Outlook 모범 사례: 효과적인 전자 메일 작성

Outlook 모범 사례: 효과적인 전자 메일 작성

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이 문서의 내용

해야 할 사항

하지 말아야 사항

연락처 그룹 (Dl) 및 메일 그룹을 사용 하는 방법

인라인 주석 사용 방법

숨은 참조를 사용 하는 경우

휴가 위한 준비

해야 할 사항

다음과 같은 규칙이 전문가 쓰고 메시지 이메일 도움이 됩니다.

  1. 보내기 전에 메시지를 읽습니다.

  2. 설명 및 작업 지향 전자 주제를 확인 합니다. 예: "관리자: 보드 이사회 날짜를 보내 주세요" 받는 사람을 수행 해야 할 사항을 신속 하 게 알 수 있도록 그룹 및 작업의 이름을 포함 합니다. 기타 유용한 접두사 포함 "참고 정보:" 및 "작업이 필요 합니다."

  3. 작업이 필요한 경우 어떻게 상태 제목 줄에 표시할.

  4. 대화 주제가 바뀌면 메시지 제목을 변경 합니다.

  5. 모든 메시지는 짧고 지점으로 유지 합니다.

  6. 콘텐츠 구성 에서 가장 중요 한 메시지의 덜 합니다.

  7. 중요 한 정보를 굵게 표시 것이 좋습니다.

  8. 작업 항목 또는 별도 줄에 대 한 질문 돋보이게 하 고 전달할 수 있도록 합니다.

  9. 질문 하기 때 굵게 사용자의 이름입니다. 예: "장 혜 준:는 project? 상태" Outlook 2016 @Mentions를 사용 하는 것이 좋습니다Office 365와 함께 사용 하는 경우.

  10. 보내는 대상에 게 메시지를 읽어야 하는 사람 수 제한

    • 참조 줄에 받아야 하는 사람은 넣습니다.

    • 응답 하거나 받는 사람 줄에 작업을 수행 해야 하는 사람을 넣습니다.

  11. 사용 하는 서명 적절 한 경우, 하지만 서명 단순, 짧은, professional을 유지 하 고 가능한 경우 그래픽의 무료 합니다.

  12. 즉시 응답을 원할 경우 전자 메일을 보내지 않음. 전화 또는 메신저 대화 보내기 합니다.

  13. 해상도 하지 않고 전자 메일 대화를 가진 10 개 이상의 메시지에 있는 경우 전화 또는 문제에 설명 하는 모임을 설정할 것이 좋습니다. 전자 메일은 항상 복잡 한 문제 해결을 위한 효율적인 매체 없습니다.

  14. 더 광범위 한 응답 해야 하는 메시지를 승인 합니다. 인 경우 너무 바빠서 즉시 전체 답변으로 응답을 문제를 보고 하 고 특정 시간 또는 날짜 여 응답 하는 데 사용할 수 있는 보낸 사람에 게 파악 합니다. 메시지 플래그상기 나중에 회신 합니다.

  15. 중요도 높음 사용 ( Outlook의 중요도 높음 아이콘 ) 하지 마세요.

    참고: 지연 된 보내기 규칙을 설정한 경우에 메시지를 중요도 높음 표시 등에 하면 즉시 전송 됩니다.

  16. 질문을 요청 하는 경우 응답할 가능성이 있는 여러 사람, 한 사람만 선택 하지 않고 질문에 답해 그룹으로 보내는 가지.

받는 사람에 게 공감 하 좋은 전자 메일 메시지를 작성 하는 키가 있습니다. 이 전자 메일에 티켓 살펴보고 보다 세부적으로 참조 문서.

추가 작업: 보낼 때 플래그 지정

보내는 메시지에 대한 응답을 받아야 하는 경우 다음을 수행합니다.

  1. 플래그 보내기에서 사용자 본인을 위한 것입니다.

  2. 추가 작업을 사용 하 여 시작 하려면 할 일 모음에서 플래그가 지정 된 전자 메일 작업의 이름을 변경 합니다.

  3. @Waiting 범주로 표시 합니다.

