Windows용 Outlook에서 아카이브

Windows용 Outlook에서 아카이브

Outlook 2016에서는 여러 가지 방법으로 메시지를 보관할 수 있습니다. 사용할 수 있는 방법은 비즈니스용 Office 365 계정, Exchange 계정 또는 Outlook.com, Gmail, POP, IMAP 계정과 같은 다른 유형의 계정으로 Outlook 2016을 사용하는지 여부에 따라 달라집니다.

Outlook 2016의 모든 계정은 보관 폴더에 액세스할 수 있습니다. 보관 폴더는 받은 편지함, 보낸 편지함 및 지운 편지함 폴더와 같은 Outlook의 기본 폴더 중 하나입니다. 보관 폴더는 삭제할 수 없습니다. Exchange 또는 Exchange Online 계정으로 Outlook을 사용하는 경우 보존 정책과 같은 폴더 정책이 보관 폴더에 적용됩니다.

보관 단추를 사용하여 메시지를 보관 폴더로 이동해도 사서함 크기는 줄어들지 않습니다. 사서함 크기를 줄여야 하는 경우 기업용 Office 365의 온라인 보관함 또는 자동 보관 기능을 사용할 수 있습니다.

Outlook 2016에서 단일 작업으로 메시지 보관

리본의 삭제 그룹에 있는 보관 단추를 사용하면 하나 이상의 메시지를 삭제하지 않고 보관 폴더로 이동할 수 있습니다. 보관을 사용할 경우 몇 가지 혜택이 있습니다.

  • 보관된 항목은 검색 상자에서 또는 보관 폴더로 이동하여 쉽게 찾을 수 있습니다. 검색 상자에 용어를 입력하면 기본적으로 Outlook 2016은 사서함에 있는 모든 폴더를 검색합니다.

  • 휴대폰이나 다른 장치에서 보관 폴더를 통해 항목을 계속 사용할 수 있습니다.

Outlook 2016에서 항목 보관

  1. 받은 편지함이나 다른 폴더에서 보관할 메시지를 하나 이상 선택합니다.

  2. 삭제 그룹에서 보관을 선택합니다. 백스페이스 키를 사용하여 선택한 하나 이상의 메시지를 바로 보관할 수도 있습니다. 

    한 번의 클릭으로 보관

    참고: 이전에 기능을 사용해본 적이 없어도 보관 폴더는 이미 있습니다. 이 폴더는 Outlook 폴더 목록에서 찾을 수 있습니다. 폴더가 표시되지 않고 Outlook 2016을 사용하는 경우 파일 > Office 계정 > 업데이트 옵션 > 지금 업데이트로 이동합니다.

  3. 메시지가 보관 폴더로 이동됩니다. 메시지를 실수로 보관한 경우 보관 폴더로 이동하여 메시지를 받은 편지함으로 다시 가져옵니다.

참고: 보관 단추는 Outlook 2016에서만 표시됩니다. 이전 버전의 Outlook은 리본에 보관 단추가 없습니다.

키보드를 사용하여 메시지 보관

백스페이스 키를 클릭하여 선택한 하나 이상의 메시지를 보관할 수 있습니다. Delete 키를 클릭하면 메시지가 지운 편지함 폴더로 이동합니다. 백스페이스 키의 동작은 변경할 수 없습니다.

보관 폴더를 찾으려면 어떻게 하나요?

보관 폴더는 폴더 목록에 있습니다. 폴더 목록을 표시하려면 보기 > 폴더 창을 선택하고 기본을 선택합니다.

폴더 창 메뉴에서 기본이 선택되어 있습니다.

보관 폴더를 검색하려면 어떻게 하나요?

기본적으로 폴더 목록의 맨 위에 있는 현재 사서함 검색 기능을 사용하여 Outlook 항목을 검색하는 경우 Outlook은 전체 사서함을 검색합니다.

사서함 검색

검색 범위를 보관 폴더로만 지정하려면 먼저 폴더 목록에서 보관 폴더를 선택합니다. 이제 검색 상자에서 보관 폴더만 검색합니다.

보관 폴더 검색

이 폴더는 온라인 보관함과 어떻게 다른가요?

온라인 보관함은 대용량 사서함을 가진 Office 365 기업 고객을 위한 기능입니다. 이러한 고객은 온라인 보관함을 사용하여 오래된 메일이 삭제되지 않도록 할 수 있습니다. 사용자의 온라인 보관함은 별도의 폴더 구조가 있는 Outlook의 두 번째 계정처럼 작동합니다. 따라서 받은 편지함에서 수행되는 검색에는 포함되지 않습니다.

온라인 보관함이 사용되는 경우 관리자와 사용자는 보관 정책에 따라 오래된 메시지를 온라인 보관함으로 자동으로 이동하도록 사서함을 설정할 수 있습니다.

보관 및 온라인 보관함은 언제 사용해야 하나요?

보관 기능을 사용하여 이미 응답했거나 처리한 메시지를 받은 편지함에서 제거하는 것이 좋습니다. 보관 폴더를 파일 폴더라고 생각해 보세요. 보관 폴더에 항목을 저장하고 쉽게 액세스할 수 있습니다. 필요한 경우 메시지를 삭제하거나 특정 폴더로 이동할 수도 있습니다.

Office 365 Enterprise 조직에서 대용량 사서함을 가진 사용자의 경우 관리자가 1년 후 또는 사용자가 사서함 할당량에 더 빨리 도달한다면 더 짧은 기간 후에 항목을 온라인 보관함으로 이동하는 보관 정책을 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 사용자가 새 메일 공간을 확보하기 위해 오래된 메일을 삭제하지 않아도 됩니다. 지정한 시간보다 오래된 메일을 받은 편지함 폴더와 로컬 보관 폴더 둘 다에서 이동할 수 있습니다.

보관 기능에 대한 질문과 대답

아니요. 보관 폴더는 Outlook의 기본 시스템 폴더 중 하나이며 이름을 변경하거나 이동하거나 삭제할 수 없습니다.

보관 기능은 Outlook Mobile, Outlook Web App 및 Outlook.com뿐만 아니라 Gmail 등의 다른 전자 메일 공급자에서도 이미 제공되는 잘 알려진 기능입니다. 보관은 인정받은 이름이고 온라인 보관함은 기존 기능이기 때문에 둘 다 동일하게 유지하기로 결정했습니다.

자동 보관은 오래된 메일을 .pst 파일로 자동으로 이동할 수 있는 이전 Outlook 기능입니다. 즉, 메일이 서버에서 제거되며 검색하기가 더 어렵습니다. AutoArchive.pst가 포함된 하드 드라이브를 사용할 수 없게 되면 이러한 메일이 손실됩니다. 온라인 보관함은 자동 보관을 대체하는 엔터프라이즈급 기능입니다.

온라인 보관함이 없는 경우 IT 부서에서 기능을 해제하지 않았다면 자동 보관을 계속 사용할 수 있습니다. Outlook 2016의 자동 보관에 대한 자세한 내용은 Windows용 Outlook에서 수동으로 오래된 항목 보관을 참조하세요.

보관 기능은 Windows용 Outlook, Outlook Mobile, 웹 버전의 Outlook 및 Outlook.com에서 광범위하게 제공됩니다. 그룹 정책을 사용하여 보관 기능을 해제할 수 없습니다.

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