Outlook 2010과 SharePoint 2010 콘텐츠 동기화

SharePoint 라이브러리, 연락처 목록, 작업 목록, 프로젝트 작업 목록, 특정 유형의 SharePoint 외부 목록을 Microsoft Outlook 2010과 동기화할 수 있습니다. 대부분의 SharePoint 2010 사용자는 작업 및 프로젝트를 조정하고 공동 작업을 진행하는 데 Outlook 2010도 사용하므로, 이러한 라이브러리와 목록을 동기화하는 기능을 통해 작업 효율성을 높일 수 있습니다. 특히 오프라인으로 작업하거나 SharePoint 사이트에 항상 편리하게 액세스할 수는 없는 상황에서는 이러한 기능이 매우 유용합니다.

이 문서의 내용

SharePoint 2010 콘텐츠와 Outlook 2010 동기화 소개

동기화된 문서 라이브러리를 사용한 작업

동기화된 연락처 목록을 사용한 작업

동기화된 작업 목록을 사용한 작업

동기화된 외부 목록을 사용한 작업

추가 통합 지점

Outlook 2010과 SharePoint 라이브러리 동기화

Outlook 2010 연락처와 SharePoint 연락처 목록 동기화

Outlook 2010 작업과 SharePoint 작업 목록 동기화

SharePoint 2010 콘텐츠와 Outlook 2010 동기화 소개

SharePoint 라이브러리, 연락처 목록, 작업 목록, 프로젝트 작업 목록, 특정 유형의 SharePoint 외부 목록을 Outlook 2010과 동기화할 수 있습니다. 대부분의 SharePoint 2010 사용자는 작업 및 프로젝트를 조정하고 공동 작업을 진행하는 데 Outlook 2010도 사용하므로, 이러한 라이브러리와 목록을 동기화하는 기능을 통해 작업 효율성을 높일 수 있습니다. 특히 오프라인으로 작업하고 있으며 SharePoint 사이트에 항상 편리하게 액세스할 수는 없는 상황에서는 이러한 기능이 매우 유용합니다.

이러한 라이브러리 및 목록을 동기화하려면 클라이언트 컴퓨터에 Outlook 2010이 설치되어 있어야 하며 라이브러리 또는 목록에 대한 공동 작업 권한이 있어야 합니다.

SharePoint 2010을 Outlook 2010과 함께 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 참고 항목 섹션과 Outlook 2010 도움말 시스템을 참조하세요.

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동기화된 문서 라이브러리를 사용한 작업

Outlook 2010과 SharePoint 2010 간에 SharePoint 라이브러리를 동기화할 수 있습니다. 동기화된 라이브러리는 Outlook 탐색 창의 SharePoint 목록 아래에 폴더로 표시됩니다.

Outlook에서 빠른 검색을 사용하면 동기화된 SharePoint 문서가 모두 검색됩니다. Outlook 읽기 창의 문서 미리 보기 기능을 통해 검색 결과를 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 따라서 Outlook에서 보다 빠르고 편리하게 SharePoint 문서를 열고 문서 변경 내용을 저장할 수 있습니다. Outlook 내에서 SharePoint 라이브러리의 문서를 미리 보고 편집하고 관리할 수도 있습니다. 뿐만 아니라 라이브러리를 오프라인 상태로 전환하고 라이브러리의 Office 파일을 사용해 작업한 다음 라이브러리를 다시 온라인으로 전환하여 변경 내용을 동기화할 수도 있습니다.

이 동기화는 Office 파일에 대해 단방향으로 진행됩니다. 즉, SharePoint 라이브러리에서 파일에 적용한 변경 내용을 Outlook으로 다운로드할 수는 있지만 Outlook에서 Office 파일이 아닌 파일을 변경하여 다시 SharePoint 라이브러리로 업로드할 수는 없습니다. 오프라인으로 Outlook에서 작업하는 경우에는 Word 문서, Excel 스프레드시트, PowerPoint 프레젠테이션 등의 Office 파일을 편집할 수 있으며, 다시 온라인 상태가 되면 변경 내용을 SharePoint 라이브러리로 업로드할 수 있습니다. 그러나 Outlook에서는 SharePoint 라이브러리에서 이러한 Office 파일에 대해 적용한 변경 내용을 추적하지 않습니다. 오프라인 상태로 Outlook에서 파일을 변경하는 경우에는 해당 파일을 먼저 체크 아웃하면 최상의 결과를 얻을 수 있습니다.