이 세 단계를 수행한 다음 작업은 다른 메시지를 보내거나 응답을 찾고 있는지 알아야 합니다.

    다른 메시지를 보낼 사용자가 직접 나타내는는 자주 다른 받는 사람에 대 한 메시지에 플래그 지정 보다 효과적입니다. 마찬가지로, 메시지에 작업을 수행 하려면 약속 때 플래그 지정 자신에 대 한 작업 알려줍니다 할 일 모음에 있는 되도록 합니다.

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하지 말아야 사항

  1. 편지지를 사용 하지 않습니다 .

  2. 관리자 보내는 모든 메시지를 포함 하지 않습니다 .

  3. 화난 있을 때 나타나는 메시지를 보내지 않습니다 . 상태를 저장 하 고 임시 보관 함 폴더에 작성 하는 것을 하 고 나중에 다시 검토 합니다.

  4. (두 개 이상의 단락) 긴 메시지를 보낼 때에 빠른 응답을 기대 하지 않습니다 .

  5. 되지 않는 메시지를 보내는 방법 후속 첫 번째 메시지 후 일 보다 작아야 합니다. 적시에 다시 들리지 않는 경우 전화 또는 메신저를 사용해 보세요.

  6. 사용 안 함 읽음 확인 또는 배달 확인 메일을 보내는 모든 메시지에 대해 알아봅니다. 받는 사람에 게 메시지를 수신 합니다 여부 확실 하지 않은 경우에 사용 합니다.

  7. 보내는 모든 메시지에 플래그 또는 중요도 높음 Outlook의 중요도 높음 아이콘 첨부 안 함 . 받는 사람이 무시를 설명 합니다.

  8. 모두 대문자를 사용 하지 않습니다 .

  9. 첨부 파일을 보내지 않음 -대신 링크를 보냅니다.

  10. 메일 그룹을 확장 하거나 메일 그룹 하지 마십시오 . 메일 그룹 확장 메시지를 읽기 어렵습니다 및 잘못 된 메일 폴더로 이동 됩니다.

  11. Sarcasm를 사용 하지 않습니다 . 사용자 농담 오해 될 수 있습니다.

  12. 하지 작성 항목 읽기 회사의 모든 사용자 않을 합니다. 적이 없는 전자 메일 메시지 하 게 될 수 있는 알 수 있습니다.

  13. 흘림체 나 높은 꾸밈 글꼴은 읽기 어려우므로 사용 하지 않습니다 .

  14. 하기가 하기 때문에 빨간색 글꼴을 사용 하지 않는 읽고 심각한 것으로 해석 될 수 있습니다.

  15. 메일 그룹에 전체 회신 을 보내도록 하거나 제거 하 게 그룹에 게 문의 하지 마십시오 . 적이 있습니다.

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대화 상대 그룹 및 메일 그룹 (Dl)에 대 한 규칙

  • 큰 메일 그룹에 응답 하는 경우 모든 전자 메일 Dos와 하지 말아야 사항을 따릅니다.

  • 한 명의에서 더 자세한 정보가 필요 하거나 문제를 개별적으로 조사 하는 경우 회신 하려는 알고 있으며 개별적으로 회신 하는 개인에 모든 사람이 수 있게 하려면 전체 메일 그룹에 응답 합니다. 문제를 해결에 해결 한 후 메일 그룹에 응답 해야 합니다. 이렇게 하면 메일 그룹에 다른 사람을 참조할 수를 확인 합니다.

다른 사람에게 리디렉션하는 방법

메일 그룹의 구성원 인을 메시지가 더 나은 응답 하는 편이를 다른 사용자 또는 다른 메일 그룹에 메시지를 보냈지만 다른 사용자가 다음을 실행 합니다.

  1. 올바른 메일 그룹 또는 받는 사람 줄에 사람에 게 회신 합니다.

  2. 올바른 메일 그룹에 게 보낸 회신 나 사람입니다.

