SharePoint에 포함된 워크플로 정보

SharePoint에 포함된 워크플로 정보

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SharePoint 워크플로 간소화 하 고 다양 한 비즈니스 프로세스를 자동화 하는 사전 프로그래밍 된 미니 응용입니다. 워크플로 범위는 서명 수집, 피드백, 또는 계획 또는 문서에 대 한 승인 일상적인 절차의 현재 상태를 추적 합니다. SharePoint 워크플로 시간과 노력을 저장 하 고 일관성 및 효율성을 정기적으로 수행 하는 작업에 가져올 수 설계 되었습니다.

SharePoint 워크플로란?

순서도가 무엇인지는 이미 알고 있을 것입니다. 순서도는 프로세스를 그래픽 지도로 표현한 것으로서, 각 단계에 대한 지침을 포함하고 있습니다.

워크플로 프로세스

SharePoint 워크플로 대폭 줄여 주는 노동력, 투입과 추측 성 및 무작위성 표준 작업 프로세스를 자동화 된 순서도입니다.

그림에 나온 문서 승인 프로세스를 살펴보겠습니다. 이 프로세스를 수동으로 실행할 경우 점검, 추적, 문서 전달, 미리 알림 전송 등 여러 가지 작업이 필요할 수 있습니다. 이러한 작업은 사용자가 매번 직접 수행해야 합니다. 따라서 상당한 추가 업무가 발생하고, 심지어 작업 흐름이 중간에 계속 끊기기도 합니다.

하지만 경우 SharePoint 문서 승인 워크플로 사용 하 여 해당 검사의 모든 프로세스를 실행 및 추적 하 고 나타내는 및 전달 자동으로 해당 워크플로에서 수행 됩니다. 다른 사용자가 작업을 완료에서 지연 또는 다른 않는다는 발생 하는 경우 대부분의 포함 된 워크플로를에 대해 알 수 있도록 알림을 생성 합니다. 그룹에서 아무도 SharePoint 워크플로 사용 하는 프로세스는 항상 사전 모니터링 하 고 자체 때문에 사전 프로세스를 모니터링 합니다.

SharePoint 워크플로는 실행 방법도 간단합니다. 원하는 워크플로 유형을 선택하고 상황에 가장 잘 맞는 옵션을 지정하기만 하면 워크플로가 처리됩니다. 물론 언제든 원할 때 워크플로를 취소하거나 종료할 수도 있습니다.

각 워크플로 형식 서식 파일 처럼 act 포함 되어 있습니다. 워크플로 단일 목록이 나 라이브러리에 대 한 또는 초기화 양식 옵션 및이 버전에 대해 원하는 선택 항목을 지정 하 여 전체 사이트 모음에 대 한 버전 을 추가 합니다. 이러한 옵션과 선택 항목이 워크플로 워크플로 시작할 수 있는 방법 및 사람, 작업 알림 메시지에 포함 될 등 지침 작업 작업 마감일을 할당 사용자를 포함 합니다.

중요:  기본적으로 승인, 의견 수집, 서명 수집 워크플로는 활성화되어 있지 않고 관련 양식의 워크플로 서식 파일 선택 목록 상자에 나열되지 않습니다. 이러한 워크플로를 사용할 수 있도록 하려면 사이트 관리자가 사이트 수집 단계에서 활성화해야 합니다.

다섯 가지 사전 프로그래밍 된 워크플로 유형이 있습니다.

확인 표시 승인 워크플로 회람 문서 또는 기타 항목을 자신의 승인 또는 거부를 위해 사용자 지정 합니다. 승인 워크플로 사용 하 여 목록 또는 라이브러리에서 콘텐츠 승인을 제어 수 있습니다. 자세한 내용은, 및 단계별 지침을 승인 워크플로참고 합니다.

의견 수집 워크플로 의견 수집 워크플로 자신의 의견에 대해 지정 된 사용자에 게 문서나 기타 항목을 라우팅합니다. 의견 수집 워크플로 통합의 모든 워크플로 소유자에 대 한 참가자 들의 의견을 검토 프로세스의 레코드를 제공 합니다. 에 자세한 내용 및 단계별 지침에 대 한 의견 수집 워크플로참고 합니다.

서명 수집 워크플로 서명 수집 워크플로 지정 된 사용자가 디지털 서명에 대 한 Microsoft Office 문서를 라우팅합니다. 서명 수집 워크플로 Word 문서, Excel 통합 문서 및 InfoPath 양식 에서만 작동 하는지 note 합니다. 에 자세한 내용 및 단계별 지침은 서명 수집 워크플로참고 합니다.

상태 워크플로 상태 워크플로 세 가지 상태 (단계)을 통해 목록 항목의 상태를 추적 하도록 설계 되었습니다. 조직에서 대량의 문제점이 나 항목을 추적 해야 하는 비즈니스 프로세스 관리에 사용할 수 있습니다-고객 지원 문제점, 잠재 고객 또는 프로젝트 작업 예를 들어 있습니다.

