SharePoint 목록 또는 라이브러리에서 버전 관리를 사용 하는 방법

SharePoint 목록 또는 라이브러리에서 버전 관리를 사용 하는 방법

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SharePoint list 또는 library에서 버전 관리를 사용 하도록 설정한 경우 목록 및 파일을 변경할 때마다 라이브러리의 항목을 저장 하 고, 추적 하 고, 복원할 수 있습니다. 버전 관리 (예: 체크 아웃 등)와 함께 사용 하면 사이트에 게시 되는 콘텐츠를 제어할 수 있으며, 이전 버전의 항목 또는 파일을 보거나 복원 해야 하는 경우 실제 값을 제공할 수 있습니다.

참고: 버전 관리는 기본적으로 SharePoint 라이브러리에 있으며, _z0z_ 목록에서 기본적으로 해제 되어 있습니다. 버전 관리를 설정 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을참고 하세요.

버전 관리 개요

목록 관리 권한이 있는 모든 사용자가 라이브러리의 버전 관리를 설정 하거나 해제할 수 있습니다. 버전 관리는 일정, 문제점 추적 목록, 사용자 지정 목록을 포함 하 여 모든 기본 목록 유형의 목록 항목에 사용할 수 있습니다. 웹 파트 페이지를 포함 하 여 라이브러리에 저장할 수 있는 모든 파일 형식에도 사용할 수 있습니다. 버전 관리 설정 및 사용에 대 한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을참고 하세요.

참고: Office 365 고객 인 경우 새 비즈니스용 OneDrive 라이브러리를 만들 때 버전 관리가 기본적으로 설정 되며,이 경우 문서의 마지막 500 버전이 자동으로 저장 됩니다. 이를 통해 중요 한 문서나 데이터가 손실 되지 않도록 할 수 있습니다. 비즈니스용 OneDrive site 또는 버전 관리를 사용 하지 않는 팀 사이트에 기존 라이브러리가 있는 경우 언제 든 지 해당 작업에 대 한 버전 관리를 해제할 수 있습니다.

버전 관리를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 버전 기록 추적    버전 관리를 사용하는 경우 항목이나 파일을 변경한 시간 및 사용자를 확인할 수 있습니다. 또한 속성(파일 관련 정보)이 변경된 시간도 확인할 수 있습니다. 예를 들어 목록 항목의 기한이 변경되면 해당 정보가 버전 기록에 표시됩니다. 파일을 라이브러리로 체크 인한 사용자가 입력한 메모를 확인할 수도 있습니다.

  • 이전 버전 복원    현재 버전에서 잘못 작업했거나 현재 버전이 손상되었거나 이전 버전이 더 낫다고 판단되는 경우에는 현재 버전을 이전 버전으로 바꿀 수 있습니다. 그러면 복원된 버전이 새로운 현재 버전이 됩니다.

  • 이전 버전 보기    현재 버전을 덮어쓰지 않고도 이전 버전을 볼 수 있습니다. Word 또는 Excel 파일과 같은 Microsoft Office 문서에서 버전 기록을 보면 두 버전을 비교하여 차이를 확인할 수 있습니다.

버전 관리를 사용하면 다음과 같은 경우에 버전이 생성됩니다.

  • 목록 항목이나 파일을 처음 만들거나 파일을 업로드하는 경우

    참고: 파일 체크 아웃이 필요한 경우에서 파일을 확인 하 여 첫 번째 버전을 만들어야 합니다.

  • 파일이 업로드 되 면 기존 파일과 이름이 동일 합니다.

  • 목록 항목 또는 파일의 속성을 변경하는 경우

  • Office 문서를 열고 저장 하는 경우 문서를 다시 열면 편집 내용이 저장 된 후 새 버전이 생성 됩니다.

  • Office 문서를 편집 하 고 저장할 때 주기적으로 모든 편집 작업과 새 버전 만들기가 저장 되지 않습니다. 예를 들어 편집을 자주 저장 하는 경우 각 개별 편집이 아닌 특정 시점을 캡처합니다. 이는 자동 저장 을 사용 하는 경우 자주 발생 합니다.

