SharePoint Server 2016에서 문서 삭제 정책 개요

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조직에서 일정 시간 법률, 규정 준수 때문에 대 한 문서 또는 다른 비즈니스 요구를 유지 해야 할 수도 있습니다. 하지만 조직에서 필요한 것 보다 더 긴 문서에서 유지, 불필요 한 법적 고 지 사항 위험을 만듭니다. 문서 삭제 정책을 사용 하 여 사전 위험 줄일 수 있습니다 자동으로 특정 일정 시간 후 사이트에서 문서를 삭제 하 여 — 예를 들어 비즈니스 문서를 만든 후 5 년 사이트에 대 한 사용자의 OneDrive에서 문서 삭제할 수 있습니다.

문서 삭제 정책은 강력한 아직 유연한-예를 들어 수 있습니다.

  • 사이트 소유자가 중앙에서 만들기 및 관리 하는 정책을 중에서 선택 하도록 허용 합니다. 사이트 소유자가 자신의 콘텐츠를 정책을 적용 되지 않습니다 결정 하면 완전히 탈퇴할 허용할 수 있습니다.

  • 비즈니스 사이트에 대 한 모든 OneDrive와 같은 사이트 모음의 모든 사이트의 단일 필수 정책을 적용 하거나도, 팀 사이트 서식 파일 등 특정 사이트 모음 서식 파일에서 만든 모든 사이트 모음에 정책을 적용 합니다.

  • 사이트 소유자가 필요한 동작 없이 자동으로 적용 되는 기본 규칙에 따른 기본 정책을 제공 합니다.

  • 사이트 소유자가 선택할 수 있는 몇 가지 삭제 규칙을 포함 하는 정책을 만듭니다.

만들기 및 규정 준수 정책 센터에서 문서 삭제 정책 관리 합니다.

규정 준수 정책 센터

문서 삭제 정책을 사용 하는 경우

문서 삭제 정책 외에도 SharePoint Server 2016에서는 사이트 콘텐츠에 대 한 이러한 보존 정책을 제공 됩니다.

각 유형의 정책 특정 유형의 사이트 또는 데이터에 가장 적합 합니다. 예를 들어 조직의 계약에 대 한 재무 사이트 또는 문서에 대 한 기술 자료 등 콘텐츠 형식을 사용 하는 구조화 사이트가 있을 수 있습니다. 이 경우 콘텐츠 형식 정책 사용할 수 있습니다. 또는 조직의 법률 문서 보존 해야 할 수,이 경우를 사용해 콘텐츠 형식 및 레코드 센터 파일 계획을 구현 합니다.

문서 삭제 정책을 레코드 관리 또는 정보 관리 정책, 구조화 된 데이터 및 콘텐츠 형식 가장 잘 작동 하는 대체 하지 않습니다. 대신, 광범위 하 게 자동으로 삭제할 비즈니스 사이트 및 팀 사이트에 대 한 OneDrive 같이 구조화 되지 않은 데이터를 관리 해야 할 경우 문서 삭제 정책을 사용 해야 합니다.

다이어그램의 사이트 콘텐츠에 대 한 보존 기능

이미 정보 관리 정책을 사용 하는 사이트에 문서 삭제 정책 적용 하는 경우 해당 정책 문서 삭제 정책이 적용 되는 동안 무시 됩니다. 즉, 둘 다가 아닌 구조적 또는 구조화 되지 않은 콘텐츠를 위한 정책을 사용 하 여 사이트에 대 한 계획 해야 합니다. 문서 삭제 정책 우선 적용 하는 다른 정책에 대 한 자세한 내용은 적용 또는 제거 문서 삭제 정책 사이트에 대 한참조입니다.

다른 정책과 달리 문서 삭제 정책 문서 라이브러리, 목록 아닌 에서만 작동합니다.

삭제 정책 및 규칙

문서 삭제 정책 하나를 포함 하거나 더 지정 하는 규칙을 삭제:

  • 삭제할 때까지 기간입니다.

  • 삭제 날짜를 계산 하려면 지 여부를 언제에서 문서가 만들어지거나 마지막으로 수정한 날짜입니다.

  • 영구적으로 또는 휴지통으로 문서를 삭제 하려면 여부를 나타냅니다.

