Word로 문서로 Access 데이터 내보내기

Word로 문서로 Access 데이터 내보내기

내보내기 - RTF 파일 마법사를 사용하여 Access 데이터베이스의 데이터를 Microsoft Word 문서로 내보낼 수 있습니다. 이 문서에서는 내보내기 - RTF 파일 마법사를 사용하는 방법과 나중에 다시 사용할 수 있도록 내보내기 설정을 설정으로 저장하는 방법을 설명합니다.

이 문서의 내용

Word로 데이터 내보내기: 기본 사항

Word로 데이터 내보내기

Access에서 Word로 개체를 내보내는 방법 이해

알아야 할 추가 사항

Word로 데이터 내보내기: 기본 사항

Microsoft Word로 테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서를 내보낼 수 있습니다. 내보내기 - RTF 파일 마법사를 사용하여 개체를 내보낼 때 Access에서는 Microsoft Word 서식 있는 텍스트 파일(*.rtf)로 개체의 데이터 복사본을 만듭니다. 테이블, 쿼리 및 폼의 경우 표시되는 필드 및 레코드가 Word 문서에 표로 나타납니다. 보고서를 내보낼 때 마법사는 보고서 데이터 및 레이아웃을 내보내며, 가능한 한 최대한 보고서와 비슷하게 Word 문서를 만들려고 합니다.

  • Access에서 작업 시작    Access의 데이터를 Word로 내보내려면 Access에서 작업해야 합니다. Word에는 Access 데이터베이스의 데이터를 가져올 수 있는 기능이 없습니다. 또한 Access에서 다른 이름으로 저장 명령을 사용하여 Access 데이터베이스 또는 테이블을 Word 문서로 저장할 수 없습니다.

  • 내보낼 수 있는 개체    테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서를 내보낼 수 있습니다. 보기에서 선택한 레코드만 내보낼 수도 있습니다. 매크로 및 모듈은 내보낼 수 없습니다. 하위 폼 또는 하위 데이터시트를 포함한 폼 또는 데이터시트를 내보낼 때는 기본 폼 또는 데이터시트만 내보내집니다. Word에 표시하려는 각 하위 폼 및 하위 데이터시트에 대한 내보내기 작업을 반복해야 합니다. 반면에 보고서를 내보낼 때는 보고서에 포함된 하위 폼과 하위 보고서가 기본 보고서와 함께 내보내집니다.

  • 작업의 결과    내보내기 - RTF 파일 마법사는 항상 서식 있는 데이터를 내보냅니다. 즉, 개체 또는 보기에 표시되는 필드와 레코드만 표시 형식 설정과 함께 내보내집니다. 필터 설정으로 인해 숨겨진 열과 레코드는 내보내지지 않습니다. 보고서의 경우 보고서의 레이아웃은 내보낼 때도 보존됩니다.

  • 기존 문서와 병합    Access에서 Word 문서로 내보낼 때 데이터는 항상 새 Word 파일로 내보내집니다. 데이터를 기존 Word 문서에 삽입하려면 먼저 Access에서 데이터를 새 Word 문서로 내보낸 다음 새 Word 문서의 데이터를 복사하여 기존 문서에 붙여넣어야 합니다. 또는 Access 테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서에서 바로 행을 복사한 다음 기존 문서에 붙여넣을 수 있습니다.

Word로 데이터 내보내기

Word 문서로 데이터를 내보내는 과정은 다음과 같은 일반적인 단계를 따릅니다.

  • 내보내기를 위한 원본 데이터를 준비합니다. 이 단계의 일부로, 데이터에 오류가 없는지 확인하고 원본 테이블의 데이터 일부를 내보낼지 또는 전부를 내보낼지를 결정합니다.

  • 내보내기 - RTF 파일 마법사를 실행합니다.

  • 필요에 따라 나중에 다시 사용할 수 있도록 설정을 내보내기 설정으로 저장합니다.

다음 섹션에서는 각 작업을 수행하는 방법을 단계별로 설명합니다.

내보내기 준비

  1. 원본 Access 데이터베이스를 엽니다.

  2. 탐색 창에서 내보내려는 데이터가 들어 있는 개체를 선택합니다.

    테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서를 내보낼 수 있습니다.

  3. 원본 데이터를 검토하여 오류 표시기(녹색 삼각형) 또는 오류 값(예: #Num)이 포함되어 있지 않은지 확인합니다.