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동기화된 연락처 목록을 사용한 작업

Outlook 2010과 SharePoint 2010 간에 SharePoint 연락처 목록을 동기화할 수 있습니다. 이렇게 하면 SharePoint 연락처를 Outlook에서 보다 효율적으로 저장, 공유 및 관리할 수 있습니다. 연락처 목록을 오프라인 상태로 전환하고 연락처를 사용하여 작업한 다음 다시 온라인 상태로 전환하여 Outlook 2010이나 SharePoint 2010에서 연락처를 동기화할 수도 있습니다.

Outlook 2010에서 동기화된 SharePoint 연락처 목록은 다른 Outlook 연락처 폴더와 같은 방식으로 작동합니다. Microsoft Office Communicator를 사용하여 이러한 연락처를 보고 편집하고 인쇄할 수 있으며 전화를 걸 수도 있습니다. 연락처에 전자 메일 메시지 및 모임 요청을 보내고, 색 범주를 사용하고, 여러 전화 번호 및 전자 메일 주소를 저장하고, 연락처 사진과 전자 명함 및 생일/기념일 정보를 포함할 수 있습니다.

이 연락처 목록을 동기화하는 작업은 양방향으로 진행됩니다. 즉, Outlook에서 이러한 연락처에 적용된 변경 내용은 SharePoint 연락처 목록과 자동으로 동기화됩니다. 마찬가지로 SharePoint 연락처 목록에 적용된 변경 내용도 Outlook의 연락처와 자동으로 동기화됩니다.

Outlook에서 SharePoint 연락처를 열거나 SharePoint 2010에서 연락처 목록을 열면 최신 변경 내용이 표시됩니다. SharePoint 연락처 목록을 열어 둔 상태로 Outlook에서 연락처를 변경한 경우에는 브라우저를 새로 고쳐야 SharePoint 목록에 최신 변경 내용이 표시됩니다. Outlook에서 연락처를 열어 둔 상태로 SharePoint 연락처 목록을 변경한 경우에는 보내기/받기 명령을 사용해야 Outlook 연락처에 최신 변경 내용이 표시됩니다.

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동기화된 작업 목록을 사용한 작업

Outlook 2010과 SharePoint 2010 간에 SharePoint 작업 목록을 동기화할 수 있습니다. 표준 작업 목록과 프로젝트 작업 목록을 모두 사용하여 작업할 수 있습니다. 프로젝트 작업 목록은 Gantt 보기라는 작업 항목의 그래픽 표시를 제공한다는 점을 제외하면 표준 작업 목록과 비슷합니다. 작업 목록을 오프라인 상태로 전환하고 목록의 작업을 사용하여 작업한 다음 작업을 다시 온라인 상태로 전환하여 Outlook에서 동기화할 수도 있습니다.

동기화된 작업 목록의 콘텐츠는 탐색 창의 다른 작업 아래에 표시되며 할 일 모음에 통합됩니다. 프로젝트의 상태, 진행률 및 기록을 추적하려는 경우 개별 Outlook 폴더에서 작업하면서 팀원과 함께 작업을 생성, 할당, 업데이트, 응답 및 삭제할 수 있습니다.

일반적인 Outlook 작업과 마찬가지로, 동기화된 작업에도 플래그 및 범주를 적용할 수 있습니다. 이러한 플래그와 범주는 SharePoint 사이트에 표시되지는 않지만 Outlook에서 동기화된 작업을 수행할 때 사용할 수 있습니다. SharePoint 작업 알림은 작업 및 일정과도 완전히 통합되므로, 알림 전자 메일 메시지와 미리 알림을 자동으로 생성하는 설정을 선택할 수 있습니다.

이 작업 목록 동기화는 양방향으로 진행됩니다. 즉, Outlook에서 이러한 작업에 적용한 변경 내용은 SharePoint 작업 목록 또는 프로젝트 작업 목록과 자동으로 동기화됩니다. 마찬가지로 SharePoint 작업 목록이나 프로젝트 작업 목록에 적용한 변경 내용은 Outlook에서 작업과 자동으로 동기화됩니다. Outlook에서 작업을 열거나 SharePoint 2010에서 SharePoint 작업 목록 또는 프로젝트 작업 목록을 열면 최신 변경 내용이 표시됩니다.