  3. 숨은 참조 줄에 원래 메일 그룹을 저장 하지 않는 메시지를 다른 사용자의 규칙에 의해 필터링 되지 것입니다 때문입니다. 대신, 받는 사람 또는 참조 줄에 메일 그룹을 유지 합니다.

DL에서 제거 하는 방법

켜야 하지 않으려는 경우 메일 그룹에서 메일을 받는 경우 네트워크 관리자 또는 메일 그룹의 소유자에 게 메시지를 보낼을 제거할 요청 합니다. 전체 메일 그룹에 회신 하지 마십시오. DL 목록 소유자를 찾으려면 메일 그룹 이름을 두 번 클릭 합니다.

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인라인 주석 사용 방법

인라인 주석 추가 하면 전자 메일을 받을 질문에 대답 하 고 응답할 직접 문제 편리 합니다. 일반적인 다음을 수행 하는 것이 좋습니다.

  1. 메시지에 인라인 주석이 있음을 언급합니다. 예를 들어 "아래의 추가 설명을 확인하세요."를 포함합니다.

  2. 사용자의 텍스트와 원본 메시지를 구분합니다. 다음과 같은 몇 가지 방법으로 구분할 수 있습니다.

    • 글꼴 색 변경

    • 앞에 이름 또는 이니셜을 대괄호로 표시, 예를 들어 [Melissa], [MM]

    • 기울임꼴 이나 굵게 글꼴 변경 또는 둘 다

  3. 작성 하지 않은 내용은 삭제 하지 마십시오.

이미지
그림 1 인라인 주석 Outlook 메시지에서의 예

그림 1 인라인 주석 Outlook 메시지에서의 예

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숨은 참조를 사용하는 경우

판단 하는 더 이상 필요 없는 전자 메일을 추가로 또는 대화 주제가 변경 된 경우 전자 메일 대화에서 사용자를 제거 하려면 숨은 참조 기능을 사용 합니다.

질문을 받을 사람 5 명 중 한 명이 응답 하려는 경우 숨은 참조 에 네 명의 사용자 줄 및 상태 다음과 같이 이동 하는 예를 들어 "Bcc'ing 김, Jeff, James, 및 희 진이, 합니다. 답변을... "같습니다. 이후 메시지를 다음 사용자와 원래 보낸 사람에 게만 사이의 됩니다.

중요 한 메시지에 대해 알아야 (예: 관리자) 제 3 자 수 있도록 숨은 참조 를 사용 하지 않습니다. 상대가 숨은 참조 를 받았습니다 및 노출 상대가 숨은 참조 를 받은 모든 사용자에 게 응답할 수 숨은 참조 받는 사람 인지 하지 못할 수도 있습니다. 부품에서 명의 동작으로 될 수 있습니다이 있습니다.

알리기 위해 숨은 참조 를 사용 하는 대신 문제점의 제 3 자을 보낸 후 메시지를 전달 합니다.

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휴가 위한 준비

Office 365, Outlook.com, Hotmail.com 또는 Live.com 계정 또는 Microsoft Exchange 계정을 사용 하 여 Outlook을 사용 중인 경우 조직 내부 사용자가 제거 됨 중인지 확인 수 부재 중 메시지를 설정할 수 있습니다.

가장 좋은 방법은 지시를 따릅니다 부재 중 현황 동료의 Outlook 일정에 추가 합니다.

사용자 또는 관리자가를 만든 경우 공유 휴가 일정 휴가 있을 게시 해야 합니다. 공유 일정을 사용 하는 모든 사람 모두에 게 알리기 앞서 참조 된 문서 제안 하지만 전자 메일 메시지 좋은 미리 알림 기능을 수행할 수 하는 별도 모임 요청 보내기 필요가 없습니다.

저자 소개

Patricia Eddy Outlook에 대 한 선행 콘텐츠 작성자입니다. Patricia Eddy Outlook 데스크톱에 대 한 선행 콘텐츠 작성자입니다. 자신이 이전 Outlook MVP와 매우 오래 된 버전의 Outlook에서 여러 책의 작성자입니다. 읽고 있는 기타 재생는 그녀 시애틀에 거주 하는 그녀

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