  • 문서를 공동 작성 하는 동안 다른 사용자가 문서에서 작업을 시작 하거나 사용자가 저장을 클릭 하 여 라이브러리에 변경 내용을 업로드 하는 경우

한 시점에 파일의 현재 버전은 체크 아웃된 버전, 최신 부 버전(초안 버전), 최신 게시 버전(주 버전) 등 최대 3개까지 있을 수 있습니다. 다른 모든 버전은 기록 버전으로 간주됩니다. 일부 현재 버전은 보기 권한이 있는 사용자에게만 표시됩니다.

라이브러리 파일의 주 버전과 부 버전을 모두 추적하는 조직도 있고 주 버전만 추적하는 조직도 있습니다. 주 버전은 5.0 등의 정수로 식별되고 부 버전은 5.1 등의 소수로 식별됩니다.

대부분의 조직에서는 파일을 작성 중일 때 부 버전을 사용하고, 특정 중요 시점에 도달했거나 파일을 대규모 대상 그룹에서 검토할 준비가 되면 주 버전을 사용합니다. 또한 대부분의 조직에서 초안 보안은 파일 소유자와 파일 승인 권한이 있는 사용자만 초안을 볼 수 있도록 설정됩니다. 즉, 주 버전을 게시할 때까지는 부 버전을 볼 수 없습니다.

목록에 주 버전은 사용할 수 있지만 부 버전은 사용할 수 없습니다. 목록 항목의 각 버전에는 정수로 번호가 매겨집니다. 조직에서 목록 항목 승인을 요구하는 경우에는 항목 승인 권한이 있는 사람이 승인할 때까지 항목이 보류 중 상태로 유지됩니다. 보류 중 상태의 항목을 초안이라고 하며, 소수로 번호가 매겨집니다.

주 버전과 부 버전을 포함 하 여 버전 관리를 설정 하 고 설정 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을참고 하세요.

새 버전을 만들 때마다 버전 번호가 자동으로 추가됩니다. 주 버전을 사용하는 목록이나 라이브러리는 1.0, 2.0, 3.0과 같은 정수를 버전 번호로 사용합니다. 라이브러리에서는 관리자가 주 버전과 부 버전을 모두 관리할 수 있습니다. 부 버전을 추적하는 경우 부 버전의 버전 번호는 1.1, 1.2, 1.3과 같은 소수를 사용합니다. 부 버전 중 하나를 주 버전으로 게시하면 번호가 2.0이 됩니다. 그리고 후속 부 버전의 번호는 2.1, 2.2, 2.3 등으로 매겨집니다.

체크 아웃을 취소해도 버전 번호는 변경되지 않습니다. 즉, 최신 버전이 3.0이었다면 체크 아웃을 취소한 후에도 버전 번호가 3.0으로 유지됩니다.

버전을 삭제 하면 버전이 휴지통으로 이동 하 고 해당 번호와 함께 이동 합니다. 버전 기록에는 나머지 버전 번호가 표시 됩니다. 다른 버전 번호는 변경 되지 않습니다. 예를 들어 부 버전 4.1 및 4.2이 있는 문서에서 버전 4.1을 삭제 하기로 결정 한 경우 결과 버전 기록에는 버전 4.0 및 4.2만 표시 됩니다. 다음 그림은이를 보여 줍니다.

주 버전과 부 버전을 포함 하 여 버전 관리를 설정 하 고 설정 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을참고 하세요.

하나의 부 버전이 삭제 된 버전 기록

파일 버전의 개수 제한 여부는 조직별로 다릅니다. 파일의 최신 버전을 체크 인하고 나면 이전 버전이 없어질 수도 있습니다. 즉, 최신 버전인 26.0을 저장하자 버전 1.0이 더 이상 표시되지 않는다면 관리자가 파일의 주 버전을 25개만 허용하도록 라이브러리를 구성한 것입니다. 따라서 26번째버전을 추가하면 첫 번째 버전이 삭제되고 버전 2.0부터 26.0까지만 유지됩니다. 마찬가지로 27번째버전을 추가하면 버전 3.0부터 27.0까지만 유지됩니다.