SharePoint 작업 목록을 열어 둔 상태로 Outlook에서 작업을 변경한 경우에는 브라우저를 새로 고쳐야 목록에 최신 변경 내용이 표시됩니다. Outlook에서 작업을 열어 둔 상태로 SharePoint 작업 목록을 변경한 경우에는 보내기/받기 명령을 사용해야 Outlook 작업에 최신 변경 내용이 표시됩니다.

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동기화된 외부 목록을 사용한 작업

Outlook 2010과 SharePoint 2010 간에 SharePoint 외부 목록을 동기화할 수 있습니다. SharePoint 외부 목록은 SharePoint Designer 2010의 BCS(Business Connectivity Services)를 사용하여 만들어지며, SQL Server 또는 SAP 같은 데이터 원본의 LOB(기간 업무) 데이터에 대한 읽기/쓰기 액세스를 포함할 수 있습니다.

SharePoint Designer 2010에서 외부 콘텐츠 형식을 만든 경우 연락처 또는 작업과 같은 기본 Office 항목 유형에 매핑하여 외부 데이터가 Outlook의 연락처 또는 작업 항목처럼 표시되고 동작하도록 할 수 있습니다. 예를 들어 고객 목록이라는 외부 데이터를 Outlook에서 표시하려는 경우를 가정해 보겠습니다. 고객 데이터는 Outlook의 연락처와 유사하기 때문에 이 외부 콘텐츠 형식을 Outlook의 연락처 항목에 매핑할 수 있습니다. Outlook에 연결 명령을 사용하여 외부 목록을 Outlook에 연결한 후에는 Outlook 연락처 및 작업을 만들고 업데이트하는 것처럼 Outlook에서 직접 외부 데이터를 만들고, 업데이트하고, 삭제할 수 있습니다.

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추가 통합 지점

Outlook 2010에서는 다음과 같은 SharePoint 2010과의 통합 지점을 추가로 제공합니다.

  • 전자 메일 메시지를 사용하여 온라인 토론에 참여

  • SharePoint 2010 및 Outlook 2010 일정을 나란히 표시

  • SharePoint 알림 및 RSS 피드 관리

  • 모임 작업 영역 만들기

  • SharePoint 2010에서 Outlook 웹 파트를 사용하여 Outlook 메시지 표시 등에 사용

  • Outlook Social Connector 추가 기능을 사용하여 동료의 소셜 피드 관리

이러한 추가 통합 지점에 대한 자세한 내용은 Outlook 2010 및 SharePoint 도움말 시스템을 참조하세요.

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Outlook 2010과 SharePoint 라이브러리 동기화

  1. 브라우저에서 동기화할 라이브러리가 포함된 SharePoint 사이트로 이동합니다.

  2. 빠른 실행에서 라이브러리의 이름을 클릭하거나 사이트 작업, 모든 사이트 콘텐츠 보기를 차례로 클릭한 다음 해당 라이브러리 섹션에서 라이브러리 이름을 클릭합니다.

    참고: SharePoint 사이트는 모양과 탐색 기능을 원하는 대로 수정할 수 있습니다. 명령, 단추 또는 링크와 같은 옵션을 찾을 수 없는 경우 SharePoint 관리자에게 문의하세요.

  3. 리본 메뉴의 라이브러리 탭에 있는 연결 및 내보내기 그룹에서 Outlook에 연결을 클릭합니다.

  4. 컴퓨터에서 프로그램을 열 것인지를 묻는 메시지가 나타나면 허용을 클릭합니다.

  5. 작업을 확인하라는 메시지가 나타나면 를 클릭합니다.

Outlook에서 라이브러리는 탐색 창의 SharePoint 목록 아래에 추가됩니다. 라이브러리의 파일은 전자 메일 메시지와 비슷하게 동작합니다. Office 파일의 경우 한 번 클릭하면 읽기 창에 파일 미리 보기가 표시되고 두 번 클릭하면 파일이 열립니다. 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하면 기타 옵션을 확인할 수 있습니다.