정책을 규칙이 여러 개 있으면 사이트 소유자 내용에 가장 잘 적용 되는 규칙을 선택할 수 있습니다.

새 규칙 페이지

정책 및 배정

문서 삭제 정책을 만든 후 사이트 모음 서식 파일을 지정할 수 있습니다-예를 들어 배정할 수 정책을 비즈니스 서식 파일에 대 한 OneDrive에 모든 사용자의 OneDrive for Business 포함 되도록 합니다. 사이트 모음 서식 파일에는 정책을 할당 하면이 나중에 해당 서식 파일에서 만든 모든 사이트 모음 외에도 해당 서식 파일에서 이미 만든 모든 사이트 모음에 적용 합니다.

비즈니스 서식 파일 옵션에 대 한 OneDrive에 할당

특정 사이트 모음에 정책을 지정할 수도 있습니다-너무 재정의 해당 사이트 모음 서식 파일에 배정 된 모든 정책을 수행 합니다. 예를 들어 팀 사이트 서식 파일에 정책 할당 했지만 다음 해당 서식 파일에서 만든 특정 사이트 모음에 다른 정책 집합을 적용 하 여 무시할 수 있습니다.

필수 정책을 하나 또는 여러 정책 중에서 선택할 수

정책을 할당 하면이 정책을 할당할 수 있고 사이트 모음의 모든 사이트에 적용 됩니다 있도록 필수를 만들 수도 있습니다. 사이트 소유자는 사이트에서 문서 내용에 관계 없이 삭제 정책이 적용 될 것을 의미는 필수 정책을에서 옵트아웃 수 없습니다.

필수 옵션으로 표시 정책

단일 정책 필수을 만드는 대신 해당 사이트에 적용 하거나 완전히 탈퇴 하려면도 정책을 선택 하려면 각 사이트 소유자 수 있는 사이트 모음에 몇 가지 정책을 지정할 수도 있습니다. 예를 들어 일반적인 비즈니스 문서에 대 한 한 정책 및 다른 보존 일정을가지고 있는 재무 문서에 대 한 다른 정책을 만들 수 있습니다. 자주 사이트 소유자가 사이트에 포함 된 콘텐츠 및 어떤 문서 삭제 정책을 적용할 가장 잘 알고 있습니다. 각 사이트에 적용 된 정책을 하나만 있을 수 있습니다.

규칙 하나 또는 여러 규칙 중에서 선택할 수

각 정책에 여러 규칙 포함 될 수-일반 비즈니스 문서에 대 한 삭제 정책을 두 규칙을 가질 수 있습니다 예를 들어 차례로:

  • 법적 고 지 사항 의무 기반 보존 필요 없는 문서 또는 진행 중인 비즈니스 요구 기간은 1 년 두 개 이상 만들기에서 유지 되지 않습니다. 해야 합니다.

  • 1 년 두 개 이상 필요한 경우는 현재 진행 중인 비즈니스 사용 하기 위해 필요한 문서 만들기에서 3 년 이상 유지 되지 않습니다. 해야 합니다.

사이트 소유자가 사이트에 일반 비즈니스 포함 되어 있는지 확인할 수 문서를이 삭제 정책을 선택 하 고 정책에서 해당 규칙을 선택 합니다. 현재 (아닌 모든 정책)에서 해당 사이트에 적용 되는 정책에서 규칙을 선택할 수 있습니다 및 사이트에 있는 모든 문서 라이브러리에는 규칙이 적용 됩니다.

사이트 모음, 정책 및 규칙의 관계

기본 범위는 다음과 같습니다.

사이트 모음 또는 사이트 모음 서식 파일 수를 할당 한 더 많은 정책 있으며 각 해당 정책 하나 이상의 규칙을 가질 수 있습니다. 그러나 사이트당, 활성 정책을 하나만 있을 수 있으며 하나만 삭제 규칙을 언제 든 지 사이트 내에서 라이브러리에 대 한 활성화 되어 있을 수 있습니다.

정책 및 규칙을 보여 주는 다이어그램

문서 삭제 정책은 상속 됩니다.

사용 권한, 탐색, 다양 한 사이트 기능 같은 문서 삭제 정책은 상속 됩니다. 사이트 소유자가 사이트에 대 한 문서 삭제 정책을 선택할 수 및 정책 부모에서 상속 하는 모든 하위 사이트입니다. 하위 사이트의 소유자 수 있는 다양 한 정책 및 규칙 조합을 선택 하 여 상속을 중단 하 고 상속 다시 끊어진 될 때까지 해당 정책이 모든 하위 사이트에 적용 됩니다.

