SharePoint 워크플로 소개

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워크플로는 SharePoint 사이트의 문서와 항목에 대해 비즈니스 프로세스를 구현하여 문서에 대한 공동 작업을 수행하고 프로젝트 작업을 관리하는 데 유용합니다. 워크플로는 조직에서 일관된 비즈니스 프로세스를 유지하는 데 도움이 되며 비즈니스 프로세스 관련 작업 및 단계를 관리함으로써 조직의 효율성과 생산성을 높이기도 합니다. 따라서 이러한 작업을 수행하는 사람들이 워크플로 관리 이외의 다른 작업을 수행하는 데 주력하도록 할 수 있습니다.

이 문서의 내용

워크플로란?

두 가지 SharePoint 워크플로 플랫폼

기본 제공 워크플로

사용자 지정 워크플로 지원

워크플로 사용 단계

워크플로란?

워크플로는 결과를 만들어내는 일련의 작업으로 설명되기도 하지만, SharePoint 제품 및 기술에서는 워크플로를 좀 더 정확한 의미로 정의하여 비즈니스 프로세스와 관련된 작업의 순서에 따라 자동화된 문서나 항목을 이동하는 것을 의미합니다. 워크플로를 사용하면 조직에서 SharePoint 목록 또는 라이브러리의 문서나 항목에 비즈니스 논리를 추가할 수 있으므로 조직 내의 공통된 비즈니스 프로세스를 일관성 있게 관리할 수 있습니다. 기본적으로 비즈니스 논리는 문서나 항목에 발생하는 작업을 지정하고 제어하는 일련의 지침입니다.

워크플로를 사용하면 프로젝트 승인, 문서 검토 등과 같은 일반적인 비즈니스 프로세스와 관련하여 사용자가 실행해야 하는 작업을 관리하고 추적함으로써 해당 프로세스를 조정하는 데 필요한 비용과 시간을 합리화할 수 있습니다. 예를 들어 SharePoint 사이트에서는 승인을 위해 문서를 사용자 그룹에 회람하는 워크플로를 문서 라이브러리에 추가할 수 있습니다. 문서 작성자가 해당 라이브러리의 문서에 대해 이 워크플로를 시작하면 문서 승인 작업이 만들어지고 워크플로 참석자에게 이러한 작업이 할당된 다음 작업 지침과 승인할 문서에 대한 링크가 포함된 전자 메일 알림이 전송됩니다. 워크플로가 진행되는 동안 워크플로 소유자(이 경우 문서 작성자)나 워크플로 참석자는 워크플로 상태 페이지에서 할당된 워크플로 작업을 완료한 참석자를 확인할 수 있습니다. 모든 워크플로 참석자가 할당된 워크플로 작업을 완료하면 워크플로가 종료되며 워크플로 소유자는 워크플로가 완료되었다는 알림을 자동으로 받게 됩니다.

앞에서 예로 든 승인 워크플로의 작업은 다음 그림에 나와 있는 과정대로 진행됩니다.

승인 워크플로 순서도

워크플로는 기존의 수동 작업 프로세스뿐만 아니라 문서, 목록, 라이브러리에 대한 공동 작업 방식도 지원합니다. 사이트 사용자는 SharePoint 목록 또는 라이브러리에 있는 문서나 항목에서 액세스할 수 있는 사용자 지정 가능한 양식을 사용하여 워크플로를 시작하고 이에 참가할 수 있습니다. 또한 SharePoint 제품의 워크플로 기능은 Microsoft Office 2013과 긴밀하게 통합되므로 두 제품 모두에서 다음 워크플로 작업을 수행할 수 있습니다.

  • 문서 또는 항목에 사용할 수 있는 워크플로 목록을 봅니다.

  • 문서 또는 항목에 대한 워크플로를 시작합니다.

  • 워크플로 작업을 보거나 편집하거나 다시 할당합니다.

  • 워크플로 작업을 완료합니다.

