Plan the content for your SharePoint site

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When a site's content is logically organized and easy-to-find, it's easier to maintain and manage, and site users are more productive. As a site collection admin or a site owner, you might want to plan out your site strategy before creating your site. In this article, we explore:

필요한 사이트 종류 파악

Depending on the size or your organization and the scope of content that you plan to have on your site, you may want to create subsites under your main site to organize content. For more information on how to create sites, see Create a site.

사이트 계층 구조 다이어그램

There are many possible ways you can choose to organize subsites. Some examples are:

  • 팀/부서별

  • 콘텐츠 범주별

  • 프로젝트별

  • 고객별

  • 사용 권한 수준 또는 중요도별. 예를 들어 제한해야 하는 정보가 있는 경우 특정 사이트에 별도로 저장할 수 있습니다.

사이트 만들기를 시작하기 전에 원하는 사이트의 수와 사이트를 구성할 때 기준으로 사용할 논리를 고려하는 것이 좋습니다. 체계적인 계획을 위해 사이트 계층 구조의 다이어그램을 만들면 도움이 될 수 있습니다. 종이나 칠판에 다이어그램을 빠르게 스케치할 수도 있지만, Microsoft Word나 Microsoft PowerPoint 등에서 SmartArt로 제공되는 계층 구조 도형 중 하나를 사용하여 보다 정형화된 다이어그램을 작성하는 것이 더 효율적입니다. 이렇게 만든 다이어그램은 저장해 두고 참조할 수도 있고 나중에 수정할 수도 있습니다.

각 사이트의 용도나 기능에 대해 생각해 보는 것도 좋습니다. 그러면 새 사이트를 만드는 데 사용할 사이트 서식 파일을 결정하는 데 많은 도움이 됩니다. SharePoint Online에는 새 사이트를 만들 때 선택할 수 있는 다양한 사이트 서식 파일이 포함되어 있습니다. 특정 용도에 사용하도록 설계된 사이트 서식 파일을 선택하면 사용자가 작업을 효율적으로 시작할 수 있습니다. 예를 들어 팀 구성원이 흥미로운 소식이나 아이디어를 정기적으로 공유하는 데 사용할 수 있는 사이트를 만들려면 이러한 유형의 통신용으로 설계된 블로그 사이트 서식 파일을 선택할 수 있습니다.

Some examples of site templates included in SharePoint are:

  • 팀 사이트

  • 블로그

  • 프로젝트 사이트

  • 커뮤니티 사이트

For more information on site templates, see Using templates to create different kinds of SharePoint sites.

사이트에 포함할 콘텐츠 종류 지정

원하는 사이트의 수와 종류를 고려한 후에는 이러한 사이트에 저장할 콘텐츠에 대해 계획합니다. 이 콘텐츠 계획 과정을 통해 다음 사항을 결정합니다.

  • What kinds of lists, libraries, or pages you want to create on sites to organize content    Libraries can be used to store documents and other files, while lists can be useful for tracking tasks or issues. Pages are individual items within a site where you can display content, apps, links, and more.

  • What kinds of apps you want to include    SharePoint Online includes built-in apps such as document libraries and lists, but you can also create your own apps or buy apps from third-parties in the SharePoint Store.

  • Whether you want to create content types     Content types help you customize how you handle and track specific kinds of content.

조직에서 이러한 유형의 계획을 중앙 집중식으로 수행할 수도 있지만(특히 콘텐츠 형식의 경우), 개별 사이트 소유자 역시 자신이 담당하는 사이트를 사용자 지정할 때 이러한 종류의 계획을 수행해야 합니다.

추가할 앱 유형

콘텐츠 형식에 대해 고려할 때 사이트에 저장할 기타 정보 종류나 조직의 사용자들이 사이트를 사용하여 관리하도록 할 작업의 종류를 함께 고려할 수 있습니다. 그러면 작업을 시작하기 위해 사이트에 추가할 수 있는 다양한 종류의 앱을 계획할 수 있습니다. 예를 들어, 문서를 저장할 위치를 알고 있는 경우에는 문서 라이브러리에 추가하면 됩니다. 중요한 날짜를 추적하려는 경우에는 달력을 추가하면 됩니다.

사용해야 하는 앱을 지금 모두 추가할 필요는 없습니다. 사이트 소유자는 시간이 지남에 따라 비즈니스 요구 사항이 바뀌면 새 앱을 추가하고 제거할 수 있습니다. 그러나 사이트에서 콘텐츠를 사용자 지정할 방법을 초기에 계획하면 사용자들이 사이트를 즉시 효율적으로 사용할 수 있습니다.

