SharePoint 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성

SharePoint 라이브러리를 설정할 때 결정해야 하는 여러 사항 중 하나가 버전 관리입니다. 각 항목이나 파일을 편집할 때마다 버전을 보관할지 여부 및 보관할 버전의 수, 주 버전만 추적할지 주 버전과 부 버전을 모두 추적할지 여부, 모든 사이트 사용자가 모든 초안 버전을 볼 수 있도록 할지 아니면 작성자와 디자인 또는 모든 권한이 있는 사용자만 볼 수 있도록 할지 여부 등 다양한 사항을 결정해야 합니다. 라이브러리에 있는 항목 및 파일의 형식과 중요도, 각 항목 또는 파일의 용도, 사용자 그룹의 요구 및 유지해야 하는 보안 수준에 따라 이러한 각 사례에서 서로 다른 결정을 내리게 됩니다.

이 문서의 내용

버전 관리를 사용하는 이유

버전 관리 설정의 작동 방식

SharePoint 라이브러리에서 버전 관리 설정

SharePoint 라이브러리에서 버전 관리 제거

버전 관리를 사용하는 이유

SharePoint 라이브러리에서 버전 관리를 사용하도록 설정하면 시간이 지나면서 변경되는 정보를 추적 및 관리할 수 있으며 필요한 경우 이전 버전을 확인 및 복구할 수 있습니다. 예를 들어 파일이 손상되거나 이전 버전 파일이 이후 버전보다 더 정확한 것으로 확인되는 경우 이 기능을 사용하면 매우 편리합니다. 법적으로 필요하거나 감사용으로 사용하기 위해 여러 파일 버전을 보관하는 조직도 있습니다. 버전 관리는 기본적으로 해제됩니다. 버전 관리를 설정하고 버전 관리 결정 사항을 구현하려면 모든 권한 또는 디자인 권한이 있어야 합니다.

파일의 주 버전과 부 버전을 모두 추적할 수도 있습니다. 이러한 기능은 현재 개발 중인 새 프로그램에 대한 아이디어나 법률 관련 사항의 변화를 파악하려는 등의 경우에 유용합니다. 주 버전은 문서가 많은 사람이 검토할 수 있는 상태의 버전인 반면, 부 버전(초안)은 아직 작업이 진행 중이므로 많은 사람이 회람하기에는 적절치 않은 버전입니다.

주 버전은 마지막 주 버전 이후로 크게 변경된 버전으로 2.0 등의 정수로 표시됩니다. 주 버전은 보통 라이브러리에 액세스할 수 있는 모든 사용자에게 표시됩니다. 반면 부 버전은 마지막 주 버전 이후 약간 변경된 버전으로 2.1 등의 소수점으로 표시됩니다. 일반적으로 부 버전은 모든 권한 또는 디자인 권한이 있는 사람과 버전을 직접 변경한 사람에게만 표시됩니다. 하지만 모든 사이트 사용자가 사용 가능한 모든 초안을 볼 수 있도록 라이브러리를 설정할 수도 있습니다.

참고:  주 버전 및 부 버전은 라이브러리에만 사용할 수 있으며 목록에는 사용할 수 없습니다.

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버전 관리 설정의 작동 방식

버전 관리 설정 대화 상자에는 네 개의 주요 섹션이 포함되어 있는데, 이 중 일부는 버전 관리와는 큰 관계가 없습니다. 라이브러리를 설정할 때 각 섹션에서 원하는 항목을 결정해야 합니다. 물론 필요한 권한이 있으면 나중에 설정을 변경해도 됩니다.

선택 옵션

영향

버전 관리 안 함

사이트 사용자가 항목 또는 파일의 현재 버전만 사용할 수 있습니다. 기본 설정입니다.

주 버전을 만듭니다.

각 주 버전에 대해 버전을 만들고 보관합니다. 부 버전을 만들거나 유지 관리하지 않습니다.

주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다.

파일 체크 인 시에 주 버전과 부 버전을 모두 만들어 추적합니다. 파일을 사용 중인 사람은 체크 인할 때 파일이 주 버전인지 부 버전인지를 표시해야 합니다.

다음 주 버전 수 유지

이 옵션 설정의 확인란을 선택하는 경우 라이브러리에 보관되는 주 버전 수를 나타내는 숫자를 확인란 아래에 입력합니다. 예를 들어 25를 입력하면 26번째 버전을 만들 때 가장 오래된 버전이 삭제되며 2~26번째 버전만 사용 가능합니다. 버전 수가 너무 많이 증가하지 않도록 조정하면 라이브러리를 보다 쉽게 관리할 수 있습니다. 그러나 모든 버전 또는 많은 수의 버전을 보관해야 하는 경우에는 매우 높은 한도를 적용하거나 한도를 적용하지 않으면 됩니다.

다음 주 버전 수에 대한 초안 유지

이 옵션 설정을 선택하는 경우 보관되는 초안 버전 수를 상자에 입력합니다. 예를 들어 주 버전을 25개 보관하되 최근 5개 버전에 대해서만 초안을 요구하도록 지정할 수 있습니다. 법적 또는 기타 특수 요구 사항이 없는 경우에는 모든 주 버전에 대해 모든 초안을 보관할 필요가 없습니다.