처음으로 문서 삭제 정책 할당

것이 문서에 대해 지정 된 시간 동안 삭제 정책 의미 시간 문서 만들거나 수정한 정책 할당 된 후 시간 되지 않으므로 이해 하는 것이 중요 합니다. 예를 들어 2 년 동안 만들어진 후 문서를 영구적으로 삭제 하는 문서 삭제 정책을 만들 한 다음 여러 사이트 모음을 4, 5 년 전에 생성 된 사이트 모음 서식 파일에 해당 정책 할당 수 있습니다. 이 경우 기존 사이트 모음 이미 삭제 정책에 의해 지정 된 2 년 동안 보다 오래 된 여러 문서 포함 되어 있을 가능성이 큽니다은 — 즉, 콘텐츠 많은 첫 번째 문서 삭제 정책 할당 한 후 곧 삭제 됩니다 시간입니다.

사이트에 있는 모든 문서 가지의 처음으로 정책을 할당 하면 하 고 조건을 충족 하는 경우 삭제 됩니다. 모든 기존 문서 정책 할당 된 후에 만든 단지 새 문서에 적용 됩니다. 한 정책에 처음으로 할당에서 시간이 아닌 각 문서 기간에 대 한 기간입니다.

따라서 정책을 사이트에 처음으로 할당 하기 전에 기존 콘텐츠 및 정책이 해당 기존 콘텐츠 영향을 줄 수는 어떻게의 나이 먼저 고려해 야 있습니다. 할당을 하기 전에 새 정책을 사이트 소유자에 게 전달 하려는 시간 가능한 영향을 평가을 지정 합니다.

정책 전파에 대 한 지연 기간

사이트 모음에 정책 할당 한 후 사이트 설정 페이지에서 문서 삭제 정책 링크를 보고 사용할 수 있는 사이트에 대 한 정책을 적용할 사용 사이트 소유자입니다.

정책 사이트 모음에 할당 된 경우가 아니면 문서 삭제 정책 링크가 나타나지 않습니다. 사이트 정책 할당 된 후에 바로 링크가 표시 되지 않으면도,-24 시간 지연 때 정책 할당 된 문서 삭제 정책 링크 표시 될 때의 최대 수

문서 삭제 정책 링크

현재 위치에서 정책을 사용 하 여 문서 삭제 정책이 작동 하는 방법

원본 위치 유지 하면 문서 삭제 정책 하면 특정 기간 이후 모든 콘텐츠를 삭제 하는 동안 모든 콘텐츠는 시간을 특정 기간 동안 유지 됩니다.

고정 된 일정 시간에 대 한 문서를 유지 해야 할 경우의 현재 위치 보존 정책 삭제 정책와 함께에서 사용할 수 있습니다. 예를 들어 수정 되 고 삭제 정책 3 년 마지막으로 수정 된 후 해당 문서를 삭제 하려면 다음 설정 후 3 년에 대 한 문서를 누를 수도 있습니다.

메모 삭제 정책 원본 위치 유지를 무시할 수 없습니다. 보류 사이트는 문서 삭제 정책 문서를 삭제 하는 경우 다음 문서 유지 됩니다 보존 길게 라이브러리에서 같은 방법으로 문서를 수동으로 삭제 된 진행 하는 경우. 자세한 내용은 SharePoint Server 2016에서 보유 위치 개요참조 합니다.

사용 권한

규정 준수 정책 센터를 사용 하 여 규정 준수 팀의 구성원 모두의 정책 센터 및 사이트 모음에 정책을 적용할 수 사용 권한이 필요 합니다. 하는 것이 좋습니다 있습니다.

  1. 규정 준수 정책 센터의 모든 사용자가 포함 된 보안 그룹 만들기-규정 준수 팀 있을 가능성이 큽니다.

  2. 규정 준수 정책 센터에서 사이트 모음 소유자 그룹에 보안 그룹을 추가 합니다.

  3. 문서 삭제 정책 할당 필요한 각 사이트 모음에서 사이트 모음 소유자 그룹에 보안 그룹을 추가 합니다.

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