SharePoint Online에는 문서 저장 및 관리, 프로젝트 관리 및 추적, 통신 등의 폭넓은 비즈니스 용도에 활용할 수 있는 기본 제공 앱이 포함되어 있습니다. 이 유형의 앱의 여러 인스턴스를 사이트에 추가할 수 있습니다. SharePoint 스토어에서 타사 앱을 구입하여 사이트에 추가할 수도 있습니다.

For more information, see Add an app to a site and Buy an app from the SharePoint Store.

콘텐츠 형식을 정의해야 하는지 여부 확인

콘텐츠 형식을 정의하면 사이트 사용자가 목록 또는 라이브러리에서 새 항목 또는 새 문서 명령을 통해 특수한 콘텐츠 종류를 빠르게 만들 수 있습니다. 사이트 소유자는 콘텐츠 형식을 통해 사이트 전체에서 콘텐츠에 일관성이 있는지를 확인할 수 있으므로 유용합니다. 또한 콘텐츠 형식을 활용하면 단일 목록 또는 라이브러리에 여러 항목 유형 또는 문서 유형을 포함할 수 있습니다. 사이트 소유자는 사이트, 목록 또는 라이브러리의 콘텐츠 형식을 설정할 때 콘텐츠에 대한 구체적인 세부 정보를 미리 구성할 수 있습니다.

사이트 소유자는 목록 항목, 문서 또는 폴더의 콘텐츠 형식을 정의할 수 있습니다.

콘텐츠가 다음 조건에 해당하는 경우에는 일부 콘텐츠에 대해 콘텐츠 형식을 정의하면 유용합니다.

If this is true:

콘텐츠 형식을 효율적으로 활용하는 방법

형식이나 용도가 표준화된 특정 유형의 문서가 있으며 이러한 문서를 조직 전체에서 일관성 있게 사용하려는 경우

팀 사이트 수준에서 해당 유형의 문서에 대해 사이트 콘텐츠 형식을 구성하여 팀 사이트의 모든 하위 사이트에서 사용할 수 있도록 합니다. 그러면 조직의 모든 사용자가 이러한 문서를 일관성 있는 방식으로 작성하게 됩니다.

사용자들이 특정 종류의 문서에 대해 특정 서식 파일을 사용하도록 하려는 경우

해당 문서 서식 파일을 관련 콘텐츠 형식에 추가하여 해당 콘텐츠 형식을 사용해 새로 만드는 모든 문서에서 해당 서식 파일을 사용하도록 합니다.

특정 유형의 문서나 항목에 대해 추적하려는 표준 정보 집합이 있는 경우

콘텐츠 형식에 열을 추가하여 해당 정보를 추적합니다. 매우 중요한 정보의 경우에는 해당 열을 필수 열로 지정할 수 있습니다. 또한 콘텐츠 형식을 구성할 때 특정 열에 대해 기본값을 제공할 수도 있습니다.

특정 유형의 문서를 항상 처리 또는 검토하는 방법을 지정하는 비즈니스 프로세스가 정의되어 있는 경우

특정 콘텐츠 형식에 대한 워크플로 구성을 고려합니다. 워크플로를 사용하여 문서 검토, 승인 등의 비즈니스 프로세스를 관리할 수 있습니다.

콘텐츠 형식을 정의하려는 콘텐츠를 파악한 후에는 콘텐츠 형식을 정의하려는 위치를 고려해야 합니다. 팀 사이트 수준에서 사이트 콘텐츠 형식을 정의하는 경우에는 팀 사이트의 모든 하위 사이트 내에 있는 목록 및 라이브러리에서 해당 콘텐츠 형식을 폭넓게 다시 사용할 수 있습니다. 개별 사이트 소유자가 자신의 사이트에 대해 사이트 콘텐츠 형식을 정의할 수도 있는데, 이러한 콘텐츠 형식은 해당 사이트 및 하위 사이트에 있는 목록과 라이브러리에서만 사용할 수 있습니다.

콘텐츠 형식을 정의할 때 포함하려는 정보를 캡처하는 스프레드시트나 표를 만들면 유용할 수 있습니다. 예를 들어 먼저 아래의 표와 같은 기본적인 표를 만든 다음, 콘텐츠 형식을 사용할 팀이나 사이트 등 추적하면 유용한 추가 정보를 포함하도록 조정할 수 있습니다.