관리자는 최소 최신 버전의 설정 번호에 대 한 부 버전 수만 제한 하도록 설정할 수도 있습니다. 예를 들어 25 개의 주 버전이 허용 되는 경우 관리자는 가장 최근에 5 개의 주 버전에 대해서만 부 초안을 유지 하도록 결정할 수 있습니다. 주 버전 간의 기본 부 버전 수는 511입니다. 다른 부 버전을 저장 하려고 하면 먼저 문서를 게시 해야 한다는 오류 메시지가 표시 됩니다. 사이트 관리자는 더 적은 부 버전을 허용 하도록 기본값을 변경할 수 있습니다.

목록 또는 라이브러리에서 주 버전 수를 제한 하는 경우 제한에 도달 하면 초기 버전이 삭제 됩니다. 예를 들어 20 개의 버전만 보유 되 고 팀에서 25 개의 버전을 만들면 버전 6 ~ 25만 유지 됩니다. 다른 버전을 만든 경우에는 버전 7 ~ 26만 유지 됩니다. 목록 또는 라이브러리에서 버전을 제한 하는 경우 이전 버전이 버전 제한에 도달 하면 삭제 된다는 것을 참가자가 인식 하는지 확인 해야 합니다.

부 버전을 유지 하는 주 버전 수를 제한 하는 라이브러리에서는 버전 제한에 도달할 때 이전 주 버전에 대 한 부 버전이 삭제 됩니다. 예를 들어 10 개의 주 버전에 대 한 초안을 유지 하는 경우 팀에서 15 개의 주 버전을 만들면 가장 오래 된 버전에 대해서만 주 버전만 유지 됩니다. 1.2 또는 2.3과 같이 가장 오래 된 5 개의 주 버전과 연결 된 부 버전은 삭제 되지만, 라이브러리에서 주 버전을 제한 하지 않는 한 주 버전 (1, 2 등)이 유지 됩니다.

일반적으로는 버전 수를 제한하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 서버 공간을 절약하고 사용자에게 혼란을 주지 않을 수 있습니다. 단, 조직에서 법적 이유나 기타 사유로 모든 버전을 저장해야 한다면 제한을 적용하지 마세요.

중요: 조직에서 저장 하는 버전 수를 제한 하는 경우 제한에 도달 하면 오래 된 버전이 영구적으로 삭제 됩니다. 휴지통으로 보내지지 않습니다.

버전 관리를 설정 하 고 설정 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을참조 하세요.

목록 항목 및 파일의 초안을 볼 수 있는 사용자를 구성할 수 있습니다. 초안은 다음 두 가지 경우에 만들어집니다.

  • 주 버전과 부 버전을 추적 하는 라이브러리에서 파일의 부 버전이 만들어지거나 업데이트 되는 경우

  • 목록 항목이 나 파일이 생성 되거나 업데이트 되었지만 콘텐츠 승인이 필요한 목록이 나 라이브러리에서 아직 승인 되지 않은 경우

주 버전과 부 버전을 추적할 때 사용자가 부 버전을 보고 읽을 수 있는 권한을 보유하기 전에 파일을 편집할 수 있는 권한을 부여해야 하는지 지정할 수 있습니다. 이 설정이 적용되면 파일 편집 권한을 부여 받은 사용자가 파일에서 작업할 수 있지만 파일 읽기 권한만 부여 받은 사용자는 부 버전을 볼 수 없습니다. 예를 들어 파일이 편집되는 동안 라이브러리 액세스 권한이 있는 모든 사용자가 메모 또는 변경 내용을 보는 것을 원치 않을 수 있습니다. 주 버전과 부 버전이 추적되고 아직 주 버전을 게시한 사용자가 없는 경우, 초안 항목 보기 권한이 없는 사용자에게는 파일이 표시되지 않습니다.

