일 그룹에서 문서 창을 클릭하고 문서 열기 및 초기 저장 시 문서 정보 창 항상 표시를 선택하거나 선택 취소한 다음 확인을 클릭합니다.

  5. 각 문서에 표시할 표준 텍스트를 추가합니다.

    영업 제안서를 예로 들면, "표준 문안" 이라는 계약 문구를 추가할 수 있습니다.

  6. 삽입 탭의 텍스트 그룹에서 빠른 문서 요소를 클릭하고 문서 속성을 가리킨 다음 외부 데이터 열을 기반으로 하는 각 필드를 클릭해 문서 본문으로 끌어와 콘텐츠 컨트롤로 삽입합니다.

    예를 들어 고객 이름, 회사 이름, 회사 전화 번호를 클릭하여 끕니다.

  7. 파일 > 저장 및 끝내기 Word 2013 합니다.

  8. SharePoint에서는 문서 라이브러리의 고급 설정 페이지에서 확인을 클릭합니다.

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Word 문서를 만들고 데이터 입력

  1. 문서 라이브러리에서 문서 > 새 문서를 클릭합니다.

  2. 필요에 따라 표준 텍스트를 편집하고 수정합니다.

  3. 외부 데이터 열을 올바른 값으로 채우려면 선택한 외부 항목이 포함된 콘텐츠 컨트롤을 선택합니다.

    예를 들어, 적절한 고객 이름을 선택하면 고객, 회사 이름, 회사 전화 번호 값이 자동으로 채워집니다.

  4. 파일 > 저장을 클릭한 다음 Word를 종료합니다.

외부 데이터 열 값이 Word 문서에 저장되고, 문서 라이브러리에 저장된 문서의 외부 데이터 열 값으로 표시됩니다.

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