새 콘텐츠 형식

상위 콘텐츠 형식

문서 서식 파일

워크플로

만들 콘텐츠 형식의 이름을 지정합니다.

콘텐츠 형식을 만들 상위 콘텐츠 형식을 지정합니다.

콘텐츠 형식에 추가할 새 열이나 기존 열을 나열합니다.

문서 서식 파일을 콘텐츠 형식과 연결할지 여부를 지정합니다.

워크플로를 콘텐츠 형식과 연결할지 여부를 지정합니다.

For more information about working with content types, see Create or customize a content type.

사용자가 콘텐츠를 찾고 액세스하는 방법 지정

사이트 사용자들이 SharePoint Online 사이트에서 콘텐츠를 찾고 사용하는 방법을 고려합니다. 이러한 종류의 계획을 수행하면 팀 사이트 및 해당 하위 사이트에 대해 탐색과 검색을 모두 구성하는 방법을 결정할 수 있습니다.

전역 탐색에 포함할 사이트 선택

탐색을 계획하려는 경우 사이트 계층 구조에 사이트 다이어그램을 만들면 유용합니다. 사이트를 계획하는 동안 다이어그램을 이미 만든 경우에는 해당 다이어그램으로 시작하고 필요에 따라 수정할 수 있습니다. 팀 사이트의 모든 하위 사이트를 포함하세요. 팀 사이트 및 해당 하위 사이트에 있는 중요한 목록이나 라이브러리도 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 사이트 사용자가 팀 사이트의 홈 페이지에서 탐색을 시작하는 경우 찾으려는 중요한 대상을 한눈에 파악할 수 있습니다.

사이트의 상단 탐색에는 전역 탐색이라는 기능이 제공됩니다.

Top links with one selected.

By default, each site uses its own top navigation, but you can decide to allow sites to inherit top navigation from the parent site so that the navigation experience is consistent across all sites. You can configure what sites appear on the top navigation. You can also include links to any other URL that you want, in case you want to integrate links to external resources into the navigation of your site. For more information about customizing the top navigation, see Customize the navigation on your team site.

팀 사이트의 하위 사이트가 많은 경우, 위쪽 링크 모음에 하위 사이트를 모두 표시하면 사이트 사용자의 탐색이 어려워지므로 일부만 표시할 수 있습니다. 그러나 그와 동시에 중요한 사이트나 콘텐츠를 검색하기 쉽도록 표시해야 합니다. 사이트 계층 구조 다이어그램을 사용하여 전역 탐색에 표시할 주요 사이트를 파악할 수 있습니다.

사이트 내 탐색 방법 지정

상단 탐색 외에, 사이트에는 빠른 실행이라는 페이지의 왼쪽에 탐색 요소도 표시됩니다.

일반적으로 빠른 실행에는 현재 사이트와 관련된 링크가 표시됩니다. 빠른 실행을 사용하여 가장 중요한 콘텐츠를 강조 표시할 수 있습니다. 새 목록 또는 라이브러리를 만들면 빠른 실행의 최근에 사용한 항목에 새 링크가 자동으로 표시됩니다. 최근에 사용한 항목 섹션에는 5개의 최신 링크만 나타납니다.

빠른 실행의 최근에 사용한 항목 링크에는 최근에 만든 페이지, 목록 및 라이브러리가 표시됩니다.

You can customize the Quick Launch to add or remove links to the lists and libraries on the site. You can also group links under custom headings. If you choose to have all subsites inherit the global navigation, then it will be important for Site Owners to customize the navigation on the Quick Launch because it will be the primary way users will find content within a site when they visit it. If you decide not to have subsites inherit global navigation from the Team Site, then users will be able to use both the top link bar and the Quick Launch on a subsite to find the content within it. For more information about editing the links on the Quick Launch, see Customize the navigation on your team site.

Top of Page

검색 계획 시 고려 사항

일반적으로 사용자는 SharePoint Online을 통해 필요한 정보를 쉽게 찾고자 합니다. 콘텐츠 형식과 같은 콘텐츠 기능을 사용하거나 목록 및 라이브러리에 메타데이터 열을 추가하면 검색을 통해 콘텐츠를 보다 쉽게 찾을 수 있게 만들 수 있습니다.

