PMO(Project Management Office)를 통한 Project Online 도입 지원

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PMO란?

Project Online을 비즈니스에 도입하려는 경우 Project Online을 어떻게 사용할 계획인가요? 또한 Project Online 도입을 위한 효과적인 방법은 무엇이며 해결하려는 비즈니스 문제는 무엇인가요? 다음과 같은 몇 가지 예가 있습니다.

  • 경영진이 프로젝트 상태를 보다 잘 파악하고자 할 경우

  • 자원을 관리하고 프로젝트에 할당하기 위한 효과적인 방법이 필요한 경우

  • 직원이 업무에 할애하고 있는 시간을 쉽게 추적하려는 경우

  • Excel 스프레드시트를 사용하는 것보다 더 효율적인 방법으로 프로젝트 데이터를 추적하려는 경우

Organizations who have been most successful with using Project Online in addressing business problems such as these are the ones that create a set of standards, processes, and best practices for the way that projects are managed in their organization. The person or group that creates and manages these rules of project management is sometimes referred to as the Project Management Office (PMO).

PMO의 역할

대기업에서 PMO는 프로젝트 관리 통제, 구현, 교육, 프로젝트 관리 요구 사항 조사, 유용한 보고서를 작성하기 위한 가장 적합한 방법 결정 등 조직의 프로젝트 관리 문제를 처리하는 부서로 구성될 수 있습니다. 중소 기업에서 PMO의 범위는 한 사람에서 소규모 그룹이 될 수 있지만 대기업에서와 같은 문제를 해결하기 위해서는 규모를 확대할 수도 있습니다. 그러나 모든 PMO의 공통 목표에는 다음 사항이 포함될 것입니다.

  • 프로젝트 관리 시스템 도입 추진 및 전파

  • 프로세스를 도구로 자동화하여 조직 사용자를 위한 프로젝트 관리 간소화

  • 프로젝트 관리 기능과 관련된 정책, 절차, 모범 사례 만들기

  • 프로젝트 관리의 모든 것을 위한 '최고 기관'으로서 역할을 수행하고 프로젝트 관리 모범 사례와 도구에 대한 교육을 제공하여 프로젝트 관리 주제 전문가 되기

  • PMO의 제안을 통해 변화를 시행할 수 있도록 경영진의 후원을 얻어 권한 강화

여전히 혼동되시나요? 그러면 잠시 멈추어 예와 연결지어 설명해 드리겠습니다. 한 가장이 가족을 돌볼 수 있는 방법을 예로 들어 보겠습니다.

필요 사항

PMO

가족

PMO - 정보

PMO는 프로젝트 상태 및 상태 보고서를 통해 프로젝트 관계자에게 정보를 제공하기 위한 효율적인 방법을 만드는 데 도움을 줍니다. 여기에는 보고 요구 사항을 조사하고 시스템으로 필요한 데이터를 이동하며 되풀이 보고서에 필요한 데이터를 적시에 시스템에 제공할 수 있도록 워크플로를 설정하는 과정도 포함됩니다.

가장에게는 다음과 같은 가정 내 상황에 대한 정보가 필요합니다.

  • 자녀의 학습에 대한 분기별 보고서

  • 재무 상태를 보여 주는 월별 은행 명세서

  • 가족 구성원의 건강 상태를 알 수 있는 연간 병원 진단서

누가 어떤 작업을 수행하는지에 대한 PMO-정보

The PMO creates processes to get the right data to the project management system to provide status at a project level to project managers. It also provides guidance and best practices for resource management.

가족 구성원은 누가 어떤 일을 하고 있는지 알아야 합니다. 다음 사항이 포함될 수 있습니다.

  • 누가 오늘 학교에서 자녀를 데려오고 저녁에 애완견을 산책시키고 저녁을 준비할지 등입니다.

  • 누군가 일상적인 일을 수행할 수 없는 경우 그 역할을 대신할 수 있는 사람을 파악해야 합니다.

  • 가족의 중앙 일정에 가족 모두의 직장 및 학교 일정과 가능한 시간을 표시하면 편리합니다. 이렇게 하면 특정 업무에 예약할 수 있는 사람을 쉽게 알 수 있습니다.