콘텐츠 승인이 필요한 경우 읽기 권한이 있는 사용자, 편집 권한이 있는 사용자, 항목 승인 권한이 있는 사용자만 볼 수 있도록 승인 보류 중인 파일을 볼 수 있는지 여부를 지정할 수 있습니다. 주 버전과 부 버전을 모두 추적 하는 경우에는 승인을 받기 위해 파일을 제출 하기 전에 작성자가 주 버전을 게시 해야 합니다. 콘텐츠 승인이 필요한 경우 콘텐츠를 읽을 수 있지만 초안 항목을 볼 수 있는 권한이 없는 사용자는 마지막으로 승인 되거나 주 버전의 파일을 볼 수 있습니다.

사용자가 파일을 편집할 수 있는 권한이 있는지 여부에 관계 없이, 사용자가 부 버전의 파일을 검색 하는 경우 해당 파일에 대 한 결과를 얻을 수 없습니다.

목록 또는 라이브러리에 저장 되는 목록 항목 또는 파일의 버전 수를 제한 하 여 서버 공간을 유지할 수 있습니다. 팀이 많은 버전을 만드는 경우 버전 수를 제한 하면 팀이 이전 버전을 보다 효율적으로 관리 하 고 찾을 수 있습니다. 예를 들어 팀에서 여러 개의 월 또는 연도에 여러 버전을 유지할 수 있습니다.

s, 구성원이 필요한 버전을 찾기 위해 버전 기록을 탐색 하기 어려울 수 있습니다. 팀에서 이전 버전을 보거나 보유 해야 하는 경우에는 보존 하려는 버전 수를 제한 하지 않아야 하며, 유지 하는 버전의 수를 제한 하지 마세요.

라이브러리가 주 버전과 부 버전을 추적 하는 경우 유지할 파일의 주 버전 수와 유지할 각 주 버전의 부 버전 수를 선택할 수 있습니다. 기본적으로 각 주 버전에는 최대 511 초안 (부 버전)이 포함 될 수 있습니다.

팀이 수행 하는 방식에 따라 최근에 편집한 버전과 같은 최신 부 버전이 필요할 수도 있습니다. 시간이 지남에 따라 팀이 이전 부 버전을 필요로 할 가능성이 적습니다. 일반적으로 주 버전은 검토용으로 제출 된 파일과 같은 중요 시점을 나타내는 반면 부 버전은 모든 사이트 참가자가 읽을 준비가 되지 않은 진행 중인 작업입니다.

목록 또는 라이브러리에서 주 버전 수를 제한 하는 경우 제한에 도달 하면 초기 버전이 삭제 됩니다. 예를 들어 20 개의 버전만 보유 되 고 팀에서 25 개의 버전을 만들면 버전 6 ~ 25만 유지 됩니다. 다른 버전을 만든 경우에는 버전 7 ~ 26만 유지 됩니다. 목록 또는 라이브러리에서 버전을 제한 하는 경우 이전 버전이 버전 제한에 도달 하면 삭제 된다는 것을 참가자가 인식 하는지 확인 해야 합니다.

부 버전을 유지 하는 주 버전 수를 제한 하는 라이브러리에서는 버전 제한에 도달할 때 이전 주 버전에 대 한 부 버전이 삭제 됩니다. 예를 들어 10 개의 주 버전에 대 한 초안을 유지 하는 경우 팀에서 15 개의 주 버전을 만들면 가장 오래 된 버전에 대해서만 주 버전만 유지 됩니다. 1.2 또는 2.3과 같이 가장 오래 된 5 개의 주 버전과 연결 된 부 버전은 삭제 되지만, 라이브러리에서 주 버전을 제한 하지 않는 한 주 버전 (1, 2 등)이 유지 됩니다.