  • 초안 항목 보안 섹션    이 섹션에서는 라이브러리의 초안 항목을 볼 수 있는 사람을 결정합니다. 라이브러리 읽기 권한이 있는 모든 사용자가 항목을 보도록 허용할 수도 있고, 항목을 편집할 수 있는 사용자 또는 항목 작성자와 항목을 승인할 수 있는 사람만 항목을 보도록 제한할 수도 있습니다. 보기를 제한하도록 선택하면 지정된 사용자만 부 버전(초안)을 볼 수 있으며 다른 사용자는 주 버전만 볼 수 있습니다.

  • 체크 아웃 필요 섹션    이 섹션에서는 파일을 변경하려면 먼저 체크 아웃해야 하는지 여부를 지정합니다. 자세한 내용은 SharePoint 라이브러리의 파일 체크 아웃 요구를 참고하십시오.

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SharePoint 라이브러리에서 버전 관리 설정

  1. 작업할 라이브러리로 이동합니다. 라이브러리 이름이 빠른 실행 창에 표시되지 않으면 모든 사이트 콘텐츠를 클릭한 다음 라이브러리 이름을 선택합니다.

  2. 리본 메뉴의 라이브러리 도구 그룹에서 라이브러리 탭을 클릭합니다.

  3. 라이브러리 설정 SharePoint Foundation 라이브러리 리본 메뉴의 라이브러리 설정 단추 을 클릭합니다.

  4. 라이브러리 설정 페이지의 일반 설정에서 버전 관리 설정을 클릭합니다. 그러면 버전 관리 설정 대화 상자가 열립니다.

  5. 문서 버전 기록 섹션에서 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

    • 주 버전을 만듭니다. - 이 옵션을 선택하면 주 버전 수에 제한을 설정할 수 있습니다.

    • 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다. - 이 옵션을 선택하면 주 버전 수와 초안을 보관할 버전 수 둘 다에 대해 제한을 설정할 수 있습니다.

  6. 선택 사항: 보관할 버전 수를 제한합니다.

    • 라이브러리에 보관할 버전 수를 제한하려면 다음 주 버전 수 유지 확인란을 선택하고 확인란 바로 아래의 상자에 보관할 버전 수를 입력합니다. 버전 수를 제한하지 않으려면 확인란을 선택하지 않습니다.

    • 보관할 초안 수를 제한하려면 다음 주 버전 수에 대한 초안 유지 확인란을 선택하고 확인란 바로 아래의 상자에 초안을 보관할 버전 수를 입력합니다. 이 옵션은 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다. 옵션을 선택한 경우에만 사용할 수 있습니다.

  7. 선택 사항: 문서 라이브러리에서 초안 항목을 볼 수 있는 사용자를 지정합니다. 초안 항목 보안 섹션에서 다음 중 하나를 선택합니다.

    • 항목을 읽을 수 있는 모든 사용자. 사이트 읽기 권한이 있는 모든 사용자에게 항목 액세스를 허용하려면 이 옵션을 선택합니다. 이 옵션은 문서 버전 기록 섹션에서 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다.를 선택한 경우 사용할 수 있습니다.

    • 항목을 편집할 수 있는 사용자. 편집 권한이 있는 사용자만 초안을 볼 수 있도록 제한하려면 이 옵션을 선택합니다. 이 옵션은 문서 버전 기록 섹션에서 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다.를 선택한 경우 사용할 수 있습니다.

    • 항목을 승인할 수 있는 사용자 및 항목을 만든 이. 원래 항목을 만든 사람과 라이브러리에서 항목 승인 권한이 있는 사람만 초안을 볼 수 있도록 제한하려면 이 옵션을 선택합니다. 이 옵션은 콘텐츠 승인 섹션이 로 설정된 경우 사용할 수 있습니다.

  8. 선택 사항: 이 라이브러리에서 체크 아웃이 필요한지 여부를 지정합니다. 기본적으로는 체크 아웃이 필요하지 않습니다. 기본값을 변경하려면 체크 아웃 필요 섹션에서 를 선택합니다. 체크 아웃이 필요하도록 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint 라이브러리에서 파일 체크 아웃 요구를 참고하십시오.

  9. 확인을 클릭하여 대화 상자를 닫고 문서 라이브러리 설정 페이지로 돌아갑니다.

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SharePoint 라이브러리에서 버전 관리 제거

어느 정도 시간이 지난 후에 SharePoint 라이브러리에서 버전 관리 기능이 반드시 필요하지 않다고 판단할 수 있습니다. 이 경우 모든 권한 또는 디자인 권한이 있으면 라이브러리에서 버전 관리를 제거할 수 있습니다.

  1. 작업할 라이브러리로 이동합니다. 라이브러리 이름이 빠른 실행 창에 표시되지 않으면 모든 사이트 콘텐츠를 클릭한 다음 라이브러리 이름을 선택합니다.

  2. 리본 메뉴의 라이브러리 도구 그룹에서 라이브러리 탭을 클릭합니다.

  3. 라이브러리 설정 SharePoint Foundation 라이브러리 리본 메뉴의 라이브러리 설정 단추 을 클릭합니다.

  4. 라이브러리 설정 페이지의 일반 설정에서 버전 관리 설정을 클릭합니다.

  5. 버전 관리 설정 대화 상자의 문서 버전 기록 섹션에서 버전 관리 안 함을 선택합니다. 그러면 이전에 이 섹션에서 만든 모든 항목이 제거됩니다.

  6. 확인을 클릭하여 대화 상자를 닫고 문서 라이브러리 설정 페이지로 돌아갑니다.

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