Office Project 2007에서 차이 임계값을 사용하여 성과 향상

저자: Bonnie Biafore

비용 및 일정 차이를 비교하여 프로젝트 임계값을 설정하는 방법은 성과를 추적하고 지연 시간 및 초과분에 대한 경고를 일찍 얻는 좋은 방법입니다.     하지만 유리하거나 불리한 입장인지 확인하려면 먼저 프로젝트 일정 및 예산에서 차이 임계값을 설정해야 합니다. Microsoft Office Project 2007에서 자동으로 비용 및 일정 차이를 계산할 수 있지만 사용자 지정 필드는 임계값을 저장하고 차이 대 임계값을 계산하기 위해 필요한 것입니다. 이 문서에서는 Office Project 2007 및 Microsoft Office Excel 2007에서 일정 및 비용 임계값을 설정하여 차이를 해당 임계값에 비교하는 방법을 알아봅니다. 또한 Office Project 2007 및 Office Excel 2007에서 시각적 표시기를 사용하여 차이 상태를 강조 표시하는 방법을 알아봅니다.

이 문서의 내용…

Office Project 2007에서 차이 계산

차이를 임계값에 비교

차이 데이터를 Office Project 2007에서 해석하기 쉽게 만들기

지연 시간 및 초과분 방지

Office Project 2007에서 차이 계산

Office Project 2007에서는 차이 및 프로젝트 성과를 계산할 수 있지만 이러한 계산을 수행하기 전에 완료할 한 가지 중요한 작업인 프로젝트에 대한 기준선 저장 작업이 있습니다. 이 기초적인 세부 정보는 이해 관계자가 동의하는 일정, 비용 및 기타 프로젝트 측정값에 대해 작성할 계획입니다. 이 세부 정보가 없으면 Office Project 2007에는 달성할 목표가 없으므로 프로젝트가 궤도를 벗어날 경우 경고를 보낼 수 없습니다.

진척 상황 분석을 사용하여 성과 측정

한 가지 문제는 기본 차이 필드로는 정상적인 작업이나 문제가 있는 작업을 식별하기 어렵다는 점입니다. 백분율은 프로젝트 진행 상황이나 기준선이 수정된 횟수에 관계없이 작동하므로 달러 금액이나 날짜 차이보다 백분율이 훨씬 더 쉽습니다.

하지만 프로젝트 성과를 평가하는 데 어떤 성과 비율이 도움되나요? 아는 것처럼 실제 값을 예상 값에 비교하는 것은 기만적일 수 있습니다. 프로젝트에서 예상 기간 및 예산의 절반을 사용했다고 가정합니다. 이것이 좋은 소식인지는 프로젝트 작업이 얼마나 완료되었는지에 따라 다릅니다. EV(진척 상황) 분석을 수행하면 예상 및 실제 값을 완료한 작업량에 비교함으로써 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

EV 비율을 확인하여 성과를 추적하기 전에 기본 측정값을 이해해야 합니다.

  • BCWS(일정상의 작업 예산 비용)는 프로젝트 계획에서 예정된 작업에 대한 상황 보고 날짜까지의 기준선 비용으로, 완료 여부에 관계없이 상황 보고 날짜까지 사용하도록 계획된 금액입니다. 예를 들어 2008년 9월 30일까지 완료할 작업 비용이 $10,000이면 해당 날짜에 대한 BCWS는 10,000입니다.

  • ACWP(수행된 작업의 실제 비용)는 완료된 상황에 관계없이 상황 보고 날짜까지 수행된 작업에 대한 비용을 나타냅니다. 2008년 9월 30일의 ACWS는 해당 날짜를 기준으로 사용한 금액입니다.

  • BCWP(수행된 작업의 예산 비용)는 상황 보고 날짜까지 완료된 작업에 대한 예상 비용 또는 획득 비용을 측정하므로 EV입니다. 예를 들어 완료된 작업에 대한 예산 비용이 $15,000이면, 해당 작업을 일찍, 늦게 또는 적시에 완료한 경우 BCWP는 $15,000입니다.

진척 상황 비율을 사용하여 임계값에 비교

EV 분석에서는 SV(일정 차이), CV(비용 차이), SPI(일정 성과 지표) 및 CPI(비용 성과 지표) 등의 여러 비율을 사용하여 일정 및 비용 성과를 평가합니다. Office Project 2007 비율 계산 기능 및 다른 새로운 기능은 임계값 비교에 사용되는 가장 좋은 도구입니다.

  • EV 비용 차이(Office Project 2007의 CV 필드)에는 완료한 작업의 예상 비용과 실제 비용의 차이가 표시됩니다(BCWP - ACWP). CV가 음수이면 실제 비용이 예산 비용보다 크고 작업이 예산을 초과합니다.