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두 가지 SharePoint 워크플로 플랫폼

SharePoint 2010 워크플로 플랫폼이 Office 365와 SharePoint Server 2013으로 전달되었으므로 이 플랫폼을 기반으로 하는 모든 워크플로는 계속 작동합니다. 이 플랫폼은 WF3.5(Windows Workflow Foundation 3.5)를 기반으로 합니다. SharePoint 2013 워크플로 플랫폼은 Windows WF(Workflow Foundation) 4를 기반으로 하며 상당 부분이 다시 디자인되었습니다. 이 새 워크플로 플랫폼의 가장 중요한 기능은 워크플로 실행 호스트로 Microsoft Azure를 사용하는 것입니다. 워크플로 실행 엔진이 이제 Office 365 및 SharePoint Server 2013 외부의 Microsoft Azure에 위치합니다.

따라서 SharePoint: SharePoint 2010 워크플로 및 SharePoint 2013 워크플로에서 워크플로를 구축할 때 두 가지 플랫폼 유형 중에서 선택할 수 있습니다.

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기본 제공 워크플로

SharePoint 사이트에는 일반적인 비즈니스 시나리오를 처리하는 다음과 같은 여러 가지 기본 제공 워크플로가 포함되어 있습니다.

  • 승인    승인을 얻기 위해 사용자 그룹에 문서나 항목을 회람합니다. 기본적으로 승인 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 자동으로 문서 라이브러리에서 사용할 수 있습니다.

  • 의견 수집    사용자 의견을 수집하기 위해 사용자 그룹에 문서나 항목을 회람합니다. 검토자는 의견을 제공할 수 있으며 이러한 의견은 수집되어 워크플로를 시작한 사용자에게 전송됩니다. 기본적으로 의견 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 자동으로 문서 라이브러리에서 사용할 수 있습니다.

  • 서명 수집    디지털 서명을 수집하기 위해 사용자 그룹에 Microsoft Office 문서를 회람합니다. 이 워크플로는 Office 2013 프로그램에서 시작해야 합니다. 참석자는 관련 Office 프로그램에서 문서에 디지털 서명을 추가하여 서명 작업을 완료해야 합니다. 기본적으로 서명 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 자동으로 문서 라이브러리에서 사용할 수 있습니다. 그러나 서명 수집 워크플로는 하나 이상의 Microsoft Office 서명란이 들어 있는 문서 라이브러리의 문서에 대해서만 나타납니다.

  • 게시 승인    실무 전문가 및 관계자가 콘텐츠를 검토 및 승인할 수 있도록 회람을 자동화한다는 점에서 승인 워크플로와 비슷합니다. 게시 승인 워크플로만의 고유한 특성은 새 웹 페이지 및 업데이트된 웹 페이지의 게시가 엄격하게 관리되는 게시 사이트를 위해 특별히 디자인되었다는 점에서 찾아볼 수 있습니다.

  • 상태    고객 지원 문제점, 잠재 고객 또는 프로젝트 작업과 같이 조직에서 대량의 문제점이나 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 사용할 수 있습니다.

위의 각 워크플로는 조직에 맞게 여러 가지 방식으로 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하여 문서나 항목에 사용할 수 있도록 할 경우 워크플로에 대한 정보가 저장되는 작업 목록 및 사용 기록 목록을 사용자 지정할 수 있습니다.

사이트 사용자가 문서나 항목에서 워크플로를 시작할 때 참석자, 기한, 작업 지침의 목록을 지정하여 해당 워크플로를 세부적으로 사용자 지정할 수도 있습니다.

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사용자 지정 워크플로 지원

기본 제공 워크플로를 다양한 필요에 맞게 사용자 지정할 수도 있고 조직에서 해당 조직의 비즈니스 프로세스에 고유한 워크플로를 디자인하고 개발할 수도 있습니다. 워크플로는 비즈니스 프로세스에 필요한 사항에 따라 간단할 수도 있고 복잡할 수도 있습니다. 개발자는 사이트 사용자가 직접 시작해야 하는 워크플로를 만들 수도 있고, 목록 항목이 만들어지거나 변경되는 등의 이벤트에 따라 자동으로 시작되는 워크플로를 만들 수도 있습니다. 조직에서 사용자 지정 워크플로를 개발하고 배포한 경우 해당 워크플로를 앞에서 설명한 기본 제공 워크플로와 함께 사용하거나 이러한 워크플로 대신 사용할 수 있습니다.

