Outlook에서 공용 폴더 만들기 및 공유

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Outlook의 공용 폴더를 통해 조직 내에서 특정 주제 또는 프로젝트에 대한 정보를 편리하게 수집, 구성, 공유할 수 있습니다. 여기서 "공용"이란, 전 세계의 모든 사람이 아닌 조직 내의 모든 사용자가 볼 수 있음을 의미합니다. 공용 폴더에 메시지를 게시하는 경우에는 해당 메시지를 전자 메일로 보내는 것이 아니므로 다른 사용자의 받은 편지함이 복잡해질 염려가 없습니다. 대신 다른 사용자가 관심 있는 게시물을 찾으려는 경우 언제든지 해당 폴더를 확인할 수 있습니다.

중요: Outlook에서 공용 폴더를 사용하려면 Microsoft Exchange Server 및 Exchange 전자 메일 계정이 필요합니다. 대부분의 가정용 및 개인용 전자 메일 계정에는 Exchange가 사용되지 않습니다.

1단계: Exchange 관리자에게 확인

조직에서 공용 폴더를 허용하지 않거나 사용하는 방법에 대한 정책이 있을 수 있습니다. 올바른 방식으로 공용 폴더를 사용할 수 있도록 관리자에게 확인합니다. 조직에서 공용 폴더 사용을 허용하고 지원하지만 최상위 수준의 공용 폴더가 아직 없는 경우에는 Exchange 관리자에게 해당 공용 폴더를 만들어 줄 것을 요청합니다.

최상위 수준의 폴더를 사용할 수 있는 경우 Outlook 폴더 창에서 Ctrl+6을 누르기만 하면 이 폴더와 해당 콘텐츠가 표시됩니다.

2단계: 폴더 만들기 및 이름 지정

  1. Ctrl+6을 눌러 폴더 창에서 공용 폴더를 표시합니다.

    중요: 폴더 창에서 공용 폴더 구역이 보이지 않으면 로컬 Exchange 전자 메일 관리자를 참조 합니다. 컴퓨터를 설정할 설정 해야 됩니다.

  2. 공용 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 새 폴더를 클릭합니다.

    공용 폴더

  3. 폴더의 이름을 지정하고 확인을 클릭합니다.

팁: 

  • 공용 폴더 즐겨찾기 폴더에 추가할 수 있습니다. 다음 Outlook Web App에서 있습니다 수 해당 같은 공용 폴더 내에서 특정 기능을 수행할와 같은 만들기, 업데이트 또는 항목을 삭제 합니다. 일정, 연락처, 메일 및 게시 공용 폴더에이 작업을 수행할 수 있습니다.

  • 공용 폴더 즐겨찾기를 추가 하려면 해당 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 ... 즐겨찾기에 추가 선택 합니다.

  • Outlook Web App 즐겨찾기 폴더를 사용 하는 방법에 대 한 정보를 Outlook Web App에서 메시지 폴더 사용을 참조 하십시오.

3단계: 사용자 및 그룹에 대한 폴더 사용 권한 설정

다음 구체적으로 읽기 및 폴더의 콘텐츠를 게시할 수 있도록 사용자에 게 권한을 부여 해야 하므로 기본적으로 Outlook에서 공용 폴더를 작성자로 자신 에게만 권한을 부여 합니다. 자세한 공용 폴더에 대 한 사용 권한 변경하는 방법입니다.

공용 폴더 사용 시작

조직의 공용 폴더를 사용하는 몇 가지 일반적인 방법은 다음과 같습니다.

온라인 토론

각 토론 주제를 고유한 하위 폴더에 저장합니다. 필요에 따라 각 하위 폴더에 대한 사용 권한을 설정합니다. 기밀 또는 중요한 정보가 들어 있는 폴더에 대한 액세스 권한을 제한할 수도 있습니다. 주제에는 항목의 게시 여부와 조직의 표준에 맞지 않거나 정책에 위배되는 게시물의 삭제 여부를 제어하는 고유한 중재자가 있을 수 있습니다.

일정, 연락처 목록, 작업 목록 공유

일정, 연락처, 작업 또는 작업 목록을 게시물에 첨부하여 해당 폴더에 대한 액세스 권한이 있는 사용자와 정보를 공유할 수 있습니다. 팀 프로젝트에서 이 유형의 중앙 위치를 통해 손쉽게 통신하고 공동 작업을 수행할 수 있습니다.

메일 폴더와 공용 폴더의 차이점

  • 전자 메일 폴더에서 공용 폴더로 전환하는 경우 공용 폴더에서는 일반적으로 전자 메일 메시지를 보내는 대신 항목을 게시하므로 폴더 창 위쪽의 새 전자 메일 단추가 새 게시물로 변경됩니다.

  • 공용 폴더의 게시물에 답글을 달 때는 전체 회신 단추가 표시되지 않습니다. 해당 폴더의 콘텐츠를 볼 수 있는 모든 사람은 사용자의 게시물을 볼 수 있습니다.