참고: 

  • 라이브러리에 하위 폴더가 있으며 Outlook에서 모든 파일에 액세스하려는 경우 라이브러리의 최상위 수준을 표시한 상태로 Outlook에 라이브러리를 연결합니다. 기본적으로 라이브러리 하위 폴더를 표시한 상태로 Outlook에 라이브러리를 연결하면 해당 폴더의 내용만 연결됩니다.

  • Outlook에서 한 폴더의 내용에만 액세스하려는 경우 두 가지 방법 중 하나를 사용할 수 있습니다. Outlook에서 액세스할 파일이 들어 있는 폴더가 열려 있지 않으면 폴더를 가리키고 나타나는 열기 메뉴 화살표를 클릭한 후 Outlook에 연결을 클릭합니다. 연결할 폴더가 이미 열려 있으면 해당하는 단계에 따라 라이브러리를 연결합니다.

  • 라이브러리를 Outlook에 연결한 후에는 다른 팀원들이 라이브러리에 연결하도록 초대할 수 있습니다. 이렇게 하려면 Outlook에서 라이브러리 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 이 폴더 공유를 클릭합니다.

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Outlook 2010 연락처와 SharePoint 연락처 목록 동기화

  1. 브라우저에서 동기화할 연락처 목록이 포함된 SharePoint 사이트로 이동합니다.

  2. 빠른 실행에서 연락처 목록의 이름을 클릭하거나 사이트 작업, 모든 사이트 콘텐츠 보기를 차례로 클릭한 다음 해당 목록 섹션에서 연락처 목록 이름을 클릭합니다.

    참고: SharePoint 사이트는 모양과 탐색 기능을 원하는 대로 수정할 수 있습니다. 명령, 단추 또는 링크와 같은 옵션을 찾을 수 없는 경우 SharePoint 관리자에게 문의하세요.

  3. 리본 메뉴의 목록 탭에 있는 연결 및 내보내기 그룹에서 Outlook에서 열기를 클릭합니다.

  4. SharePoint 연락처를 Outlook에 연결한다는 메시지가 나타나면 확인을 클릭합니다.

Outlook 2010에서 연락처는 탐색 창의 연락처 아래에 추가됩니다.

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Outlook 2010 작업과 SharePoint 작업 목록 동기화

  1. 브라우저에서 동기화할 작업 목록 또는 프로젝트 작업 목록이 포함된 SharePoint 사이트로 이동합니다.

  2. 빠른 실행에서 작업 또는 프로젝트 작업 목록의 이름을 클릭하거나 사이트 작업, 모든 사이트 콘텐츠 보기를 차례로 클릭한 다음 해당 목록 섹션에서 작업 또는 프로젝트 목록 이름을 클릭합니다.

    참고: SharePoint 사이트는 모양과 탐색 기능을 원하는 대로 수정할 수 있습니다. 명령, 단추 또는 링크와 같은 옵션을 찾을 수 없는 경우에는 관리자에게 문의하세요.

  3. 리본 메뉴의 목록 탭에 있는 연결 및 내보내기 그룹에서 Outlook에서 열기를 클릭합니다.

  4. SharePoint 연락처 목록을 Outlook에 연결한다는 메시지가 나타나면 확인을 클릭합니다.

Outlook 2010에서 작업은 탐색 창의 다른 작업 아래와 할 일 모음에 추가됩니다.

참고: Outlook 작업과 비슷한 방식으로 SharePoint 사이트의 작업을 처리할 수 있습니다. 예를 들어 Outlook 폴더와 SharePoint 사이트 폴더 간에 작업을 끌거나 복사할 수 있습니다. 그러나 Outlook의 되풀이 작업 및 작업 요청은 SharePoint 사이트에서 일반 작업으로 변환됩니다.

팁: 작업 목록 또는 프로젝트 작업 목록을 Outlook에 연결한 후에는 다른 팀 구성원에게 해당 작업에 연결하도록 초대하는 공유 메시지를 보낼 수 있습니다. 이렇게 하려면 Outlook에서 목록 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 '작업 목록 이름' 공유를 클릭합니다. 그러면 목록에 연결할 수 있는 링크와 명령이 포함된 전자 메일 메시지가 만들어집니다.

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