SharePoint Designer를 사용하여 사용자 지정 워크플로 디자인

Microsoft Office SharePoint Server 2007에는 즉시 사용할 수 있는 워크플로가 포함되어 있어 문서에 대한 의견을 수집하거나 승인용으로 문서를 회람하는 등의 가장 일반적인 비즈니스 프로세스 중 일부를 처리할 수 있습니다.

하지만 미리 정의된 워크플로에서 제공하는 것 이외의 다른 항목이 필요한 프로세스가 있는 경우에는 어떻게 해야 할까요? 예를 들어 승인 프로세스나 의견 프로세스 이외에 게시할 준비가 완료된 다른 라이브러리에 문서를 복사하는 등의 다른 작업을 수행할 수 있는 워크플로가 필요할 수 있습니다.

Microsoft Office SharePoint Designer 2007을 사용하면 사용자 지정 워크플로를 디자인하여 SharePoint 사이트에 코드 없는 응용 프로그램 논리를 추가할 수 있습니다. 워크플로 디자이너를 사용할 경우 사용자는 조건 및 동작을 SharePoint 목록 및 라이브러리의 항목과 연결하는 규칙을 만들게 됩니다. 이러한 목록 또는 라이브러리의 항목이 변경되면 워크플로의 동작이 트리거됩니다.

참고: 이 문서에서는 자전거, 자전거 부품 및 기타 장비를 제조하는 가상 회사인 Adventure Works에서 만든 예제 SharePoint 사이트를 참조합니다.

예를 들어 Adventure Works의 기술 문서 팀은 사용자 지정 워크플로를 디자인했습니다. Office SharePoint Server 2007에 포함된 승인 워크플로는 승인/거부 옵션과 함께 작업을 할당하지만 이 팀의 편집자인 김덕훈은 작업을 완료하기에 유연성과 기능이 부족하다고 생각했던 것입니다. 따라서 Office SharePoint Designer 2007에서 워크플로 디자이너를 사용하여 다음과 같은 옵션이 있는 사용자 지정 워크플로를 디자인했습니다.

  • 승인 및 게시

  • 승인하지만 검토를 위해 법률 부서에 회람

  • 거부하고 작성자에게 반환

이러한 옵션은 사용자 지정 워크플로에서 서로 다른 동작을 트리거합니다.

규칙 기반 워크플로 만들기

Office SharePoint Designer 2007을 사용하면 규칙을 기반으로 하는 워크플로를 만들 수 있습니다. 워크플로 디자이너에서 워크플로를 트리거하는 이벤트를 선택한 다음 워크플로에서 수행할 동작을 지정하면 됩니다. 또한 이러한 동작이 수행되는 조건을 지정할 수 있으며, 다양한 조건 및 동작 집합을 평가하고 처리할 수 있도록 워크플로에 여러 단계를 포함할 수도 있습니다.

워크플로의 기본 구성 요소를 이해하면 사용자 지정 워크플로를 신속하게 디자인할 수 있습니다. 기본 구성 요소는 다음과 같습니다.

  • 이벤트    이벤트는 워크플로를 시작하거나 초기화하는 요소입니다. 사용자 지정 워크플로는 항상 하나의 목록 또는 라이브러리에 추가되므로, 워크플로를 디자인할 때 이러한 목록을 선택해야 합니다. 이 목록의 이벤트에 의해 워크플로가 시작됩니다. 워크플로를 시작할 수 있는 이벤트는 (1) 항목이 생성된 경우, (2) 항목이 변경된 경우, (3) 워크플로 참가자가 워크플로 초기화 양식에서 시작 단추를 클릭한 경우의 세 가지가 있습니다.

  • 동작    동작은 워크플로의 가장 기본적인 작업 단위입니다. Office SharePoint Designer 2007에서는 워크플로에 바로 통합하고 다시 사용할 수 있는 동작 집합을 기본적으로 제공합니다. 예를 들어 워크플로에서 목록 항목이나 라이브러리의 파일을 생성, 복사, 변경 또는 삭제하고, 항목을 체크 인/체크 아웃하고, 전자 메일 메시지를 보내고, 작업 목록에서 작업을 만들 수 있습니다.

  • 조건    워크플로를 디자인할 때 조건을 설정하는 규칙을 만들 수 있습니다. 그러면 워크플로는 해당 조건이 True인 경우에만 연결된 동작을 수행합니다. Office SharePoint Designer 2007에서는 워크플로에 바로 통합하고 다시 사용할 수 있는 여러 조건을 기본적으로 제공합니다. 예를 들어 특정 시간 간격으로 항목이 생성되거나 수정된 경우 또는 지정된 사용자가 항목을 만들거나 수정한 경우에만 워크플로에서 연결된 동작을 수행하도록 지정할 수 있습니다.