Outlook 폴더에 대한 자세한 정보

Outlook 폴더 간 전환

공용 폴더에 대 한 사용 권한 변경

공용 폴더 만들기 및 사용 권한, 보기, 폼 및 규칙 지정

공용 폴더를 만들려면 기존 공용 폴더에서 폴더를 만들 수 있는 권한이 있어야 합니다. 관리자에 게 권한을 얻으려면 하는 방법에 대 한 정보를 참조 합니다.

  1. 파일 메뉴에서 새로 만들기를 가리킨 다음 폴더 를 클릭 합니다.

  2. 이름 상자에 폴더 이름을 입력합니다.

  3. 폴더 내용 상자에서 만들려는 폴더 유형을 클릭 합니다.

  4. 폴더 위치 선택 목록에서 폴더의 위치를 클릭 합니다.

    기존 항목으로 공용 폴더를 빠르게 시작:

    1. 폴더 목록에서, 탐색 창에서을 복사 하려는 폴더를 클릭 합니다.

    2. 파일 메뉴에서 폴더 를 가리킨 다음 폴더 이름 복사를 클릭 합니다.

    3. 목록에서 폴더를 복사할 위치를 클릭 합니다.

  1. 폴더 목록, 탐색 창 공유할 공용 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 바로 가기 메뉴에서 속성 을 클릭 합니다.

    공유 폴더에 대 한 권한을 설정 하려면 공용 폴더에 대 한 소유자 권한이 있어야 합니다. 한 번에 하나의 폴더에 대 한 사용 권한을 설정할 수 있습니다.

  2. 사용 권한 탭을 클릭 합니다.

  3. Add(추가)를 클릭합니다.

  4. 검색 상자에 공유 권한을 부여 하려는 사용자의 이름을 입력 합니다.

  5. 추가를 클릭하고 확인을 클릭합니다.

  6. 이름 목록에서 방금 추가한 사용자의 이름을 클릭 합니다.

  7. 사용 권한 아래에서 원하는 설정을 선택 합니다.

    참고: 모든 액세스할 수 있는 폴더에 동일한 권한을 이름 목록에서 기본 을 클릭 하 여 사용자 지정할 수 있습니다.

다음 중 하나를 수행합니다.

  • 처음부터 보기 만들기

    1. 보기 메뉴의 현재 보기 를 가리킨 다음 보기 정의 클릭 합니다.

    2. 새로 만들기를 클릭합니다.

    3. 새 보기의 이름 상자에 이름을 입력 합니다.

    4. 보기 형식 상자에서 원하는 보기 유형 를 선택 합니다.

    5. 보기 사용할 수 있습니다를 변경 하려면 아래 에서 사용할 수 있는 옵션을 클릭 합니다.

    6. 확인을 클릭합니다.

    7. 자세히 설명 보기를 사용자 지정 단추를 클릭 한 다음 사용 하려는 옵션을 선택 합니다.

    8. 옵션을 선택 하면 작업을 완료 했으면 확인 을 클릭 합니다.

    9. 보기를 바로 사용하려면 보기 적용을 클릭합니다.

  • 표준 보기를 기준으로 보기 만들기

    1. 새 보기의 기준으로 사용할 보기 로 전환 합니다.

    2. 보기 메뉴에서 현재 보기를 가리킨 다음 현재 보기 사용자 지정을 클릭합니다.

    3. 변경 설명 확인 하려는 각 유형에 대 한 단추를 클릭 한 다음 원하는 옵션을 선택 합니다.

    4. 변경을 마쳤으면 보기 사용자 지정 대화 상자를 닫습니다.

    5. 보기 메뉴의 현재 보기 를 가리킨 다음 보기 정의 클릭 합니다.

    6. 폴더 폴더 이름에 대 한 보기 상자에서 현재 보기 설정을 클릭 합니다.

    7. 복사를 클릭합니다.

    8. 새 보기의 이름 상자에 이름을 입력 합니다.

    9. 위치는 보기를 사용할 수를 변경 하려면 아래 에서 사용할 수 있는 옵션을 클릭 합니다.

      참고: 새 보기하위 메뉴현재 보기 추가 됩니다 ( 보기 메뉴에서 정렬 기준을 가리키고). 

공용 폴더에 대 한 기본 보기를 변경 하는 폴더에 대 한 소유자 권한이 있어야 하 고 모든 사용자에 게 표시 되는 폴더에 대해 정의 된 사용자 지정 보기가 하나 이상 있어야 합니다.

  1. 폴더 목록, 탐색 창 공용 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 바로 가기 메뉴에서 속성 을 클릭 합니다.

  2. 관리 탭을 클릭 합니다.

    관리 탭이 표시 되지 않으면 소유자 권한이 없는 합니다.

  3. 폴더 초기 보기 목록에서 폴더를 열 때마다 표시할 보기를 클릭 합니다.

    기본 보기의 폴더에서 항목의 종류에 대 한 기본 Microsoft Outlook 보기를 표시합니다.

공용 폴더에 양식을 비공개 공유 폴더에 추가 하려면 편집자, 게시물 편집자 또는 소유자 권한이 있어야 합니다. 공용 폴더가 폴더 소유자 권한이 있는 경우 해당 폴더를 사용 하 여 다른 사람에 게 사용할 수 있는 양식을 제한할 수 있습니다.

