SharePoint 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성

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라이브러리 문제를 설정할 때 수행 해야 하는 여러 가지 결정 사항 중 하나입니다. 편집할 때마다 각 항목이 나 파일의 버전을 유지 하 시겠습니까? 그렇다면 버전 수는 몇 개입니까? 주 버전 또는 주 버전과 부 버전을 모두 추적 하 시겠습니까? 모든 사이트 사용자가 초안 버전을 모두 보거나 디자인 또는 모든 권한이 있는 사용자만 볼 수 있도록 하 시겠습니까? 이러한 각 경우에 대 한 결정은 라이브러리에 있는 항목 및 파일의 유형과 중요성, 각 항목이 나 파일의 용도, 사용자 그룹의 요구 사항 및 유지 관리 해야 하는 보안 수준에 따라 달라 집니다.

이 문서의 내용

버전 관리를 사용하는 이유

버전 관리 설정 – 작동 방식

라이브러리에서 버전 관리 사용

라이브러리에서 버전 관리 제거

비디오: 라이브러리에서 버전 관리 사용

버전 관리를 사용하는 이유

라이브러리에서 버전 관리를 사용 하도록 설정한 경우, 작업할 때 정보를 추적 하 고 관리할 수 있습니다. 필요한 경우 이전 버전을 확인 하 고 복구할 수 있습니다. 예를 들어 파일이 손상 되거나 파일의 이전 버전이 이후 버전 보다 더 정확 하다는 것을 알게 되 면 매우 편리 합니다. 일부 조직에서는 법적인 이유 또는 감사 목적을 위해 여러 버전의 파일을 보존 합니다. 기본적으로 버전 관리는 해제 되어 있습니다. 이 기능을 설정 하 고 버전 관리 결정을 구현 하려면 모든 권한을 보유 하거나 디자인 권한이 있어야 합니다.

파일의 주 버전과 부 버전을 모두 추적 해야 할 수도 있습니다. 예를 들어 법적 의견이 어떻게 발전 하는지, 그리고 현재 개발 중인 새 프로그램의 뒤에 있는 것을 확인 하려는 경우에 유용 합니다. 주 버전은 문서가 광범위 한 청중의 검토를 받을 준비가 되었음을 알릴 수 있는 반면, 부 버전 (초안)은 작업 진행 중 이며 아직 광범위 한 회람을 위한 준비가 되지 않은 것입니다.

주 버전은 최신 주 버전 이후 대폭 변경 되었지만 2.0 주 버전은 일반적으로 라이브러리에 액세스할 수 있는 모든 사용자에 게 표시 됩니다. 부 버전은 마지막 주 버전 이후 적절 한 변경 사항만 보유 한 것입니다. 이 값은 2.1와 같은 십진수로 식별 됩니다. 일반적으로 부 버전은 변경 작업을 수행 하는 사람과 모든 권한이 나 디자인 권한이 있는 사람 에게만 표시 됩니다. 그러나 모든 사이트 사용자가 사용 가능한 초안을 모두 볼 수 있도록 라이브러리를 설정할 수 있습니다.

참고:  주 버전 및 부 버전은 라이브러리에만 사용할 수 있으며 목록에는 사용할 수 없습니다.

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버전 관리 설정의 작동 방식

버전 관리 설정 대화 상자에는 네 개의 주요 섹션이 포함 되어 있으며, 일부는 버전 관리와 관련이 없습니다. 각 섹션에서는 라이브러리를 설정할 때 결정 해야 합니다. 물론 필요한 권한이 있는 경우 나중에 설정을 변경할 수 있습니다.

  • 콘텐츠 승인 섹션   . 이 섹션을 사용 하 여 라이브러리에 제출 된 항목에 대 한 콘텐츠 승인이 필요한 지 여부를 결정 합니다.

  • 문서 버전 기록 섹션    이 섹션을 사용 하 여 사용할 수 있는 다양 한 버전 관리 옵션을 선택 합니다. 다음 표에서는 각 옵션과 해당 옵션을 선택한 경우의 영향을 보여 줍니다.