다음 두 가지 방법으로 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다.

  • 고급 사용자는 Microsoft SharePoint Designer 2013 및 Office Visio 2013을 사용하여 특정 목록이나 라이브러리에서 사용할 코드 없는 워크플로를 디자인할 수 있습니다.    SharePoint Designer 2013 워크플로는 사용 가능한 워크플로 작업 목록에서 만듭니다. 워크플로를 만드는 사용자는 사용할 대상 목록이나 라이브러리에 해당 워크플로를 직접 배포할 수 있습니다. SharePoint Designer 2013은 또한 Visio 2013과 연동되어 도형과 연결선을 사용해 다이어그램을 만들기 위한 시각적 워크플로 개발 환경을 제공합니다. 워크플로를 Visio 2013에서 SharePoint Designer 2013으로 가져올 수도 있고 그 반대로 가져올 수도 있습니다.

  • 전문 소프트웨어 개발자는 Visual Studio 2012 이상을 사용하여 워크플로를 만들 수 있습니다.    이러한 워크플로에는 사용자 지정 코드와 워크플로 작업이 들어 있습니다. 전문 개발자가 사용자 지정 워크플로를 만들면 서버 관리자가 여러 사이트에 배포할 수 있습니다.

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워크플로 사용 단계

문서 또는 목록 항목에서 워크플로를 사용하려면 여러 단계를 거쳐야 합니다. 각 단계는 각기 다른 역할의 개별 작업자에 의해 수행될 수 있습니다. 예를 들어 사이트 관리자는 문서 라이브러리에서 워크플로를 사용할 수 있도록 설정하고, 콘텐츠 작성자는 워크플로를 시작하거나 진행 중인 워크플로를 수정하며, 문서 검토자나 승인자 등의 다른 사용자는 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다.

목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로 추가

워크플로를 사용하려면 먼저 특정 위치의 문서나 항목에서 사용할 수 있도록 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가해야 합니다. 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다. 대부분의 경우 사이트 관리자나 특정 목록 또는 라이브러리를 관리하는 개별 사용자가 이 작업을 수행합니다.

사이트 내에서 워크플로를 사용할 수 있는지 여부는 해당 워크플로가 추가된 위치에 따라 달라집니다.

  • 목록이나 라이브러리에 직접 추가한 워크플로는 해당 목록이나 라이브러리의 항목에 대해서만 사용할 수 있습니다.

  • 목록 콘텐츠 형식, 즉 특정 목록이나 라이브러리에 추가된 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스에 추가한 워크플로는 해당 콘텐츠 형식이 연결된 특정 목록 또는 라이브러리에 있는 해당 콘텐츠 형식의 항목에 대해서만 사용할 수 있습니다.

  • 사이트 콘텐츠 형식에 추가한 워크플로는 해당 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스가 추가된 모든 목록 및 라이브러리에 있는 해당 콘텐츠 형식의 항목에 대해 사용할 수 있습니다.

  • 워크플로를 사이트의 여러 목록 또는 라이브러리에서 광범위하게 사용할 수 있도록 하려면 사이트 워크플로를 만들면 됩니다.

워크플로를 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가하려는 경우 다음과 같은 여러 옵션을 지정하여 특정 위치의 워크플로를 사용자 지정할 수 있습니다.