사이트 모음 관리자와 사이트 관리자는 다양한 구성을 수행하여 사용자의 검색 환경을 사용자 지정할 수 있습니다.

이를 위해서는 다음을 실행합니다.

참조할 항목:

검색 결과에 영향을 주는 스타일 및 설정을 사용자 지정합니다. 검색 센터 페이지에서 사용되는 검색 센터 및 웹 파트를 사용자 지정할 수 있습니다.

SharePoint Online의 검색 센터 관리

검색 기능이 사용자 의도에 응답하는 방법을 개선하는 쿼리 규칙을 만듭니다.

쿼리 규칙 관리

검색의 결과 원본을 사용자 지정합니다.

결과 원본 관리

관리 속성을 보거나, 만들거나, 변경하거나 크롤링 속성을 관리 속성에 매핑합니다.

SharePoint Online의 검색 스키마 관리

사이트 간에 사용자 지정 검색 구성 설정을 내보내거나 가져옵니다. 내보내고 가져오는 설정에는 사용자 지정된 모든 쿼리 규칙, 결과 원본, 결과 형식, 순위 모델, 사이트 검색 설정 등이 포함됩니다.

사용자 지정된 검색 구성 설정 내보내기 및 가져오기

검색에서 콘텐츠를 사용하는 방법

The search service is scheduled to crawl SharePoint Online content every five minutes. After an item is added to a SharePoint Online site, there will be a period of time before it is indexed and returned in search results. This amount of time varies based on current user activities. Tasks like site migration, upgrade, and maintenance increase the load on the indexing pipeline. New content items should typically display in search results within an hour.

사용자가 콘텐츠를 사용하여 수행해야 하는 작업 지정

사이트 사용자가 콘텐츠를 사용하여 수행해야 하는 작업이 무엇인지에 대한 기본적인 질문을 고려하여 특정 사이트, 목록 또는 라이브러리에 대해 구성해야 하는 방법 뿐만 아니라 사이트 사용자가 사용해야 할 특정 기능 등을 결정할 수 있습니다.

확인할 질문

콘텐츠 구성을 위한 고려 사항

특정 종류의 문서 또는 목록 항목 버전을 추적해야 합니까?

  • 해당 목록 또는 라이브러리에 대해 버전 관리를 사용하도록 설정할 수 있습니다.

  • 해당 문서 또는 항목을 수정하기 전에 체크 아웃해야 하도록 지정할 수 있습니다.

사이트 사용자가 특정 종류의 문서를 동시에 사용하거나 공동 작업을 할 수 있어야 합니까?

  • 공동 작업을 원활하게 수행할 수 있도록 관련 라이브러리에 대해 공동 작성 기능을 사용하도록 설정할 수 있습니다.

특정 종류의 콘텐츠를 광범위하게 액세스하려면 먼저 승인해야 합니까?

  • 라이브러리에 대해 콘텐츠 승인을 사용하도록 설정하거나 워크플로를 사용하여 승인을 관리할 수 있습니다.

특정 종류의 문서가 특정 비즈니스 프로세스 또는 휴먼 워크플로를 따릅니까?

  • 해당 문서에 적용되는 콘텐츠 형식 또는 해당 문서가 저장되는 라이브러리에 대해 워크플로를 만들거나 구성할 수 있습니다.

목록을 사용하여 프로세스를 진행하거나 관리할 예정입니까?

  • 문제점 처리 및 관리 등의 프로세스에 대해 목록 기반 워크플로를 만들거나 구성할 수 있습니다.

사이트에 일반 액세스를 제한해야 하는 중요한 콘텐츠를 포함할 예정입니까?

  • 중요한 콘텐츠를 저장하기 위한 고유한 사용 권한을 사용하여 구성되는 특정 사이트 또는 라이브러리를 만들 수 있습니다.

  • 콘텐츠에 대한 액세스를 최소한으로 제한해야 하는 경우에는 항목 수준 사용 권한을 사용할 수 있습니다.

  • 각 사용자에 따라 다른 콘텐츠를 표시하기 위해 대상 그룹 지정 기능을 사용할 수 있습니다.

  • 검색 인덱싱에서 특정 목록 또는 라이브러리를 제외해야 하는지 여부를 결정할 수 있습니다.

사용자들이 콘텐츠 변경 내용에 대한 업데이트를 받아야 합니까?

  • 주요 목록 및 라이브러리에 대해 RSS를 사용하도록 설정할 수 있습니다.

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