  • CV%(비용 차이 비율)는 EV 비용 차이를 완료된 작업의 예상 비용 백분율로 나타낸 값입니다([(BCWP – ACWP) / BCWP] X 100). 예를 들어 BCWP가 $10,000이고 ACWP가 $12,000라고 가정합니다. CV는 $10,000 – $12,000 또는 –$2,000와 같습니다. 완료된 작업의 비용은 예산보다 $2,000 더 큽니다. 따라서 CV%는 (–$2,000 / $10,000) X 100 또는 –20%입니다.

    CV%는 CV 임계값에 비교하는 데 가장 적합합니다.

  • EV 일정 차이(Office Project 2007의 SV 필드)에는 상황 보고 날짜까지 완료된 작업의 예상 비용과 완료하도록 계획한 작업의 차이(BCWP - BCWS)가 표시됩니다. SV가 음수이면 계획보다 작업을 덜 완료했고 일정보다 지연된 것입니다.

  • SV%(일정 차이 비율)는 EV 일정 차이를 예정된 작업의 예산 비용 백분율로 나타낸 값입니다([(BCWP – BCWS) / BCWS] X 100). SV%에는 일정 차이가 예정된 작업의 백분율로 표시됩니다. 예를 들어 BCWP $9,000에 대해 BCWP $10,000를 고려합니다. CV는 $10,000 – $9,000 또는 $1,000와 같습니다. 완료된 작업의 비용이 예정된 작업 비용보다 $1,000 더 적습니다. 이는 계획한 것보다 더 많은 작업을 완료했고 일정보다 빠르게 진행됨을 의미합니다. SV%는 ($1,000 / $10,000) X 100 또는 10%와 같습니다.

    SV%는 SV 임계값에 비교하는 데 가장 적합합니다.

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차이를 임계값에 비교

교통 신호등은 간단합니다. 녹색은 이동을 의미하고, 노란색은 주의이고, 빨간색은 중지를 의미합니다. 프로젝트 임계값은 프로젝트 신호등입니다. 프로젝트가 원활하게 실행되거나, 몇 번 부딪히거나, 문제를 앞두는지 나타내는 임계값을 설정하면 프로젝트의 현재 위치를 확인하고 어떤 조치가 필요한지 결정할 수 있습니다.

임계값을 결정할 때 일정 및 비용 차이를 기준으로 프로젝트 성과에 대한 녹색, 노란색 또는 빨간색 신호등을 설명하는 구분점을 정의합니다.

예를 들어 예산을 초과하거나 일정보다 지연되는 5% 임계값은 최대 허용 가능한 성과일 수 있습니다. 10% 임계값은 수정 조치를 취할 시간임을 나타냅니다. 비율이 5~10% 사이에 있으면 악화되지 않는지 확인하도록 작업을 잘 지켜봐야 합니다.

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차이 데이터를 Office Project 2007에서 해석하기 쉽게 만들기

Office Project 2007 테이블에 CV% 및 SV%에 대한 열을 포함하면 작업이 일정보다 지연되거나 예산을 초과함을 나타내는 음수가 있는지 지켜볼 수 있습니다. 그러나 가장 적합한 해결 방법은 지켜볼 작업 및 조치를 취할 작업을 결정하는 것입니다.

Office Project 2007의 그래픽 표시기를 사용하여 이러한 상황을 눈에 띄게 할 수 있습니다. 예를 들어 CV% 또는 SV%가 –10%보다 적으면 비용 또는 일정이 임계값을 초과했고 빨간색 신호등이 표시됩니다.

미리 결정된 임계값에 따라 비용 성과에 대한 신호등을 표시하려면 다음 단계를 수행합니다.

  1. CV%를 그래픽 표시기로 보여 주는 사용자 지정 필드를 만듭니다. 도구 메뉴에서 사용자 지정, 필드를 차례로 선택합니다.

  2. 필드 사용자 지정 대화 상자의 형식 드롭다운 목록에서 숫자를 선택합니다.

  3. 사용자 지정 숫자 필드를 선택합니다(예: 숫자 1).

  4. 사용자 지정 필드에 의미 있는 이름을 지정하려면 이름 바꾸기를 클릭합니다. 필드 이름 바꾸기 대화 상자에서 이름을 입력합니다(예: 비용 차이%). 확인을 클릭합니다.

  5. 사용자 지정 필드를 CV%와 같게 설정하려면 수식을 클릭합니다. 비용 차이%의 수식 대화 상자에서 필드를 클릭하고, 비용가리키고 나서, CV%를 선택합니다. 확인을 클릭합니다.