  • 해당 워크플로 인스턴스의 이름

  • 워크플로 관련 작업이 저장되는 작업 목록

  • 워크플로와 관련된 모든 이벤트를 기록하는 사용 기록 목록

  • 워크플로를 시작할 방법

  • 개별 워크플로와 관련된 추가 옵션(예: 작업이 참석자에게 회람되는 방식, 워크플로가 완료되는 경우, 워크플로가 완료된 후 수행되는 작업)

목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가할 때는 특정 위치에서 문서나 항목을 사용할 수 있도록 설정하고 실제 워크플로를 시작하지는 않습니다.

문서 또는 항목에서 워크플로 시작

목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하여 해당 워크플로를 사용할 수 있도록 설정한 후에는 문서나 항목에 대해 이 워크플로를 시작할 수 있습니다(워크플로를 수동으로 시작할 수 있도록 구성한 경우). 워크플로를 시작하려면 해당 문서 또는 항목에 사용할 수 있는 워크플로 목록에서 워크플로를 선택합니다. 필요한 경우 워크플로에 필요한 정보를 양식에 입력해야 할 수도 있습니다. 워크플로의 디자인 및 구성 방식에 따라 참석자, 기한, 작업 지침과 같은 옵션을 사용자 지정하여 문서나 항목에 대해 워크플로를 시작할 때 워크플로를 세부적으로 사용자 지정할 수 있습니다.

진행 중인 워크플로 수정

항목에 대해 워크플로를 시작한 후 워크플로의 동작을 변경해야 하는 경우가 있습니다. 예를 들어 워크플로가 시작된 후 해당 워크플로를 시작한 사용자가 다른 참석자를 추가해야 할 수 있습니다. 또는 워크플로 참석자가 자신의 작업을 다른 사용자에게 다시 할당하거나 문서 또는 워크플로의 핵심 항목을 변경하도록 요청해야 할 수 있습니다. 기본 제공 워크플로 중 일부는 워크플로가 진행 중일 때에도 수정할 수 있습니다. 조직에서 사용자 지정 워크플로를 개발하여 배포한 경우 이러한 워크플로도 진행 중에 변경할 수 있습니다.

워크플로 작업 완료

사용자 상호 작용이 필요한 워크플로 이벤트를 워크플로 작업이라고 합니다. 워크플로에서 워크플로 참석자에게 작업이 할당되면 작업을 할당받은 사람은 해당 작업을 완료할 수도 있고 워크플로 작업 양식을 편집하여 워크플로 자체에 대한 변경을 요청할 수도 있습니다. 워크플로 참석자는 SharePoint 사이트에서 또는 Office 2013 프로그램 내에서 직접 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다. 워크플로 참석자가 워크플로 작업을 완료하거나 워크플로에 대한 변경을 요청하면 해당 워크플로는 관련된 다음 단계로 이동하게 됩니다.

워크플로의 상태 추적

워크플로 소유자와 참석자는 워크플로와 연결된 상태 페이지를 확인하여 워크플로의 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 상태 페이지에는 실행해야 할 워크플로 작업에 대한 상태 정보가 표시됩니다. 워크플로와 관련된 기록 정보도 포함되어 있습니다.

보고 도구를 통해 워크플로 기록에 대한 집계 분석을 수행할 수 있습니다. 조직에서는 이 분석 결과를 사용하여 프로세스의 병목 지점을 찾거나 그룹이 주어진 비즈니스 프로세스의 성과 목표를 달성하고 있는지 확인할 수 있습니다. 미리 정의된 여러 Microsoft Office Excel 보고서를 워크플로에 사용할 수 있습니다. 또한 워크플로 기록 정보를 다른 프로그램이나 사용자 지정 비즈니스 프로세스 모니터링 솔루션에서 사용 및 분석할 수 있는 SharePoint 목록 데이터 원본으로 사용할 수도 있습니다.

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참고 항목

SharePoint에 포함 된 워크플로 개요

SharePoint 2013의 워크플로

SharePoint Designer 2013 및 Visio 2013에서 워크플로 개발

SharePoint Server 2013 워크플로 시작

Office 기술 확장
교육 살펴보기
새로운 기능 우선 가져오기
Office Insider 참여

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