선택 옵션

결과

버전 관리 없음

사이트 사용자는 항목 또는 파일의 현재 버전만 사용할 수 있습니다. 기본 설정

주 버전 만들기

각 주 버전에 대해 버전이 생성 되 고 보존 됩니다. 부 버전은 생성 되거나 유지 관리 되지 않습니다.

주 버전과 부 버전 (초안) 만들기

파일 체크 인 시 주 버전과 부 버전을 모두 만들고 추적 합니다. 파일을 작업 중인 사용자는 체크 인 시 파일이 주 버전 인지 부 버전 인지를 나타내야 합니다.

다음 주 버전 수 유지

이 선택적 설정에 대 한 확인란이 선택 되어 있으면 아래 숫자가 라이브러리에 보존 되는 주 버전의 수를 나타냅니다. 예를 들어, 숫자가 25 인 경우 26th 버전을 만들 때 가장 오래 된 버전이 삭제 됩니다. 그런 다음 버전 2-26만 사용할 수 있습니다. proliferating의 버전 수를 방지 하면 라이브러리를 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 그러나 모든 버전을 유지 하거나 많은 버전을 보존 해야 하는 경우 매우 높은 제한을 적용 하거나 제한을 전혀 적용 하지 않는 것이 좋습니다.

다음 주 버전 수에 대 한 초안 유지

이 선택적 설정이 선택 된 경우 상자에는 보존 되는 초안 버전의 수가 결정 됩니다. 예를 들어 25 개의 주 버전을 보존 하려는 경우에는 가장 최근 5 개 버전에 대 한 초안만 필요 합니다. 법률 또는 다른 특별 한 요구 사항이 없는 경우 모든 주 버전에 대 한 초안을 모두 보존할 필요는 없습니다.

  • 초안 항목 보안 섹션    이 섹션을 사용 하 여 라이브러리에서 초안 항목을 볼 수 있는 대상을 결정 합니다. 라이브러리에 대 한 읽기 권한이 있는 모든 사용자가 해당 사용자를 볼 수 있도록 허용 하거나, 항목을 편집할 수 있는 사용자 또는 항목을 승인할 수 있는 사용자만 보기를 제한할 수 있습니다. 보기를 제한 하도록 선택한 경우 지정 된 뷰어만 부 버전 (초안)을 볼 수 있습니다. 다른 사용자에 게는 주 버전만 표시 됩니다.

  • 체크 아웃 필요 섹션    이 섹션을 사용 하 여 사용자가 파일을 변경할 수 있도록 체크 아웃 해야 하는지 여부를 지정 합니다.

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라이브러리에서 버전 관리 사용

  1. 작업 하려는 라이브러리로 이동 합니다. 빠른 실행 창에 라이브러리 이름이 표시 되지 않으면 모든 사이트 콘텐츠를 클릭 한 다음 라이브러리 이름을 선택 합니다.

  2. 리본 메뉴의 라이브러리 도구 그룹에서 라이브러리 탭을 클릭 합니다.

  3. 라이브러리 설정 SharePoint Foundation 라이브러리 리본 메뉴의 라이브러리 설정 단추 을 클릭 합니다.

  4. 라이브러리 설정 페이지의 일반 설정에서 버전 관리 설정을클릭 합니다. 버전 관리 설정 대화 상자가 열립니다.

  5. 문서 버전 기록 섹션에서 다음 옵션 중 하나를 선택 합니다.

    • 주 버전 만들기 –이를 선택한 경우 주 버전 수에 제한을 설정할 수 있습니다.

    • 주 버전 및 부 버전 (초안) 만들기 –이를 선택한 경우 초안을 유지할 주 버전 수와 버전 수를 제한 하도록 설정할 수 있습니다.

  6. 선택 사항: 보유 하려는 버전 수를 제한 합니다.