PMO - 공동 작업을 위한 포럼

PMO는 프로젝트 공동 작업 사이트를 만들고 사이트 사용자의 요구에 가장 잘 맞게 사이트를 사용자 지정하는 데 도움을 줍니다.

가족 구성원에게는 공동 작업을 진행할 수 있는 토론의 장이 필요합니다. 예를 들어 다음과 같습니다.

  • 주방의 달력에 중요한 행사 게시

  • 매일 식사 시간에 가족간의 대화

PMO-액세스 및 위험 완화

PMO는 위험 관리를 처리할 시스템을 설정해야 합니다.

가장은 다음과 같이 위험을 줄이기 위한 계획을 세워야 할 수 있습니다.

  • 건강 보험이 필요한지 판단

  • 헬스클럽 회원권 구매

  • 은퇴에 대비하여 저축 늘리기

PMO - 규칙 및 프로세스 설정

The PMO looks at current processes and workflows, and finds a method of automating them through the project management tool being implemented. One of these might involve determining drivers for selecting which projects to move forward on given a set budget (portfolio analysis).

가장은 가족을 위한 규칙과 프로세스를 설정합니다. 예를 들어 다음과 같습니다.

  • 자녀의 귀가 시간 또는 수면 시간 설정

  • 구매할 사항을 결정하기 위해 여러 요소 고려(예: "자동차를 구입할 것인가, 지붕을 수리할 것인가 또는 올해 휴가를 갈 것인가?")

  • 자동 타이머 방식의 스프링클러 설치

  • 일주일 중 식료품 구매 및 심부름 시간 선택

PMO는 다음과 같은 작업을 수행하여 기업이 보다 효율적으로 프로젝트를 관리하도록 주도합니다.

  • 조직을 위한 프로젝트 관리 요구 사항을 정의하는 데 도움이 되는 정보 수집. 예를 들어 조직의 비즈니스 요구 사항을 구성하고 그러한 요구 사항을 충족할 수 있는 프로세스를 설계한 다음 Project Online에서 설정 또는 워크플로에 매핑합니다.

  • 지속적으로 검토해야 하는 중요한 데이터를 결정하고 프로젝트 관리자와 협의하여 해당 데이터를 이해 관계자와 공유. 예를 들어 진행 중인 프로젝트의 상태에 대한 요약 정보를 이해 관계자에게 제공할 주간 프로젝트 상태 보고서를 작성하기 위해 필요한 데이터와 시스템으로 데이터를 가져오는 프로세스를 확인합니다.

  • 프로세스 및 워크플로에 대한 규칙 만들기. 예를 들어 Project Online에서 프로젝트 아이디어가 승인 프로세스를 거쳐 프로젝트로 확정되는 워크플로를 설정합니다.

  • 현재 프로젝트 관리 시스템에서 새 시스템으로 기존 데이터 마이그레이션. 예를 들어 Microsoft Excel 스프레드시트에서 Project Online으로, 또는 각 사용자의 컴퓨터에 있는 Project Professional에서 중앙 집중식 Project Online 환경으로 자원 및 프로젝트 데이터를 마이그레이션하기 위한 가장 쉬운 방법을 찾습니다.

  • Providing project portfolio management support to help with project prioritization and forecasting. Like most companies, there are many projects you'd like to do, but have limited budget and resources to do all of them. You need a way to determine which projects that you should move on. PMOs can drive the project and program selection process to ensure that future investments are in alignment with the organization's strategic goals and growth vision.

  • Managing the emotional changes users might face in moving from their current project management system to which they are attached. For example, tactfully influencing project managers to move from their old process of saving their project files to their hard drives and sharing them out by showing them the advantages of publishing them to Project Online. The PMO might do this by devoting more time to convincing the more senior project managers first, and hoping their influence on the other project managers helps to drive the change.

  • 효율적인 교육 옵션을 제공하여 변화에 따른 기술 문제 관리

PMO가 필요한 이유

In the family example, the consequences of not addressing some of the needs can be dire. For example, not reviewing a child's report card when it first arrives might result in the assumption that things are fine, when actually more study time or a tutor might be needed. In the same way, deploying Project Online without creating an entity to help with standardization and adoption can also have dire circumstances. Establishing a PMO will help to increase the chances of success for your Project Online deployment. Depending on your goals, this can translate to better efficiency in project management (for example, more projects completed on time), which is usually associated with lower costs to manage projects (for example, more project completed at or under budget).

