SharePoint 파일 도구

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SharePoint 파일 도구는 조직에서 SharePoint 문서 라이브러리에 파일 콘텐츠를 저장하는 데 다음과 같은 혜택을 제공합니다.

  • 엔터프라이즈 외부의 선택한 사용자의 파일 콘텐츠에 대한 액세스. SharePoint 파일 도구는 회사 방화벽 밖에 있는 사용자와 공동 작업할 수 있는 편리하고 효율적인 방법을 제공합니다. 또한 SharePoint 파일 도구는 지역적으로 넓게 퍼져 있는 팀에게 중앙 작업 환경을 제공합니다.

  • 파일 콘텐츠에 대한 오프라인 액세스. SharePoint 파일 도구는 모바일 작업자 또는 인터넷 액세스에 제약이 있는 사용자에게 오프라인 상태인 동안 파일 콘텐츠에 액세스하여 파일 콘텐츠를 보고 업데이트할 수 있는 환경을 제공합니다.

  • SharePoint 파일 도구 사용자는 기타 작업 영역 도구의 기능뿐 아니라 다양한 응용 프로그램 기능도 사용할 수 있습니다.

SharePoint 문서 라이브러리에 저장된 파일과 상호 작용하기 위해 SharePoint 파일 도구를 사용하는 데 대한 다음과 같은 추가 정보 및 권장 사항을 확인하십시오.

  • SharePoint 파일 도구는 Windows SharePoint Services 3.0 이상의 문서 라이브러리로만 매핑됩니다. 이전 버전 Windows SharePoint Services의 문서 라이브러리로 매핑하려고 하면 오류가 표시됩니다.

  • 파일을 SharePoint 파일 도구로 가져갈 SharePoint 사이트에서 버전 관리를 사용할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 버전 관리는 동기화 오류 또는 충돌로 인해 가끔 발생할 수 있는 데이터 손실의 위험을 최소화해 줍니다.

  • SharePoint 문서 라이브러리에는 SharePoint 파일 도구에서 지원되거나 유지되지 않는 메타데이터가 포함되어 있습니다.

  • SharePoint 파일 도구는 SharePoint 문서 라이브러리의 보기를 인식하지 않습니다. 따라서 SharePoint 파일 도구에는 특정 파일이 보기로 필터링되는 문서 라이브러리에서 표시되는 것보다 더 많은 문서가 포함되어 있을 수 있습니다.

SharePoint 파일 도구에서 데이터가 동기화되는 방법

SharePoint 파일 도구에서 데이터가 동기화되는 방법은 다음과 같습니다.

  • 데이터는 Groove 파일 도구에서와 같은 방법으로 작업 영역 구성원 간에 동기화됩니다. 온라인 작업 영역 구성원은 데이터가 작업 영역에 저장되는 대로 업데이트를 보내고 받습니다.

  • 업데이트는 일정에 따라 자동으로 또는 동기화 제어권을 가진 작업 영역 구성원이 동기화를 시작할 때 수동으로 SharePoint 사이트에서 보내거나 받습니다.

SharePoint 파일 도구의 동기화 작업

SharePoint 파일 도구를 포함하고 있는 작업 영역은 적어도 다음 자격 증명 모두를 가진 구성원을 적어도 하나 포함해야 합니다.

  • 선택한 SharePoint 사이트의 원하는 문서 라이브러리에 대한 액세스

  • SharePoint 사이트에서 업데이트를 보내고 받기 위한 필수 SharePoint 사용 권한

    제공된 표준 SharePoint 사용 권한인 동기화 작업자에 대한 최소 사용 권한은 "참가" 옵션이 설정된 "소유자"입니다. 사용자 지정 사용 권한이 있는 SharePoint 사이트의 경우 동기화 작업자는 항목을 추가, 편집 및 삭제할 수 있도록 설정된 사용 권한이 있어야 합니다.

  • SharePoint 사이트를 동기화하기 위한 필수 사용 권한. 기본적으로 방문자를 제외한 모든 구성원은 SharePoint 문서 라이브러리를 동기화하기 위한 사용 권한 또는 현재 동기화 작업자에게서 도구의 동기화 제어권을 요청하기 위한 사용 권한이 있습니다.

    참고: 참가자 역할이 있는 작업 영역 구성원은 동기화 작업자로 작업할 수 있지만 일반적으로 이 역할에는 파일을 삭제하기 위한 사용 권한이 포함되어 있지 않습니다. 따라서 참가자 역할이 있는 동기화 작업자는 동기화를 시작할 때 실패한 파일 삭제에 대한 동기화 경고를 보게 될 수 있습니다.

SharePoint 사이트 및 SharePoint 파일 도구 모두에 대한 필수 사용 권한이 있는 구성원은 "동기화 작업자"의 업무를 담당할 수 있습니다. 즉, SharePoint 파일 도구 및 SharePoint 사이트 간의 동기화를 주기적으로 시작하는 사용자 또는 SharePoint 파일 도구에서 예약된 자동 동기화를 사용하도록 설정하는 사용자입니다. 동기화를 수행하기 위해서는 동기화 작업자가 온라인 상태여야 하며 SharePoint 사이트에 액세스할 수 있어야 합니다.

한 명의 작업 영역 구성원만 SharePoint 파일 도구에 대한 동기화 작업자가 될 수 있습니다. 필수 사용 권한을 가진 다른 구성원은 동기화 작업자가 작업을 인계하도록 요청할 수 있습니다. 그러면 현재 동기화 작업자인 구성원은 이 역할을 포기하거나 요청을 거절하고 책임을 유지할 수 있습니다. 동기화 작업자는 동기화 작업자의 작업을 다른 구성원에게 먼저 넘길 수 없습니다. 작업 책임을 넘기도록 요청하는 권한은 다른 구성원에게만 있습니다.