라이브러리를 만들 때 버전 관리가 자동으로 설정 되며 목록이 생성 되는 경우는 발생 하지 않습니다. 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자가 버전 관리를 설정 하거나 해제할 수 있습니다. 사이트에서 사용 권한을 상속 하기 때문에 사이트를 관리 하는 사용자와 동일한 많은 사이트에서 목록 및 라이브러리를 사용 합니다. 버전 관리를 사용 하도록 설정 하는 것 외에도 사이트 소유자 (또는 목록 또는 라이브러리를 관리 하는 다른 사용자)가 콘텐츠 승인을 요구할 것인지, 초안 항목을 볼 수 있는지, 그리고 체크 아웃이 필요한 지 여부를 결정 합니다. 이러한 각 결정은 버전 관리 방식에 영향을 줍니다. 예를 들어 라이브러리를 관리 하는 사람이 체크 아웃이 필요 하도록 결정 한 경우 버전 번호는 파일이 체크 인 될 때만 만들어집니다. 콘텐츠 승인이 필요한 경우에는 권한이 있는 사용자가 파일을 승인할 때까지 주 버전 번호가 적용 되지 않습니다.

중요:  라이브러리에서 작업하는 사용자들이 문서를 공동 작성하려는 경우에는 라이브러리에서 체크 아웃을 요청하도록 구성하지 마세요. 필요한 문서가 체크 아웃되어 있으면 여러 사람이 공동 작성자로 작업할 수 없습니다.

목록 또는 라이브러리의 버전 관리를 설정 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을참고 하세요.

라이브러리에서 버전 관리를 사용 하도록 설정한 경우이를 설정 하는 사용자는 주 버전과 부 버전을 모두 추적할지 여부를 결정 하 고 부 버전을 볼 수 있는 사용자도 결정 합니다. 대부분의 경우 콘텐츠 승인이 필요한 경우 파일의 소유자와 항목을 승인할 권한이 있는 사용자만 부 버전을 볼 수 있습니다. 다른 라이브러리에서 라이브러리의 파일을 편집할 수 있는 사용자가 나 라이브러리에 대 한 읽기 권한이 있는 모든 사용자가 모든 버전을 볼 수 있습니다. 버전이 승인 된 후에는 목록 또는 라이브러리에 대 한 읽기 권한이 있는 모든 사용자가 버전을 볼 수 있습니다.

목록에는 주 버전과 부 버전이 없지만, 보류 중 상태인 항목은 초안으로 간주됩니다. 대부분의 경우에는 항목을 만든 사람과 모든 권한 또는 디자인 권한이 있는 사람만 초안을 볼 수 있습니다. 이러한 사용자에게는 초안이 보류 중 상태로 표시되지만, 다른 사용자의 경우에는 버전 기록에 승인됨 상태인 최신 버전만 표시됩니다. 거부된 파일은 적절한 권한이 있는 사람이 삭제할 때까지 보류 중 상태로 유지됩니다.

기본적으로 보류 중인 항목 또는 파일은 해당 작성자 및 목록 관리 권한이 있는 사용자 에게만 표시 되지만 다른 사용자 그룹이 항목 또는 파일을 볼 수 있는지 여부를 지정할 수 있습니다. 라이브러리가 주 버전과 부 버전을 모두 추적 하도록 설정 된 경우 파일을 편집한 사람은 먼저 파일의 주 버전을 게시 해야 합니다.

문서에 대 한 승인 설정에 대 한 자세한 내용은 사이트 목록 또는 라이브러리의 항목 승인 필요를 참고 하세요.

참고: 일부 목록 및 라이브러리의 초안 보안은 모든 사이트 사용자가 보류 중인 버전과 승인 된 버전을 모두 볼 수 있도록 구성 됩니다.