    • 라이브러리에 보존 되는 버전 수를 제한 하려면 다음 주 버전 수 유지 확인란을 선택 합니다. 그렇지 않으면 선택 하지 마세요. 확인란 바로 아래에 있는 상자에 보유 하려는 버전 수를 입력 합니다.

    • 보유 하 고 있는 초안 수를 제한 하려면 다음 주 버전 수에 대 한 초안 유지 확인란을 선택 합니다. 이 옵션은 주 버전 및 부 버전 (초안) 만들기 옵션이 선택 된 경우에만 사용할 수 있습니다. 확인란 바로 아래에 있는 상자에 초안을 유지할 버전 수를 입력 합니다.

  7. 선택 사항: 문서 라이브러리에서 초안 항목을 볼 수 있는 사용자를 결정 합니다. 초안 항목 보안 섹션에서 다음 중 하나를 선택 합니다.

    • 항목을 읽을 수 있는 모든 사용자 사이트에 대 한 읽기 권한이 있는 모든 사용자에 게 액세스를 허용 하려면이를 선택 합니다. 이 옵션은 문서 버전 기록 섹션에서 주 버전과 부 버전 (초안) 을 선택한 경우에만 사용할 수 있습니다.

    • 항목을 편집할 수 있는 사용자만 편집 권한이 있는 사람에 대 한 초안 보기를 제한 하려면이를 선택 합니다. 이 옵션은 문서 버전 기록 섹션에서 주 버전과 부 버전 (초안) 을 선택한 경우에만 사용할 수 있습니다.

    • 항목을 승인할 수 있는 사용자 (및 항목의 작성자)만 이를 선택 하면 항목의 원래 작성자 에게만 보기를 제한 하 고 라이브러리의 항목을 승인할 수 있는 권한이 있는 사람은 볼 수 없습니다. 이 옵션은 콘텐츠 승인 섹션이 예로설정 된 경우에만 사용할 수 있습니다.

  8. 선택 사항:이 라이브러리에서 체크 아웃을 필요한 지 여부를 결정 합니다. 기본적으로는 필요 하지 않습니다. 기본값을 변경 하려면 체크 아웃 필요 섹션에서 를 선택 합니다.

  9. 확인 을 클릭 하 여 대화 상자를 닫고 문서 라이브러리 설정 페이지로 돌아갑니다.

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라이브러리에서 버전 관리 제거

잠시 후 라이브러리에 대 한 버전 관리가 필요 하지 않을 수 있습니다. 모든 권한 또는 디자인 권한이 있는 경우 라이브러리에서 버전 관리를 제거할 수 있습니다.

  1. 작업 하려는 라이브러리로 이동 합니다. 빠른 실행 창에 라이브러리 이름이 표시 되지 않으면 모든 사이트 콘텐츠를 클릭 한 다음 라이브러리 이름을 선택 합니다.

  2. 리본 메뉴의 라이브러리 도구 그룹에서 라이브러리 탭을 클릭 합니다.

  3. 라이브러리 설정 SharePoint Foundation 라이브러리 리본 메뉴의 라이브러리 설정 단추 을 클릭 합니다.

  4. 라이브러리 설정 페이지의 일반 설정에서 버전 관리 설정을클릭 합니다.

  5. 버전 관리 설정 대화 상자의 문서 버전 기록 섹션에서 버전 관리 없음을선택 합니다. 이렇게 하면이 섹션에서 이전에 만든 항목이 제거 됩니다.

  6. 확인 을 클릭 하 여 대화 상자를 닫고 문서 라이브러리 설정 페이지로 돌아갑니다.

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비디오: 라이브러리에서 버전 관리 사용

이 비디오 데모에서는 라이브러리에서 버전 관리를 사용 하도록 설정 하 고 구성 하는 방법을 설명 합니다. 또한 필수 체크 아웃 또는 필요한 승인 등의 다른 설정이 라이브러리의 버전 관리 방식에 미치는 영향에 대해 알아봅니다.

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