현재 동기화 작업자가 이 작업을 소유할 사용 권한을 잃는 경우(예를 들어 동기화 작업자의 작업 영역 역할이 다운그레이드되거나 동기화 작업자가 작업 영역의 구성원이 되는 것을 중지하는 경우) 동기화 제어권은 자동으로 적합한 다른 작업 영역 구성원에게 넘어갑니다. 이때 필수 사용 권한이 있는 작업 영역 구성원이 없는 경우 SharePoint 파일 도구는 더 이상 SharePoint 사이트와 동기화할 수 없으며 표준 파일 도구 기능으로 되돌려집니다.

도구 탭 위에 있는 상태 표시줄에 현재 동기화 작업자의 이름이 표시됩니다.

현재 동기화 작업자의 이름

상태 표시줄은 도구에 동기화되지 않은 변경 사항이 있는 경우 동기화 작업자에게 알립니다. 동기화 작업자가 지금 동기화...를 클릭하면 보류 중인 모든 업데이트뿐 아니라 파일 충돌을 표시하는 동기화 미리보기 창이 표시됩니다. 동기화 작업자는 동기화를 계속하기 전에 충돌을 해결하기 위한 단계를 수행할 수 있습니다.

현재 동기화 작업자는 동기화 작업자의 작업을 SharePoint 사이트에 대한 액세스가 가능하고 SharePoint 사이트의 필수 사용 권한을 가진 다른 구성원에게 전달하기 위한 요청만을 이행해야 합니다.

일부 경우 동기화 작업자의 작업을 다른 구성원에게 전달해야 합니다. 예를 들어 동기화 작업자가 휴가 등으로 인해 오랜 시간 동기화를 시작하지 못하게 되면 동기화 작업자가 되기 위한 요청을 보낼 필수 자격 증명을 가진 다른 작업 영역 구성원에게 알려야 합니다. 또한 동기화 작업자는 일정에 따라 자동으로 동기화를 수행하도록 설정할 수 있습니다. 하지만 이 방법은 동기화 작업자의 컴퓨터가 항상 실행되고 있어야 하며 온라인 상태여야 하므로 위험이 따를 수 있습니다.

상태 표시줄에서 모든 작업 영역 구성원은 현재 동기화 작업자의 이름을 보고 SharePoint 사이트 URL이 포함되어 있는 메시지 상자를 표시하도록 함께 표시되는 폴더 링크 아이콘을 가리킬 수 있습니다. 필수 자격 증명이 있는 작업 영역 구성원은 이 폴더 링크 아이콘을 클릭하여 웹 브라우저를 열고 SharePoint 사이트로 이동하거나 편집 메뉴에서 SharePoint로 이동을 클릭할 수 있습니다.

또한 상태 표시줄은 마지막 동기화 날짜 및 시간을 모든 구성원에게 보고합니다. 모든 구성원은 일정 아이콘을 클릭하여 동기화 일정에 대한 정보를 확인할 수 있습니다.

동기화 작업자는 동기화, 일정 변경 옵션, 동기화 오류 해결을 포함하는 동기화 표시줄의 옵션을 선택하여 여러 작업을 시작할 수 있습니다.

동기화 시작 옵션

동기화 작업자에게는 동기화 시작을 위한 두 가지 옵션이 있습니다.

  • 수동 동기화. 이 옵션을 사용하면 SharePoint 파일 도구 및 SharePoint 사이트가 동기화 작업자가 동기화를 시작하도록 선택하는 경우에만 동기화됩니다.

  • 예약된 동기화. 이 옵션을 사용하면 동기화 작업자가 자동 동기화에 대한 특정 시간 간격을 설정합니다.

    참고: 현재 네트워크 트래픽의 부하와 같은 요인에 따라 서버에서 예약된 동기화를 다음 예약 시간까지 지연할 수 있습니다.

SharePoint 소스 제어 작업 수행

동기화 작업자만 SharePoint 파일 도구의 파일을 사용하여 다음 SharePoint 소스 제어 작업을 수행할 수 있습니다.

  • 파일 체크 아웃. 파일을 체크 아웃하면 SharePoint 사이트의 파일이 잠기므로 파일이 SharePoint Workspace에서 동시에 업데이트되는 동안 SharePoint 사이트의 파일에 대한 직접 액세스 권한을 가진 사용자가 이 파일을 업데이트하지 못하도록 합니다.

    참고: 파일을 체크 아웃하면 SharePoint 파일 도구에 있는 파일의 현재 버전에 모든 변경 내용이 동기화되어 있는 경우 SharePoint 문서 라이브러리의 최신 파일 버전을 가져옵니다. 즉, SharePoint Workspace에서 이 파일을 편집하고 체크 아웃하는 경우 SharePoint 라이브러리의 원본으로 파일의 편집 버전을 덮어쓰지 않습니다.

  • 파일 체크 인. SharePoint 파일 도구에서 파일을 체크 인하면 SharePoint 사이트에서 파일을 업데이트하고 체크 아웃 잠금을 제거합니다.

  • 체크 아웃 취소. 체크 아웃을 취소하면 SharePoint 사이트의 파일에서 잠금이 제거되고 편집 가능한 상태가 됩니다.

SharePoint 파일 도구를 포함하는 작업 영역 복제 또는 보관

SharePoint 파일 도구를 포함하는 작업 영역을 복제하거나 보관 파일 또는 서식 파일로 저장할 수 있습니다. 하지만 복제된 작업 영역 또는 보관 파일 또는 서식 파일에서 만든 새 작업 영역의 SharePoint 파일 도구에서는 SharePoint 문서 라이브러리에 대한 연결이 유지되지 않으며 표준 파일 도구의 기능보다 줄어든 기능을 제공합니다.

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