    데이터를 Word로 내보내기 전에 모든 오류를 해결해야 합니다. 그러지 않으면 이러한 값이 null 값으로 바뀌어 있는 것을 보게 됩니다.

  4. 대상 Word 문서가 있고 열려 있으면 계속하기 전에 먼저 문서를 닫습니다. 마법사에서 문서를 덮어쓰기 전에 메시지를 표시합니다.

    참고: 기존 Word 문서에 데이터를 추가할 수 없습니다.

  5. Access 데이터베이스에서 테이블, 쿼리 또는 폼의 일부만 내보내려면 개체를 열고 원하는 레코드만 선택합니다.

데이터 내보내기

  1. 내보내기 - RTF 파일 마법사의 위치는 Access 버전에 따라 약간 다릅니다. 해당 Access 버전과 일치하는 단계를 선택합니다.

    • Access 2016, Access 2013 또는 Access 2010을 사용하는 경우 외부 데이터 탭의 내보내기 그룹에서 기타 단추를 클릭하여 옵션 목록을 드롭다운한 다음 Word를 클릭합니다.

    • Access 2007을 사용하는 경우 외부 데이터 탭의 내보내기 그룹에서 Word를 클릭합니다.

  2. 내보내기 - RTF 파일 내보내기 마법사가 열립니다.

    내보내기 - RTF 파일 대화 상자에서 대상 및 내보내기 옵션을 선택합니다.

    참고: 내보내기 명령은 데이터베이스가 열려 있을 때만 사용할 수 있습니다.

  3. 내보내기 - RTF 파일 마법사에서 대상 파일의 이름을 지정합니다.

  4. 마법사는 항상 서식 있는 데이터를 내보냅니다. 내보내기 작업이 완료된 후 Word 문서를 보려면 내보내기 작업이 완료된 후 대상 파일 열기 확인란을 선택합니다.

  5. 내보내기 작업을 시작하기 전에 내보낼 레코드를 선택한 경우 선택한 레코드만 내보내기 확인란을 선택할 수 있습니다. 그러나 보기에 있는 모든 레코드를 내보내려면 이 확인란을 선택 취소된 상태로 둡니다.

    참고: 레코드를 선택하지 않은 경우 이 확인란은 사용할 수 없는 상태(흐리게 표시됨)로 표시됩니다.

  6. 확인을 클릭합니다.

  7. 대상 문서가 있는 경우 파일을 덮어쓰려면 를 클릭하라는 메시지가 표시됩니다. 대상 파일 이름을 변경하려면 아니요를 클릭한 다음 확인을 다시 클릭합니다.

Access에서 데이터를 내보내고 마법사에서 지정한 내보내기 옵션에 따라 Word에서 대상 문서를 엽니다. 또한 Access는 마법사의 마지막 페이지에 작업 상태를 표시합니다.

Access에서 Word로 개체를 내보내는 방법 이해

다음 표에는 Access에서 다양한 개체 및 값을 Word로 내보내는 방법이 설명되어 있습니다. 이 표는 내보내기 작업이 예상대로 작동하지 않는 경우 문제를 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.

항목

내보내기 고려 사항

필드 이름

테이블, 쿼리 또는 폼을 내보낼 때 필드 이름은 Word 문서에서 표의 첫 행에 배치됩니다. 보고서를 내보낼 때 Word 문서에서 필드 이름의 배치는 보고서 레이아웃에 따라 다릅니다.

다중값 필드

여러 값을 지원하는 Access의 필드는 Word에서 하나의 열로 내보내집니다. 값은 쉼표(,)로 구분됩니다.

그림, 개체 및 첨부 파일

모든 그래픽 요소(로고, OLE 개체 필드의 데이터 및 원본 데이터의 일부인 첨부 파일)는 내보내지지 않습니다.

그래프

Microsoft Graph 개체는 내보내지지 않습니다.

식은 Word 문서로 내보내지지 않습니다. 식의 결과만 내보내집니다.

하위 폼 및 하위 데이터시트

폼 또는 데이터시트를 내보내면 기본 폼 또는 데이터시트만 내보내집니다. 각 하위 폼 및 하위 데이터시트에 대해 내보내기 작업을 반복해야 합니다.

알아야 할 추가 사항

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