PMO를 만들기 위한 첫 번째 단계

PMO를 만들기 위한 첫 번째 단계는 이 문서를 찾기 위해 노력하며 이미 완료했을 것입니다. Project Online으로 전환하는 데 관심이 있는 사용자라면 회사의 효율성을 높이거나 문제를 해결할 수 있는 방법에 대한 아이디어를 이미 가지고 있을 가능성이 매우 높습니다. PMO를 공식화하기 위한 계획을 세울 경우 다음 사항을 고려해야 합니다.

PMO가 수행할 작업 정의

Is the main goal of your PMO going to be to address a specific business problem? For example, you might want to implement a timesheet system to get tighter control of costs analysis. Or you might have your project data spread across two or even three different applications, and want to consolidate the data into a single system, which would help to provide better insight into the execution of projects. Or it might be to provide ongoing project management guidance, and address project manager training needs. Once you understand why your PMO is needed, it will be much easier to scope what the requirements are in establishing and maintaining it.

경영진의 후원 확보

상급 관리자의 지원을 받는 것이 필요합니다. 경영진의 지원 부족은 PMO가 실패하는 주요 이유 중 하나이므로 PMO는 경영진의 후원을 받는 것이 중요합니다. 시도하려는 PMO의 이점과 중요성을 알고 있는 특정 경영진이 회사에 있다면 정말 잘된 일입니다. 그렇지 않다면 경영진을 설득하기 위한 최선의 방법 중 하나는 Project Online과 같은 프로젝트 관리 시스템으로 전환하는 경우의 이점을 알리는 것입니다. 프로젝트 관리 시스템으로 해결할 수 있는 비즈니스 문제를 보여 주면 됩니다. 이 작업은 Project Online을 처음 평가할 때 이미 어느 정도 수행했을 수 있지만, 시험 환경에서 자체 데이터를 사용하는 방식을 보여줄 수 있다면 임원진 중 조력자를 실제로 찾을 수 있을 것입니다. 이점을 포착하는 것이 경영진의 후원을 확보하기 위해서는 반드시 필요합니다.

Strong executive sponsorship can be helpful in addressing resistance users might have in moving from what they are familiar with, to a new project management system, such as Project Online. Evangelizing and promoting the benefits to other influential stakeholders, such as senior project managers, can also help in breaking any emotional attachments that other users might have to the system you are moving from.

팀 구성

PMO를 소규모 기업에서 설정하든, 아니면 대기업에서 설정하든 상관없이 PMO의 역할을 통해 해결해야 할 책임은 다음과 같습니다.

역할

설명

Project Online 도입 계획 추진

If you are in the process of implementing Project Online, the overall plan needs someone to drive it. Just like any project, the adoption plan needs an owner to ensure that the required tasks are staffed and completed.

프로젝트 관리 요구 사항 조사

이 사람은 조직의 프로젝트 관리 요구 사항을 평가합니다. 이 사람은 전사적으로 여러 부서의 사용자와 대화를 나누면서 현재의 프로젝트 관리 방식을 파악하고 향후 요구 사항과 함께 Project Online 구현을 통해 개선될 수 있는 사항을 알아내야 합니다. Project Online에 이러한 요구 사항이 적절히 구현될 수 있도록 프로젝트 관리자에게 알려야 합니다. 이 사람은 효과적인 프로젝트 관리 기술을 보유해야 하며 의사소통에도 능해야 합니다. 회사의 직원은 귀하가 바꾸려고 하는 기존 프로세스에 정서적으로 애착되어 있을 수 있으므로 소유자는 새 시스템이 직원의 환경을 얼마나 편리하게 바꿀 수 있을지 보여주어 정서적 애착 문제를 해결해야 합니다.

교육, 설명서 및 지원

이 사람은 사용자의 기술 수준을 평가하며, 제품을 성공적으로 사용하기 위해 필요한 교육 자료를 제공해야 합니다. 여기에는 프로젝트 관리자, 팀 리더 및 팀 구성원에 대한 역할 기반의 교육도 포함될 수 있습니다. 프로젝트 관리자에 대한 교육을 총괄하는 것에 대부분의 노력을 기울이지만, 팀 리더 및 팀 구성원은 빠른 참조 카드, 마스터 참고 자료, 검사 목록 또는 간단한 자습서를 가장 효과적으로 이용할 수 있어야 할 것입니다. 사용자를 위한 사내 지원을 제공하는 방법과 함께 적절한 경로를 통해 복잡한 문제를 제기할 수 있는 방법도 찾아야 합니다.