  • 단계    워크플로는 하나 이상의 단계로 구성됩니다. 각 단계는 여러 동작 및 연결된 조건을 포함할 수 있습니다. 이러한 단계를 통해 조건과 동작을 그룹화하여 규칙 집합(조건 및 동작)이 차례로 평가되고 수행되도록 할 수 있습니다.

워크플로를 보다 동적이고 유연하게 만들려면 워크플로에 초기화 양식 또는 사용자 지정 작업 양식을 추가합니다. 이러한 양식을 사용하여 워크플로에서 미리 정의된 시간에 워크플로 참가자로부터 정보를 수집하고 참가자가 해당 워크플로에 대한 작업을 수행하도록 할 수 있습니다. 마법사를 사용하여 양식을 디자인하는 경우 워크플로 디자인이 끝나면 Office SharePoint Designer 2007에서 양식을 자동으로 생성합니다.

예를 들어 기술 문서 팀의 사용자 지정 워크플로에는 각기 다른 워크플로 동작을 트리거하는 세 가지 승인 옵션이 필요합니다. 따라서 김덕훈은 워크플로를 디자인할 때 아래 그림과 같이 사용자 지정 작업 마법사를 사용하여 사용자 지정 작업 양식을 만듭니다.

마법사의 필드 추가 대화 상자

김덕훈이 워크플로 디자인을 마치면 Office SharePoint Designer 2007에서 사용자 지정 작업 양식을 생성합니다. 이제 이 팀의 구성원이 문서를 승인할 때 브라우저에 다음 양식이 표시됩니다. 이 양식에는 김덕훈이 사용자 지정 작업 마법사에서 지정한 옵션이 포함되어 있습니다.

사용자 지정 작업 양식

비즈니스 프로세스 자동화

비즈니스 프로세스를 자동화할 수 있는 웹 응용 프로그램을 만드는 경우 Office SharePoint Designer 2007의 워크플로 디자이너는 새로운 가능성을 제공합니다. 워크플로 디자이너를 사용하면 서버 코드를 작성하지 않고도 비즈니스 규칙 및 워크플로 논리를 웹 응용 프로그램에 통합할 수 있습니다.

예를 들어 기술 문서 팀은 문서 승인 이외에 더 많은 프로세스를 자동화하는 워크플로를 원합니다. 따라서 김덕훈은 워크플로 디자이너를 사용하여 팀 구성원이 문서를 승인할 준비가 완료된 경우 수동으로 시작할 수 있는 워크플로를 디자인합니다. 이 워크플로에서 문서 검토 작업을 만들면 검토자는 앞서 설명한 세 가지 옵션 중 하나를 선택하면 됩니다.

김덕훈은 사용자 지정 작업 양식에서 검토자가 제출한 응답에 따라 다른 동작을 수행할 수 있도록 워크플로를 디자인합니다.

  • 검토자가 승인 및 게시를 선택한 경우, 워크플로는 게시 준비 완료라는 다른 문서 라이브러리에 문서를 복사하고 문서 팀에 메시지를 보냅니다.

  • 검토자가 승인하지만 검토를 위해 법률 부서에 회람을 선택한 경우, 워크플로는 법률적 검토 필요라는 또 다른 라이브러리에 문서를 복사하고 법률 부서에 메시지를 보냅니다.

  • 검토자가 거부하고 작성자에게 반환을 선택한 경우, 워크플로는 검토자의 의견과 함께 작성자에게 메시지를 보내고 문서 라이브러리의 항목을 업데이트하여 가장 최근 의견을 표시합니다.

워크플로 디자이너에서 이 조건부 논리를 포함하는 단계는 다음 그림과 같습니다.

워크플로 디자이너 조건부 논리

이것은 워크플로에서 하나의 단계에 불과합니다. 시간이 지나면서 김덕훈은 단계를 추가하여 이 워크플로를 수정하고 확장할 수 있습니다. 뿐만 아니라 게시 준비 완료 라이브러리와 법률적 검토 필요 라이브러리에 추가되는 사용자 지정 워크플로를 새로 디자인할 수 있습니다. 이러한 워크플로는 김덕훈의 문서 검토 워크플로에서 해당 라이브러리에 항목을 만들 때마다 트리거됩니다. 워크플로 디자이너는 비즈니스 프로세스를 신속하게 자동화하고 웹 응용 프로그램에 조건부 논리를 추가할 수 있는 강력한 방법입니다.

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