상태가 전환될 때마다 워크플로에서 특정인에게 작업을 할당하고 작업에 대한 전자 메일 알림을 보냅니다. 해당 작업이 완료되면 워크플로가 항목의 상태를 업데이트하고 다음 상태로 진행합니다. 상태 워크플로는 문제점 관리 목록 서식 파일과 함께 사용하도록 디자인되었지만 3가지 이상의 값이 있는 선택 열이 포함된 목록에서도 사용할 수 있습니다.

에 자세한 내용 및 단계별 지침은 상태 워크플로 사용 하 여표시 합니다.

폐기 승인 워크플로 게시 승인 워크플로 해당 주제 전문가 및 관계자 검토 및 승인을 받으려는 콘텐츠 회람 자동화 다른 SharePoint 워크플로 비슷합니다. 게시 사이트의 새로운 버전과 업데이트 된 웹 페이지 게시 밀접 하 게 제어 되에 대 한 특별히 디자인 된 것은 게시 승인 워크플로 고유 때문입니다. 이러한 유형의 사이트에서 새 콘텐츠가 없는 워크플로에 모든 승인자가 승인 될 때까지 게시할 수 있습니다. 자세한 정보를 및 단계별 지침 참고 게시 승인 워크플로 사용합니다.

워크플로를 추가하거나 시작하려면 워크플로가 실행되는 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 대한 적절한 사용 권한이 있어야 합니다.

  • 워크플로 추가    기본적으로 있어야 추가 하려면 목록 관리 권한이 워크플로 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있으므로 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다.)

  • 워크플로 시작    또한 기본적으로 있어야 시작 하려면 항목 편집 권한을 이미 추가 된 워크플로 합니다. (기본적으로 항목 편집 권한이 있는 두 가지 모두 구성원 그룹 및 소유자 그룹; 방문자 그룹 하지 않습니다.)
    또는, 소유자 특정 워크플로 시작 소유자 그룹의 구성원이 될 수 있도록 구성 하도록 선택할 수 있습니다.

다음 다이어그램에서는 SharePoint 워크플로를 계획, 추가, 실행 수정하는 기본 단계를 개괄적으로 보여줍니다. 각 단계의 개별 섹션은 아래에 나와 있습니다.

워크플로 프로세스

  • 계획    초기화 양식을 사용하여 워크플로 버전을 추가할 때 어떤 옵션을 원하는지 그리고 어떤 정보가 필요할 것인지를 알고 있어야 합니다.

  • 추가    초기화 양식을 작성하여 워크플로 버전을 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 추가합니다.

  • 시작    목록 또는 라이브러리에서 문서나 기타 항목에 대한 새 워크플로를 수동 또는 자동으로 시작합니다. (수동으로 시작할 경우 좀 더 간략한 초기화 양식에서 일부 워크플로 연결 양식 설정을 변경할 수 있습니다.) 워크플로가 시작되면 작업이 생성되고, 알림 메시지가 전송되고, 작업 및 이벤트 추적이 시작됩니다.

  • 모니터링    워크플로가 실행되는 동안 어떤 작업이 완료되는지 그리고 어떤 다른 동작이 발생하는지를 워크플로 상태 페이지에서 볼 수 있습니다. 필요한 경우 여기에서 현재 및 이후의 작업을 조정할 수 있으며 이 워크플로 실행을 취소하거나 종료할 수도 있습니다.

  • 검토    실행이 완료되면 워크플로 상태 페이지에서 전체 내역을 검토할 수 있습니다. 또한 상태 페이지에서 이 워크플로의 일반 성능에 관한 통계 보고서를 만들 수 있습니다.

  • 변경    워크플로가 제대로 실행되지 않으면 워크플로를 추가할 때 사용한 연결 양식 원본을 열어 수정할 수 있습니다.

기본 제공 워크플로를 보다 유연성 있게 만들려면 SharePoint Designer 2013 같은 도구를 사용하여 추가로 사용자 지정할 수 있습니다. 원본 워크플로를 처음부터 직접 만들 수도 있습니다.

워크플로 디자이너를 사용하여 조건 및 동작을 SharePoint 목록 및 라이브러리의 항목에 연결하는 규칙을 만듭니다. 목록이나 라이브러리 항목을 변경하면 워크플로의 동작이 시작됩니다.

예를 들어 항목의 비용이 특정 금액을 초과하는 경우 추가 승인 워크플로가 시작되도록 하는 워크플로를 디자인할 수 있습니다.

관련 문서 집합에 대한 워크플로를 정의할 수도 있습니다. 예를 들어 워크플로가 문서 라이브러리에 연결되어 있거나 문서 콘텐츠 형식에 필터링되어 있으면 상황별 문서 집합 작업 그룹이 표시됩니다. 문서 집합은 문서 그룹이 하나의 단위로 처리되도록 하기 때문에 해당 문서 집합의 각 항목에서 문서 집합의 워크플로 작업이 실행됩니다.

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