  6. 표시할 값에서 그래픽 표시기를 클릭합니다.

  7. 비용 차이%의 그래픽 표시기 대화 상자에서 임계값을 초과하는 CV% 값이 있는지 확인할 첫 번째 테스트를 정의합니다.

    1. 첫 번째 '비용 차이%'의 조건 행을 클릭하고 드롭다운 목록에서 보다 작음을 선택합니다.

    2. 첫 번째 행에서 –10을 입력합니다(% 기호를 사용하지 않음).

    3. 첫 번째 이미지 행을 클릭하고 드롭다운 이미지 열에서 빨간색 원을 선택합니다. 이는 –10보다 적은 CV%는 작업이 예산을 10% 더 초과함을 의미하기 때문입니다.

      참고: 모든 작업에 같은 임계값을 사용하면 임계값 번호를 사용하여 테스트를 정의할 수 있습니다. 작업 간 차이를 확인하려면 임계값을 다른 사용자 지정 필드에 할당하고 열에서 임계값을 선택합니다.

  8. 두 번째 '비용 차이%'의 조건 행에서 보다 큼을 선택합니다. 해당하는 행에 –5를 입력하고 이미지 행에서 녹색 원을 선택합니다.

  9. 세 번째 '비용 차이%'의 조건 행에서 보다 크거나 같음을 선택합니다. 해당하는 행에 –10을 입력하고 이미지 행에서 노란색 원을 선택합니다. 확인을 클릭합니다.

참고: Office Project 2007에서는 테스트를 순서대로 처리하므로 세 번째 테스트에서는 -10보다 크지만 -5보다 적은 값을 확인합니다.

편차를 임계값과 비교하도록 그래픽 표시기 설정
그림 1: 차이를 임계값과 비교하도록 그래픽 표시기 설정

참고:  일정 성과에 대한 신호등을 표시하는 것은 CV% 대신 CV% 필드를 사용한다는 점을 제외하고 비슷합니다.

Office Project 2007에서 그래픽 표시기를 테이블로 표시하려면:

  1. 보기 메뉴에서 테이블:, 기타를 차례로 선택합니다.

  2. 기타 대화 상자에서 테이블을 선택하고 적용을 클릭합니다.

  3. 열 머리글을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

  4. 바로 가기 메뉴에서 열 삽입을 선택합니다.

  5. 열 정의 대화 상자의 필드 이름 드롭다운 목록에서 사용자 지정 필드를 선택합니다. 이전 예제를 참조하려면 (숫자 1) 비용 차이%를 선택하고 확인을 클릭합니다.

참고:  사용자 지정된 차이 측정값을 표시할 새 테이블을 만들 수 있습니다. 이 작업을 하려면 보기 메뉴에서 테이블:, 기타를 차례로 선택합니다. 기타 대화 상자에서 새로 만들기를 클릭합니다. 테이블 정의 대화 상자에서 테이블 이름 및 테이블이 포함할 필드를 지정합니다.

그림 2와 같이 열에는 작업 상태가 녹색, 노란색 또는 빨간색 신호등으로 표시됩니다.

그래픽 표시기로 비용 및 성능 평가
그림 2: 그래픽 표시기로 비용 및 성과 평가

그림 2에서는 EV와 기본 차이의 차이를 확인할 수 있습니다. 예를 들어 실제 비용이 기준선 비용보다 크기 때문에 디자인 데크 작업에 대한 CV는 양수($60.00)입니다. 그러나 CV%는 음수 값(–6%)입니다. 차이는 둘 다 비용이 예산을 초과함을 나타냅니다.

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지연 시간 및 초과분 방지

Office Project 2007을 사용하여 일정 및 비용 차이를 계산하고 프로젝트 성과를 평가할 수 있습니다. 그래픽 표시기를 사용하여 정상적인 작업과 주의가 필요한 작업을 쉽게 확인할 수 있습니다.

안타깝게도 프로젝트 이해 관계자와 팀 구성원은 프로젝트 관리자에게 간단하고 자연스러운 측정값을 종종 이해하지 못합니다. 이 차이 정보를 다른 대상 그룹이 이해할 수 있는 형태로 변환하는 방법을 알아보려면 Work Essentials 문서 프로젝트 차이 전달을 위한 팁을 참조하세요.

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저자 소개     Bonnie Biafore는 PMI(Project Management Institute) 인증 PMP(Project Management Professional)입니다. 컨설턴트, 교육자, 발표자이자 다음을 포함한 투자, 개인 금융, 프로젝트 관리에 대한 여러 저서의 수상 경력이 있는 저자입니다. On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project(Microsoft Press, 2006).

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