버전 기록이 설정된 라이브러리에서 파일을 체크 아웃하면 해당 파일을 다시 체크 인할 때마다 새 버전이 만들어집니다. 그리고 주 버전 부 버전이 설정된 경우에는 체크 인 시에 체크 인할 버전 유형을 결정할 수 있습니다. 체크 아웃이 필요한 라이브러리에서는 체크 인할 때만 버전이 만들어집니다.

체크 아웃이 필요하지 않은 라이브러리에서는 파일을 연 후 처음으로 저장하면 새 버전이 만들어집니다. 이후에 파일을 저장할 때마다 첫 번째 저장 시 생성된 버전을 덮어씁니다. 응용 프로그램을 닫았다가 문서를 다시 열고 파일을 처음으로 저장해도 버전이 다시 생성됩니다. 따라서 버전 수가 빠르게 증가할 수 있습니다.

체크 인 및 체크 아웃에 대 한 자세한 내용은 라이브러리에서 파일 체크 아웃, 체크 인 또는 취소를 참조 하세요.

중요:  문서를 공동 작성하는 경우에는 다른 사람의 문서 작업을 금지할 이유가 없으면 문서를 체크 아웃하지 마세요.

체크 아웃이 필요 하면 다른 사용자가 버전을 만들 시기를 구체적으로 지정 하기 때문에 팀이 가장 쉽게 버전을 관리할 수 있습니다. 다른 사용자가 파일을 체크 아웃 하 고 변경한 다음 다시 체크 인하면 버전이 만들어집니다. 체크 아웃이 필요 하지 않은 경우에는 다른 사용자가 파일을 닫을 때이 버전이 업데이트 되므로 버전을 만들 수 있습니다. 해당 사용자 또는 다른 사용자가 파일을 열고 다시 저장 하면 다른 버전이 만들어집니다. 상황에 따라 파일을 변경 하기 전에 모임에 참가 하기 위해 파일을 닫아야 하는 경우와 같이 여러 버전을 만들지 않으려는 경우가 있을 수 있습니다.

체크 아웃이 필요한 경우 파일을 먼저 체크 아웃 하지 않으면 사용자가 파일을 추가 하거나, 파일을 변경 하거나, 파일 속성을 변경할 수 없습니다. 사용자가 파일을 체크 인하면 변경 내용에 대 한 설명을 제공 하 라는 메시지가 표시 되므로 보다 의미 있는 버전 기록을 만들 수 있습니다.

참고: 라이브러리에서 사이트의 작업 목록과 동기화 되는 Microsoft Project (.mpp) 파일을 저장 하는 경우 체크 아웃 필요 확인란의 선택을 취소 해야 합니다.

체크 아웃 요구에 대 한 자세한 내용은 파일 체크 아웃이 필요 하도록 라이브러리 설정을참고 하세요.

목록 및 라이브러리에는 사용자 또는 특정 그룹에 적용 되는 사용 권한 수준에 따라 다양 한 버전 관리 및 체크 아웃 관련 권한이 있습니다. 사용 권한 수준을 편집할 수 있는 사용자는 이러한 권한을 다르게 구성 하거나 사용자 지정 된 사용 권한 수준을 사용 하 여 새 그룹을 만들 수 있습니다.

이러한 사용 권한을 통해 라이브러리를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 파일을 삭제할 수 있는 권한이 없어도 다른 사용자가 파일의 버전을 삭제할 수 있도록 할 수 있습니다. 버전을 삭제 하는 권한은 항목을 삭제하는 권한과 동일 하지 않으므로 사용자 지정 된 수준의 제어를 제공할 수 있습니다.

다음 표에서는 버전 관리 및 체크 아웃 관련 사용 권한과 적용 되는 기본 사용 권한 수준을 보여 줍니다.

권한

기본 권한 수준

버전 보기

모든 권한, 디자인, 참가, 읽기

버전 삭제

모든 권한, 디자인 및 참가

체크 아웃 무시

모든 권한 및 디자인

항목 승인

모든 권한 및 디자인

사용 권한에 대 한 자세한 내용은 SharePoint의 사용 권한 수준 이해를 참고 하세요.

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