IT 부서와 연계

Collaboration with your IT department is essential in engaging them to assist in the sign up, setup, and configuration of Project Online. If you are only in the process of evaluating Project Online, this can typically be done by someone from your IT department without too much trouble by looking at the Get started with Project Online documentation.

PMO는 IT 부서와 연계하여 다음 두 가지 영역을 해결해야 합니다.

  • Office 365 administration: The PMO will need to work with the Office 365 administrator for assigning users and licenses.

  • Project Online 관리: PMO는 사용자 지정 필드, 자원 및 작업표 구성 등에 대해 Project Online 관리자와도 협력해야 합니다. Project Online 관리자가 워크플로 전반에 걸쳐 Project Online에 프로세스를 구현할 때에도 PMO와 협력이 필요할 수 있습니다.

대기업의 일부 PMO에는 지원이 필요한 특정 프로젝트에 방향을 제시할 수 있도록 프로젝트 관리자가 배정되는 경우도 있습니다. 그 범위는 프로젝트 범위를 고려하여 프로젝트 소유자에 대한 조언 제공에서 책임 인수에 이를 수 있습니다.

PMO를 위한 업무 목표 만들기

모든 PMO는 업무 목표가 있어야 합니다. PMO의 필요성을 이미 평가한 경우 업무 목표를 만들기가 훨씬 수월할 것입니다. 회사의 기존 목표를 살펴보고 그에 맞는 업무 목표를 만들어 봅니다. 지나치게 복잡할 필요는 없으며 PMO가 존재해야 하는 이유와 회사에서의 PMO 역할를 기본적으로 설명할 수 있을 정도면 충분합니다.

PMO를 구성하기 위한 계획 세우기

After scoping out the tasks you need to build your PMO, you might want to create a high-level project plan for it. Consider the building of your PMO as one big project, with associated tasks, durations, and assignments. Your project plan will become more defined as you step through some of the initial tasks, such as assessing your environment. The project plan helps to give your PMO a build schedule to keep track of what you have done, what you are working on, and what you have yet to do in creating your PMO. For example, here are how several PMO build tasks in a Project Online project plan might look:

Project Online의 PMO 프로젝트 계획

PMO에 대한 자세한 정보

If you do not already have a PMO, you may be intimidated a bit at the thought of starting one. Although your company’s needs and requirements will drive your PMO, you need to learn how to create the framework to establish and evolve your PMO. Depending on your goals, you might want to research the various PMO process and industry methodologies, or see which PMO model you might closely align with. There are many books, training, and online resources available about creating and managing PMOs that can help you in your efforts.

If you are trying to set up a PMO and need assistance, you may want to contact a Microsoft Certified Partner or Microsoft Consulting Services. We also have in-house consultants at Microsoft with excellent experience at setting up PMOs for small, medium, and large companies.

결론

So, are you ready to start your PMO? Hopefully, you’ve realized after reading this article that starting a PMO is an investment that will be well worth the time and effort. It will require a lot of collaboration with people in your company, and having an executive “champion” is essential. It will also require an investment in researching more about setting up a PMO through the many resources that are available. And if you need help, you can turn to Microsoft Certified Partners as well as Microsoft Consulting Services.

If you are in a smaller company, the scope of all of this may seem overwhelming. You may not have the resources to hire people for each PMO role noted in the “Build your team” table, and you don’t need to. Just be aware that these are responsibilities that will likely need to be addressed at some point in time, and to a degree that suits your requirements. Also note that the effort needed can scale to your company size and goals. A PMO in a smaller company might only need to meet with a few senior project managers in their company to assess their needs, versus multiple departments with varied requirements in a larger company.

PMO를 설정하면 Project Online의 성공을 이끄는 데 도움이 되며 Project Online을 사용하면 PMO의 성공을 이끌 수 있습니다. 성공적으로 구현하시길 바랍니다.

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