  1. 폴더 목록, 탐색 창 해당 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 바로 가기 메뉴에서 속성 을 클릭 합니다.

  2. 양식 탭을 클릭 합니다.

  3. 폼이 이 폴더와 관련 된 양식 목록에 추가할 관리 를 클릭 한 다음 양식을 표시 합니다.

  4. 닫기를 클릭합니다.

  5. 제한 하려면 폴더를 사용 하는 다른 사용자에 대해 사용할 수 있게 하려는 양식, 이 폴더에서 허용 된이 양식에서 옵션을 클릭 합니다.

만들거나에 대 한 규칙을 수정 하려면 공용 폴더에 대 한 소유자 권한이 있어야 합니다.

  1. 폴더 목록, 탐색 창 규칙을 만들거나 수정할 공용 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 바로 가기 메뉴에서 속성 을 클릭 합니다.

  2. 관리 탭을 클릭 합니다.

  3. 폴더 정리 를 클릭 합니다.

  4. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 규칙을 만들려면 규칙 추가 클릭 합니다.

    • 기존 규칙을 수정 하려면 목록에서 규칙을 클릭 한 다음 규칙 편집 을 클릭 합니다.

  5. 항목에 대 한 작업을 수행 하려면 충족 해야 하는 조건을 입력 합니다. 더 많은 조건에 대 한 고급 을 클릭 합니다.

  6. 이러한 작업 수행 에서 원하는 옵션을 선택 합니다.

    참고: 규칙을 만들 때 기본적으로 활성화 되어 있습니다.

다음 중 하나를 수행합니다.

  • 일정 공유

    1. 새 폴더를 만들고 폴더 내용 목록에서 일정 항목 을 선택 합니다.

    2. 폴더 위치 선택 목록에서 일정을 클릭하고 확인을 클릭합니다.

    3. 폴더에 모임 및 이벤트를 추가 합니다.

  • 대화 상대 목록 공유

    1. 새 폴더를 만들고 폴더 내용 목록에서 연락처 항목 을 선택 합니다.

    2. 폴더 위치 선택 목록에서 연락처 를 클릭 한 다음 확인 을 클릭 합니다.

    3. 연락처 폴더를 추가 합니다.

      참고: 공유 연락처 목록에는 Outlook 주소록/연락처 표시 됩니다.

  • 작업 목록 공유

    1. 새 폴더를 만들고 폴더 내용 목록에서 작업 항목 을 선택 합니다.

    2. 폴더 위치 선택 목록에서 작업 을 클릭 한 다음 확인 을 클릭 합니다.

    3. 폴더에 작업을 추가 합니다.

      참고: 작업 목록 공용 폴더에 복사할 수는 있지만 작업 요청 공용 폴더에 복사 하거나 공용 폴더에서 작업 요청을 만들 수 없습니다.

  • 공용 폴더에 정보 게시

    1. 정보를 게시할 공용 폴더를 엽니다.

    2. 정보 게시에 대 한 기본 폼을 사용 하려면 파일 메뉴를 클릭 하 고 새로 만들기를 가리킨 다음 이 폴더에 게시 를 클릭 합니다.

    3. 양식에서 게시 하려는 정보를 입력 합니다.

    4. 게시를 클릭합니다.

중재 공용 폴더 만들기

살펴보기 폴더로 지정 하기 위해 공용 폴더에 대 한 소유자 권한이 있어야 합니다.

  1. 폴더 목록, 탐색 창 공용 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 바로 가기 메뉴에서 속성 을 클릭 합니다.

  2. 관리 탭에서 살펴보기 폴더 를 클릭 합니다.

  3. 살펴보기 폴더로 설정 확인란을 선택 합니다.

  4. 새 항목 전달 대상 상자에서 받은 메시지에서 받는 사람 이름 또는 검토를 위해 메시지를 저장할 다른 공용 폴더의 이름을 입력 합니다. 6 단계에서 중재자 검토가 지정 됩니다.

  5. 선택 사항: 하려면 중재자 하 여 새 메시지를 받을 때 자동으로 답장 보내지 옵션을 선택 사용 하 여 새 항목에 회신 합니다.

    다음 중 하나를 선택합니다.

    • 표준 응답   

      "사용자가 전송한 항목에 대 한 감사. 일부 폴더나 토론 그룹에 대 한 전송 된 여부는 사용할 수 있도록 해야 공개적으로 확인 하려면 검토 note 하십시오. 다음과 같은이 경우에는 있을 지연을 승인 된 내용을 다른 사용자가 볼 수 있습니다. "

    • 사용자 지정 응답   

      사용자 지정 응답 을 클릭 한 다음 서식 파일 을 클릭 합니다. 사용자 지정 답장의 텍스트를 입력 합니다.

    중재자 받지 못합니다 이러한 답장 메시지를 게시할 때.

  6. 를 추가 하거나 중재자 사람의 이름을 제거 하려면 추가 / 제거 를 클릭 합니다.

  7. 선택 사항: 선택한 중재자의 속성을 보려면 속성 을 클릭 합니다.

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